Digitale Steuerbescheide ab 2026 sind Pflicht und Chance zugleich. Wie Kanzleien Prozesse, Fristenkontrolle und Mandantenkommunikation mit KI neu aufsetzen können.
Digitale Steuerbescheide ab 2026: Was Kanzleien jetzt tun müssen
Ab 2027 sollen digitale Steuerbescheide der Regelfall sein – ohne vorherige Einwilligung des Steuerpflichtigen. Der Einstieg beginnt aber bereits 2026, nur eben mit angezogener Handbremse. Für Steuerberater- und WP-Kanzleien heißt das: Wer 2026 noch im „Wir-warten-mal-ab“-Modus ist, wird 2027 vom Alltag überrollt.
Das Spannende: Diese Änderung ist nicht nur ein weiteres Digitalprojekt der Finanzverwaltung. Sie ist ein Hebel, um Prozesse in der Kanzlei grundlegend neu zu denken – und zwar mit KI-gestützten Workflows, automatisierten Fristenkontrollen und intelligenter Mandantenkommunikation.
In diesem Beitrag schauen wir uns an,
- was sich rechtlich genau 2026 und 2027 ändert,
- welche Risiken und Chancen daraus für Kanzleien entstehen,
- wie sich das Thema in eine KI-Strategie für Steuerberater und Wirtschaftsprüfer einfügt,
- und welche konkreten Schritte Sie jetzt gehen sollten.
1. Was sich rechtlich ändert: § 122a AO im Überblick
Die Kernänderung ist klar: Verwaltungsakte der Finanzbehörden sollen grundsätzlich durch Bereitstellung zum Datenabruf bekannt gegeben werden. Die Neuregelung steht in § 122a AO.
1.1 Digitale Bescheide ohne Einwilligung
Bisher war für die elektronische Bekanntgabe von Steuerbescheiden in der Regel eine Einwilligung des Steuerpflichtigen nötig. Genau diese Hürde fällt künftig weg.
- Finanzämter dürfen ab 2026 Steuerbescheide digital bereitstellen, ohne dass der Steuerpflichtige dafür explizit zugestimmt hat.
- Ab 2027 sollen sie dies grundsätzlich tun, wenn die Steuererklärung elektronisch eingereicht wurde.
Damit wird der elektronische Steuerbescheid zum Standardkanal, die Papierform zur Ausnahme auf Antrag.
1.2 Der verschobene Start – aber nur für die Pflicht
Ursprünglich war geplant, dass bereits ab 2026 alle Steuerbescheide, die auf Grundlage elektronisch eingereichter Steuererklärungen ergehen, verpflichtend digital bereitgestellt werden.
Jetzt gilt:
- 2026: Die Finanzbehörden können digitale Bescheide bereitstellen, wo es technisch und organisatorisch passt.
- Ab 2027: Sie müssen grundsätzlich digital bekannt geben, sofern die Erklärung elektronisch übermittelt wurde.
Für Kanzleien bedeutet das Jahr 2026 ein Mischsystem:
- einige Bescheide nur digital zum Abruf,
- andere weiterhin per Post.
Genau diese Übergangsphase ist organisatorisch anspruchsvoll – aber auch ideal, um KI-gestützte Prozesse gefahrlos zu testen und einzuführen.
1.3 Widerspruchsrecht: Papier bleibt möglich
Auch wenn der elektronische Bescheid Regelfall wird:
- Mandanten (bzw. Berater) haben ein Antragsrecht, der elektronischen Bekanntgabe zu widersprechen.
- Sie können eine einmalige oder dauerhafte Zustellung in Papierform verlangen.
- Der Antrag ist formlos, ohne Begründung und ab sofort möglich.
- Wichtig: Der Antrag wirkt nur für die Zukunft.
Juristisch ist das überschaubar, organisatorisch nicht. Wer seinen Mandanten kein klares Konzept anbietet, riskiert ein Chaos aus Mischkanälen, Fristversäumnissen und unnötigem Kommunikationsaufwand.
2. Warum das Kanzleien hart trifft – und gleichzeitig eine Chance ist
Die neue Rechtslage wirkt auf den ersten Blick wie ein Thema der Finanzverwaltung. Die Wahrheit: Die Arbeit landet in der Kanzlei.
2.1 Mehr Komplexität in der Übergangsphase 2026
Der Deutsche Steuerberaterverband kritisiert zu Recht, dass 2026 ein „Sowohl-als-auch-Jahr“ wird:
- Bescheide kommen digital oder per Post.
- Es ist unklar, welches Finanzamt wie konsequent auf Digital umstellt.
- Mandanten werden die Unterschiede nicht verstehen, aber die Kanzlei verantwortlich machen.
Ohne klare Prozesse führt das zu:
- erhöhtem Kontrollaufwand,
- Medienbrüchen (Posteingang, Scan, manuelles Zuordnen),
- Risiko von übersehenen Bescheiden und damit Fristproblemen.
2.2 Digitaler Bescheid als Trigger für KI-Prozesse
Wer das Thema nur als Compliance-Pflicht sieht, verschenkt Potenzial. Digitale Steuerbescheide sind ein idealer Startpunkt für KI-gestützte Kanzleiprozesse, z.B.:
- automatische Erkennung neuer Bescheide,
- KI-gestützte Auswertung (Vergleich Bescheid vs. Erklärung),
- automatisierte Erstellung von Entwürfen für Einsprüche,
- personalisierte Mandanteninformationen direkt nach Bescheideingang.
Der Schritt von „Bescheid digital abrufen“ zu „Bescheid fachlich mit KI prüfen“ ist deutlich kleiner, als viele denken.
2.3 Erwartungshaltung der Mandanten
Mandanten sind bereits an Echtzeit-Information und Selbstservice-Portale aus anderen Branchen gewöhnt. Ein klassischer Ablauf – Bescheid kommt in der Kanzlei an, wird in Stapeln gescannt, irgendwann besprochen – wirkt dagegen aus der Zeit gefallen.
Kanzleien, die 2026/2027 konsequent digital und mit KI arbeiten, können z.B. anbieten:
- Mandantenportal mit Übersicht aller Bescheide und Fristen,
- automatische Benachrichtigung per App oder E-Mail,
- verständliche, KI-unterstützte Erläuterungen zum Bescheid.
Wer das liefert, hat im Wettbewerb um gute Mandanten und Fachkräfte klare Vorteile.
3. Konkrete Auswirkungen auf Kanzleiprozesse 2026/2027
Die neuen Regeln greifen tief in den Kanzleialltag ein. Wer das sauber aufsetzt, gewinnt enorme Effizienz – wer es laufen lässt, produziert Fehlerquellen.
3.1 Eingang und Fristenkontrolle: Ohne KI wird es zäh
Der kritischste Punkt ist der Zeitpunkt der Bekanntgabe, denn daran hängt die Einspruchsfrist.
Bei digitalen Bescheiden gilt:
- Bekanntgabe mit Bereitstellung zum Abruf,
- verschobene Bekanntgabefiktion, je nach Ausgestaltung der Portale (z.B. ELSTER, besondere Postfächer).
Kanzleien brauchen hier:
- ein zentrales System, das alle digitalen Bescheide konsolidiert,
- eine automatisierte Fristenberechnung je Bescheid,
- klare Zuständigkeiten („wer prüft was bis wann?“).
KI-Anwendung:
- KI kann Eingänge aus verschiedenen Quellen (ELSTER-Postfach, E-Mail, Kanzleiportal) konsolidieren.
- Sie erkennt automatisch, um welche Bescheidart es sich handelt (ESt, KSt, GewSt, USt, geänderte Bescheide usw.).
- Sie berechnet Fristen und legt Aufgaben in einem Kanzlei-DMS oder Workflow-Tool an.
3.2 Fachliche Prüfung: KI als „Second Pair of Eyes“
Der zweite Kernprozess ist die fachliche Bescheidprüfung. Hier liegt viel Routine:
- Vergleich des Steuerbescheids mit der abgegebenen Erklärung,
- Identifikation von Abweichungen,
- Prüfung häufiger Problemfelder (z.B. Bewirtungskosten, Reisekosten, Verlustvorträge).
Was KI hier leisten kann:
- automatischer Soll-Ist-Vergleich: „Wo weicht der Bescheid von der Erklärung ab?“
- Hervorheben potenziell streitiger Punkte,
- Generierung eines strukturieren Prüfprotokolls, das der Berater kontrolliert und final freigibt.
Damit wird aus einem manuellen Kontrollakt ein teilautomatisierter, dokumentierter Prozess, der sich skalieren lässt.
3.3 Mandantenkommunikation: Standardtexte automatisieren
In vielen Kanzleien frisst die Mandantenkommunikation nach Bescheideingang überproportional Zeit:
- Bescheid ist „in Ordnung“: Standardmail oder Brief,
- Bescheid ist „nicht in Ordnung“: Erläuterung, Empfehlung, ggf. Einspruchsvorschlag.
Mit KI-gestützter Kommunikation können Sie z.B.:
- aus dem Prüfprotokoll automatisch eine Mandanteninfo in Alltagssprache generieren,
- Textbausteine je Mandantentyp (Privatperson, Einzelunternehmen, GmbH) nutzen,
- bei Einspruchsbedarf einen Einspruchsentwurf erstellen lassen, den der Berater nur noch fachlich und taktisch schärft.
Dadurch wird aus jeder Bescheidprüfung ein klar strukturierter, nachvollziehbarer Prozess, der auch in Spitzenzeiten (z.B. nach Massenversand von ESt-Bescheiden) stabil bleibt.
4. Strategische Entscheidungen 2026: Wie viele Papierbescheide wollen Sie wirklich?
Das Widerspruchsrecht gegen die elektronische Bekanntgabe klingt zunächst mandantenfreundlich. Tatsächlich ist es ein zweischneidiges Schwert für Kanzleien.
4.1 Einheitliche Kanzleipolitik statt Einzelfallchaos
Wer jeden Mandanten „machen lässt“, landet schnell bei:
- einem Teil der Bescheide nur digital,
- einem Teil nur in Papierform,
- einem Teil doppelt (digital + Scan der Papierpost).
Das ist der perfekte Nährboden für Fehler und Fristversäumnisse.
Sinnvoller ist ein klares Kanzleikonzept, z.B.:
- Grundsatz: Alle Mandanten erhalten Bescheide digital, Kanzlei organisiert Abruf und Prüfung.
- Ausnahme: Papier nur für definierte Gruppen (z.B. sehr betagte Privatmandanten ohne E-Mail/Portal).
Wichtig ist, diese Linie aktiv zu kommunizieren und nicht abzuwarten, bis das Finanzamt Fakten schafft.
4.2 Mandanten aktiv beraten statt passiv reagieren
Digitale Steuerbescheide sind ein Beratungsthema. Sie können Mandanten z.B. anbieten:
- eine KI-gestützte Bescheidprüfung als festen Bestandteil Ihres Leistungsangebots,
- ein Digitalpaket: elektronische Bescheide, Portalzugang, automatische Information und einfache Rückfragenfunktion,
- transparente Darstellung, warum digitale Prozesse für beide Seiten Vorteile bringen (Geschwindigkeit, weniger Fehler, bessere Dokumentation).
So wird aus einer Gesetzesänderung kein lästiges Übel, sondern ein Anlass für aktives Beraterhandeln – und ein guter Einstieg, um über weitere KI-Anwendungen in der Zusammenarbeit zu sprechen.
5. Fahrplan für Kanzleien: 6 Schritte, die Sie 2025/2026 angehen sollten
Wer strukturiert vorgeht, kann die Umstellung entspannt stemmen. Aus meiner Sicht haben sich folgende Schritte bewährt:
-
Ist-Analyse der Bescheidprozesse
- Wie kommen Bescheide heute in die Kanzlei?
- Wer prüft was, wann und wie wird dokumentiert?
-
Kanzleigrundsätze beschließen
- Wie stehen Sie strategisch zu digitalen Bescheiden?
- Wo wollen Sie Papier zulassen, wo nicht?
-
Technische Basis klären
- Zentrale Postfächer (ELSTER & Co.) sauber organisieren.
- DMS/Workflow-Software prüfen: Können Fristen, Zuständigkeiten, Status automatisiert abgebildet werden?
-
KI-Pilotprojekt für Bescheidprüfung starten
- Mit einem definierten Mandantenkreis beginnen (z.B. GmbHs mit elektronischer ESt & KSt).
- KI-Tools testen, die Bescheide strukturiert analysieren und Prüfhinweise geben.
-
Mandantenkommunikation standardisieren
- Textbausteine und KI-gestützte Vorlagen für Standardfälle erstellen.
- Schulung des Teams im Umgang mit diesen Vorlagen.
-
Schulung des Teams zu § 122a AO und Fristen
- Alle müssen die Grundzüge der Bekanntgaberegeln kennen.
- Klare interne Richtlinien: Wer überwacht welche Postfächer, wer setzt Fristen, wer kontrolliert?
Wer diese Punkte 2025/2026 systematisch abarbeitet, startet 2027 nicht in ein Chaos, sondern in einen weitgehend automatisierten, KI-unterstützten Bescheidprozess.
Fazit: Digitale Steuerbescheide sind das perfekte Einfallstor für KI in der Kanzlei
Digitale Steuerbescheide ab 2026/2027 sind mehr als eine technische Umstellung. Sie zwingen Kanzleien dazu, sich mit Prozessen, Fristen und Kommunikation neu zu beschäftigen. Genau hier liegen die größten Synergien mit KI für Steuerberater und Wirtschaftsprüfer.
Wer jetzt eine klare Linie festlegt, KI-gestützte Bescheidprüfung pilotiert und Mandanten aktiv auf die digitale Zusammenarbeit vorbereitet, wird 2027 nicht nur compliant sein, sondern spürbar effizienter und attraktiver für Mandanten arbeiten.
Die Frage ist also weniger, ob Sie auf digitale Bescheide und KI setzen – sondern wie konsequent Sie diese beiden Themen verzahnen. Wer das früh angeht, macht aus einer gesetzlichen Pflicht einen echten Wettbewerbsvorteil.