Wo juristische Arbeit fließt: Agentic KI mit MANZ‑Noxtua

Die meisten Kanzleien und Rechtsabteilungen verlieren jeden Tag Stunden mit Dingen, die nichts mit Jura zu tun haben: Dokumente suchen, Versionen abgleichen, E‑Mails sortieren, Fristen nachtragen, Wiedervorlagen prüfen. Gleichzeitig steigt der Erwartungsdruck der Mandanten – gerade im österreichischen Markt – auf schnelle, transparente und digital saubere Abläufe.

Genau hier setzt MANZ‑Noxtua an: ein digitaler Arbeitsplatz, der juristische Mandatsprozesse von A bis Z strukturiert und mit agentischer KI verbindet. Mark Schneider, Geschäftsführer der Beck‑Noxtua Vertriebs GmbH, stellt dieses Konzept auf der Future‑Law Legal Tech Konferenz vor – Anlass genug, sich anzusehen, warum dieser Ansatz deutlich weiter geht als „nur ein neues Recherchetool“.

In diesem Beitrag geht es darum, wie ein durchgängiger, KI‑gestützter Mandatsprozess konkret aussieht, welche Vorteile das für österreichische Rechtsanwälte bringt und wie der Einstieg in so eine Plattform praktisch funktioniert.

Was MANZ‑Noxtua eigentlich löst: Der Bruch im Mandatsprozess

Der Kern des Problems ist klar: Juristische Arbeit fließt selten – sie stockt. Nicht wegen des Rechts, sondern wegen der Organisation.

Typische Bruchstellen in österreichischen Kanzleien:

• Mandatsannahme per E‑Mail, Daten verstreut in Postfächern
• Word‑Dokumente lokal, Vorlagen am Fileserver, Urteile in Datenbanken
• Fristen im Outlook, Aktenvermerke im DMS, Zeiterfassung separat
• Mandantenkommunikation parallel über Telefon, E‑Mail und manchmal WhatsApp

Das Ergebnis:

• Doppelarbeit und Medienbrüche
• hohe Abhängigkeit von einzelnen Mitarbeiter:innen
• Fehlerquellen bei Fristen, Versionen, Zuständigkeiten
• kaum Auswertbarkeit: Welche Mandate bringen wirklich Geld? Wo stocken Prozesse?

Ein digitaler Arbeitsplatz wie MANZ‑Noxtua will genau diese Bruchstellen schließen. Ziel ist nicht, noch ein Tool einzuführen, sondern eine Arbeitsumgebung, in der alle relevanten Informationen und Schritte eines Mandatsprozesses zusammenlaufen.

Struktur, die entlastet: Der durchgängige Mandatsprozess

Ein „durchgängiger Mandatsprozess“ klingt abstrakt – praktisch heißt das: Vom Erstkontakt des Mandanten bis zur Archivierung des Aktes läuft alles in einer konsistenten Struktur.

Wie ein strukturierter Mandatsprozess aussehen kann

Ein typischer Ablauf in einem digitalen Arbeitsplatz könnte so aussehen:

1. Mandatsaufnahme

   • Erfassung der Mandantendaten in einem standardisierten Formular
   • automatisierte Vorerfassung von Konfliktprüfung und KYC
   • Zuordnung zum passenden Rechtsgebiet und verantwortlichen Anwalt

2. Sachverhaltsarbeit & Recherche

   • alle Dokumente, E‑Mails und Notizen direkt im digitalen Akt
   • integrierte Rechtsrecherche (z.B. MANZ/Beck‑Inhalte) im selben Interface
   • Verknüpfung von Rechtsprechung und Literatur mit dem konkreten Fall

3. Dokumentenerstellung & Kollaboration

   • Vorlagen mit Kanzlei‑CI und vordefinierten Klauselbibliotheken
   • Kommentierung, Versionierung und Vergleich im System
   • Freigabeprozesse (Vier‑Augen‑Prinzip) digital abbilden

4. Fristen, Aufgaben, Zeiterfassung

   • automatische Anlage relevanter Fristen aus Schriftsätzen oder Beschlüssen
   • Aufgabenlisten pro Akt, pro Person und pro Team
   • zeiteffiziente Erfassung von Arbeitszeiten direkt am Dokument

5. Mandantenkommunikation & Reporting

   • strukturierte Ablage der Kommunikation im Akt
   • optional Mandantenportal für Dokumente und Statusupdates
   • Auswertungen über Laufzeiten, Aufwand, Honorarstruktur

Diese Standardisierung entlastet, weil Routineaufgaben nicht mehr bei jedem Akt neu erfunden werden müssen. Und erst auf dieser Basis kann KI sinnvoll eingreifen.

Was hinter „agentischer KI“ steckt – und warum das mehr ist als ChatGPT

Der Begriff Agentic KI beschreibt Systeme, die nicht nur Text generieren, sondern aktiv Aufgaben im Hintergrund übernehmen, Entscheidungen vorbereiten und Workflows steuern.

Während ein klassischer KI‑Chatbot auf Eingaben wartet, verhält sich eine agentische KI eher wie ein digitaler Assistent:

• Sie beobachtet, was im Mandat passiert.
• Sie erkennt Muster und nächste sinnvolle Schritte.
• Sie führt vorbereitende Tätigkeiten eigenständig aus.

Konkrete Einsatzszenarien in MANZ‑Noxtua

In einem System wie MANZ‑Noxtua können agentische KI‑Funktionen zum Beispiel:

• Dokumente automatisch erkennen und einordnen
  Eingehende PDFs (z.B. Gerichtsentscheidungen) werden analysiert, dem richtigen Akt zugewiesen und verschlagwortet.

• Fristen und Termine vorschlagen
  Die KI liest Beschlüsse, erkennt Rechtsmittel‑ und Reaktionsfristen und legt Vorschläge zur Übernahme in den Fristenkalender an.

• Erste Entwürfe erstellen
  Auf Basis des digitalen Akts generiert die KI Entwürfe für E‑Mails an Mandanten, einfache Schreiben oder Standardverträge, die der Anwalt fachlich prüft und anpasst.

• Wissensbrücken schlagen
  Aus dem Kontext des Falls schlägt die KI passende Entscheidungen, Kommentare oder Vertragsklauseln aus der integrierten Fachliteratur vor.

• Qualitätssicherung unterstützen
  Automatische Prüfung von Dokumenten auf formale Anforderungen, Vollständigkeit bestimmter Klauseln oder Widersprüche zwischen Entwürfen.

Der entscheidende Punkt: Die KI ersetzt nicht die rechtliche Bewertung, sondern bereitet sie vor. Wer versucht, KI als „juristischen Autopiloten“ zu verkaufen, handelt fahrlässig. Wer sie als hochqualifizierte Assistenz einsetzt, spart im Alltag massiv Zeit.

Österreichischer Kontext: Datenschutz, Berufsrecht und Praxisrealität

Für österreichische Rechtsanwält:innen reicht „spannende Technologie“ allein nicht. Entscheidend ist, ob sie berufsrechtlich, datenschutzrechtlich und kulturell in den Kanzleialltag passt.

Datenschutz & DSGVO

Ein KI‑gestützter digitaler Arbeitsplatz muss:

• personenbezogene Daten nach DSGVO verarbeiten
• klare Lösch‑ und Aufbewahrungskonzepte bieten
• Zugriffsrechte fein granuliert steuern (Partner, Anwälte, Konzipienten, Sekretariat)
• Protokollierung von Zugriffen und Änderungen ermöglichen

Gerade im Zusammenspiel mit KI ist Transparenz wichtig: Wo werden Daten verarbeitet? Welche Modelle greifen zu? Wie sind diese abgesichert? Systeme, die für den Rechtsmarkt entwickelt werden, müssen hier deutlich strenger sein als generische SaaS‑Lösungen.

Berufsrecht & Mandatsgeheimnis

Das Mandatsgeheimnis ist nicht verhandelbar. Ein System wie MANZ‑Noxtua muss daher:

• eine klare Trennung zwischen Mandaten und Kanzleien gewährleisten
• verhindern, dass vertrauliche Inhalte zur „Weiterbildung“ allgemeiner KI‑Modelle genutzt werden
• Auditierbarkeit bieten, falls Fragen der Standesvertretung auftauchen

Wer das sauber löst, verschafft sich im österreichischen Markt einen echten Vertrauensvorsprung.

Praxisrealität in österreichischen Kanzleien

Viele Kanzleien in Österreich stehen gerade zwischen papierbasiertem Arbeiten und echter Digitalisierung. Häufig gibt es ein DMS, vielleicht ein Kanzleiverwaltungssystem – aber keine integrierte Umgebung, in der alles zusammenspielt.

Hier kann eine Plattform wie MANZ‑Noxtua einen pragmatischen Mittelweg bieten:

• Integration vorhandener Systeme statt „Alles neu“
• stufenweiser Roll‑out: erst digitale Aktenstruktur, dann KI‑Funktionen
• Schulungen für Konzipient:innen und Sekretariat, nicht nur für Partner

Die Erfahrung zeigt: Der kulturelle Wandel ist oft schwieriger als der technische. Wer aber junge Jurist:innen halten will, kommt an modernen Arbeitsumgebungen kaum vorbei.

Praktischer Einstieg: Wie Kanzleien mit MANZ‑Noxtua loslegen können

Die größte Hürde ist selten die Technologie, sondern die Frage: Wo fangen wir an, ohne den Betrieb zu blockieren?

Schritt 1: Ein Pilotmandatsprozess statt „Big Bang“

Statt die ganze Kanzlei auf einmal umzustellen, hat es sich bewährt, einen typischen Mandatsprozess zu wählen – etwa:

• Arbeitsrechtliche Kündigungsanfechtung
• Standard‑M&A‑Transaktionen in bestimmter Größenordnung
• Mietrechtliche Streitigkeiten eines großen Vermieters

Diesen Prozess bildet man vollständig in MANZ‑Noxtua ab – von Mandatsannahme bis Abrechnung. Nur ein Team, klar definierter Zeitraum, klares Ziel.

Schritt 2: Rollen und Verantwortlichkeiten klären

Für den Pilot braucht es:

• einen verantwortlichen Partner als Sponsor
• ein Kernteam aus 2–4 Anwält:innen/Konzipient:innen
• eine Ansprechperson aus dem Sekretariat/Backoffice

Wichtig ist, dass nicht alles an der IT hängen bleibt. Es geht um Organisation und Arbeitsweise, nicht nur um Technik.

Schritt 3: KI‑Funktionen gezielt auswählen

Statt sofort alles zu aktivieren, empfehle ich drei Quick‑Wins:

1. automatische Aktanlage und Dokumentenklassifikation
2. Fristenvorschläge aus eingehenden Dokumenten
3. KI‑gestützte Entwürfe für Standardkorrespondenz

Damit reduziert man sofort Alltagsaufwand, ohne die juristische Kernarbeit aus der Hand zu geben.

Schritt 4: Messen, lernen, ausrollen

Nach 2–3 Monaten Pilotbetrieb sollte es konkrete Zahlen geben:

• Wie viel Zeit wurde pro Mandat im Schnitt gespart?
• Wie viele Fristen wurden automatisiert erkannt?
• Wie hat sich die Fehlerquote bei Fristen/Versionen verändert?
• Wie zufrieden ist das Team mit der neuen Arbeitsweise?

Auf dieser Basis kann die Kanzlei entscheiden, ob und wie sie MANZ‑Noxtua auf weitere Fachbereiche ausweitet.

Warum „fließende“ juristische Arbeit ein Wettbewerbsvorteil ist

Hier ist der entscheidende Punkt: Mandanten merken, ob Arbeit fließt oder stockt.

Wenn Rückfragen schneller beantwortet werden, Dokumente sauber strukturiert sind, Fristen nie wackeln und der Anwalt im Gespräch den Überblick behält, entsteht Vertrauen. Und Vertrauen ist im Rechtsmarkt 2025 die knappste Ressource.

Ein digitaler Arbeitsplatz mit agentischer KI wie MANZ‑Noxtua bringt drei zentrale Vorteile:

1. Produktivität
   Weniger Suchzeit, weniger manuelle Erfassung, weniger Medienbrüche. Mehr Zeit für Strategie, Verhandlung und echte juristische Arbeit.

2. Qualität & Risikominimierung
   Strukturierte Akten, nachvollziehbare Entscheidungen, geringere Frist- und Organisationsrisiken.

3. Attraktivität als Arbeitgeber
   Junge Jurist:innen erwarten moderne Tools. Wer das anbietet, punktet im Recruiting – gerade im österreichischen Markt mit begrenztem Nachwuchs.

Wer sich jetzt mit Plattformen wie MANZ‑Noxtua beschäftigt, verschafft sich einen Vorsprung, der sich in ein, zwei Jahren kaum noch aufholen lässt. Die Technik ist reif, der Rechtsmarkt zieht nach – die Frage ist nur, wer vorne mitläuft.

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Wer als österreichische Kanzlei oder Rechtsabteilung 2026 effizient, attraktiv und wettbewerbsfähig sein will, sollte heute damit beginnen, durchgängige Mandatsprozesse und agentische KI in der eigenen Organisation zu testen. Je früher die Lernkurve startet, desto entspannter werden die nächsten Jahre.