Wie KI den Kanzleialltag 2025 wirklich verändert

2025 ist das Jahr, in dem KI in deutschen Kanzleien endgültig vom Buzzword zum Arbeitsinstrument geworden ist. Das zeigt die neue Legal Tech-Umfrage 2025, deren Ergebnisse im aktuellen Legal Tech-Magazin zusammengefasst sind – und die ein ziemlich ehrliches Bild davon zeichnen, wo Kanzleien beim Thema Künstliche Intelligenz gerade stehen.

Der Kern: Nicht die Technik bremst, sondern Strukturen, Prozesse und manchmal auch Gewohnheiten. Gleichzeitig berichten viele Kanzleien von spürbarer Entlastung, wenn KI sinnvoll eingebunden wird – gerade bei Routineaufgaben, Vertragsmustern und der internen Zusammenarbeit.

In diesem Beitrag fasse ich die wichtigsten Entwicklungen aus „So prägt KI den Kanzleialltag“ zusammen, ordne sie aus Praxis-Sicht ein und zeige, welche konkreten Schritte sich für deutsche Rechtsanwält:innen jetzt lohnen.

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1. KI im Kanzleialltag: Wo stehen wir Ende 2025?

KI ist 2025 längst kein exotisches Thema mehr. Die Legal Tech-Umfrage zeigt: Ein Großteil der Kanzleien nutzt mindestens ein KI-basiertes Tool – oft ohne dass alle im Team es überhaupt so nennen würden.

Typische Einsatzfelder sind:

• Textgenerierung und -überarbeitung (Schriftsatz-Entwürfe, Mandanteninformationen)
• Vertragsprüfung und -analyse
• Rechercheunterstützung
• Spracherkennung und Diktat
• Sortierung und Strukturierung großer Dokumentenmengen

Die Realität: Viele Kanzleien starten nicht mit großen Transformationsprojekten, sondern mit kleinen, pragmatischen Einsätzen – etwa einem KI-Assistenten, der Standardmandate vorbereitet, oder einem Tool, das bei der Prüfung von AGB unterstützt.

Kanzleien, die KI heute produktiv einsetzen, berichten vor allem von Zeitgewinnen bei wiederkehrenden Tätigkeiten – nicht davon, dass die „Roboter den Anwalt ersetzen“.

Gerade im Herbst/Winter 2025, wo Geschäftsjahr und Fristenballung zusammenkommen, zeigt sich: Wer bestimmte Arbeitsschritte intelligent automatisiert hat, verschafft dem Team Luft und reduziert Überstunden.

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2. Die wahren Bremsklötze: Verträge, Prozesse, Standards

Die neue Magazin-Ausgabe legt einen Punkt offen, den viele unterschätzen: Die meisten Legal-Tech- und KI-Projekte scheitern nicht an der Software, sondern an fehlender Standardisierung.

Contract Harmonization als Erfolgsfaktor

Lina Keßler nennt das „Contract Harmonization“: die Vereinheitlichung von Verträgen und Prozessen. Was dahinter steckt:

• Einheitliche Klauselbibliotheken statt 20 historisch gewachsener Muster
• Klar definierte Freigabeprozesse (Wer prüft was? In welcher Reihenfolge?)
• Standardisierte Dokumentenstruktur (Nummerierung, Gliederung, Bezeichnungen)
• Saubere Daten (keine fünf verschiedenen Ablageorte für dieselbe Vertragsversion)

Warum ist das so wichtig für KI?

• KI-Tools funktionieren deutlich besser, wenn sie mit konsistenten Vorlagen und Begriffen arbeiten.
• Automatisierbare Workflows setzen voraus, dass der Ablauf wiederholbar ist.
• Risikoanalysen und Klauselvergleiche werden nur dann zuverlässig, wenn das Ausgangsmaterial nicht komplett heterogen ist.

Eine pragmatische Reihenfolge, die sich in Rechtsabteilungen und größeren Kanzleien bewährt:

1. Bestandsaufnahme: Welche Standardverträge und -prozesse nutzen wir wirklich?
2. Konsolidierung: Auf 1–3 Kernmuster pro Vertragstyp reduzieren.
3. Klauselbibliothek aufbauen: geprüfte, freigegebene Klauseln mit klaren Anwendungsfällen.
4. Erst dann KI-basierte Prüf- oder Automatisierungstools einführen.

Wer diesen Schritt überspringt, erlebt oft Frust: Das KI-Tool „versteht“ die Kanzlei nicht, weil jede:r anders arbeitet.

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3. Konkrete Einsatzszenarien: 5 KI-Tools, die spürbar entlasten

Im Magazin wird ein Überblick über „Fünf Tools für mehr Entlastung in der Rechtsabteilung“ gegeben. Die Beispiele lassen sich 1:1 auf viele Kanzleien übertragen. Entscheidend ist weniger der Produktname, sondern das Einsatzszenario.

3.1 Dokumentenerstellung & -prüfung

KI eignet sich besonders gut für:

• Erstentwürfe von Standardverträgen, Vergleichen, Anschreiben
• Variantenbildung (z.B. unterschiedliche Sprachstile für Unternehmen vs. Verbraucher)
• Checklisten: Welche Punkte fehlen im Entwurf?

Praxis-Tipp:

• Klare Prompts/Mandate definieren („Du bist ein Zivilrechtler, deutsches Recht, Ziel: kurzer, verständlicher Entwurf für Verbraucher“).
• Immer mit Mustertexten der eigenen Kanzlei als Referenz arbeiten, nicht nur mit generischer KI.

3.2 Wissensmanagement und Recherche

KI-gestützte Suche in eigenen Dokumenten kann aus einem chaotischen Fileserver ein nutzbares Wissensarchiv machen:

• Schnell ähnliche Fälle, Schriftsätze oder Argumentationslinien finden
• Interne Gutachten als „Wissensbasis“ verfügbar machen
• Häufige Fragen im Team zentral beantworten

Gerade für jüngere Kolleg:innen ist das Gold wert – sie müssen nicht mehr „fragen gehen“, sondern können im Kanzlei-Wissenssystem recherchieren.

3.3 Mandatsmanagement und Auswertungen

Im Magazin wird u.a. eine KI-Plattform für Bußgeld, Schaden und Insights beschrieben (Beitrag von Dominik Bach). Solche Lösungen helfen vor allem bei:

• großen Mengen gleichartiger Fälle
• Auswertung von Erfolgsquoten
• Identifikation von Mustern (z.B. bei Serien-Bußgeldverfahren)

Für Verbraucherkanzleien, Massenschaden-Themen oder Versicherungsrecht kann das der Hebel sein, um mit derselben Teamgröße deutlich mehr Mandate zu betreuen – ohne Qualitätsverlust.

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4. New Work in der Anwaltskanzlei: KI als Hebel, nicht als Bedrohung

Ein spannender Aspekt der Magazin-Ausgabe ist der Beitrag von Marloes Göke zu New Work in der Anwaltskanzlei. Denn KI ist nicht nur ein Technikthema, sondern auch ein Kulturthema.

Was Kanzleien aktuell verändern

Immer mehr Kanzleien nutzen KI, um klassische New-Work-Ziele zu erreichen:

• Flexible Arbeitszeiten: Wenn Routineaufgaben automatisiert sind, werden Spitzen abgemildert.
• Remote Work: KI-gestützte Tools für Zusammenarbeit, Wissensmanagement und Aktenführung erleichtern verteiltes Arbeiten.
• Attraktivität als Arbeitgeber: Junge Jurist:innen erwarten moderne Arbeitsmittel und Sinn statt stupider Fleißarbeit.

Gerade kurz vor Jahresende, wenn viele Teams stark belastet sind, zeigt sich sehr deutlich: Wer seine Abläufe entlastet hat, bietet den Mitarbeitenden realistischere Arbeitszeiten – und behält sie langfristig.

Wie Sie New Work und KI sinnvoll koppeln

Drei praktische Hebel:

1. Transparenz: Im Team offenlegen, welche Aufgaben durch KI unterstützt werden – und welche Verantwortung beim Menschen bleibt.
2. Kompetenzaufbau: Mindestens eine Person je Standort oder Dezernat, die als „KI-Multiplikator:in“ fungiert, schult und Fragen beantwortet.
3. Pilotbereiche: Nicht alles auf einmal umbauen, sondern z.B. mit einem Dezernat (Arbeitsrecht, Verkehrsrecht etc.) starten und Erfahrungen übertragen.

KI-Bedenken lösen sich meist nicht durch Hochglanz-Folien, sondern durch konkrete, positive Erfahrungen im Alltag.

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5. Praxischeck: Was erfolgreiche Kanzleien jetzt konkret tun

Die Legal Tech-Umfrage 2025 zeigt ein klares Muster: Erfolgreiche Kanzleien gehen schrittweise, aber konsequent vor. Kein gigantischer „Digitalisierungs-Masterplan“, dafür sehr klare nächste Schritte.

Fünf Schritte für Ihre Kanzlei in den nächsten 6 Monaten

1. Ist-Analyse erstellen (2–3 Wochen)

   • Welche Tools nutzen wir bereits – auch solche, die „nebenbei“ eingeführt wurden?
   • Welche Tätigkeiten fressen die meiste Zeit (Top 5 Tätigkeiten pro Rolle)?

2. Use Cases priorisieren (1 Woche)

   • Wo lässt sich mit 20 % Aufwand 80 % Entlastung erzielen?
   • Klassiker: Standardanschreiben, Fristenkontrolle, einfache Verträge, interner Wissenstransfer.

3. Standards schaffen (4–8 Wochen)

   • Musterverträge harmonisieren (Contract Harmonization light).
   • Gemeinsame Ordnerstrukturen und Benennungsregeln festlegen.
   • Checklisten für wiederkehrende Vorgänge definieren.

4. Ein KI-gestütztes Pilotprojekt starten (8–12 Wochen)

   • Ein klar begrenzter Bereich (z.B. Mahnwesen, Verkehrssachen, wiederkehrende Arbeitsvertragsprüfungen).
   • Erfolgskriterien festlegen: Zeitersparnis, Fehlerrate, Zufriedenheit im Team.

5. Ergebnisse auswerten und skalieren (4 Wochen)

   • Was hat objektiv funktioniert, was nicht?
   • Welche Anpassungen an Prozessen oder Mustern sind nötig?
   • Erst dann auf andere Bereiche übertragen.

Wer so vorgeht, braucht kein großes Budget. Entscheidend sind Klarheit, Fokus und Konsequenz – nicht die perfekte Tool-Landschaft.

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6. Weiterbildung, Podcasts und Magazin: Legal Tech nebenher konsumieren

Nicht jede:r hat Zeit für lange Fachbücher. Genau hier setzt das Legal Tech-Magazin an: kurze, fokussierte Beiträge, die Sie auch zwischen zwei Terminen lesen können.

Ein Highlight der aktuellen Ausgabe sind die Empfehlungen zu Legal-Tech-Podcasts, mit denen Sie das Thema buchstäblich „nebenher konsumieren“ können – im Auto, im Zug oder beim Spaziergang.

Typische Formate, die 2025 besonders gefragt sind:

• Interviews mit Kanzleien, die KI bereits produktiv nutzen
• Praxisberichte zu konkreten Tools (Was bringt es wirklich?)
• Einschätzungen zu Regulierung, Ethik und Haftung bei KI-Einsatz

Für Kanzleien, die sich systematisch weiterentwickeln wollen, hat sich ein einfaches Modell bewährt:

• 1–2 Magazinartikel pro Monat im Team besprechen
• Relevante Podcastfolgen an Associates und WissMit verteilen
• Halbjährlich einen internen „Legal-Tech-Check“ machen: Was haben wir gelernt, was setzen wir um?

So bleibt das Thema nicht abstrakt, sondern wird regelmäßig mit dem eigenen Alltag verknüpft.

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7. Warum sich das neue Legal Tech-Magazin 04/25 lohnt

Das aktuelle Heft bündelt die wichtigsten Entwicklungen rund um KI im Kanzleialltag – von der großen Legal Tech-Umfrage 2025 bis hin zu sehr konkreten Praxisbeiträgen:

• Ergebnisse der Legal Tech-Umfrage 2025: Wo Kanzleien gerade stehen, welche Tools wirklich genutzt werden und welche Hürden dominieren.
• Contract Harmonization in Rechtsabteilungen (Lina Keßler): Wie Standards die Basis für erfolgreiche KI-Projekte legen.
• Fünf KI-Tools für Entlastung: Konkrete Anwendungsfälle statt abstrakter Theorie.
• New Work in der Anwaltskanzlei (Marloes Göke): Wie sich Arbeitskultur, Führung und Technologie gegenseitig beeinflussen.
• KI-Plattform für Bußgeld, Schaden & Insights (Dominik Bach): Ein Blick in datengetriebene Mandatsbearbeitung.

Wer seriös prüfen will, wie KI in der eigenen Kanzlei sinnvoll eingesetzt werden kann, bekommt damit einen kompakten Überblick – ohne sich durch unzählige Einzelquellen arbeiten zu müssen.

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Fazit: 2026 wird schwierig – ohne klare KI-Strategie

KI im Kanzleialltag ist längst Realität – die Frage ist nicht mehr, ob sie kommt, sondern wie bewusst Sie sie gestalten. Die Legal Tech-Umfrage 2025 zeigt: Kanzleien, die Strukturen schaffen, Standards definieren und gezielt mit Piloten starten, gewinnen Zeit, Attraktivität als Arbeitgeber und mehr Kontrolle über ihre Fälle.

Wenn Sie jetzt ansetzen möchten, bietet das neue Legal Tech-Magazin 04/25 einen kompakten Einstieg: mit Daten aus der Praxis, konkreten Beispielen und Impulsen, die sich direkt in Projekte für 2026 übersetzen lassen.

Die eigentliche Entscheidung lautet damit: Warten, bis Mandant:innen und Mitarbeitende moderne Arbeitsweisen einfordern – oder den Kanzleialltag aktiv so gestalten, dass KI Sie entlastet, statt Druck zu machen.