Legal Tech scheitert selten an der Technik, sondern an Prozessen und Menschen. So führen österreichische Kanzleien und Rechtsabteilungen KI-Tools praxisnah ein.
Warum Legal-Tech-Projekte in Kanzleien scheitern – und wie es besser geht
Die meisten Legal-Tech-Projekte scheitern nicht an der Technologie, sondern an Menschen, Prozessen und falschen Erwartungen. Viele österreichische Kanzleien und Rechtsabteilungen kennen das: Ein Tool wird begeistert gekauft, ein Pilot gestartet – und nach sechs Monaten nutzt es kaum jemand.
Genau darüber spricht Elvira Schmid, Head of Group Legal bei der Mayr-Melnhof Group, beim Round Table „Learnings: How to implement a Tool“ im Grand Salon der Future-Law Legal Tech Konferenz. Ihr Thema trifft einen Nerv: Wie bringt man Legal Tech wirklich in den Alltag von Jurist:innen – auch in der stark regulierten und traditionell geprägten österreichischen Rechtswelt?
In diesem Beitrag bündle ich zentrale Erfolgsfaktoren für die Einführung von Legal-Tech- und KI-Tools in Kanzleien und Rechtsabteilungen – orientiert an typischen Learnings aus der Praxis großer Konzerne wie Mayr-Melnhof und den Erfahrungen vieler Teilnehmer:innen der Legal Tech Konferenz.
1. Der wichtigste Fehler: Das Tool kommt vor dem Problem
Wer Legal Tech nur einführt, weil „man jetzt auch etwas mit KI machen sollte“, verbrennt Zeit, Geld und Glaubwürdigkeit im Team.
Erfolgreiche Implementierungen starten nie mit dem Tool, sondern mit einem klar beschriebenen Problem. Typische Pain Points in österreichischen Kanzleien und Rechtsabteilungen sind zum Beispiel:
- VertragsentwĂĽrfe dauern zu lange und sind schlecht standardisiert
- Fristen- und Terminverwaltung wird in Excel oder Outlook improvisiert
- E-Mail-Fluten in Mandaten oder Projekten kosten unzählige Stunden
- Wiederkehrende Rechtsfragen (AGB, Datenschutz, Compliance) werden jedes Mal neu beantwortet
Konkreter Praxisansatz
Statt: „Wir brauchen ein KI-Tool für Verträge“
besser:
„Wir wollen die durchschnittliche Bearbeitungszeit für Standard-NDA um 50 % reduzieren und gleichzeitig die Fehlerquote senken.“
Mit so einer Zieldefinition wird sofort klar:
- Welcher Use Case im Vordergrund steht
- Welche Fachabteilung betroffen ist
- Welche Kennzahlen später den Erfolg messen
Für österreichische Rechtsanwält:innen bedeutet das: Erst Ziele und Use Cases definieren, dann Tools auswählen – nicht umgekehrt.
2. Stakeholder früh einbinden: Ohne Partner:innen, IT und Datenschutz läuft nichts
Die Einführung eines Legal-Tech-Tools ist immer ein Change-Projekt – egal ob in einer Boutique-Kanzlei oder in einem Industriekonzern.
Wer sind die entscheidenden Stakeholder?
- Partner:innen / Führungsebene: geben Budget, Priorität und Rückendeckung
- Anwält:innen & Jurist:innen: müssen das Tool später täglich nutzen
- IT: kĂĽmmert sich um Schnittstellen, Security, Lizenzen, Wartung
- Datenschutz / Compliance: prĂĽft DSGVO, Geheimhaltung, Vertraulichkeit
- Assistenz / Back-Office: spielt oft eine Schlüsselrolle im täglichen Handling
Typisches Negativbeispiel
Die IT bestellt „schnell“ ein Tool, weil es im Konzern günstig im Rahmenvertrag ist. Die Rechtsabteilung erfährt davon spät, das Tool passt nicht zu den Prozessen, die Partner:innen sind skeptisch – das Projekt verläuft im Sand.
Besserer Weg – orientiert an Corporate-Praxis
Ein übliches Vorgehen, wie es auch eine Head of Group Legal in einem Konzern wie Mayr-Melnhof wählen würde:
- Kick-off mit allen relevanten Stakeholdern – Problem, Ziele, Budget, Risiken klären.
- Use-Case-Beschreibung – wer macht was, wann, mit welchem Tool?
- Datenschutz- und IT-Check – frühzeitig, nicht kurz vor dem Go-Live.
- Pilotgruppe festlegen – motivierte Anwält:innen, die das Tool real testen.
Dadurch entsteht ein gemeinsames Projekt statt eines IT-„Überraschungspakets“.
3. Ohne Change Management kein nachhaltiger Erfolg
Das beste Tool nützt nichts, wenn alle Anwält:innen weiterhin in Word-Vorlagen, Outlook und Excel „ihren eigenen Stil“ pflegen. Legal Tech bedeutet Verhaltensänderung. Und die ist bekanntlich schwieriger als jede technische Integration.
Drei Hebel, die in der Praxis funktionieren
1. Klare Verantwortlichkeiten
Ein Projekt ohne „Owner“ versandet. In erfolgreichen Legal-Tech-Projekten gibt es mindestens:
- eine:n fachliche:n Projektlead aus Legal (z.B. Head of Legal Operations oder Senior Legal Counsel),
- eine:n technische:n Ansprechpartner:in in der IT,
- eine:n Sponsor auf FĂĽhrungsebene.
2. Schulung als Prozess, nicht als einmaliges Event
Ein 2-stĂĽndiges Training bei Go-Live reicht nicht. Besser:
- kurze, fokussierte Schulungen je Use Case
- Aufzeichnungen und kurze How-to-Videos
- Sprechstunden oder „Tool-Sprechstunde“ (monatlich 30 Minuten)
3. Incentives & Vorbilder
Wenn Partner:innen oder Senior-Jurist:innen das Tool nicht nutzen, signalisiert das: „Eigentlich ist es nicht wichtig.“ Erfolgreich wird es, wenn Führungskräfte bewusst zeigen:
- Sie arbeiten selbst mit dem Tool.
- Sie fordern Berichte oder Zahlen aus dem Tool an.
- Sie loben positive Beispiele im Teammeeting.
Der psychologische Effekt ist enorm – gerade in hierarchischen Strukturen, wie sie in vielen Kanzleien und Rechtsabteilungen üblich sind.
4. Erfolgskennzahlen: Woran erkennen Sie, dass sich das Tool lohnt?
Jurist:innen sind zurecht skeptisch. Wer Geld und Zeit in ein Legal-Tech-Tool steckt, will wissen: Rechnet sich das?
Sinnvolle KPIs fĂĽr Legal-Tech-Implementierungen
Je nach Use Case können unterschiedliche Kennzahlen relevant sein:
- Zeitersparnis: Minuten/Stunden pro Vorgang oder Vertrag
- Bearbeitungsvolumen: Anzahl Vorgänge, die pro Monat im Tool laufen
- Fehlerquote: z.B. weniger Fristversäumnisse, weniger Nachbesserungen
- Zufriedenheit: Feedback aus dem Team, Umfragen nach 3–6 Monaten
- Nutzungsgrad: wie viele User loggen sich wirklich ein und nutzen das Tool regelmäßig?
Beispiel NDA-Automatisierung:
- Vorher: 45 Minuten Bearbeitungszeit pro NDA, hohe Varianz in Formulierungen
- Nachher: 15 Minuten pro NDA, Templates einheitlich, Risiken reduziert
Wenn 50 NDA pro Monat laufen, sparen Sie rund 25 Stunden monatlich. Das lässt sich intern sehr klar kommunizieren – und überzeugt auch skeptische Partner:innen.
Warum KPIs in Österreich oft vernachlässigt werden
In der hiesigen Rechtsbranche wird viel über „Qualität“ und „Beratung auf Augenhöhe“ gesprochen, aber selten in Zahlen. Wer als Kanzlei oder Rechtsabteilung saubere KPIs für Legal Tech etabliert, hat sofort einen Wettbewerbsvorteil:
- bessere Verhandlungsposition bei Mandanten / internen Stakeholdern
- klarere Budgetargumentation fĂĽr weitere Tools
- mehr GlaubwĂĽrdigkeit, wenn neue Projekte vorgeschlagen werden
5. Besonderheiten: KI-Tools im österreichischen Rechtskontext
Spätestens seit 2023/2024 drängen KI-gestützte Tools in den juristischen Alltag: Vertragsanalyse, Dokumentengenerierung, Recherche, E-Mail-Zusammenfassungen. Der Reiz ist groß – die Risiken sind es auch.
Drei Punkte, die österreichische Kanzleien und Rechtsabteilungen beachten sollten
1. Datenschutz & Berufsgeheimnis
Bei Cloud-Lösungen und KI-Assistants muss glasklar sein:
- Wo liegen die Daten?
- Wer hat Zugriff?
- Werden Eingaben zum Training genutzt?
Gerade Rechtsanwält:innen unterliegen einer strengen Verschwiegenheit. Ein Implementation-Projekt ohne eng eingebundenen Datenschutz und – in Kanzleien – Standesrechtsexpert:innen ist fahrlässig.
2. Qualitätssicherung & Haftung
KI kann EntwĂĽrfe liefern, aber die Verantwortung bleibt immer beim Menschen. Sinnvolle Implementierung heiĂźt:
- klare Guidelines: wofĂĽr darf KI genutzt werden, wofĂĽr nicht?
- Kennzeichnung: Welche Teile eines Dokuments basieren auf KI-Vorschlägen?
- Vier-Augen-Prinzip: kein ungeprĂĽfter KI-Output direkt an Mandant:innen.
3. Erwartungsmanagement im Team
KI ist kein „Zauberpraktikant“. Sie kann Muster erkennen, Vorlagen erzeugen, repetitive Arbeiten beschleunigen – aber nicht die juristische Verantwortung oder Strategie ersetzen. Wer das intern klar kommuniziert, vermeidet enttäuschte Erwartungen.
6. Schritt-fĂĽr-Schritt-Fahrplan: So fĂĽhren Sie ein Legal-Tech-Tool sauber ein
Viele Projekte scheitern, weil sie zu groĂź gedacht werden. Ein schlanker, strukturierter Fahrplan reduziert Risiko und Widerstand.
Schritt 1: Use Case auswählen
- Einen konkreten, klar abgrenzbaren Bereich wählen (z.B. NDA, Standard-Verträge, Markenverwaltung, Fristenmanagement).
- Möglichst hohe Wiederholungsrate und klarer Nutzen.
Schritt 2: Tool-Auswahl mit Praxistest
- 2–3 Anbieter vergleichen.
- Realistische Testfälle aus Ihrem Alltag einspielen.
- Nicht nur Funktionen prĂĽfen, sondern auch UI, Support und Integration.
Schritt 3: Pilotphase mit kleiner Gruppe
- 5–15 Nutzer:innen in Kanzlei oder Rechtsabteilung.
- Beobachtungszeitraum 6–12 Wochen.
- Feedback strukturiert einsammeln (Fragebogen, regelmäßige Check-ins).
Schritt 4: Anpassung & Governance
- Templates, Workflows und Berechtigungen anpassen.
- Guidelines formulieren: Wer nutzt das Tool wie, bei welchen Fällen, mit welchen Grenzen?
Schritt 5: Roll-out und laufende Optimierung
- Gestaffelter Roll-out auf weitere Teams.
- Schulungen, Q&A-Sessions, kurze Video-Tutorials.
- KPIs regelmäßig messen und transparent teilen.
So entsteht aus einem ersten Pilot ein belastbares, skalierbares Legal-Tech-Setup.
7. Warum jetzt der richtige Zeitpunkt fĂĽr Legal Tech in Ă–sterreich ist
Der Herbst/Winter 2025 zeigt sehr deutlich: Mandant:innen – ob Unternehmen oder Privatpersonen – erwarten schnelle, transparente und effiziente Rechtsberatung. Gleichzeitig steigen regulatorische Anforderungen (DSGVO, NIS2, KI-Verordnungen) und der Druck auf Honorare.
Die Realität:
- Wer weiterhin alles manuell erledigt, verliert mittelfristig an Wettbewerbsfähigkeit.
- Wer Tools unstrukturiert einfĂĽhrt, frustriert sein Team und verspielt Budget.
- Wer Legal Tech und KI gezielt, messbar und mit klaren Prozessen einfĂĽhrt, baut sich einen echten Vorsprung auf.
Erfahrungen von Praktiker:innen wie Elvira Schmid zeigen: Es geht. Auch in komplexen Konzernstrukturen lassen sich Legal-Tech-Tools so einfĂĽhren, dass sie akzeptiert, genutzt und weiterentwickelt werden.
Für österreichische Rechtsanwält:innen lautet die eigentliche Frage daher nicht mehr, ob sie Legal Tech einführen – sondern wie klug sie es tun.
Was Sie jetzt konkret tun können
Wenn Sie in Kanzlei oder Rechtsabteilung Verantwortung tragen und das Thema KI und Legal Tech ernsthaft voranbringen wollen, helfen drei direkte Schritte:
- Einen klaren Use Case auswählen, der in den nächsten 3–6 Monaten real umgesetzt werden kann.
- Ein kleines, motiviertes Projektteam benennen, inklusive IT/Datenschutz.
- Pilot + KPIs planen: Was testen wir, wie messen wir Erfolg, wie entscheiden wir ĂĽber den Roll-out?
Wer so vorgeht, hat nach einem Jahr nicht „ein neues Tool ausprobiert“, sondern nachweislich mehr Effizienz, bessere Datenbasis und ein Team, das mitzieht.
Hinweis: Dieser Beitrag richtet sich an österreichische Rechtsanwält:innen und Unternehmensjurist:innen, die Legal-Tech- und KI-Tools strukturiert einführen und daraus echte Mehrwerte für Mandant:innen und interne Stakeholder schaffen wollen.