Kosten im Griff: CaliforniaX für Wohnungsunternehmen

Die meisten Wohnungsunternehmen verlieren Geld nicht bei den großen Investitionen, sondern im Alltag: bei tausenden Kleinaufträgen, immer neuen Rahmenverträgen, unklaren Zuständigkeiten und Medienbrüchen zwischen Technik und kaufmännischer Abteilung. Genau hier entscheidet sich, ob eine Bestandsmodernisierung wirtschaftlich läuft – oder ob die Marge leise verpufft.

Die Erweiterung von CaliforniaX für die Wohnungswirtschaft ist deshalb kein IT-Detail, sondern ein strategisches Thema. Wer heute Neubau, Sanierung und Instandhaltung steuern will, braucht eine durchgängige Kostenkontrolle – von der ersten Kostenschätzung bis in den Gebäudebetrieb. In diesem Beitrag geht es darum, wie CaliforniaX diese Lücke schließt, welche Rolle Jahresleistungsverzeichnis (JLV), Kostenträgersplitting (KTR) und ERP-Schnittstelle spielen – und wie Wohnungsunternehmen damit konkret ihre Wirtschaftlichkeit verbessern.

Warum Kostensteuerung in der Wohnungswirtschaft so schwer ist

Kostensteuerung in der Wohnungswirtschaft ist komplex, weil technische und kaufmännische Welt selten sauber miteinander sprechen. Die Folge sind:

• unterschiedliche Zahlenstände in Bauabteilung und Buchhaltung
• aufwendige Excel-Landschaften statt verlässlicher AVA-Software
• kaum Transparenz, welche Maßnahmen an welchem Objekt sich wirklich lohnen

CaliforniaX setzt genau hier an: Die Software bildet den gesamten Kostenprozess durchgängig ab – Planung, Ausschreibung, Vergabe, Abrechnung, Rechnungsprüfung und Überführung der Daten in den Gebäudebetrieb. Für Bauherren, Wohnungsbaugesellschaften und Immobilienverwaltungen entsteht damit ein einheitliches Kostenbild über alle Projekte und Kostenträger.

Das passt auch zeitlich: 2025 stehen viele Unternehmen wegen hoher Baupreise, Regulierung und energetischem Druck massiv unter Kostendruck. Wer jetzt seine Bau- und Bewirtschaftungskosten nicht im Griff hat, wird Sanierungsziele und Renditevorgaben kaum zusammenbringen.

CaliforniaX im Überblick: Von der AVA-Lösung zur Plattform für Wohnungsunternehmen

Die Software CaliforniaX der G&W Software AG ist im Kern eine AVA- und Baukostenmanagementlösung. Für die Wohnungswirtschaft wurde sie gezielt erweitert, damit nicht nur Ingenieur- und Architekturbüros, sondern auch Unternehmen mit eigener Bauabteilung produktiv damit arbeiten können.

Konkret lassen sich in CaliforniaX kostenseitig zentral verwalten:

• Neubauprojekte
• Sanierungen und Modernisierungen
• Instandhaltung und Kleinreparaturen
• wiederkehrende FM-Leistungen (z.B. Reinigung, Wartung)

Der entscheidende Mehrwert für die Wohnungswirtschaft:

Alle Kostenprozesse laufen im selben System und werden über alle Objekte und Kostenträger einheitlich strukturiert und ausgewertet.

Damit wird aus einer „reinen AVA-Software“ eine Steuerungsplattform, die sowohl Technik (Bauabteilung, FM) als auch Kaufleute (Controlling, Rechnungswesen) abholt.

Modul JLV: Jahresleistungsverzeichnis als Hebel für Effizienz im Alltag

Das Modul JLV (Jahresleistungsverzeichnis) ist für Wohnungsunternehmen besonders relevant, weil es die Masse der periodischen Leistungen abbildet, die Jahr für Jahr anfallen: Kleinreparaturen, Wartungen, Reinigungsleistungen, wiederkehrende Instandhaltungen.

Was das JLV in CaliforniaX leistet

Das JLV-Modul unterstützt den kompletten Prozess für rahmenvertragsbasierte Leistungen:

• Erstellung und Pflege eines zentralen Jahresleistungsverzeichnisses
• Ausschreibung und Vergabe von Rahmenverträgen
• Abrechnung einzelner Abrufe auf Positionsbasis
• Rechnungsprüfung direkt gegen das hinterlegte Leistungsverzeichnis
• statistische Auswertungen und Preisvergleiche

Preise können zum Beispiel

• pro Flächeneinheit (€/m², €/Wohnung) oder
• pro Zeitraum (monatlich, jährlich)

verglichen werden. Die Darstellung in der Software lässt sich flexibel an die eigenen Auswertungsbedürfnisse anpassen.

Praxisbeispiel: Reinigung und Wartung im Facility Management

Ein typischer Anwendungsfall in der Wohnungswirtschaft ist das Facility Management, etwa die Gebäudereinigung oder Wartung von technischen Anlagen. In vielen Unternehmen laufen diese Leistungen heute so:

• mehrere Dienstleister
• unterschiedliche Preisstrukturen
• Abrechnung über Einzelrechnungen, die manuell geprüft werden
• kaum Vergleichbarkeit zwischen Objekten oder Quartieren

Mit CaliforniaX und dem Modul JLV lässt sich das anders denken:

1. Alle wiederkehrenden Leistungen (Reinigung Treppenhaus, Außenanlagenpflege, Wartung Aufzüge usw.) werden einmalig standardisiert im Jahresleistungsverzeichnis angelegt.
2. Dienstleister bieten auf dieselbe Leistungsbasis an – Preisvergleiche sind belastbar.
3. Abrufe und Rechnungsprüfung erfolgen positionsgenau auf Basis des JLV.
4. Das Controlling kann objektübergreifend sehen, welche Dienstleister wo zu welchen Konditionen arbeiten – und wie sich Preise über die Jahre entwickeln.

Der Effekt: weniger Streit in der Rechnungsprüfung, deutlich mehr Transparenz bei Dienstleisterpreisen und eine belastbare Basis für Neuverhandlungen.

Modul KTR: Kostenträgersplitting für Fördermittel, Eigentümer und Gebäudeteile

Das Modul KTR (Kostenträgersplitting) adressiert ein Problem, das viele Wohnungsunternehmen aus dem Alltag kennen: Eine Maßnahme wird ausgeführt, aber die Kosten müssen fein aufgeteilt werden – nach Gebäudeteilen, Eigentümern, Fördermittelträgern oder Kostenarten.

Feinsteuerung bis zur Abrechnungsposition

Mit KTR können Kosten in CaliforniaX

• bis auf Ebene der einzelnen Abrechnungsposition geplant
• und anschließend gezielt auf unterschiedliche Kostenträger verteilt werden.

Typische Kostenträger sind zum Beispiel:

• einzelne Gebäude oder Gebäudeteile
• WEG-Eigentümer vs. Mietwohnungen
• verschiedene Förderprogramme
• Kostenstellen im Unternehmen

Das ist nicht nur ein Komfortthema, sondern eine Frage der Revisionssicherheit. Wer Fördermittel nutzt oder mit verschiedenen Eigentümergruppen arbeitet, muss jederzeit nachweisen können, wie genau Kosten verteilt wurden.

Beispiel: Modernisierung mit Fördermitteln

Nehmen wir eine energetische Modernisierung, die teilweise über Fördermittel finanziert wird, teilweise über Eigenmittel und teilweise auf die Mieter umgelegt wird:

• In CaliforniaX wird die Gesamtmaßnahme technisch geplant und ausgeschrieben.
• Über das KTR-Modul wird im Vorfeld definiert, wie die Kosten der einzelnen Positionen auf Fördermittelträger, Eigentümer und Mieteranteile aufgeteilt werden.
• Bei der Abrechnung werden die tatsächlichen Kosten automatisch nach dieser Logik verteilt.

Die Vorteile:

• saubere Trennung förderfähiger und nicht förderfähiger Anteile
• einfache Vorbereitung der Unterlagen für Förderstellen
• klare Datengrundlage für Mieterhöhungen nach Modernisierung

Gerade in der aktuellen Förderlandschaft, in der Programme häufig wechseln und Anforderungen steigen, ist diese Transparenz ein echter Wettbewerbsvorteil.

ERP-Schnittstelle: Medienbrüche schließen, Controlling vereinheitlichen

Die schönste AVA-Software bringt wenig, wenn sie nicht sauber mit dem ERP-System des Unternehmens spricht. Genau hier setzt die ERP-Schnittstelle von CaliforniaX an.

Der automatisierte Datenaustausch sorgt dafür, dass

• technische Projektsteuerung (Bauabteilung)
• und kaufmännische Systeme (ERP, Rechnungswesen, Controlling)

auf derselben Datenbasis arbeiten.

Was der automatisierte Datenaustausch konkret bringt

• Weniger Medienbrüche: Schluss mit doppelter Datenerfassung, Copy-Paste aus Excel und Fehlerquellen durch Tippfehler.
• Aktuelle Zahlen in beiden Welten: Bauabteilung sieht den kaufmännischen Status, das Controlling sieht den technischen Projektfortschritt.
• Vereinheitlichte Controllingprozesse: Berichte und Kennzahlen basieren auf einheitlichen Strukturen über alle Projekte und Standorte.

In vielen Unternehmen läuft die Umstellung erfahrungsgemäß in drei Stufen:

1. Pilotprojekte: Ein oder zwei Bauprojekte werden komplett in CaliforniaX abgewickelt und ans ERP angebunden.
2. Roll-out auf die Bauabteilung: Standardprozesse für Neubau, Sanierung, Instandhaltung werden etabliert.
3. Integration in die Unternehmenssteuerung: Kosten- und Projektberichte aus CaliforniaX werden fester Bestandteil des Management-Reportings.

Je klarer diese Schritte geplant sind, desto schneller lohnt sich die Investition – und desto besser lassen sich weitere digitale Bausteine wie BIM oder KI-basierte Prognosen andocken.

Baustelle 4.0 in der Wohnungswirtschaft: Wo KI ins Spiel kommt

Im Rahmen der Kampagne „KI in der deutschen Bauindustrie: Baustelle 4.0“ stellt sich die Frage: Wo passt CaliforniaX in dieses Bild? Die Antwort: Es schafft die Datenbasis, die KI-Anwendungen überhaupt erst sinnvoll macht.

Ohne strukturierte, durchgängige Kostendaten sind KI-Ansätze in der Wohnungswirtschaft nur bunte PowerPoint. Mit einem System wie CaliforniaX werden dagegen u.a. möglich:

• Prognosen zu Baukosten auf Basis historischer Projekte (Welche Sanierungstypen kosten im Schnitt wie viel pro m²?)
• Risikofrüherkennung (Welche Projekte überschreiten typischerweise Budgets? Welche Gewerke sind Preistreiber?)
• Optimierung von Rahmendienstleistungen (Welche Dienstleister liefern gemessen am m²-Preis und an der Qualität die besten Ergebnisse?)

Ich bin überzeugt: Wer seine AVA- und Kostenplattform jetzt in den Griff bekommt, ist in wenigen Jahren deutlich im Vorteil, wenn KI-gestützte Auswertungen, Benchmarks und Szenario-Rechnungen Standard werden.

Wie Wohnungsunternehmen konkret starten können

Die Einführung einer Lösung wie CaliforniaX muss kein Mammutprojekt sein. Sinnvoll ist ein schrittweises Vorgehen:

1. Klaren Anwendungsfall definieren

Statt „Wir digitalisieren alles“ lieber mit einem klaren Schwerpunkt beginnen, zum Beispiel:

• Standardisierung der Instandhaltung über ein Jahresleistungsverzeichnis
• Einführung von Kostenträgersplitting bei geförderten Modernisierungen
• Vermeidung von Medienbrüchen zwischen Bauabteilung und ERP-System

2. Stammdaten und Prozesse aufräumen

Software allein löst keine Prozessprobleme. Wichtig ist:

• einheitliche Objekt- und Kostenträgerstruktur
• klare Verantwortlichkeiten zwischen Technik und Controlling
• Entscheidung, welche Kennzahlen künftig regelmäßig berichtet werden sollen

3. Schulung der Fachabteilungen

CaliforniaX ist ein Profiwerkzeug. Damit es seinen Nutzen entfaltet, brauchen insbesondere

• Bauleiter und Projektsteuerer
• Mitarbeitende im technischen Controlling
• Key-User in der Buchhaltung

klare Schulungen und Guidelines. Gut funktioniert, wenn ein kleines Kernteam das System aufsetzt und später intern als Ansprechpartner fungiert.

4. Erfolge schnell sichtbar machen

Für Akzeptanz im Unternehmen sorgt man, wenn erste Erfolge messbar sind, zum Beispiel:

• x % weniger Rückfragen in der Rechnungsprüfung
• y % schnellere Ausschreibungsprozesse durch standardisierte Leistungsverzeichnisse
• bessere Vergleichbarkeit von Dienstleisterpreisen über alle Objekte

Diese Ergebnisse sollten aktiv kommuniziert werden – intern Richtung Geschäftsführung und Fachabteilungen, gern auch im Rahmen von Digitalisierungsberichten.

Fazit: Kostensteuerung als Basis für eine zukunftsfähige Wohnungswirtschaft

CaliforniaX zeigt, wie professionelle Baukostensteuerung in der Wohnungswirtschaft heute aussehen kann: Ein System, das Jahresleistungsverzeichnis, Kostenträgersplitting und ERP-Integration so verbindet, dass Bau- und Betriebskosten endlich durchgängig gesteuert werden können.

Wer sich auf diesen Weg macht,

• schafft Transparenz über alle Kostenträger,
• reduziert Reibungsverluste zwischen Technik und Kaufleuten
• und legt die Grundlage für KI-gestützte Analysen im Sinne von Baustelle 4.0.

Die eigentliche Frage ist deshalb nicht, ob Wohnungsunternehmen sich mit AVA- und Kostenplattformen wie CaliforniaX beschäftigen sollten, sondern wie schnell sie bereit sind, ihre bestehenden Insel-Lösungen zu hinterfragen. Denn die Projekte der nächsten Jahre – von energetischer Sanierung bis Quartiersentwicklung – werden nur wirtschaftlich funktionieren, wenn Kostensteuerung kein Nebenprodukt, sondern Kerndisziplin ist.