Ab 2026 starten digitale Steuerbescheide – mit Mischbetrieb und Fristenrisiken. Wie Kanzleien das nutzen, Prozesse neu denken und KI gewinnbringend einsetzen können.
Digitale Steuerbescheide ab 2026: Was Kanzleien jetzt tun mĂĽssen
Ab 2027 sollen Steuerbescheide in Deutschland grundsätzlich digital bekanntgegeben werden, wenn die Erklärung elektronisch eingereicht wurde. Ein Jahr früher – ab 2026 – beginnt aber schon der „Praxis-Testbetrieb“ mit einigen Besonderheiten: Die Finanzverwaltung kann Bescheide digital zustellen, auch ohne Einwilligung der Steuerpflichtigen. Gleichzeitig bleibt Papier im Spiel.
Für Steuerberater- und WP-Kanzleien bedeutet das: mehr Kommunikationsaufwand, mehr Fristenrisiken – aber auch eine gute Gelegenheit, interne Prozesse zu digitalisieren und mit KI deutlich effizienter zu werden.
In dieser Folge unserer Reihe „KI für deutsche Steuerberater und Wirtschaftsprüfer“ zeige ich, was sich rechtlich ändert, wo die Fallstricke liegen und wie Sie Ihre Kanzlei – auch mit KI-Tools – auf digitale Steuerbescheide vorbereiten.
1. Rechtslage ab 2026 und 2027: Die kurze Einordnung
Kern der Änderung ist der neue § 122a AO. Die Finanzbehörden sollen Verwaltungsakte grundsätzlich durch Bereitstellung zum Datenabruf bekanntgeben. Der Gesetzgeber will digitale Bescheide zum Regelfall machen.
Die wichtigsten Punkte in Klartext:
- Keine Einwilligung mehr nötig: Steuerbescheide können elektronisch bereitgestellt werden, ohne dass der Steuerpflichtige vorher zugestimmt hat.
- 2026 als Übergangsjahr: Die Finanzverwaltung kann digitale Bescheide bereitstellen, wo es technisch möglich und sinnvoll erscheint, ist aber noch nicht überall dazu verpflichtet.
- Ab 2027 Regelfall: Wurde die Steuererklärung elektronisch übermittelt, sollen die dazugehörigen Bescheide grundsätzlich digital zum Abruf bereitgestellt werden.
- Papier bleibt möglich: Mandanten können der elektronischen Bekanntgabe widersprechen und die Zusendung per Post beantragen – einmalig oder dauerhaft.
Der Deutsche Steuerberaterverband (DStV) kritisiert zu Recht, dass 2026 ein Jahr mit Mischbetrieb wird: Mal kommt der Bescheid digital, mal in Papierform – je nach Finanzamt, Steuerart und IT-Status.
Für Kanzleien ist das organisatorisch die unangenehmste Konstellation. Genau deshalb lohnt es sich, das Jahr 2026 als Transformationsjahr zu sehen: Prozesse standardisieren, KI einführen, Mandantenkommunikation klären.
2. Konsequenzen fĂĽr Kanzleien: Risiken im Ăśbergangsjahr 2026
Die größte praktische Folge der Neuregelung ist banal, aber heikel: Fristen laufen ab Bekanntgabe, egal ob der Bescheid per Post oder im Portal landet. Wenn Sie nicht klar im Blick haben, wo welche Bescheide eintrudeln, steigt Ihr Haftungsrisiko.
2.1 Mischbetrieb: Papier + digital = Chaosgefahr
2026 mĂĽssen Sie faktisch beides organisieren:
- Digitale Bescheide im Steuerkonto / ELSTER / Kanzleiportal
- Papierbescheide per Post beim Mandanten oder direkt in die Kanzlei
Typische Risiken:
- Einspruchsfristen werden verpasst, weil ein digitaler Bescheid nicht rechtzeitig abgerufen wurde.
- Mandanten schicken nur einen Teil der Papierpost weiter, weil sie denken, „das sieht die Kanzlei digital sowieso“.
- Bei BetriebsprĂĽfungen fehlt ein sauber dokumentierter Nachweis, wann ein Bescheid als bekanntgegeben galt.
Hier hilft keine schöne Checkliste allein. Sie brauchen robuste, IT-gestützte Workflows, die so wenig wie möglich von menschlicher Aufmerksamkeit abhängen.
2.2 Widerspruch gegen digitale Bekanntgabe: Strategische Entscheidung
Mandanten können formlos beantragen, dass Bescheide (einmalig oder dauerhaft) in Papierform kommen. Das gilt nur für die Zukunft, ist aber recht unkompliziert.
FĂĽr Kanzleien stellt sich die Frage: Empfehlen wir unseren Mandanten die Papierform oder die Digitalisierung?
Ich wĂĽrde klar sagen:
- Für digital organisierte Kanzleien ist der elektronische Bescheid ein Vorteil – erst recht, wenn KI zur Auswertung genutzt wird.
- Für sehr analoge Mandanten mit wenig IT-Affinität und ohne Kanzleinetzzugang kann Papier weiterhin sinnvoll sein, um Kommunikationsbrüche und Fristversäumnisse zu vermeiden.
Wichtig ist, dass Sie nicht Mandant für Mandant spontan entscheiden, sondern eine Kanzleipolitik festlegen – und diese sauber dokumentieren und kommunizieren.
3. Wie KI beim Umgang mit digitalen Steuerbescheiden konkret hilft
Der Umstieg auf digitale Steuerbescheide passt perfekt zum Thema dieser Serie: KI für Steuerberater und Wirtschaftsprüfer. Denn wo mehr Daten digital vorliegen, können KI-Tools Routinearbeit übernehmen.
Hier sind praxisnahe Einsatzfelder, die sich direkt aus den neuen Regeln ergeben.
3.1 Automatisierte Erfassung und Fristenkontrolle
Sobald Bescheide digital vorliegen (PDF, maschinenlesbar oder gescannt), können KI-basierte Systeme:
- Bescheide automatisch erkennen und in der DMS-/Kanzleisoftware ablegen
- relevante Metadaten extrahieren (Mandant, Steuerart, Zeitraum, Datum der Bekanntgabe, festgesetzte Steuer)
- Fristen (Einspruch, Zahlung) automatisch berechnen
- Wiedervorlagen und To-dos erzeugen
Der entscheidende Punkt: Sie verlassen sich nicht mehr auf manuelles „Bescheide sichten“, sondern auf ein System, das alles erfasst und nur noch Abweichungen oder Sonderfälle anzeigt.
3.2 KI-gestützter Bescheidabgleich und Plausibilitätsprüfung
Der klassische Abgleich „Erklärung vs. Bescheid“ ist prädestiniert für KI:
- Import der eingereichten Steuererklärung (z.B. aus der Kanzleisoftware)
- Auslesen der relevanten Positionen aus dem Bescheid
- automatischer Vergleich der Werte
- Hervorhebung von Abweichungen nach Art und Höhe
Die KI kann:
- standardisierte Abweichungsreports erzeugen („Abweichung bei Betriebsausgaben: 5.000 € gekürzt“)
- typische Fehlerpattern erkennen (z.B. wiederkehrende Kürzungen bei bestimmten Mandanten oder Finanzämtern)
- eine erste Einschätzung liefern, ob sich ein Einspruch lohnt oder eher nicht (natürlich immer unter fachlicher Kontrolle).
Das spart nicht nur Zeit, sondern erhöht die Konsistenz: Jeder Bescheid wird nach der gleichen Logik geprüft.
3.3 Automatisierte Mandantenkommunikation zu Bescheiden
Digitale Bescheide ermöglichen auch eine deutlich straffere Mandantenkommunikation – ein Feld, in dem viele Kanzleien unnötig viel Zeit verlieren.
Mit KI lassen sich z.B. folgende Schritte automatisieren:
- Erstellung einer verständlichen Mandanten-Zusammenfassung: Was steht im Bescheid? Was weicht ab? Was ist zu tun?
- Generierung von E-Mail- oder Portaltexten in klarer Sprache, inklusive Fristen und Zahlungsinformationen
- Vorformulierte Handlungsempfehlungen („Wir empfehlen keinen Einspruch“ / „Wir schlagen Einspruch vor und melden uns mit einem Entwurf“)
Wichtig: Die KI erstellt nur den Entwurf. Die finale fachliche PrĂĽfung bleibt natĂĽrlich bei Ihnen. Aber der Zeitaufwand pro Bescheid sinkt massiv.
4. Konkreter Fahrplan: So bereiten Sie Ihre Kanzlei auf 2026/2027 vor
Statt auf die „große Umstellung 2027“ zu warten, lohnt sich ein strukturierter Fahrplan – idealerweise noch im Winter 2025/2026.
4.1 Status-Check: Wo stehen Sie heute?
Ein ehrlicher Blick auf den Ist-Zustand ist Gold wert. Typische Fragen:
- Wie viele Bescheide kommen heute schon digital, wie viele auf Papier?
- Wer ruft die Bescheide ab, in welchen Intervallen, mit welcher Dokumentation?
- Wie werden Einspruchsfristen gesteuert?
- Welche DMS- oder Kanzleisoftware nutzen Sie – und welche KI-Funktionen gibt es dort bereits oder lassen sich anbinden?
Aus diesen Antworten ergibt sich schnell, wo der größte Handlungsdruck liegt.
4.2 Prozesse neu denken – mit KI im Hinterkopf
Wenn ohnehin alles neu strukturiert werden muss, sollten Prozesse von Anfang an KI-fähig gestaltet werden.
Ein mögliches Zielbild:
- Zentraler digitaler Posteingang (Bescheide aus ELSTER, Portalen, Scans von Papierbescheiden)
- KI-gestĂĽtzte Dokumentenerkennung und Klassifikation
- Automatische Extraktion von Kerndaten und Fristen
- Abgleich mit Erklärung, automatische Abweichungsanalyse
- Erstellung eines Mandantenreports inkl. Handlungsvorschlag
- Kanzleifreigabe
- Versand an Mandant (E-Mail, Portal, Post) und Fristenkontrolle
Das klingt umfangreich, lässt sich in der Praxis aber in Etappen einführen.
4.3 Mandantenstrategie: Digitalleitbild festlegen
Gerade weil der Gesetzgeber den Widerspruch gegen digitale Bekanntgabe zulässt, sollten Sie ein klares Bild entwickeln:
- Welche Mandantengruppen wollen wir konsequent digital fĂĽhren?
- Für wen akzeptieren wir Papier als Dauerlösung?
- Wie kommunizieren wir das – etwa im Mandatsvertrag, in Newslettern oder bei Jahresgesprächen?
Ein Tipp aus der Praxis: Viele Kanzleien koppeln digitale Bescheide mit digitalem Kanzleiportal. Wer das Portal nutzt, profitiert von schnelleren Informationen, sauberer Dokumentation und strukturierter Kommunikation. Das lässt sich gut verkaufen, gerade gegenüber Unternehmermandanten.
4.4 Haftungs- und Dokumentationsfragen klären
Digitale Bekanntgabe wirft auch Haftungsfragen auf:
- Wer ist für das regelmäßige Abrufen digitaler Bescheide verantwortlich – Kanzlei oder Mandant?
- Wie wird die tatsächliche Bekanntgabezeit dokumentiert?
- Welche internen Checklisten und QM-Dokumente mĂĽssen angepasst werden?
Hier sind saubere Vereinbarungen im Mandatsvertrag und eine revisionssichere Dokumentation Pflicht. KI kann unterstĂĽtzen, indem sie jeden eingegangenen Bescheid mit Zeitstempel, Quelle und Verarbeitungsstatus protokolliert.
5. Warum sich der Aufwand lohnt – strategisch und wirtschaftlich
Viele Kanzleien werden die Änderungen als lästige Zusatzbelastung wahrnehmen. Wer aber jetzt klug investiert, kann die Neuregelung als Hebel für Kanzlei-Modernisierung nutzen.
Ein paar Effekte aus Kanzleien, die bereits heute stark digital und mit KI arbeiten:
- Signifikant weniger manuelle Erfassung – freiwerdende Kapazität im Backoffice
- Schnellere Bescheidbearbeitung – Mandantenfeedback häufig „Das ging ja diesmal fix“
- Bessere Auswertungsmöglichkeiten – z.B. Statistik zu typischen Abweichungen je Finanzamt oder Mandantengruppe
- Attraktivere Arbeitsplätze für junge Steuerprofis, die nicht in Papierstapeln versinken wollen
Und ganz pragmatisch: Wer 2026 die Prozesse sauber aufsetzt, wird 2027 nicht von der Voll-Digitalisierung ĂĽberrascht, sondern profitiert davon.
Fazit: 2026 als Testjahr fĂĽr Ihre KI-gestĂĽtzte Bescheidpraxis nutzen
Die Neuregelungen zu digitalen Steuerbescheiden bringen Unruhe in gewohnte Abläufe. 2026 wird ein Jahr mit unübersichtlichem Mischbetrieb, 2027 der Schwenk zum Regelfall „digitaler Bescheid bei digitaler Erklärung“.
Für Kanzleien, die sich ohnehin mit KI für Steuerberater und Wirtschaftsprüfer beschäftigen, ist das der ideale Zeitpunkt, konkrete KI-Anwendungen in der Praxis zu verankern: automatische Bescheiderfassung, Abweichungsanalysen, Fristenkontrolle und strukturierte Mandantenkommunikation.
Wenn Sie 2026 gezielt als Pilotjahr nutzen, Mandantenstrategien festlegen und KI sauber in Ihre Prozesse integrieren, gewinnen Sie gleich doppelt: weniger Haftungsrisiko – und eine deutlich effizientere, moderne Kanzlei.