Legal Tech & KI: Der echte Business-Case für Kanzleien

Die meisten Kanzleien überschätzen, was KI heute “magisch” kann – und unterschätzen brutal, was sie ganz nüchtern an Stunden, Nerven und Geld spart. Besonders in Österreich, wo viele Rechtsanwält:innen in kleinen Strukturen arbeiten, entscheidet das über Wettbewerbsfähigkeit.

Genau darum geht es in der Session von Johannes Schellnegger (AWS, Projektmanager KI-Marktplatz) auf der Future-Law Legal Tech Konferenz: Effizienteres Arbeiten, Business-Case von Legal Tech & KI, notwendige Skills und die Rolle kleiner Kanzleien.

Dieser Beitrag übersetzt diese Schlagworte in konkrete Entscheidungen für Ihre Kanzlei: Wo lohnt sich KI wirklich? Welche Tools bringen messbaren Nutzen? Welche Skills brauchen junge Jurist:innen? Und wie können gerade kleine Kanzleien von Legal Tech profitieren, ohne sich in IT-Projekten zu verlieren?

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1. Warum Legal Tech und KI für österreichische Kanzleien jetzt ein Business-Thema sind

Legal Tech und KI sind kein “Nice-to-have” mehr, sondern harte betriebswirtschaftliche Faktoren. Wer heute effizient arbeitet, kann:

• mehr Mandate mit demselben Team abwickeln,
• fixe Honorare wirtschaftlich anbieten,
• Rückfragen schneller beantworten,
• und Talente halten, weil die Arbeit weniger repetitiv ist.

Effizienz heißt nicht: weniger Jurist:innen

Die Realität: KI ersetzt keine Rechtsanwält:innen, sie ersetzt langweilige Arbeitsschritte.

Typische Bereiche, in denen österreichische Kanzleien 20–40 % Zeit einsparen:

• Recherche (OGH-, VwGH-, EuGH-Judikatur, Literatur)
• Standardverträge (NDAs, AGB, Mietverträge, Gesellschaftsverträge)
• Erstentwürfe von Schriftsätzen oder Stellungnahmen
• E-Mail- und Fristenorganisation

Wenn ein Anwalt oder eine Anwältin pro Tag nur eine Stunde manuelle Recherche durch KI-gestützte Suche ersetzt, sind das ca. 200 Stunden im Jahr. Bei einem internen Stundensatz von 120 € sind das 24.000 € pro Person und Jahr – ohne Mehrumsatz durch zusätzliche Mandate eingerechnet.

Warum das 2025 besonders drängt

Im Winter 2025 treffen drei Trends aufeinander:

1. Mandanten kennen KI bereits aus eigenen Unternehmen (HR, Controlling, Marketing). Sie erwarten ähnliche Effizienz von ihren Rechtsberater:innen.
2. KI-Angebote werden günstiger und spezialisierter – auch im österreichischen Rechtsmarkt, etwa über KI-Marktplätze oder Branchenlösungen.
3. Junge Jurist:innen wollen nicht mehr 10 Stunden täglich copy-pasten. Wer modern arbeitet, ist im Recruiting klar im Vorteil.

Wer jetzt investiert, baut einen Vorsprung auf, den andere in zwei, drei Jahren kaum mehr aufholen.

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2. Der konkrete Case: Wo Legal Tech & KI tatsächlich Zeit sparen

Kanban-Boards und Hipster-Tools allein bringen nichts. Der echte Case entsteht, wenn Sie wiederkehrende, klar definierte Tätigkeiten systematisch automatisieren.

Typische Einsatzfelder in österreichischen Kanzleien

1. Dokumentenerstellung und -prüfung

• Generierung von Vertragserstentwürfen anhand von Fragebögen
• Klausel-Bibliotheken mit KI-Unterstützung
• Automatische Erkennung von Risiken in Standardverträgen (Change-of-Control, Haftungsbegrenzungen usw.)

2. Recherche & Wissensmanagement

• KI-gestützte Recherche in Entscheidungsdatenbanken
• Durchsuchbare Wissensdatenbank der eigenen Kanzlei (Muster, Best Practices, interne Memos)

3. Workflow & Mandatsmanagement

• Automatisierte Erfassung von Mandatsdaten
• Fristen- und Aufgabenmanagement mit klarer Verantwortlichkeit
• Status-Dashboards für laufende Causen

4. Kommunikation & Reporting

• Zusammenfassungen von Akten oder langen E-Mail-Ketten
• Automatisierte Statusberichte für Unternehmenskunden

Ein einfaches Rechenbeispiel für Entscheider:innen

Nehmen wir eine kleine Kanzlei mit 5 Berufsträger:innen und 3 Assistent:innen.

• Jede/r Berufsträger:in verbringt im Schnitt 2 Stunden/Tag mit Recherche und manueller Vertragserstellung.
• Ziel: Mit KI-gestützten Tools diese Zeit auf 1 Stunde/Tag reduzieren.

Einsparung pro Person: 1 Stunde/Tag × 200 Tage = 200 Stunden/Jahr
Bei 5 Berufsträger:innen: 1.000 Stunden/Jahr

Selbst bei nur 80 € internem Stundensatz sind das 80.000 € Kapazität, die frei werden – für:

• höherwertige Arbeit,
• Business Development,
• oder gesundere Arbeitszeiten (was direkt aufs Employer Branding einzahlt).

Typische Lizenzkosten für sinnvolle Legal-Tech-Lösungen liegen weit darunter. Wer bei solchen Zahlen noch zögert, hat kein Technik-, sondern ein Entscheidungsproblem.

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3. Neue Skills: Was Jurist:innen jetzt wirklich lernen müssen

KI nimmt Standardaufgaben ab – aber nur denen, die wissen, wie man sie sinnvoll einsetzt. Fachwissen bleibt Kernkompetenz. Dazu kommen neue Skills, die in Österreichs Kanzleien oft noch fehlen.

Drei Skill-Bereiche, die den Unterschied machen

1. Prompting & Strukturdenken
Wer KI verwendet, muss sauber in Fragen und Strukturen denken:

• Kontext klar formulieren (Rechtsgebiet, Rechtsordnung, Rolle der KI)
• Output-Format definieren (Checkliste, Gliederung, Klauselvorschlag)
• Qualitätskriterien nennen (konservativ, risikoavers, wirtschaftlich orientiert)

2. Tool-Kompetenz statt IT-Experte
Niemand verlangt, dass Jurist:innen programmieren. Aber sie sollten:

• Grundbegriffe wie Training, Modell, Datenschutz, On-Prem vs. Cloud verstehen,
• wissen, welche Daten nicht in offene KI-Systeme gehören,
• Datenschutz- und Berufsrechtsanforderungen (Verschwiegenheit!) mitdenken.

3. Daten- und Prozessverständnis
Kanzleien, die KI erfolgreich einsetzen, wissen:

„Wo entstehen in unserem Alltag eigentlich immer wieder dieselben Arbeitsschritte?“

Wer seine Prozesse kennt, kann:

• standardisierbare Schritte definieren,
• Checklisten und Templates aufbauen,
• die richtigen Stellen für Automatisierung finden.

Was heißt das für Ausbildung und Nachwuchs?

Junge Jurist:innen, die heute in den Markt eintreten, sind mit digitalen Tools vertraut – aber oft nicht mit deren berufsethischen Grenzen.

Kanzleien sollten deshalb:

• Guidelines für KI-Nutzung erstellen (Was ist erlaubt, was nicht?)
• Schulungen zu konkreten Tools anbieten (Recherche, Dokumentengeneratoren, Aktenzusammenfassungen)
• KI-Nutzung als Kompetenz und nicht als „Schummelei“ verstehen

Wer das ernst nimmt, macht seine Associates nicht überflüssig, sondern schneller gut.

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4. Kleine Kanzleien, großer Hebel: Warum sich Legal Tech gerade hier auszahlt

Viele österreichische Einzel- und kleine Kanzleien denken:

„Legal Tech ist doch etwas für Großkanzleien mit eigenen IT-Abteilungen.“

Das war vielleicht 2015 so. 2025 ist das Gegenteil richtig: Kleine Einheiten können viel agiler umstellen.

Drei Vorteile kleiner Kanzleien

1. Kurze Entscheidungswege
   Eine Person entscheidet – nicht drei Gremien. Ein Tool kann in wenigen Wochen getestet und eingeführt werden.

2. Klarere Spezialisierung
   Viele kleine Kanzleien sind spezialisiert (z.B. Mietrecht, Arbeitsrecht, Familienrecht). Genau dort spielen KI-gestützte Vorlagen und Wissensdatenbanken ihre Stärke aus.

3. Höherer relativer Effekt
   Wenn in einer kleinen Kanzlei eine Person pro Woche 5 Stunden spart, ist das sofort spürbar – in größeren Strukturen verpufft es oft im System.

Praxisnahe Startstrategie für kleine Kanzleien

Statt „wir digitalisieren alles“ empfehle ich ein einfaches Dreistufen-Modell:

1. Ein Pilotprozess wählen, z.B.:

   • Erstellung von Standard-Mietverträgen,
   • Erstprüfung von Arbeitsverträgen,
   • Standard-NDAs für Startups.

2. Ein KI-fähiges Tool dafür auswählen und 90 Tage konsequent nutzen.

3. Nach 90 Tagen auswerten:

   • Wie viele Minuten pro Fall wurden gespart?
   • Wie zufrieden sind Anwält:innen und Assistent:innen?
   • Welche Fehler oder Risiken sind aufgetreten?

Mit einem erfolgreichen Piloten in der Tasche fällt die Entscheidung für weitere Investitionen deutlich leichter – gegenüber sich selbst, Partner:innen und Mandant:innen.

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5. So starten Sie konkret: Erste Schritte zu KI in der Kanzlei

Statt monatelang Konzepte zu schreiben, funktioniert ein pragmatischer Einstieg deutlich besser.

Schritt 1: Ausgangslage ehrlich analysieren

Stellen Sie sich – und Ihrem Team – drei einfache Fragen:

1. Wo verlieren wir am meisten Zeit mit Routine?
   (Recherche, Diktate, Vertragserstellung, Aktenorganisation …)
2. Welche Tätigkeiten sind stark wiederkehrend und ähnlich strukturiert?
3. Wo tun sich alle im Team regelmäßig schwer, den Überblick zu behalten?

Notieren Sie die Top 3 – das sind Ihre ersten Kandidaten für Legal Tech und KI.

Schritt 2: Klare Ziele definieren

Statt “Digitalisierung vorantreiben” lieber so etwas wie:

• „Wir wollen die durchschnittliche Bearbeitungszeit für Standardverträge um 30 % reduzieren.“
• „Wir wollen, dass kein Fristversäumnis mehr wegen Medienbrüchen passiert.“
• „Wir wollen Schriftsatz-Erstentwürfe in maximal 30 Minuten erstellen können.“

Klare Ziele machen später die Bewertung leicht: Hat sich das Tool gelohnt – ja oder nein?

Schritt 3: Sich informieren – und gezielt austauschen

Veranstaltungen wie die Future-Law Legal Tech Konferenz bieten idealen Boden, um

• Lösungen live zu sehen,
• mit anderen Kanzleien zu sprechen, die schon Erfahrungen haben,
• und mit Expert:innen wie Johannes Schellnegger (AWS, KI-Marktplatz) über passende KI-Services zu diskutieren.

Der KI-Marktplatz-Ansatz hat einen Charme: Sie müssen nicht selbst den gesamten Markt abklopfen, sondern können aus kuratieren, geprüften Angeboten auswählen.

Schritt 4: Kleiner Piloten, klare Regeln

Für den ersten Piloten sollten Sie:

• einen klar begrenzten Anwendungsfall wählen,
• Verantwortliche im Team benennen,
• Datenschutz & Verschwiegenheit prüfen,
• und eine schriftliche „KI-Hausordnung“ festlegen:
  • Was darf mit KI erstellt werden?
  • Wer prüft den Output final?
  • Wie werden sensible Daten anonymisiert?

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6. Ausblick: Kanzleien mit KI sind attraktiver – für Mandant:innen und Talente

Wer Legal Tech und KI sinnvoll einsetzt, gewinnt auf zwei Ebenen:

1. Mandant:innen erleben schnellere, transparentere und besser strukturierte Services – ideal für Unternehmen, die fixe Budgets und klare Timelines verlangen.
2. Mitarbeiter:innen arbeiten mit moderner Infrastruktur, haben mehr Zeit für echte juristische Arbeit und weniger für Fleißaufgaben.

Legal Tech lohnt sich nicht, weil es „modern“ ist, sondern weil es ihre Kanzlei robuster, effizienter und attraktiver macht. Die Technik ist 2025 so weit gereift, dass gerade österreichische Kanzleien – vom Einzelanwalt bis zur mittleren Einheit – mit überschaubarem Aufwand starten können.

Wer diesen Winter nutzt, um Prozesse zu schärfen, Tools zu testen und Skills aufzubauen, wird in zwei Jahren nicht mehr über KI diskutieren, sondern ganz selbstverständlich damit arbeiten.

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Wenn Sie sich fragen, welcher Anwendungsfall in Ihrer Kanzlei der sinnvollste Einstieg ist, lautet die Gegenfrage: Wo nervt Sie Routinearbeit am meisten? Genau dort beginnt Ihr Business-Case für Legal Tech und KI.