Digitale Steuerbescheide kommen ab 2026 ohne Einwilligung. Erfahren Sie, was sich durch § 122a AO ändert – und wie Sie mit KI Ihre Kanzlei zukunftssicher aufstellen.
Digitale Steuerbescheide ab 2026: Was Kanzleien jetzt tun mĂĽssen
Ab 2027 sollen Steuerbescheide bei elektronischer Erklärung grundsätzlich digital bekanntgegeben werden – und schon 2026 können Finanzämter ohne Einwilligung damit beginnen. Für Steuerberater und Wirtschaftsprüfer heißt das: Fristenkontrolle, Organisation und Mandantenkommunikation müssen neu gedacht werden. Wer jetzt nicht umstellt, riskiert übersehene Bescheide und unnötige Einsprüche.
Dieser Beitrag ordnet das Update zu § 122a AO praxisnah ein, erklärt, was 2026 und 2027 konkret auf Sie zukommt und zeigt, wie Sie mit KI-gestützten Workflows in der Kanzlei aus der Pflicht eine echte Prozessverbesserung machen.
1. Neue Rechtslage kurz und klar: Was ändert sich wirklich?
Der Kern der Reform: Digitale Bekanntgabe wird Regelfall, Papier der Ausnahmefall.
Die drei wichtigsten Punkte fĂĽr 2026/2027
- Ab 2026 können Finanzämter Steuerbescheide digital zum Datenabruf bereitstellen – ohne Einwilligung des Steuerpflichtigen.
- Ab 2027 müssen Bescheide grundsätzlich digital bereitgestellt werden, wenn die Erklärung elektronisch eingereicht wurde.
- Steuerpflichtige (und damit faktisch auch Sie als Berater) behalten ein Widerspruchsrecht: Auf Antrag sind Bescheide weiterhin per Post möglich – einmalig oder dauerhaft.
Der Gesetzgeber hat die eigentlich für 2026 geplante flächendeckende Pflicht zur elektronischen Bereitstellung für Finanzämter um ein Jahr auf 2027 verschoben. Inhaltlich bleibt die Stoßrichtung aber unverändert: Steuerbescheide sollen in der Regel nicht mehr im Briefkasten, sondern im Postfach (ELSTER, Kanzlei-Postfach, Portale) landen.
Für Kanzleien bedeutet das: 2026 wird ein Übergangsjahr mit gemischten Kanälen, 2027 beginnt der Regelbetrieb digitaler Bescheide.
2. 2026 als Problemjahr: Doppelte Post, doppelte Risiken
2026 wird organisatorisch anspruchsvoller als 2027. Warum? Weil der Gesetzgeber den Finanzämtern weitgehende Freiheit gibt.
Was 2026 konkret passiert
- Finanzämter dürfen Bescheide digital bereitstellen, wenn sie das technisch können.
- Sie müssen es aber noch nicht flächendeckend tun.
- Die Einwilligung des Mandanten ist nicht mehr erforderlich.
In der Praxis kann das bedeuten:
- Mandant A erhält seinen Einkommensteuerbescheid nur noch digital im ELSTER-Postfach.
- Mandant B bekommt weiterhin Papierpost.
- Mandant C bekommt einen digitalen Bescheid, obwohl er noch nie bewusst zugestimmt hat.
Der Deutsche Steuerberaterverband kritisiert zu Recht, dass das einseitig zugunsten der Finanzverwaltung ausgestaltet ist: Kanzleien müssen 2026 mit zwei Welten gleichzeitig umgehen – teils digital, teils Papier, und ohne klare Vorhersehbarkeit, welche Fälle wie behandelt werden.
Genau hier entscheidet sich, ob Sie in der Kanzlei Chaos oder Klarheit haben.
3. Organisatorische To-dos: So machen Sie Ihre Kanzlei 2026+ sicher
Die Umstellung auf digitale Steuerbescheide ist kein IT-Projekt, sondern ein Organisationsprojekt. Drei Bereiche sind zentral: Fristenkontrolle, Mandantensteuerung, Dokumentation.
3.1 Fristen- und Eingangskontrolle neu aufsetzen
Digitale Bescheide gelten als bekanntgegeben, wenn sie im Portal zum Abruf bereitstehen, nicht erst, wenn sie jemand liest. Das verschiebt das Haftungsrisiko deutlich in Richtung Kanzlei.
Was Sie jetzt einfĂĽhren sollten:
- Zentraler digitaler Posteingang fĂĽr alle Bescheide (z.B. ĂĽber ELSTER-Schnittstelle oder Kanzleisoftware)
- Tägliche automatisierte Abfrage der Postfächer – idealerweise nicht mehr händisch
- Standardisierten Workflow, etwa:
- Eingang Bescheid
- Automatische Zuordnung zum Mandat
- Frist setzen (Einspruchsfrist, Zahlungsfrist)
- Aufgabenanlage fĂĽr Sachbearbeitung
Ohne automatisierte Prozesse wird dieser Mehraufwand ab 2026 kaum beherrschbar.
3.2 Mandanten bewusst steuern: Papier oder digital?
Das neue Recht lässt ein Antragsrecht auf Papierbescheide zu:
- Antrag ist formlos
- ohne Begründung möglich
- kann einmalig oder dauerhaft gestellt werden
- wirkt nur fĂĽr die Zukunft
Aus Kanzleisicht sollten Sie das aktiv gestalten statt abzuwarten:
- Definieren Sie eine Mandantensegmentierung:
- Digital-affine Mandanten: Standard ist digitale Bekanntgabe, evtl. mit Zugang der Kanzlei
- Risiko-Mandate / ältere Privatmandanten: Bewusste Entscheidung, ob Papier sinnvoller ist
- Entwickeln Sie ein Standardanschreiben zur Mandanteninformation mit Empfehlung, wie Sie den Mandanten einordnen.
- Halten Sie die Entscheidung schriftlich fest (Mandantenvereinbarung, Checkliste im Erstgespräch, digitale Aktennotiz).
Wer das nicht aktiv steuert, landet 2026/2027 in einem Flickenteppich aus Einzelfallentscheidungen.
3.3 Dokumentation und Haftungsvermeidung
Digitale Bescheide ändern nichts daran, dass Sie als Berater bei Fristversäumnissen schnell in der Haftung sind. Was sich ändert: Der Nachweis wird schwieriger, weil kein physischer Briefumschlag mehr existiert.
Sinnvolle MaĂźnahmen:
- Protokollierung des Abrufdatums jedes Bescheids
- Automatische Erfassung im DMS oder in der Kanzleisoftware
- Klare Kanzlei-Anweisung, wie mit digital bereitgestellten Bescheiden umzugehen ist
- Schulung des Teams zu Bekanntgabefiktionen und Fristenberechnung bei Datenabruf
4. Wo KI wirklich hilft: Von der Poststelle zum intelligenten Bescheid-Workflow
Hier kommt das Thema dieser Blogserie ins Spiel: KI für deutsche Steuerberater und Wirtschaftsprüfer. Die neue Rechtslage zwingt Kanzleien dazu, digitale Prozesse ernst zu nehmen – und genau diese Prozesse sind ideale Einsatzfelder für KI.
4.1 Typische KI-Anwendungsfälle rund um digitale Bescheide
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Automatisierte Erkennung und Klassifikation von Bescheiden
KI-Modelle können eingehende Dokumente (PDF, Scan, ELSTER-Export) analysieren und erkennen:- Bescheidart (ESt, KSt, GewSt, USt, Zinsbescheid)
- Veranlagungszeitraum
- Steuernummer, Mandant
- Zahlungs- und Einspruchsfristen
Diese Daten können automatisch in die Kanzleisoftware übernommen werden – ohne manuelles Abtippen.
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Fristenmanagement mit KI-UnterstĂĽtzung
Ein KI-System kann auf Basis des Bekanntgabedatums automatisch korrekte Einspruchsfristen berechnen, Ausnahmen berücksichtigen (Wochenenden, Feiertage) und bei drohenden Fristabläufen priorisierte Aufgaben anlegen. -
Prüfung auf Auffälligkeiten
Modelle können Bescheide mit der eingereichten Steuererklärung abgleichen, z.B.:- Abweichungen bei Werbungskosten oder Sonderausgaben
- geänderte Verlustvorträge
- auffällige Schätzungen oder Hinzurechnungen
Die KI markiert strittige Punkte – der Bearbeiter entscheidet, ob Einspruch sinnvoll ist.
-
Mandantenkommunikation vorformulieren
Auf Basis des Bescheids kann eine KI ein Anschreiben an den Mandanten vorbereiten:- kurze verständliche Zusammenfassung
- Hinweis auf Nachzahlungen/Erstattungen
- Bewertung, ob Einspruch geprĂĽft werden sollte
Der Berater prĂĽft, passt an und gibt frei. So bleibt die fachliche Verantwortung bei Ihnen, der Routineaufwand sinkt aber deutlich.
4.2 Praxisbeispiel: Wie ein KI-Workflow aussehen kann
Nehmen wir eine mittelgroße Kanzlei mit 2.500 Einkommensteuerfällen pro Jahr:
- Täglicher Abruf der ELSTER-Postfächer erfolgt automatisiert.
- Alle neuen Bescheide landen in einer KI-Posteingangsmappe.
- Die KI liest jedes Dokument aus, ordnet es dem Mandat zu, erkennt Art und Zeitraum.
- Einspruchs- und Zahlungsfrist werden automatisch berechnet und im System gesetzt.
- Bei starken Abweichungen zur Erklärung markiert die KI den Fall als „Prüfung empfohlen“.
- Für Standardfälle erstellt die KI ein Anschreiben mit Bescheidzusammenfassung.
- Sachbearbeiter prüfen nur noch die markierten Fälle und geben Schreiben frei.
Ergebnis: Mehr Sicherheit bei Fristen, deutlich weniger Routinearbeit und eine saubere Dokumentation, die auch haftungsrechtlich hilft.
5. Strategische Entscheidungen: Digitalstrategie statt Flickwerk
Die EinfĂĽhrung digitaler Steuerbescheide ist ein guter Gradmesser fĂĽr die Digitalreife einer Kanzlei. Wer hier strukturiert vorgeht, legt die Basis fĂĽr weitere KI-Anwendungen in BuchfĂĽhrung, Jahresabschluss und PrĂĽfungsunterstĂĽtzung.
5.1 Welche Fragen Sie sich 2025/2026 stellen sollten
- Wie viele unserer Mandate sind schon voll digital organisiert?
- Haben wir eine klare Kanzleipositionierung: digital-by-default oder papierfreundlich?
- Welche Systeme nutzen wir heute fĂĽr:
- Dokumentenmanagement
- Fristenkontrolle
- Kommunikation mit Mandanten?
- Wo können KI-Module bestehende Software sinnvoll ergänzen, ohne alles auszutauschen?
5.2 Konkrete Schritte für die nächsten 6–12 Monate
- Ist-Analyse der Bescheidprozesse (Papier vs. digital, Verantwortlichkeiten, Schwachstellen).
- Mandanteninformation zur Umstellung ab 2026/2027, inkl. Empfehlung der Kanzlei.
- EinfĂĽhrung oder Optimierung eines zentralen digitalen Posteingangs.
- Pilotprojekt mit KI-gestĂĽtzter Dokumentenverarbeitung in einem abgegrenzten Mandantenkreis.
- Schulung des Teams zu § 122a AO, digitalen Bekanntgaben und neuen Workflows.
Wer diese Punkte konsequent angeht, wird 2027 nicht nur gesetzeskonform arbeiten, sondern auch effizienter und skalierbarer aufgestellt sein.
Fazit: Digitale Bescheide als Einstieg in die KI-Kanzlei nutzen
Digitale Steuerbescheide ohne Einwilligung ab 2026 und die Pflicht zur elektronischen Bereitstellung ab 2027 werden nicht mehr verschwinden. Sie sind der nächste logische Schritt in Richtung voll digitaler Steuerprozesse – mit allen organisatorischen und haftungsrechtlichen Konsequenzen.
Statt sich über die einseitige Ausgestaltung zugunsten der Finanzverwaltung zu ärgern, lohnt sich eine andere Perspektive: Wer jetzt seine Prozesse automatisiert und KI einbindet, reduziert Aufwand, steigert Qualität und schafft einen echten Wettbewerbsvorteil.
Die Frage ist daher nicht, ob Sie digitale Bescheide akzeptieren, sondern wie Sie sie so in Ihre Kanzleiprozesse integrieren, dass sie zu weniger Stress und mehr Mandantennutzen führen. Genau hier liegt das Potenzial von KI für deutsche Steuerberater und Wirtschaftsprüfer – und hier beginnt der Weg von der klassischen Steuerkanzlei zur datengetriebenen, skalierbaren Beratung.