Viele nutzen ChatGPT wie Google – und verschwenden Potenzial. So baust du aus Personalisierung, Projekten und Custom GPTs einen KI-Workflow für Marketing & Vertrieb.
Von der Prompt-Wüste zum KI-Workflow: So wird ChatGPT zum Arbeitstool
Die meisten Marketing-Teams nutzen ChatGPT so, wie früher Google: ein Prompt hier, eine Frage dort, fertig. Das Problem: So entsteht ein chaotischer Prompt-Friedhof – aber kein verlässlicher Workflow, der wirklich Zeit spart, Leads bringt und den Marketing-ROI verbessert.
Gerade in Marketing & Vertrieb in Deutschland, wo Budgets unter Druck stehen und Quartalsziele hart gemessen werden, reicht „ein bisschen mit KI spielen“ nicht mehr. Wer KI ernsthaft einsetzen will, braucht Struktur. Die gute Nachricht: Mit Personalisierung (Custom Instructions), Projekten und Custom GPTs kannst du ChatGPT von einem netten Chatfenster in ein skalierbares KI-Ökosystem für deinen Marketing- und Vertriebsalltag verwandeln.
In diesem Beitrag aus der Reihe „KI für Marketing & Vertrieb: Der deutsche Leitfaden“ zeige ich dir Schritt für Schritt, wie du:
- wiederkehrende Aufgaben automatisierst,
- komplexe Kampagnen sauber organisierst,
- und ChatGPT so einrichtest, dass es zu deinem Team, deiner Zielgruppe und deinem Vertriebstrichter passt.
1. Custom Instructions: Dein KI-Briefing für jeden einzelnen Chat
Custom Instructions sind das Master-Briefing für ChatGPT – einmal sauber aufgesetzt und jede Antwort passt besser zu deiner Marke, deiner Rolle und deinen Zielen.
Statt in jedem Chat neu zu erklären, wer du bist, für welche Zielgruppe du arbeitest und welchen Ton du brauchst, legst du das ein einziges Mal fest.
Was gehört in gute Custom Instructions im Marketing?
Für Marketing & Vertrieb in KMU oder Konzernumfeld haben sich vier Blöcke bewährt:
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Rolle & Kontext
- Position: z. B. „Leiterin Marketing & Kommunikation, B2B SaaS“
- Branche: „Projektmanagement-Software für deutsche KMU“
- Zielgruppe: „Teamleiter:innen und Geschäftsführende in Unternehmen mit 20–200 Mitarbeitenden“
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Ziele & KPIs
- „Fokus auf Lead-Generierung (MQLs), Webinar-Anmeldungen und Demo-Requests“
- „Inhalte so formulieren, dass sie messbar in den Funnel einzahlen“
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Ton & Stil
- „Per Du, professionell, klar, ohne Buzzwords“
- „Praxisnah, mit konkreten Beispielen und optionalen Checklisten“
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Formate & Präferenzen
- „Antworten möglichst als Markdown mit Zwischenüberschriften“
- „Immer Vorschläge für passende Kanäle (SEO, Newsletter, LinkedIn, X, Sales-Unterlagen) ergänzen“
Je genauer deine Personalisierung, desto weniger Nacharbeit hast du bei jedem einzelnen Prompt.
Praxisbeispiel aus dem Marketing
Stell dir eine CRM-Marketing-Managerin in einem mittelständischen Softwarehaus vor. In ihren Custom Instructions steht zum Beispiel:
- „Berücksichtige deutsche Datenschutzsensibilität und vermeide aggressive Sales-Sprache.“
- „Schlage nur Kanäle vor, die im B2B in Deutschland realistisch performen (z. B. LinkedIn statt TikTok).“
Effekt: E-Mail-Kampagnen, Betreffzeilen, Landingpage-Texte – alles kommt direkt passender heraus. Sie muss nicht in jedem Chat wieder erwähnen, dass sie im B2B unterwegs ist, DSGVO wichtig ist und Leads wichtiger sind als Likes.
Wann du Custom Instructions überarbeiten solltest
Ich empfehle, die Personalisierung mindestens einmal pro Quartal oder nach größeren Änderungen anzupassen:
- neue Zielgruppe oder neues Produkt,
- neuer Markenauftritt,
- veränderte Vertriebsziele (z. B. Fokus auf Up-Sell statt Neukunden).
So bleibt dein „KI-Briefing“ nahe an den realen Marketing- und Vertriebszielen.
2. Projekte: Aus losem Prompt-Chaos wird eine strukturierte Kampagnenzentrale
ChatGPT-Projekte sind der Ort, an dem du komplexe Marketing- und Vertriebsinitiativen zusammenhängend organisierst – inklusive Dateien, Briefings und mehreren Chats.
Statt 20 einzelne Chats für eine Kampagne zu haben, bündelst du alles in einem Projekt. Das ist besonders wertvoll, wenn mehrere Personen beteiligt sind oder die Initiative über Wochen läuft.
Wie Projekte deinen Marketing-Workflow verändern
Ein Projekt besteht grob aus vier Bausteinen:
- Projektname – z. B. „Q1-Leadkampagne: Mittelstand, Region DACH“
- Dateien – Produktbriefings, Personas, Wettbewerbsanalysen, alte Kampagnen, Styleguides
- Projekt-Anweisungen – spezifische Rolle und Ziele für genau dieses Vorhaben
- Mehrere Chats – z. B. „Buyer Personas schärfen“, „E-Mail-Serie entwerfen“, „LinkedIn-Contentplan“
Für ein B2B-Marketingteam könnte ein Projekt so aussehen:
- Projektname:
Account-Based-Marketing-Pilot Maschinenbau - Dateien:
ideal_customer_profile.pdf,sales-playbook.docx,kundenliste_abc.csv - Projekt-Anweisungen:
- „Du bist mein strategischer Sparringspartner für ABM-Kampagnen.“
- „Nutze ausschließlich die hochgeladenen Dokumente als Wissensbasis.“
- „Generiere Ideen entlang des kompletten Funnels: Awareness, Consideration, Decision.“
Dadurch entsteht ein klarer KI-Arbeitsbereich für genau dieses Thema. Und du kannst mehrere Projekte parallel fahren – etwa für:
- Lead-Kampagnen,
- Produktlaunches,
- Messevorbereitung (z. B. Hannover Messe, DMEXCO),
- Sales-Enablement-Material.
Teamarbeit: Marketing & Vertrieb im selben Projekt
In Business- oder Enterprise-Workspaces kannst du andere per E-Mail oder Link ins Projekt holen – mit Rechten wie „Kann chatten“ oder „Kann bearbeiten“.
Das ist spannend, sobald Marketing und Vertrieb enger verzahnt arbeiten sollen:
- Marketing lädt Personas und Kampagnenideen hoch.
- Vertrieb ergänzt Kundeneinwände, typische Fragen und Angebotsvorlagen.
- Gemeinsam entwickelt ihr E-Mail-Sequenzen, Call-Skripte, Einwandbehandlung, alles auf Basis desselben Projektkontexts.
So wird ChatGPT zum gemeinsamen Arbeitsraum, statt dass jeder im eigenen KI-Silo werkelt.
Project Memory: Damit sich die KI an deine Kampagne „erinnert“
Mit aktiviertem Project Memory kann ein neuer Chat auf alle bisherigen Chats im gleichen Projekt zugreifen.
Das ist Gold wert, wenn du:
- in Woche 1 das Messaging definierst,
- in Woche 3 nur noch „Schreibe mir 3 neue Betreffzeilen für unsere Q1-Kampagne“ eintippst,
- und ChatGPT automatisch weiß, worum es geht, welche Zielgruppe du bespielst und welche Tonalität festgelegt wurde.
Stell beim Anlegen eines neuen Projekts den Speicher auf „Project-only“, wenn du willst, dass Wissen aus anderen Projekten oder dem allgemeinen Gedächtnis außen vor bleibt. Das ist besonders sinnvoll, wenn du kundenspezifische Projekte oder vertrauliche Kampagnen führst.
3. Custom GPTs: Deine spezialisierten KI-Assistenten für wiederkehrende Aufgaben
Custom GPTs sind perfekte Werkzeuge für immer wiederkehrende Marketing- und Vertriebsaufgaben – von Social-Media-Recycling bis Lead-Qualifizierung.
Du baust dir damit eine Art „Mini-App“ innerhalb von ChatGPT, die genau auf eine Aufgabe zugeschnitten ist.
Typische Einsatzfälle im Marketing & Vertrieb
Hier ein paar konkrete Szenarien, die in der Praxis extrem viel Zeit sparen:
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Content-Recycler für Social Media
- Input: Blogartikel oder Whitepaper-Text
- Output: mehrere LinkedIn-Posts, X-Posts, kurze Snippets für Newsletter
- Regeln: Ausrichtung auf deine Zielgruppe, Einhaltung des Corporate Wordings
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SEO-Briefing-GPT
- Input: Fokus-Keyword, Zielseite, Zielmarkt (z. B. „deutsche Mittelständler“)
- Output: SEO-Briefing mit Suchintention, Strukturvorschlag, H2-Ideen, internen Verlinkungsoptionen
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Sales-Email-GPT
- Input: Kurzprofil des Leads, Status im Funnel, Kernangebot
- Output: personalisierte Outreach-E-Mails, Follow-up-Mails, Betreffvarianten
- Regeln: DSGVO-konform, keine übertriebenen Versprechen, klare CTA
-
Lead-Nurturing-GPT
- Input: Lead-Magnet (z. B. E-Book), Ziel-Branche, gewünschte Nurturing-Dauer
- Output: E-Mail-Strecke mit 5–7 Mails, Themenvorschlägen und Cross-Sell-Ideen
Das Prinzip: Ein GPT pro klar abgegrenzter Aufgabe. Je enger der Fokus, desto verlässlicher die Ergebnisse.
Beispiel: „Blog-zu-Social-Media-Recycler“
Ein Custom GPT für Content-Recycling könnte intern so konfiguriert sein:
- Aufgabe: „Analysiere einen Blogartikel und erstelle daraus Social-Media-Content für B2B-Leads.“
- Schritte:
- Artikelinhalt verstehen und Kernbotschaften extrahieren.
- 3 LinkedIn-Posts, 5 X-Posts und 2 Newsletter-Snippets generieren.
- Jeweils Hook, Hauptteil und CTA formulieren.
- Regeln:
- „Sprich deutsche B2B-Entscheider:innen an, nicht Consumer.“
- „Keine inhaltlichen Versprechen, die das Produkt nicht halten kann.“
- „Beziehe dich, wo sinnvoll, auf Kennzahlen (Zeitersparnis, ROI, Prozessverbesserung).“
Die Effekte sind messbar: Viele Teams berichten intern von 30–50 % Zeitersparnis bei Content-Produktionen, wenn sie solche spezialisierten GPTs konsequent einsetzen.
Worauf du beim Bau von Custom GPTs achten solltest
- Fokus, Fokus, Fokus: Ein GPT pro Aufgabe. Lieber zehn kleine als ein überladenes Super-GPT.
- Klare Regeln: Was soll nie passieren? Z. B. „Keine Rabatte nennen“, „Keine rechtlichen Aussagen“, „Keine US-Beispiele, nur DACH-Kontext“.
- Teilen im Team: Schick den Link an Kolleg:innen in Marketing, Vertrieb, Customer Success – so entsteht ein gemeinsames KI-Toolkit statt Einzelbastelei.
Wichtig: Projekte und Custom GPTs sind aktuell noch getrennte Welten. Du nutzt Custom GPTs nicht in Projekten, sondern daneben. Denk in Ebenen: Custom Instructions = global, Projekte = vorhabenbezogen, Custom GPTs = aufgabenbezogen.
4. Welche Ebene wofür? Eine einfache Entscheidungslogik
Die Kunst besteht darin, die drei Ebenen sinnvoll zu kombinieren, statt alles durcheinander zu nutzen.
Frag dich vor jeder Aufgabe drei Dinge:
-
„Wie soll ChatGPT grundsätzlich mit mir arbeiten?“
→ Das gehört in deine Custom Instructions.
Ton, Zielgruppe, Branche, KPIs, bevorzugte Formate. -
„Handelt es sich um ein größeres Vorhaben mit mehreren Bausteinen?“
→ Das gehört in ein Projekt.
Kampagne, Produktlaunch, Messe, Jahresplanung. -
„Ist diese Aufgabe wiederkehrend und immer ähnlich?“
→ Daraus machst du ein Custom GPT.
z. B. Social-Media-Recycling, Sales-E-Mails, SEO-Briefings.
So verhinderst du die typische KI-Frustration: zu viele lose Chats, keine Wiederverwendbarkeit, ständig wiederkehrendes Erklären.
5. Praxis-Setup für deutsche Marketing- und Vertriebsteams
Zum Abschluss ein konkreter Vorschlag, wie ein praxisnahes Setup im DACH-Markt aussehen kann.
Schritt 1: Saubere Personalisierung einrichten
- Rolle, Branche, Zielgruppe, KPIs definieren
- Tonalität und Formate festlegen
- Besonderheiten des deutschen Markts erwähnen (DSGVO, längere Entscheidungszyklen, Gremienentscheidungen)
Schritt 2: Kernprojekte anlegen
Typische Projekte für den Start:
- „Leadgen-Kampagne Q1: Webinare für Bestandskunden“
- „Produktlaunch: Neue Reporting-Funktion“
- „Sales-Enablement: Unterlagen für Außendienst DACH“
- „Website-Relaunch: SEO & Conversion-Optimierung“
Je Projekt legst du Dateien, Projekt-Anweisungen und mehrere thematische Chats an.
Schritt 3: 3–5 Custom GPTs bauen
Starte mit den Aufgaben, die dich jede Woche verfolgen:
- Social-Media-Recycler
- Sales-E-Mail-GPT
- SEO-Briefing-GPT
- Lead-Nurturing-GPT
- Ad-Copy-GPT für Google Ads / LinkedIn Ads
Sobald diese Bausteine stehen, merkst du, wie ChatGPT von „nettem Helfer“ zu einem dauerhaft produktiven Marketing- und Vertriebstool wird.
Fazit: Von Prompts zur KI-Architektur – und zu besseren Leads
Wer ChatGPT nur als einzelnes Chatfenster nutzt, verbrennt Potenzial – und im Zweifel auch Marketingbudget. Der Hebel für echten Mehrwert in Marketing & Vertrieb liegt in der Systematik: Personalisierung als Grundlage, Projekte als Kampagnenzentrale und Custom GPTs als Spezialwerkzeuge.
Gerade im Kontext unseres Leitfadens „KI für Marketing & Vertrieb“ ist das der nächste logische Schritt: Weg vom Ad-hoc-Prompt, hin zu klar designten KI-Prozessen, die deinen Funnel unterstützen, den Marketing-ROI verbessern und deinen Teams messbar Zeit sparen.
Die spannende Frage für dich lautet: Welche wiederkehrende Aufgabe in deinem Marketing- oder Vertriebsalltag wirst du als erstes in einen KI-Workflow oder ein eigenes Custom GPT verwandeln?