CAFMWorld 2025 zeigt, wie digitale FM- und BIM-Prozesse Kosten senken, ESG sichern und KI nutzbar machen – mit klaren Schritten für Betreiber bis 2028.
CAFMWorld 2025: Warum Facility Manager jetzt liefern müssen
35–45 % der Lebenszykluskosten eines Gebäudes entstehen im Betrieb – nicht im Bau. Genau hier entscheidet sich, ob ein Projekt wirtschaftlich läuft oder still und leise Geld verbrennt. Und genau hier setzt die CAFMWorld 2025 an, die im Rahmen der BIM World Ende November 2025 in München stattfindet.
Die Veranstaltung ist mehr als „nur“ eine Messe: Sie bündelt, was viele Betreiber, Asset-Manager und Projektentwickler seit Jahren vernachlässigen – integrierte, digitale Prozesse zwischen Bau, BIM und Facility Management. Wer seine FM-Organisation nicht bis 2028 digital im Griff hat, wird ESG-Anforderungen, Fachkräftemangel und Kostendruck kaum noch unter einen Hut bringen.
In diesem Beitrag geht es deshalb weniger um die Eventankündigung, sondern um die Frage: Wie können Sie das Ökosystem rund um CAFMWorld und BIM World konkret nutzen, um Ihr Facility Management auf den Stand Baustelle 4.0 zu bringen – und zwar mit klar messbarem Nutzen?
1. Von BIM zu CAFM: Was Betreiber in den nächsten 3 Jahren aufbauen müssen
Der zentrale Punkt der CAFMWorld 2025 ist klar: die durchgängige Digitalisierung von Immobilienprozessen – von Planung und Bau bis in den Betrieb.
Der Bruch zwischen Bau und Betrieb kostet jeden Tag Geld
Heute passiert in vielen deutschen Unternehmen Folgendes:
- BIM-Modelle entstehen im Planungs- und Bauprozess.
- Übergabe an den Betreiber erfolgt mit PDFs, Excel-Listen und unvollständigen Daten.
- Das FM-Team pflegt die Informationen mühsam manuell in sein CAFM-System ein – oder fängt faktisch bei null an.
Die Folge:
- Wartungen werden auf Basis veralteter oder fehlender Stammdaten geplant.
- Flächen- und Belegungsdaten sind nicht belastbar.
- Energie- und ESG-Reports werden zu Reporting-Marathons statt zu Knopfdruck-Auswertungen.
Die CAFMWorld adressiert genau diese Bruchstelle: Wie kommen BIM-Daten strukturiert in den Betrieb – und wie organisiert man Prozesse so, dass sie auch von der Fläche aus funktionieren?
Drei digitale Hausaufgaben bis 2028
Wer heute mitreden will, sollte aus meiner Sicht bis Ende 2028 drei Dinge sauber umgesetzt haben:
-
Digitaler Asset-Zwilling im CAFM
Alle relevanten Anlagen, Räume, Verträge und Flächen liegen vollständig und normiert im System – idealerweise direkt aus dem BIM-Modell abgeleitet. -
Standardisierte Serviceprozesse
Störmeldungen, Wartungen, Inspektionen, Umzüge und Reinigungsleistungen laufen über definierte Workflows und werden durchgängig digital dokumentiert. -
Datengrundlage für ESG-Reporting
Energieverbräuche, Flächeneffizienz, Instandhaltungsrückstau und CO₂-Kennwerte sind jederzeit auswertbar – ohne manuelles Excelsammeln.
Die Tools dazu stehen auf Veranstaltungen wie CAFMWorld und BIM World bereit. Die Frage ist nicht mehr, ob die Technologie funktioniert, sondern ob die Organisation bereit ist, konsequent umzubauen.
2. CAFMWorld 2025: Was Sie dort konkret mitnehmen können
Die CAFMWorld 2025 tritt erstmals mit eigenem Ausstellungsbereich, zweitägigem Kongress und einer Breakout Session mit Praxisbeispielen auf. Für Betreiber, Bauherren und Dienstleister ist das eine seltene Gelegenheit, Technik, Prozesse und Menschen an einem Ort zusammenzubringen.
Eigenes Messe-Areal: Marktüberblick statt Stückwerk
Im neuen Ausstellungsbereich zeigen Anbieter:
- CAFM-Software für Betrieb, Instandhaltung, Flächenmanagement, Helpdesk
- Integrationslösungen zwischen BIM, ERP, IoT-Sensorik und FM-Systemen
- Mobile Anwendungen für Techniker, Reinigung, Sicherheitsdienste
- Speziallösungen wie Besuchermanagement, Schlüsselverwaltung, Energiecontrolling
Typischer Fehler vieler Unternehmen: Man startet mit einem Insellösungs-Projekt („Wir brauchen eine neue Ticket-App“) statt mit einem Zielbild für den digitalen Gebäudebetrieb. Genau dieses Zielbild können Sie dort schärfen – im direkten Vergleich unterschiedlicher Ansätze.
Zweitägiger Kongress: Strategie statt nur Produktpräsentation
Der Kongressteil (organisiert vom CAFM RING und der Gefma) adressiert vor allem die Fragen, die im Alltag gern aufgeschoben werden:
- Wie sieht eine zukunftssichere CAFM-Architektur aus?
- Welche Daten brauche ich wirklich aus dem BIM-Modell für den Betrieb?
- Wie binde ich Dienstleister digital an, ohne sie zu überfordern?
- Welche Rolle spielen Standards (z.B. DIN, Gefma-Richtlinien) in der Praxis?
Der Mehrwert liegt weniger in der Folienflut als im Abgleich mit anderen Betreibern: Wo stehen wir im Vergleich? Gehen andere denselben Weg? Welche Fehler haben sie schon hinter sich?
Breakout Session: Praxis statt PowerPoint
Die Breakout Session mit praxisnahen Anwendungsbeispielen ist vor allem für diejenigen spannend, die operative Verantwortung tragen. Typische Themen, die dort erfahrungsgemäß gezeigt werden:
- Inbetriebnahme eines Neubaus mit direkter BIM-zu-CAFM-Übergabe
- Mobiler Wartungsprozess mit Barcode/QR/RFID-Kennzeichnung der Assets
- Kopplung von CAFM mit Energie- und Gebäudeleittechnik zur Verbrauchsüberwachung
- Flächen- und Belegungsplanung in hybriden Bürokonzepten
Wer mit einem klaren Fragenkatalog anreist, kann sich dort innerhalb von zwei Tagen konkrete Projektideen inklusive Technologie-Stack und Erfahrungswerten zusammenstellen.
3. Praxisnutzen: Wo digitale FM-Lösungen heute schon massiv wirken
Das Argument „Digitalisierung im Facility Management lohnt sich nicht“ hält einer nüchternen Betrachtung nicht stand. Der Hebel ist deutlich größer, als viele Vorstände glauben.
Kosten und Personal: 10–20 % Effizienz sind realistisch
Aus Projekten in Deutschland sieht man immer wieder ähnliche Effekte, wenn CAFM, Prozesse und Organisation zusammenpassen:
- 10–15 % weniger Instandhaltungskosten, weil Wartungen zustandsorientiert und planbar erfolgen.
- 20–30 % schnellere Bearbeitung von Störmeldungen, weil Tickets sauber erfasst und priorisiert werden.
- 5–10 % Flächeneinsparung, weil Belegung und Nutzung transparent werden.
In Zeiten von Fachkräftemangel im technischen FM ist der vielleicht größte Nutzen:
Ein gutes CAFM-System macht jeden Techniker produktiver, weil er weniger sucht, weniger dokumentiert und mehr instand setzt.
ESG und Regulatorik: Ohne Daten geht nichts
ESG-Reporting trifft die deutsche Immobilienwirtschaft inzwischen mit voller Wucht.
Wer seine Gebäude ab 2026 vernünftig reporten will, braucht:
- belastbare Energie- und Verbrauchsdaten pro Gebäude / Nutzungseinheit
- nachvollziehbare Instandhaltungsplanung (CapEx / OpEx)
- Nachweise zu Wartungen sicherheitsrelevanter Anlagen (Brandschutz, Aufzüge etc.)
Ohne durchgängige CAFM- und IoT-Struktur landen Sie unweigerlich wieder bei Excel-Alpträumen und auditkritischen Lücken. Veranstaltungen wie die CAFMWorld zeigen, wie andere Betreiber das Thema technisch und organisatorisch aufsetzen – von Zählerintegration bis automatisierten Berichten.
KI im Facility Management: Vom Buzzword zur echten Entlastung
Im Kontext der Kampagne „Baustelle 4.0“ lohnt der Blick auf KI-Anwendungen im FM besonders. Sinnvolle Einsatzfelder sind unter anderem:
- Prognose von Störungen und Ausfällen auf Basis historischer Daten und Sensormessungen
- Automatisierte Ticketklassifikation (z.B. aus E-Mails, Portalen, Sprachassistenten)
- Optimierung von Reinigungs- und Wartungsrouten nach Nutzung und Priorität
- Textgenerierung für Wartungsprotokolle, Übergabeberichte oder Mieterinfos
Der Clou: KI bringt nur dann echten Mehrwert, wenn die Basisdaten stimmen.
Ohne sauberes CAFM kein sinnvolles KI-FM. Genau deshalb ist die Kombination von BIM World, CAFMWorld und den Aktivitäten des CAFM RING so stark – hier werden Datenstrukturen, Prozesse und KI-Use-Cases zusammen gedacht.
4. So bereiten sich Unternehmen strategisch auf die CAFMWorld vor
Wer die CAFMWorld 2025 nur als „Messetag“ abhakt, verschenkt Potenzial. Sinnvoller ist es, die Veranstaltung in ein konkretes Digitalisierungsprojekt einzubetten.
Schritt 1: Status-Check im eigenen Haus
Vor der Reise nach München sollten Sie intern klären:
- Welche Systeme sind im Einsatz (CAFM, ERP, GLT, BIM, DMS)?
- Welche Prozesse laufen gut, welche verursachen Frust (Störungen, Umzüge, Wartungen)?
- Wo fehlen uns Kennzahlen, die Geschäftsführung oder Eigentümer verlangen?
Aus diesen Antworten formulieren Sie 5–10 Ziel-Fragen, z.B.:
- Wie kann unser bestehendes CAFM an BIM angebunden werden?
- Welche mobilen Lösungen sind für unser Technikerteam praktikabel?
- Wie können wir Zählerdaten automatisch ins CAFM übernehmen?
- Welche Standards (z.B. Gefma-Richtlinien) helfen uns bei der Strukturierung?
Schritt 2: Zielbild definieren – nicht nur Software suchen
Statt „Wir brauchen ein neues CAFM“ sollte das Ziel eher lauten:
- Wir wollen Störungen innerhalb von 4 Stunden priorisieren können.
- Wir wollen 100 % der prüfpflichtigen Anlagen mit digitaler Historie führen.
- Wir wollen Flächennutzung und Belegung quartalsweise auswerten können.
Mit so einem Zielbild können Sie auf der CAFMWorld und BIM World sehr gezielt prüfen, welche Anbieter, Partner und Tools in Ihr Bild passen.
Schritt 3: Kontakte sammeln – und nach der Messe nutzen
Der eigentliche Wert entsteht nach der CAFMWorld:
- 2–3 Lösungsansätze auswählen
- in 1–2 Pilotgebäuden testen
- Kennzahlen definieren (Reaktionszeiten, Kosten, Nutzerzufriedenheit)
Wenn Sie parallel interne Stakeholder (Bauabteilung, IT, Controlling, Betriebsrat) einbinden, wird aus der Messebeteiligung schnell ein belastbares Digitalisierungsprogramm FM 2026–2028.
5. Baustelle 4.0 endet nicht am Rohbau: Warum Betreiber jetzt ins Steuer greifen sollten
Die deutsche Bauindustrie diskutiert aktuell intensiv über „Baustelle 4.0“, datengetriebene Bauprozesse und KI-gestützte Projektsteuerung. Was viele vergessen:
Der eigentliche Wert entsteht im Betrieb – über 30, 40 oder 50 Jahre.
Wer als Bauherr, Projektentwickler oder Betreiber heute die Weichen richtig stellt,
- definiert schon in der Planung, welche Informationen für den Betrieb benötigt werden,
- sichert eine saubere Datenübergabe vom BIM-Modell ins CAFM,
- nutzt KI und Automatisierung für einen effizienteren, nachhaltigeren Gebäudebetrieb.
Die CAFMWorld 2025 ist dabei ein zentraler Baustein: Sie bringt alle zusammen, die an diesem digitalen Lebenszyklus arbeiten – von der Planung über die Baustelle bis zum langfristigen Betrieb.
Wer das Thema ernst nimmt, sollte jetzt zwei Dinge tun: den eigenen Digitalisierungsstand schonungslos analysieren und konkrete Fragestellungen für den Besuch der CAFMWorld vorbereiten. Denn die Technologien sind da – die Unternehmen, die sie klug kombinieren, werden in den kommenden Jahren den Ton in der deutschen Immobilien- und FM-Landschaft angeben.
FAQ: Häufige Fragen zur Digitalisierung im Facility Management
Brauche ich zwingend BIM, um ein modernes CAFM zu betreiben?
Nein, aber BIM erleichtert die strukturierte Erfassung und Pflege von Asset- und Raumdaten enorm. Ein CAFM-System kann auch ohne BIM starten – sollte aber BIM-fähig sein, damit zukünftige Projekte nahtlos integriert werden können.
Ab welcher Portfoliogröße lohnt sich CAFM?
Erfahrungsgemäß lohnt sich ein professionelles CAFM-System ab etwa 10.000–15.000 m² Nutzfläche oder mehreren Standorten. Entscheidend ist weniger die Größe als die Komplexität der Prozesse und die Anforderungen an Transparenz und Compliance.
Wie lange dauert ein CAFM-Einführungsprojekt realistisch?
Für ein mittleres Portfolio (z.B. 5–10 Gebäude) liegen sinnvolle Einführungszeiträume meist zwischen 6 und 18 Monaten – abhängig von Datenqualität, Integrationsgrad und interner Ressourcenlage.
Wo fange ich an, wenn intern Know-how fehlt?
In vielen Fällen ist eine Kombination aus externer Fachplanung (CAFM/BIM/FM), Pilotprojekt in einem Gebäude und parallelem Kompetenzaufbau im eigenen Team sinnvoller als der große Wurf im kompletten Portfolio.