Online-Rechtsdienstleistungen praktisch erklärt – was jetzt wirklich zählt

Die österreichische Rechtsbranche erlebt gerade ihren wohl größten Wandel seit Jahrzehnten: Laut mehreren Standesorganisationen werden mittlerweile deutlich über ein Drittel der Erstkontakte zwischen Mandant:innen und Kanzleien online angebahnt – Tendenz steigend. Wer weiter nur auf Telefon, Fax und persönlichen Ersttermin setzt, verliert nicht nur Anfragen, sondern auch die spannendsten Mandate.

Genau hier setzt der Praxisfokus von Nina Ofner, Notarin in Ybbs an der Donau, an. Auf der Future-Law Legal Tech Konferenz 2025 erklärt sie im Boardroom 4 um 11:00 Uhr, wie Online-Rechtsdienstleistungen in der notariellen und anwaltlichen Praxis konkret funktionieren – fernab von Buzzwords und Hochglanz-Folien.

Dieser Beitrag fasst die zentralen Themen zusammen, erweitert sie um Erfahrungen aus dem österreichischen Markt und zeigt Schritt für Schritt, wie Sie als Rechtsanwält:in oder Notar:in jetzt sinnvoll digitalisieren können, ohne Ihre Berufspflichten oder Ihre Persönlichkeit als Berater:in zu verlieren.

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1. Was sind „Online-Rechtsdienstleistungen“ im österreichischen Alltag wirklich?

Online-Rechtsdienstleistungen sind nicht nur Videocalls und E-Mails. In der Praxis sprechen wir von einem Baukastensystem digitaler Kontakt- und Servicepunkte, das entlang des gesamten Mandatsverlaufs eingesetzt wird.

Typische Bausteine einer Online-Rechtsdienstleistung

Für österreichische Kanzleien und Notariate sind im Jahr 2025 vor allem diese Elemente entscheidend:

• Digitale Terminvereinbarung mit automatischer Bestätigung und Kalendersync
• Online-Erstkontakt via Formular oder Mandatsanfrage-Assistent
• Videoberatung (z.B. über sichere Meeting-Tools)
• Dokumenten-Upload und -Austausch über Mandantenportal
• Standardisierte Online-Services, z.B. Gesellschaftsgründung, Vorsorgevollmacht, Kaufvertragsprüfung
• Elektronische Signaturen und qualifizierte Signaturen nach eIDAS
• Zahlungsabwicklung online (Honorarnote, Akontozahlung, Kartenzahlung, Sofortüberweisung)

Der wichtigste Punkt: Online-Rechtsdienstleistung ist kein Extra-Kanal, sondern ein integrierter Teil des Dienstleistungsangebots. Mandant:innen interessiert nicht die Technologie, sondern ob sie ihr Anliegen bequem, rechtssicher und transparent erledigt bekommen.

Wer Online-Rechtsdienstleistungen anbietet, verkauft nicht „Technik“, sondern Bequemlichkeit, Verlässlichkeit und Geschwindigkeit.

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2. Warum Online-Rechtsdienstleistungen für österreichische Kanzleien 2025 unverzichtbar sind

Online-Rechtsdienstleistungen sind mittlerweile erwarteter Standard, vor allem bei jüngeren und beruflich stark eingebundenen Mandant:innen. Drei Entwicklungen sind dafür ausschlaggebend.

2.1 Mandant:innen erwarten digitale Convenience

Viele Klient:innen erledigen Bank, Versicherung, Arzttermin und Steuer bereits online. Die logische Frage lautet: Warum nicht auch Vertrag, Vorsorgevollmacht oder Firmenbuchsache?

Typische Erwartungen:

• Termine auch außerhalb klassischer Bürozeiten buchen können
• Dokumente ohne Papierkram hochladen und abrufen
• Status des Verfahrens jederzeit online einsehen
• Transparente Kosten bereits vor dem Erstgespräch

Wer das nicht bietet, wirkt schnell „altmodisch“ – völlig unabhängig von juristischer Expertise.

2.2 Fachkräftemangel und Effizienzdruck

Viele Kanzleien und Notariate kämpfen um qualifizierte Mitarbeiter:innen. Routineaufgaben wie Datenerfassung, Terminkoordination oder Standardkorrespondenz gehören zu den größten Zeitfressern.

Digitale Services helfen, indem sie:

• Daten direkt durch Mandant:innen strukturiert erfassen lassen
• Standard-Workflows (z.B. Mandatsanlage, Identitätsnachweis, Vollmachterstellung) automatisieren
• Rückfragen reduzieren, weil Informationen besser aufbereitet sind

2.3 Wettbewerb verschiebt sich ins Netz

LegalTech-Anbieter und spezialisierte Online-Plattformen spielen längst auch am österreichischen Markt mit. Sie punkten vor allem mit:

• klaren Paketen (z.B. „GmbH-Gründung online ab … Euro“)
• einfacher Benutzerführung
• kurzen Reaktionszeiten

Klassische Kanzleien haben hier einen riesigen Vorteil: vertrauenswürdige Personenmarke, lokale Verankerung, tiefe Fachkompetenz. Wer das mit gut gestalteten Online-Diensten kombiniert, ist diesen Plattformen meistens überlegen.

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3. Wie eine Online-Rechtsdienstleistung konkret aussehen kann

Die Realität ist: Es braucht kein gigantisches Digitalprojekt, um sinnvoll zu starten. Ein gutes Online-Angebot entsteht oft aus wenigen klar definierten Anwendungsfällen.

3.1 Beispiel aus der notariellen Praxis: Grundstückskauf mit digitalen Bausteinen

Ein praxisnahes Szenario, wie es auch bei Nina Ofner in Ybbs an der Donau vorkommt:

1. Online-Erstkontakt: Käufer:in füllt ein strukturiertes Formular zum Kaufobjekt, Beteiligten und Finanzierung aus.
2. Dokumenten-Upload: Kaufanbot, Grundbuchsauszug, Finanzierungszusage werden im sicheren Portal hochgeladen.
3. Vorbereitung durch das Notariat: Daten laufen in ein System, das automatisiert einen Vertragsentwurf erstellt, den der:die Notar:in fachlich überprüft und anpasst.
4. Videobesprechung: Vertragsklauseln werden im Videocall erläutert, Fragen geklärt.
5. Elektronische Signatur (wo rechtlich zulässig und sinnvoll) oder Termin vor Ort mit bereits vollständig vorbereiteten Unterlagen.
6. Digitales Archiv: Mandant:innen können Vertrag und relevante Dokumente später online downloaden.

Es geht nicht darum, alles zu 100 % online zu machen. Es geht darum, jeden Schritt dort zu digitalisieren, wo es rechtlich zulässig und organisatorisch sinnvoll ist.

3.2 Typische Online-Module für österreichische Kanzleien

Rechtsanwält:innen können ähnlich modular vorgehen. Bewährt haben sich etwa:

• Online-Erstberatungspakete zu klar definierten Themen
• Fixpreis-Services (AGB-Check, einfache Vertragsprüfung, Mahnbrief, kurze rechtliche Einschätzung)
• Abo-Modelle für Unternehmen (monatliches Kontingent an Online-Anfragen)
• Self-Service-Tools mit anschließender persönlicher Kontrolle durch die Kanzlei

Der Trick ist, ein „Produkt“ aus einer wiederkehrenden Leistung zu machen. Das erleichtert sowohl Preisgestaltung als auch Vermarktung.

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4. Rechtliche Rahmenbedingungen und Standesrecht: Was Sie beachten müssen

Online-Rechtsdienstleistungen sind nur dann sinnvoll, wenn sie standes- und datenschutzkonform sind – sonst ist der Ärger vorprogrammiert.

4.1 Berufsrechtliche Stolpersteine

Für Notar:innen und Rechtsanwält:innen gelten klare Vorgaben zu:

• Verschwiegenheitspflicht
• Werbung und Außendarstellung
• Mandatsannahme und Interessenkonflikten
• Pflicht zur persönlichen Berufsausübung

Deshalb sollten Online-Services immer so gestaltet sein, dass:

• deutlich ist, ab wann ein Mandatsverhältnis zustande kommt
• klar geregelt ist, was eine unverbindliche Auskunft und was bereits Rechtsberatung ist
• automatisierte Systeme nicht eigenständig „beraten“, sondern vorbereiten – die juristische Verantwortung bleibt beim Menschen

4.2 Datenschutz und IT-Sicherheit

Juristische Daten gehören zu den sensibelsten Kategorien. Wer online arbeitet, braucht deshalb:

• DSGVO-konforme Systeme mit Serverstandort in der EU
• verschlüsselte Datenübertragung und -speicherung
• klar geregelte Auftragsverarbeiterverträge
• Löschkonzepte und Rollen-/Rechtekonzepte in den eigenen Kanzleisystemen

Mandant:innen fragen immer häufiger nach, wo ihre Daten liegen. Wer hier eine klare, verständliche Antwort geben kann, baut Vertrauen auf.

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5. Schritt-für-Schritt: So starten Sie mit Online-Rechtsdienstleistungen

Die häufigste Fehlerquelle: Man versucht, alles gleichzeitig zu digitalisieren und versandet im Projektchaos. Erfolgreiche Kanzleien und Notariate gehen anders vor.

5.1 Schritt 1: Einen klaren Use Case auswählen

Statt „wir digitalisieren unsere Kanzlei“ lieber konkret:

• „Wir bieten innerhalb von 3 Monaten eine Online-Erstberatung im Arbeitsrecht an.“
• „Wir wickeln Erstkontakte für Grundstückskäufe strukturiert online ab.“

Kriterien für einen guten Start-Use-Case:

• häufig wiederkehrend
• klar abgrenzbar
• rechtlich überschaubar
• gut strukturierbar

5.2 Schritt 2: Prozess von hinten denken

Frage: Wie soll der ideale Endzustand für Mandant:in und Kanzlei aussehen?

Dann rückwärts planen:

1. Welches Ergebnis erhält die Mandant:in? (z.B. geprüfter Vertrag, schriftliche Einschätzung)
2. Welche Informationen brauchen Sie dafür?
3. Welche Schritte kann Mandant:in selbst online übernehmen?
4. Wo ist die Expertise des:der Jurist:in unverzichtbar?

5.3 Schritt 3: Passende Tools auswählen

Für die ersten Online-Angebote reichen oft wenige Bausteine:

• Online-Terminbuchung
• Sicheres Upload-Portal
• Videokonferenz-Tool
• Basis-Automation für Standarddokumente

Ich habe gute Erfahrungen mit dem Ansatz „so wenig Tools wie möglich, so viele wie nötig“ gesehen. Erst wenn ein Use Case sauber läuft, kommt der nächste digitale Baustein dazu.

5.4 Schritt 4: Internes Team mitnehmen

Ohne Mitarbeiter:innen funktioniert kein digitales Projekt. Wichtig sind:

• kurze Schulungen mit Praxisbezug statt langer Theorie
• klare Verantwortlichkeiten („Wer reagiert auf Online-Anfragen?“)
• Feedbackrunden nach den ersten Wochen („Was funktioniert, was nervt?“)

Wer das Team früh einbindet, bekommt nicht nur Akzeptanz, sondern oft die besten Verbesserungsideen.

5.5 Schritt 5: Online-Angebot sichtbar machen

Ein Online-Service nützt nichts, wenn niemand davon weiß. Kommunizieren Sie:

• auf der Kanzleiwebsite (klarer Menüpunkt „Online-Services“)
• im E-Mail-Footer
• in Vorträgen und bei bestehenden Mandant:innen („Wenn Sie wollen, können wir das künftig auch online machen.“)

Mandant:innen schätzen es, wenn Sie aktiv auf die Möglichkeiten hinweisen – gerade bei wiederkehrenden Themen wie Vertragsverlängerungen, Gesellschaftsrecht oder familienrechtlichen Vorsorgelösungen.

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6. Rolle von Konferenzen wie der Future-Law Legal Tech Konferenz

Veranstaltungen wie die Legal Tech Konferenz, auf der Nina Ofner spricht, sind kein Selbstzweck. Sie beschleunigen Lernkurven enorm, wenn man sie klug nutzt.

6.1 Warum sich der Besuch konkret lohnt

• Sie sehen funktionierende Praxisbeispiele – nicht nur Produktpräsentationen.
• Sie hören Kolleg:innen, die ähnliche Rahmenbedingungen haben wie Sie (österreichisches Recht, Standesrecht, österreichischer Markt).
• Sie knüpfen Kontakte zu Anbieter:innen, können aber auch kritisch nachfragen.

Oft reicht ein einziger konkreter Impuls – etwa ein erprobter Online-Prozess für ein typisches Mandat –, um im eigenen Büro innerhalb weniger Wochen spürbar effizienter zu werden.

6.2 Wie Sie das Maximum aus so einem Tag holen

• Vorab zwei bis drei Kernfragen formulieren (z.B. „Wie gehe ich mit Online-Beratung und Identifikation um?“).
• Gezielt jene Sessions auswählen, die operativ weiterhelfen.
• Nach der Konferenz innerhalb von 14 Tagen einen kleinen Piloten starten – sonst versandet das neu gewonnene Wissen schnell.

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Fazit: Online-Rechtsdienstleistungen als Chance für österreichische Jurist:innen

Online-Rechtsdienstleistungen sind längst kein Zukunftsthema mehr, sondern gelebte Realität. Kanzleien und Notariate, die – wie Nina Ofner – konkrete digitale Angebote entwickeln, berichten durchwegs von:

• besser vorbereiteten Mandant:innen
• weniger administrativen Rückfragen
• höherer Mandantenzufriedenheit
• neuen Mandaten, die ohne Online-Kanal nie den Weg ins Büro gefunden hätten

Wer jetzt startet, muss nicht perfekt sein. Entscheidend ist, einen klaren Anwendungsfall zu wählen, ihn technisch schlank und rechtssicher umzusetzen und konsequent aus der Sicht der Mandant:innen zu denken.

Wenn Sie als österreichische:r Rechtsanwält:in oder Notar:in darüber nachdenken, Ihre Kanzlei 2026 fit zu machen, ist der beste Zeitpunkt nicht „irgendwann“, sondern dieser Winter. Wählen Sie einen Use Case, definieren Sie Ihren Online-Service – und testen Sie ihn mit den nächsten drei Mandant:innen.

Die Branche wird sich weiter digitalisieren. Die Frage ist nicht, ob, sondern nur, mit welcher Rolle Sie dabei mitspielen wollen.