Sidoun Kiava: Wie KI-Ausschreibungen Planer wirklich entlasten

2025 verbringen viele Architektur- und Ingenieurbüros noch immer 20–40 % ihrer Zeit mit Ausschreibungstexten und Leistungsverzeichnissen. In einer Branche mit Fachkräftemangel, vollem Auftragsbuch und immer komplexeren Normen ist das ein massives Produktivitätsloch.

Hier setzt Sidoun Kiava, die neue AVA-Software mit integrierter BauTextKI, an: Texte für Ausschreibungen werden automatisch erstellt, VOB- und normenkonform formuliert und an den Bürostandard angepasst. Klingt nach Marketing? Schauen wir genauer hin, was das für den Alltag in deutschen Planungsbüros wirklich bedeutet.

Dieser Beitrag ordnet Kiava in den Kontext „Baustelle 4.0“ ein, zeigt konkrete Einsatzszenarien aus der Praxis und gibt klare Empfehlungen, wie Büros den Einstieg in KI-gestützte AVA strukturiert und ohne Chaos meistern können.

Warum Ausschreibungen der größte Produktivitätskiller im Büro sind

Der Kern: Ausschreibungen sind Pflicht, aber keine Wertschöpfung im kreativen Sinn. Genau deshalb fühlen sie sich für viele Planer wie „verlorene Zeit“ an.

Typische Probleme, die ich in Büros immer wieder sehe:

• Stundenlanges Suchen nach passenden Langtext-Bausteinen
• Copy & Paste aus alten Projekten – mit versteckten Fehlern
• Angst, Normen oder VOB-konforme Formulierungen zu übersehen
• Unterschiedliche Schreibstile im Team, kein einheitliches Erscheinungsbild
• Ausschreibungen werden „auf den letzten Drücker“ fertig, oft nachts oder am Wochenende

Gleichzeitig steigt der Druck:

• Bauherren und öffentliche Auftraggeber erwarten präzise, vollständige LVs
• Rechtliche Risiken bei unklaren oder widersprüchlichen Texten
• BIM-Modelle liefern immer mehr Daten, die sauber in die AVA überführt werden müssen

Die Realität: Wer seine Ausschreibungen nicht digital und teilautomatisiert organisiert, verliert Margen und Nerven. Genau hier positioniert sich Sidoun Kiava.

Was Sidoun Kiava konkret leistet – jenseits der Schlagworte

Sidoun beschreibt Kiava als „KI für Ausschreibungen“ mit integrierter BauTextKI. Hinter dem Buzzword steckt aus Nutzersicht im Kern vier Funktionen:

1. Automatisierte Erstellung von Ausschreibungstexten

Kiava generiert Texte für Positionen und Langtexte auf Basis von Eingaben des Planers. Die KI:

• formuliert professionelle, technische Texte
• orientiert sich an VOB und relevanten Normen
• reduziert die Zeit für eine LV-Erstellung deutlich

Statt jeden Text von Grund auf neu zu schreiben, definieren Sie Vorgaben (Gewerk, Bauteil, Funktion, Qualitätsanforderungen), und die BauTextKI erstellt daraufhin passende Texte.

2. Einheitlicher Schreibstil im gesamten Büro

Ein unterschätzter Punkt: Corporate Language in LVs. Viele Büros kämpfen mit heterogenen Texten, weil jeder Planer anders formuliert.

Kiava geht hier anders vor:

• Der Schreibstil kann an das Büro angepasst werden (z.B. technische Tiefe, Tonalität, Struktur)
• Die KI orientiert sich an den individuellen Vorlagen und Formaten
• Neue Mitarbeitende sind schneller auf dem gleichen „Text-Niveau“ wie erfahrene Kollegen

Das Ergebnis: Ein konsistentes Erscheinungsbild Ihrer Ausschreibungstexte – und damit professioneller Auftritt gegenüber Bauherren und Unternehmen.

3. Fokussierung auf „Architektur statt Administration“

Sidoun positioniert Kiava klar: Routinearbeiten raus, Kopf frei für Planung.

Praktisch heißt das:

• weniger Zeit für Formulierungen und Textpflege
• mehr Kapazität für Entwurf, Detaillierung, Koordination und Bauherrengespräche
• Entlastung bei Peaks, wenn mehrere Projekte gleichzeitig in die Ausschreibung gehen

Gerade in kleineren Büros mit knappen Ressourcen kann eine solche KI-Funktion den Unterschied machen zwischen Überlastung und sauberer Projektabwicklung.

4. Wirtschaftlicher Nutzen für das Planungsbüro

Der wirtschaftliche Hebel von KI in der AVA ist überraschend klar, wenn man ihn durchrechnet. Nehmen wir ein Beispiel:

• 1 Architekt:in verbringt 8 Stunden pro Woche mit Ausschreibungstexten
• Stundensatz intern kalkuliert: 70 €
• Das sind 560 € pro Woche, also rund 2.200 € pro Monat nur für Textarbeit

Wenn Kiava diese Zeit auch nur um 30–40 % reduziert, gewinnen Sie pro Person schnell:

• 2–3 Stunden pro Woche = zusätzliche Planungszeit
• oder Raum für ein weiteres Projekt, ohne neue Stelle

Der größere Effekt: Planer nutzen ihre Qualifikation für wertschöpfende Arbeit, nicht für monotone Textproduktion.

Wie der Einsatz von BauTextKI im Alltag aussehen kann

Wer noch nie mit KI in der AVA gearbeitet hat, fragt sich oft: „Wie läuft das konkret ab?“ Hier drei typische Szenarien aus dem Alltag eines Planungsbüros.

Szenario 1: Neues Projekt, knappes Timing

Ihr Büro erhält kurzfristig den Auftrag, ein Schulbauprojekt auszuschreiben. Zeitplan: eng. Normalerweise würden Sie auf alte LVs zurückgreifen, lange suchen, anpassen, prüfen.

Mit Kiava könnte der Ablauf so aussehen:

1. Projektparameter und Gewerk festlegen
2. Büro-Standardvorgaben (Materialqualitäten, Ausführungsniveau) laden
3. BauTextKI generiert Langtexte für die Bauteile
4. Planer:in prüft, ergänzt Feinheiten, passt bei Bedarf an

Ergebnis: Deutlich weniger „Leerstunden“ vor dem leeren Dokument, stattdessen eine belastbare Textbasis, die Sie kuratieren, statt neu erfinden.

Szenario 2: Büro wächst – neue Mitarbeitende, gleiche Qualität

Ihr Büro wächst, zwei neue Kolleg:innen kommen dazu. Bisher schreiben alle Ausschreibungen „nach Gefühl“. Die Qualität schwankt, die erfahrene Projektleitung muss permanent nachbessern.

Mit Kiava:

• Alle nutzen dieselben Textlogiken und Standards
• Neue Mitarbeitende erhalten von Anfang an qualitativ hochwertige Vorschläge
• Die Projektleitung prüft nur noch Stichproben und Sonderfälle

So skaliert das Büro, ohne dass die Qualität der Leistungsverzeichnisse leidet.

Szenario 3: Komplexe Sanierung – Normen im Blick behalten

Beim Bauen im Bestand und bei Sanierungen steigen die Anforderungen: Brandschutz, Schallschutz, Energieeffizienz, Barrierefreiheit.

Hier hilft eine KI-gestützte AVA:

• relevante Normbezüge in den Texten konsistenter zu berücksichtigen
• Formulierungen präziser und rechtssicherer aufzubauen
• Wiederholungsfehler (z.B. alte Normen, veraltete Bezüge) zu reduzieren

Natürlich ersetzt die KI nicht Ihr Fachwissen. Aber sie wirkt wie ein intelligenter Assistent, der Standards durchhält, während Sie die projektspezifischen Feinheiten steuern.

Grenzen und Risiken: Wo Planer wachsam bleiben müssen

So klar die Vorteile sind – KI ersetzt keine Fachplanung. Wer sie wie einen Autopiloten ohne Kontrolle laufen lässt, macht einen Fehler. Drei Punkte, auf die Sie achten sollten:

1. Fachliche Verantwortung bleibt immer beim Büro

Unabhängig davon, wie gut Sidoun Kiava formuliert: Sie unterschreiben. Ihre Haftung gegenüber Bauherr und Auftraggeber ändert sich nicht. Deshalb:

• Jede automatisch erzeugte Position muss fachlich geprüft werden
• Projektbesonderheiten (Bodenverhältnisse, Bestand, Sonderwünsche) können nur Sie korrekt abbilden

2. „KI-Deutsch“ vs. baupraxisnahe Sprache

Manche KI-Texte klingen zu glatt oder „verklausuliert“. Aus meiner Erfahrung funktioniert KI in der AVA dann am besten, wenn:

• das Büro klare Stilregeln hinterlegt (prägnant, technisch, ohne Füllwörter)
• die KI auf reale Bürotexte trainiert wird, nicht nur auf generische Baubeschreibungen

Damit wirkt die BauTextKI eher wie Ihr „digitaler Textpraktikant“, der mit der Zeit den Büro-Slang lernt.

3. Datenschutz und Vertraulichkeit

Gerade in Deutschland völlig zu Recht ein sensibles Thema. Vor der Einführung sollten Sie klären:

• Wo werden Projektdaten verarbeitet?
• Wie werden vertrauliche Dokumente geschützt?
• Welche Kontrollmöglichkeiten haben Sie intern (Rollen, Rechte, Freigaben)?

KI in der Bau-IT muss immer in ein klares Datenschutz- und Qualitätskonzept eingebettet sein.

Fahrplan: So steigen Büros sinnvoll in KI-gestützte AVA ein

Der Einstieg in eine Lösung wie Sidoun Kiava muss kein Großprojekt sein. Wer strukturiert vorgeht, hat nach wenigen Wochen echte Effekte.

Schritt 1: Klar definieren, was Sie verbessern wollen

Stellen Sie sich intern drei Fragen:

1. Wie viel Zeit fließt aktuell pro Woche in Ausschreibungen?
2. Wo entstehen die meisten Fehler oder Nacharbeiten?
3. Welche Gewerke oder Projektarten nerven uns bei LVs am meisten?

Das ergibt ein realistisches Zielbild: mehr Geschwindigkeit, weniger Fehler, einheitliche Qualität – oder alles zusammen.

Schritt 2: Büro-Standards als Basis aufbereiten

KI ist nur so gut wie das Futter, das sie bekommt. Bereiten Sie vor:

• bevorzugte Textbausteine und Muster-LVs
• Bürostandard zu Qualitäten (z.B. Ausbaustandard A, B, C)
• typische Formulierungen, die Sie behalten wollen (oder vermeiden)

Diese Basis ermöglicht, dass Kiava wirklich Ihr Büro abbildet und nicht „irgendeine“ AVA-Sprache.

Schritt 3: Mit einem Pilotprojekt starten

Starten Sie nicht parallel in zehn Projekten, sondern:

• wählen Sie ein geeignetes Referenzprojekt (überschaubar, aber anspruchsvoll)
• definieren Sie eine Testgruppe von 2–3 Personen, die intensiv mit Kiava arbeitet
• dokumentieren Sie: Zeitaufwand vorher/nachher, Fehlerquote, subjektive Zufriedenheit

Nach 4–6 Wochen können Sie fundiert entscheiden, wie stark Sie die Nutzung ausweiten.

Schritt 4: Prozesse und Rollen anpassen

Wenn die BauTextKI etabliert ist, sollten Sie:

• Freigabeprozesse definieren (wer prüft was?)
• Verantwortlichkeiten klären (wer pflegt die Textstandards?)
• intern schulen, damit alle effizient und einheitlich mit dem System arbeiten

So wird KI nicht zum Chaosfaktor, sondern zu einem verlässlichen Teil Ihres AVA-Prozesses.

Warum KI-gestützte AVA Teil von „Baustelle 4.0“ ist

Baustelle 4.0 bedeutet: durchgängige digitale Kette vom Entwurf bis zur Ausführung. In vielen Büros klafft genau bei der Ausschreibung die größ­te Lücke.

Sidoun Kiava adressiert diese Lücke, indem es:

• die Textarbeit zwischen Planung und Vergabe beschleunigt
• konsistente, maschinenlesbare LVs ermöglicht (Stichwort: GAEB, BIM-Anbindung)
• Ressourcen im Büro freischaufelt, um sich um Koordination, Qualität und Nachhaltigkeit zu kümmern

Wer in den nächsten Jahren wettbewerbsfähig bleiben will, kommt an KI in der Bau-IT nicht vorbei – egal ob in AVA, Onlinehilfe, Kollaborationstools oder Terminplanung.

Mein Fazit:

• Für Büros, die heute schon digital mit AVA arbeiten, ist eine Lösung wie Sidoun Kiava ein logischer nächster Schritt.
• Die größten Effekte entstehen dort, wo Standardaufgaben dominieren: wiederkehrende Gebäudetypen, serielle Projekte, viele Ausschreibungen pro Jahr.
• Entscheidend ist nicht die KI an sich, sondern wie konsequent Sie Ihre Bürostandards, Prozesse und Verantwortlichkeiten darauf ausrichten.

Wer den Einstieg strukturiert angeht, holt aus jeder Stunde Ausschreibungsarbeit künftig deutlich mehr heraus – und gewinnt das, was in der Baupraxis am wertvollsten ist: Zeit für gute Planung.