Legal Tech & KI in der Kanzlei: Der echte Business Case

2025 ist für viele österreichische Kanzleien eine klare Zäsur: Mandanten fragen offen nach KI-Einsatz, internationale Kanzleien werben mit „AI-assisted advice“ – und kleinere Einheiten spüren den Druck bei Stundenhonoraren und Bearbeitungszeiten.

Die spannende Beobachtung: Dort, wo Anwält:innen Legal Tech und KI bewusst einsetzen, sinken Durchlaufzeiten oft um 30–50 %, ohne dass die Qualität leidet. Gerade auf der Future-Law Legal Tech Konferenz – etwa in Sessions wie jener von Verena Stolz (PEHB Rechtsanwälte Salzburg) – zeigt sich, wie praxisnah dieses Thema inzwischen geworden ist: Es geht nicht um Tech-Spielereien, sondern um handfesten Wettbewerbsvorteil.

Dieser Beitrag richtet sich an österreichische Rechtsanwält:innen, insbesondere an kleine und mittlere Kanzleien, die sich fragen:

• Was ist der echte Case für Legal Tech und KI?
• Welche Skills braucht mein Team wirklich?
• Können kleine Kanzleien dabei überhaupt mithalten?

1. Warum Legal Tech & KI für Kanzleien kein Nice-to-have mehr sind

Legal Tech und KI lohnen sich für Kanzleien, weil sie direkt an den größten Kostentreibern ansetzen: Zeit und manuelle Routinen. Wer das ignoriert, verliert mittelfristig Marge und Mandate.

Drei harte Realitäten, die man als Kanzlei 2025 nicht ignorieren kann

1. Mandanten werden messbar preissensibler. Unternehmen vergleichen Angebote, fragen nach Pauschalen und hinterfragen Zeithonorare. Wer Vorgänge automatisiert, kann fixe Preise anbieten und bleibt trotzdem profitabel.

2. Standardarbeit wird austauschbar. Vertragsmuster, einfache Schriftsätze, Erstbewertungen: KI-gestützte Tools können große Teile der Vorarbeit übernehmen. Wenn eine Kanzlei diese Tools nutzt, ist sie schlicht schneller – und wirkt nach außen moderner.

3. Der Fachkräftemangel trifft auch die Rechtsbranche. Gute Associates und Konzipient:innen wollen nicht ihre Tage mit Copy-Paste und Aktenablage verbringen. Legal Tech ist auch ein Recruiting-Argument: „Bei uns arbeitest du mit modernen Tools, nicht in Word 97-Logik.“

Wo Legal Tech & KI in der Praxis Zeit sparen

Die meisten Effizienzgewinne liegen gar nicht in exotischen Anwendungen, sondern in sehr konkreten Arbeitsschritten:

• Dokumentenerstellung: Automatisierte Vertrags- und Schriftsatzvorlagen basierend auf Fragebögen oder Textbausteinen
• Recherche & KI-Assistenten: Schnellbewertungen, Vorschläge für Argumentationslinien, Zusammenfassungen umfangreicher Unterlagen
• Dokumentenmanagement: Intelligente Suche, Versionierung, Aktenführung, Fristenverwaltung
• Kommunikation & Mandanten-Onboarding: Digitale Fragebögen, Online-Mandatsannahme, Standardinfos automatisiert versenden

Der Punkt ist: Effizienz ist kein abstrakter Wert. Wenn ein Schriftsatz statt drei Stunden nur noch eine Stunde braucht, wirkt sich das direkt auf Umsatz pro Stunde, Bearbeitungskapazität und Work-Life-Balance in der Kanzlei aus.

2. Konkreter Business Case: Wo sich KI für Kanzleien wirklich rechnet

Der Business Case für Legal Tech & KI wird greifbar, wenn man ihn betriebswirtschaftlich denkt – nicht technisch.

Typische Szenarien aus österreichischen Kanzleien

Nehmen wir eine kleine bis mittlere Kanzlei mit:

• 3 Partner:innen, 4 Konzipient:innen, 3 Assistenzkräfte
• durchschnittlich 1.400 fakturierbaren Stunden pro Jahr und Jurist:in

Wenn diese Kanzlei bestimmte Routineaufgaben um 30 % schneller erledigt, entstehen drei Optionen:

1. Mehr Mandate mit gleicher Teamgröße annehmen
2. Preisdruck abfedern, weil intern weniger Kosten pro Mandat anfallen
3. Arbeitsbelastung senken, ohne Umsatzverlust

Beispiel: Vertragsprüfungen im Gesellschaftsrecht, Arbeitsrecht oder Immobilienrecht.

• Bisher: 3 Stunden pro Prüfung, Stundensatz 250 € → 750 € für den Mandanten
• Nach Einführung eines KI-gestützten Prüfungstools: 2 Stunden pro Prüfung (inkl. Kontrolle) → interner Aufwand sinkt um 250 €

Die Kanzlei kann jetzt:

• denselben Preis verlangen, aber mehr Marge behalten, oder
• den Preis senken (z.B. auf 650 €) und trotzdem besser verdienen als vorher, oder
• bei gleichem Honorar zusätzliche Leistungen inkludieren (z.B. Risikomatrix, kurze Management-Info) und sich qualitativ abheben.

Wo versteckte Kosten entstehen – und wie man sie begrenzt

Natürlich ist kein Tool gratis. Aber teuer wird Legal Tech vor allem an zwei Stellen:

• Chaos bei der Einführung: Kein klares Ziel, keine Zuständigkeiten, kein Pilotbereich
• Kein geändertes Arbeiten: Man kauft Tools, arbeitet aber weiter wie früher

Was funktioniert, ist ein pragmatischer Ansatz:

1. Ein bis zwei Use Cases auswählen, die wirklich wehtun (z.B. Vertragsprüfung, Mietrecht, Forderungsbetreibung)
2. Pilotphase mit klaren Kennzahlen (Zeit pro Vorgang, Fehlerquote, Zufriedenheit im Team)
3. Bewusste Entscheidung nach 3–6 Monaten: Ausrollen, anpassen oder beenden

Die Realität: Die meisten Kanzleien brauchen keine 20 Tools, sondern 3–5 sauber integrierte Bausteine.

3. Neue Skills für Anwält:innen: Was Sie wirklich können müssen

Anwält:innen brauchen keine Entwicklerausbildung, aber sie brauchen ein anderes Verständnis von Arbeitsteilung mit Technologie.

Drei Skill-Bereiche, die in Kanzleien wichtiger werden

1. Prompting & KI-Kompetenz Wer mit KI-Tools arbeitet, muss lernen, präzise Aufgaben zu formulieren:

   • Kontext klar schildern
   • Rolle definieren (z.B. „Handelsschiedsrecht nach österreichischem Recht“)
   • Format vorgeben (Checkliste, tabellarische Übersicht, Bulletpoints)
   • Vertrauliche Daten richtig anonymisieren

   Gute Prompts sind eine juristische Kernkompetenz: Sie entscheiden darüber, ob der KI-Vorschlag brauchbar ist oder nicht.

2. Qualitätskontrolle & Verantwortung KI kann viel vorbereiten, aber die verantwortliche anwaltliche Prüfung bleibt unersetzbar. Nötig sind klare Leitlinien:

   • In welchen Mandaten ist KI-Einsatz zulässig?
   • Welche Ergebnisse sind immer vollständig gegenzulesen?
   • Welche Prüfschritte sind zu dokumentieren (Haftung, Berufsethik)?

1. Legal Project Management Je effizienter Tools arbeiten, desto wichtiger wird Planung:

   • Wer macht was – Mensch oder Maschine?
   • Welche Schritte sind standardisierbar, welche individuell?
   • Wie werden Deadlines, Kommunikationsschritte und Outputs strukturiert?

Ausbildung & Nachwuchs: Was Konzipient:innen heute brauchen

Kandidaten, die sich 2025 bei Kanzleien bewerben, punkten, wenn sie:

• bereits mit generativer KI (z.B. für Recherche/Strukturierung) gearbeitet haben
• Grundverständnis für Datenschutz & Berufsrecht im Kontext von KI mitbringen
• offen sind für Workflows jenseits von „Word + Outlook + Ausdruck in Papierakte“

Kanzleien, die diese Skills fördern, sind attraktiver – und erhöhen nebenbei ihre interne Innovationsgeschwindigkeit.

4. Kleine Kanzleien, große Chancen: Warum Größe kein Nachteil ist

Gerade kleine Kanzleien können von Legal Tech und KI überdurchschnittlich profitieren, weil sie schneller entscheiden und anpassen können.

Was kleine Einheiten besser können als Großkanzleien

• Weniger Abstimmungsschleifen: Ein bis zwei Partner:innen entscheiden, testen, passen an
• Hohe Nähe zum Mandanten: Feedback zu neuen digitalen Services kommt direkt und ungefiltert
• Spezialisierung: Wer klar positioniert ist (z.B. Mietrecht, Arzt-Haftung, Start-up-Betreuung), kann seine Standardfälle sehr gut automatisieren

Ein Beispiel aus der Praxis, wie es oft in Vorträgen auf der Legal Tech Konferenz beschrieben wird:

Eine kleine Zwei-Partner-Kanzlei im Wirtschaftsrecht führt ein Tool zur automatisierten Vertragserstellung ein. Nach sechs Monaten laufen rund 60 % aller Standardverträge (NDA, einfache Lieferverträge, AGB) über das Tool – die Anwält:innen konzentrieren sich auf maßgeschneiderte Klauseln und Verhandlungen.

Ergebnis:

• spürbar geringerer Zeitaufwand pro Vorgang
• höhere Zufriedenheit im Team, weil Routinearbeit sinkt
• bessere Planbarkeit von Pauschalhonoraren

Typische Einwände kleiner Kanzleien – und wie man sie entkräftet

1. „Wir haben dafür keine Zeit.“
   Übersetzung: „Wir haben keinen strukturierten Einführungsplan.“ Lösung: einen halben Tag blocken, zwei Kernprozesse auswählen, klare Verantwortlichkeiten festlegen.

2. „Unsere Mandate sind zu individuell.“
   In der Praxis sind oft 20–40 % wiederkehrende Muster (Standardklauseln, typische Fragesets, wiederkehrende Schriftsatzteile). Wenn nur diese Anteile automatisiert werden, ist der Gewinn bereits beträchtlich.

3. „Unsere Klient:innen sind nicht digitalaffin.“
   Selbst traditionellere Mandanten sind meist dankbar, wenn sie Unterlagen strukturiert per Online-Formular liefern können statt zehn E-Mails zu schicken.

5. Praktischer Fahrplan: In 6 Schritten zu mehr Effizienz mit KI

Ein realistischer Einstieg in Legal Tech & KI braucht keine Mammutprojekte. Entscheidend ist ein klarer, kleiner Start.

Schritt 1: Ist-Analyse statt Bauchgefühl

• Welche Tätigkeiten frustrieren das Team am meisten?
• Wo gehen viele Stunden hinein, ohne dass Mandanten das wirklich wahrnehmen?
• In welchen Bereichen gibt es hohe Fehleranfälligkeit (falsche Version, Fristen, Dubletten)?

Ziel ist eine Liste von 5–10 Prozessen, aus der man 1–2 Pilotfälle auswählt.

Schritt 2: Use Case auswählen

Typisch gut geeignet für den Einstieg:

• Gesellschaftsrecht: Standardverträge, Gesellschafterbeschlüsse
• Arbeitsrecht: Standardarbeitsverträge, Kündigungsschreiben, Abmahnungen
• Immobilienrecht: Mietverträge, Kaufverträge mit Standardmustern
• Zivilprozess: Standardanträge, Mahnverfahren, Klagen mit Standard-Struktur

Schritt 3: Tool-Landschaft klären

Entscheidungsfragen für Kanzleien:

• Cloud-basiert oder On-Premise (insbesondere wegen DSGVO / RAO)?
• Deutschsprachige Oberfläche und KI-Modelle, die mit österreichischem Recht umgehen können?
• Integration mit bestehendem DMS/Aktensystem?

Wichtig: Lieber mit einem Tool sauber arbeiten als fünf parallel testen.

Schritt 4: Team einbinden und Verantwortliche benennen

• Eine Person als „Legal Tech Champion“ festlegen, die das Thema koordiniert
• Klare Kommunikationslinie: Was wird getestet, warum, in welchem Zeitraum?
• Kurze Schulungen und interne Anleitungen (Screenshots, kurze Loom-Videos, Checklisten)

Schritt 5: Messen, nicht nur fühlen

Erfolgskriterien vor dem Start definieren, z.B.:

• Bearbeitungszeit pro Vorgang (vorher/nachher)
• wahrgenommene Qualität (Selbsteinschätzung im Team, Feedback der Mandanten)
• Fehlerhäufigkeit (z.B. falsche Anhänge, veraltete Muster)

Nach 3–6 Monaten anhand dieser Kriterien entscheiden.

Schritt 6: Skalieren – aber mit Augenmaß

Wenn der Pilot funktioniert:

• weitere Dokumententypen/Prozesse einbinden
• Best Practices dokumentieren
• neue Teammitglieder von Anfang an auf die digitalen Workflows einschulen

So wächst die Kanzlei Schritt für Schritt in eine digital gestützte Arbeitsweise, statt sich in einem großen Transformationsprojekt zu verzetteln.

Fazit: Wer jetzt experimentiert, sichert sich den Vorsprung

Der Business Case für Legal Tech und KI in österreichischen Kanzleien ist längst nicht mehr theoretisch. Wer gezielt einsteigt, reduziert Routinetätigkeiten, stärkt die Profitabilität und schafft attraktivere Arbeitsbedingungen – gerade in kleinen und mittleren Einheiten.

Der entscheidende Punkt: Es geht nicht darum, menschliche Rechtsberatung zu ersetzen, sondern juristische Qualität mit Technologie zu verstärken. Anwält:innen, die KI sinnvoll einsetzen, gewinnen Zeit für Strategie, Verhandlung und Mandantenkontakt – also für genau jene Bereiche, in denen sie unersetzlich sind.

Wer 2026 noch ohne strukturierte Digitalstrategie arbeitet, wird es gegenüber technikaffinen Kanzleien schwer haben. Sinnvoll ist, noch 2025 einen ersten Pilotfall festzulegen – und die eigenen Erfahrungen zu sammeln, statt von außen zuzuschauen.