Legal Tech & KI bringen nur dann etwas, wenn sie ein klares Kanzleiproblem lösen. Der Beitrag zeigt, wie österreichische Rechtsanwält:innen strategisch richtig starten.
Legal Tech strategisch nutzen: Erfahrungen aus der Praxis
2025 investieren große Wirtschaftskanzleien in der DACH‑Region im Schnitt bereits deutlich über 5 % ihres Jahresumsatzes in Legal Tech, interne Innovation und KI‑Pilotprojekte. Gleichzeitig kämpfen viele kleinere und mittlere Kanzleien in Österreich noch immer mit der Frage: Wo anfangen – und wie verhindere ich teure Fehlentscheidungen?
Genau an dieser Bruchstelle setzt das Thema von Dijana Dukic, Projektmanagerin für Legal Tech & KI bei NHP, an: strategische Überlegungen zur Veränderung durch Legal Tech & Co. Also nicht: Welches Tool ist „schön“, sondern: Welche Veränderung bringt meine Kanzlei wirklich weiter – organisatorisch, wirtschaftlich und für Mandant:innen?
Dieser Beitrag fasst zentrale strategische Erfahrungen aus solchen Projekten zusammen und überträgt sie auf die Realität österreichischer Rechtsanwält:innen – von der Ein-Personen-Kanzlei bis zur größeren Sozietät.
1. Warum Legal Tech ohne Strategie scheitert
Legal Tech ist dann sinnvoll, wenn es ein konkretes Problem löst oder ein klares Ziel unterstützt. Reine Tool‑Sammlungen ohne Konzept binden Zeit, frustrieren das Team und kosten Geld.
Der Kernpunkt: Strategische Legal‑Tech‑Einführung beginnt nicht beim Produkt, sondern bei den wiederkehrenden geschäftskritischen Problemen der Kanzlei.
Typische Fehleinschätzungen in österreichischen Kanzleien:
- „Wir brauchen jetzt unbedingt KI, sonst hängen wir hinterher.“
→ Ergebnis: Schnell eingeführte Tools ohne Datenbasis, ohne Workflows, ohne wirkliche Nutzung. - „Legal Tech lohnt sich nur für Großkanzleien.“
→ Ergebnis: Jahrelanges Zuwarten, obwohl schon einfache Automatisierung (z.B. Fristen, Standardkorrespondenz) spürbar entlasten könnte. - „Die Anwält:innen haben dafür keine Zeit.“
→ Ergebnis: Kein strukturiertes Projekt, sondern Nebenbei‑Gefrickel.
Die Realität:
Erfolgreiche Legal‑Tech‑Projekte starten fast immer mit einem klar definierten Use Case und messbaren Zielen – nicht mit einer Tool‑Demo.
Gerade Rollen wie jene von Dijana Dukic – Projektmanagerin Legal Tech & KI – zeigen, wie wichtig es ist, Veränderung als eigenes Projekt zu behandeln, nicht als Hobby neben Mandaten.
2. Strategische Ausgangslage klären: Wo steht Ihre Kanzlei wirklich?
Bevor auch nur ein Euro in Legal Tech flieĂźt, braucht es einen ehrlichen Blick auf die Ausgangssituation.
2.1 FĂĽnf Fragen, die jede Kanzlei beantworten sollte
- Welche Leistungen bringen tatsächlich Umsatz?
Zivilrecht, Wirtschaftsstrafrecht, M&A, Arbeitsrecht, Immobilienrecht, Insolvenzrecht usw. – wo liegt der Schwerpunkt? - Wo entsteht der meiste Aufwand ohne echte Wertschöpfung?
Beispiele: Mandatsaufnahme, E‑Mail‑Flut, zu manuelle Zeiterfassung, Diktate, Formatierung von Schriftsätzen. - Wie digital ist die Kanzlei heute (ehrlich)?
- Gibt es ein einheitliches Kanzlei‑Management‑System?
- Werden Dokumente strukturiert und durchsuchbar abgelegt?
- Existieren definierte Workflows fĂĽr Standardprozesse?
- Wie ist die Haltung des Teams gegenüber Veränderung?
Gibt es „Early Adopters“ oder eher technikskeptische Partner:innen? Wer hat Lust, Verantwortung zu übernehmen? - Welche Ziele sollen in 12–24 Monaten erreicht sein?
Weniger Überstunden? Mehr Planbarkeit? Höherer Honorarumsatz? Besseres Mandant:innenerlebnis?
Dieses kurze „Strategie‑Pre‑Checkup“ ist die Basis jeder weiteren Entscheidung.
2.2 Vom BauchgefĂĽhl zu messbaren Zielen
Statt vage „effizienter werden“ zu wollen, brauchen Sie konkrete Kennzahlen. Beispiele aus der Praxis:
- Bearbeitungszeit für Standardverträge um 30 % reduzieren.
- Durchlaufzeit von Mandatsannahme bis Erstberatung um 50 % senken.
- Fehlerquote bei Fristen auf nahe Null bringen.
- Umsatz je Berufsträger:in um 10–15 % steigern, bei gleichbleibender Arbeitszeit.
Solche Ziele sind nicht akademisch, sondern entscheiden darüber, ob sich ein Legal‑Tech‑Projekt wirtschaftlich trägt.
3. Von der Idee zum Projekt: So planen Sie Legal‑Tech‑Veränderung
Der Unterschied zwischen „wir kaufen ein Tool“ und „wir verändern unsere Kanzlei“ liegt im Projektansatz.
Strategische Legal‑Tech‑Einführung folgt drei Schritten: Auswahl eines klaren Use Cases, strukturierte Projektplanung, begleitendes Change Management.
3.1 Den richtigen ersten Use Case auswählen
Nicht jeder Bereich eignet sich fĂĽrs erste Projekt. Sinnvoll sind:
- Hohe Wiederholrate: z.B. Mietverträge, Arbeitsverträge, Mahnschreiben, Firmenbuchanträge.
- Klare Regeln: Formulare, Standardklauseln, definierte PrĂĽfregeln.
- Hohe Zeitfresser‑Wirkung: Aufgaben, die Junioren und Konzipient:innen täglich beschäftigen.
Typische erste Use Cases in österreichischen Kanzleien:
- Automatisierte Generierung von Standardverträgen.
- Smarte Vorlagen fĂĽr Mahn- und Zahlungsaufforderungen.
- Strukturierte Mandatsaufnahme mit Online‑Formular und automatischem Anlageprozess.
- KI‑gestützte Rechercheunterstützung und Dokumentenanalyse.
3.2 Projektstruktur – auch in kleinen Kanzleien
Ein Legal‑Tech‑Projekt braucht Rollen, selbst wenn die Kanzlei nur fünf Personen hat:
- Projektverantwortliche Person (ähnlich wie Dijana Dukic als Projektmanagerin): plant, entscheidet, hält den Zeitplan.
- Fachliche Leads: Partner:in oder Senior mit inhaltlichem Know-how zu den betroffenen Rechtsgebieten.
- Technik‑Schnittstelle: Person, die mit Anbieter:innen spricht, Konfiguration begleitet, Tests organisiert.
- Pilot‑User: 2–3 Mitarbeitende, die früh testen und ehrliches Feedback geben.
3.3 Meilensteine definieren
Ein typischer Zeitplan für einen ersten, fokussierten Use Case könnte so aussehen (Dauer ca. 8–12 Wochen):
- Woche 1–2: Prozess aufnehmen, Ist‑Analyse, Ziele festlegen.
- Woche 3–4: Tool auswählen, Konfiguration starten, Vorlagen überarbeiten.
- Woche 5–6: Pilotbetrieb mit ausgewählten Mandaten, Fehler sammeln.
- Woche 7–8: Anpassungen, Schulung der Kanzlei, Roll‑out.
- Woche 9–12: Monitoring, Nachschärfen, Entscheidung über nächsten Use Case.
Wer so vorgeht, hat am Ende nicht nur ein Tool, sondern einen stabilen neuen Arbeitsablauf.
4. Change Management: Menschen gewinnen, nicht nur Software kaufen
Die meisten Legal‑Tech‑Projekte scheitern nicht an der Technik, sondern am Faktor Mensch. Gerade im Rechtsbereich ist die Kultur stark von individueller Arbeitsweise, hoher Verantwortung und Zeitdruck geprägt.
Die entscheidende Wahrheit:
Ohne bewusstes Change Management wird Legal Tech als zusätzliche Belastung wahrgenommen – nicht als Entlastung.
4.1 Typische Widerstände verstehen
In Gesprächen mit österreichischen Kanzleien tauchen immer wieder ähnliche Muster auf:
- „Ich vertraue meinen eigenen Vorlagen mehr als einem System.“
Lösung: Gemeinsame Qualitätssicherung, klare Freigabeprozesse, Pilotmandate. - „Das dauert doch nur länger, wenn ich es erst ins System eingeben muss.“
Lösung: Konsequent messen – nach einigen Wochen zeigen Zahlen oft das Gegenteil. - „Wenn das jeder kann, braucht man uns Jurist:innen ja nicht mehr.“
Lösung: Deutlich machen, dass Standardarbeiten automatisiert werden, um Raum für wertschöpfende Beratung zu schaffen.
4.2 Kommunikation als strategisches Instrument
Gutes Change Management in Kanzleien umfasst:
- FrĂĽhe Einbindung: Wichtige Stakeholder (v.a. Partner:innen) von Anfang an einbeziehen.
- Ehrliche Problembeschreibung: Ăśberlastung, Erreichbarkeit, Haftungsrisiken offen ansprechen.
- Konsequente Transparenz: Zielbild, Zeitplan, Pilotbereich, Verantwortlichkeiten kommunizieren.
- Sichtbare Quick Wins: Kleine, schnell spĂĽrbare Verbesserungen bewusst hervorheben.
4.3 Schulung – aber richtig
Eine einmalige Produktdemo reicht nicht. Besser:
- Kurze, fokussierte Schulungsblöcke zu konkreten Aufgaben (z.B. „Standardvertrag XY im System erzeugen“).
- On‑the‑Job‑Begleitung in den ersten Wochen.
- Interne „Power User“, die als erste Ansprechpersonen dienen.
So entsteht Vertrauen – und die neue Arbeitsweise setzt sich durch.
5. KI in der Kanzlei: Pragmatismus statt Hype
2025 ist das Schlagwort „KI“ in der Rechtsbranche allgegenwärtig. Tools versprechen automatisierte Schriftsatzentwürfe, Vertragsanalysen auf Knopfdruck und intelligente Mandatsannahme.
Der strategische Blick darauf ist nüchterner: KI ist ein Baustein im Legal‑Tech‑Portfolio, kein Selbstzweck.
5.1 Sinnvolle KI‑Einstiegsszenarien
Für österreichische Kanzleien sind aktuell vor allem drei Bereiche interessant:
- Recherche‑Unterstützung: KI‑gestützte Zusammenfassungen, Strukturierung von Rechtsprechung, erste Themen‑Overviews.
- Dokumentenarbeit: Klauselvorschläge, Versionenvergleich, Checklisten, erste Entwurfsfassungen zur Durchsicht durch Jurist:innen.
- Kommunikation: Entwürfe für Mandanteninfos, Newsletter, Social‑Media‑Beiträge – immer mit juristischer Endkontrolle.
Der Mehrwert zeigt sich, wenn:
- klare PrĂĽfprozesse existieren,
- Verantwortlichkeiten sauber geregelt sind,
- keine „Black Box“-Entscheidungen getroffen werden.
5.2 Compliance, Datenschutz und Haftung
Gerade im österreichischen und europäischen Umfeld muss der Einsatz von KI in der Kanzlei sauber geregelt sein:
- Datenschutz: Keine sensiblen Mandant:innendaten in unsichere Systeme ĂĽbertragen.
- Vertraulichkeit: Klare Policy, welche Tools fĂĽr welche Daten genutzt werden dĂĽrfen.
- Haftung: Dokumentieren, dass KI nur unterstĂĽtzend wirkt und juristische PrĂĽfung erfolgt.
Wer hier klare Leitlinien aufstellt, kann KI sicher einsetzen – und verhindert unkontrollierte Schatten‑IT im Team.
6. Konkreter Fahrplan: So starten Sie in den nächsten 90 Tagen
Theorie ist nett – entscheidend ist, was in den nächsten Wochen passiert. Für eine österreichische Kanzlei, die jetzt strategisch mit Legal Tech und KI beginnen will, hat sich folgender 90‑Tage‑Plan bewährt.
Schritt 1: Analyse & Zielsetzung (Woche 1–3)
- Kurzer interner Workshop mit Partner:innen und SchlĂĽsselpersonen.
- Drei größte Schmerzpunkte sammeln (z.B. Fristen, Standardverträge, E‑Mail‑Flut).
- Einen priorisierten Use Case auswählen.
- Zielkennzahlen definieren (Zeitersparnis, Fehlerreduktion, Durchsatz).
Schritt 2: Toolauswahl & Prozessdesign (Woche 4–6)
- 2–3 Anbieter mit Fokus auf den gewählten Use Case vergleichen.
- Bestehende Vorlagen und Workflows sammeln und vereinheitlichen.
- Erstkonfiguration mit einem kleinen Pilotteam durchfĂĽhren.
Schritt 3: Pilotbetrieb & Feinschliff (Woche 7–10)
- Realitätstest mit echten Mandaten.
- Täglich oder wöchentlich kurze Feedback‑Schleifen.
- Probleme dokumentieren und gemeinsam mit dem Anbieter lösen.
Schritt 4: Roll‑out & Verstetigung (Woche 11–13)
- Kanzleiweite Schulung mit Fokus auf konkrete Arbeitsschritte.
- Interne Dokumentation (kurze How‑to‑Guides oder Videos).
- Erste Ergebnisse auswerten und kommunizieren (z.B. „Durchschnittliche Bearbeitungszeit im Pilot ist um 27 % gesunken“).
Wer diesen Ablauf konsequent durchzieht, ist nicht mehr im Modus „wir probieren halt etwas aus“, sondern baut Schritt für Schritt eine digitale, skalierbare Kanzleistruktur auf.
Fazit: Legal Tech als strategisches Kanzleiprojekt denken
Legal Tech & KI sind kein Selbstzweck und auch kein Luxus für Großkanzleien. Sie sind ein strategisches Instrument, um Arbeitsbelastung zu reduzieren, Mandate wirtschaftlicher zu führen und die Attraktivität als Arbeitgeber:in zu steigern.
Erfahrungen aus der Praxis – etwa aus Projekten, wie sie Expert:innen à la Dijana Dukic verantworten – zeigen immer wieder dieselbe Linie:
- Starten Sie mit einem klar definierten Use Case.
- Behandeln Sie Veränderung als echtes Projekt, nicht als Nebenbei‑Thema.
- Messen Sie Ergebnisse in Zeit, Qualität und Wirtschaftlichkeit.
- Holen Sie Ihr Team aktiv ins Boot und adressieren Sie Widerstände offen.
Wer das beherzigt, macht aus „Legal Tech & Co“ kein Buzzword, sondern einen echten Wettbewerbsvorteil im österreichischen Rechtsmarkt.