Tập huấn chuyển đổi số cấp xã không chỉ là học cho đủ chứng chỉ. Nếu biết tận dụng, đây là cơ hội vàng để thay đổi cách phục vụ người dân ở địa phương.
Tập huấn chuyển đổi số cấp xã: Cơ hội vàng cho địa phương
Ngày 08/12/2025, nhiều xã ở Việt Nam vẫn quản lý hồ sơ bằng sổ giấy, ký tá thủ công, báo cáo bằng excel rời rạc. Trong khi đó, người dân đã quen đặt đồ ăn, chuyển khoản, gọi xe trên điện thoại chỉ với vài thao tác. Khoảng cách số giữa chính quyền cơ sở và đời sống số của người dân đang ngày càng rộng.
Bộ Khoa học và Công nghệ (KH&CN) vừa tổ chức các lớp tập huấn chuyên môn, nghiệp vụ về khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số cho cán bộ cấp xã. Nghe thì có vẻ “trên cao”, nhưng thực tế đây là một trong những đòn bẩy quan trọng nhất để chuyển đổi số thực sự chạm tới đời sống nông thôn, vùng sâu, vùng xa – nơi chiếm hơn 60% dân số.
Bài viết này đi thẳng vào câu hỏi: Cán bộ, công chức, viên chức cấp xã cần gì từ những chương trình tập huấn này, và làm sao biến kiến thức đó thành kết quả cụ thể cho địa phương? Nếu bạn đang làm ở UBND xã, phường, thị trấn, hoặc đang phụ trách chuyển đổi số ở địa phương, nội dung dưới đây sẽ rất sát với công việc hàng ngày của bạn.
1. Vì sao tập huấn chuyển đổi số cho cấp xã là then chốt?
Trọng tâm nằm ở chỗ: cấp xã là nơi trực tiếp “chạm” vào người dân và doanh nghiệp nhỏ nhất. Nếu cấp xã yếu về công nghệ, mọi chiến lược chuyển đổi số quốc gia sẽ bị “tắc” ở điểm cuối.
Cấp xã là “mặt tiền” của Nhà nước với người dân
Đa số thủ tục người dân thực hiện thường xuyên đều ở cấp xã:
- Đăng ký khai sinh, chứng tử, kết hôn
- Xác nhận cư trú, hoàn cảnh gia đình
- Thủ tục hộ nghèo, cận nghèo, hỗ trợ an sinh
- Xác nhận đất đai, nhà ở trong nhiều loại hồ sơ
Nếu những dịch vụ này vẫn xử lý theo kiểu:
- Người dân phải đi lại nhiều lần
- “Chờ anh em tìm hồ sơ cũ” trong đống sổ giấy
- Không tra cứu được lịch sử xử lý
…thì dù cấp tỉnh dùng hệ thống hiện đại đến đâu, trải nghiệm của người dân vẫn là… “thời bao cấp 4.0”.
Không chỉ là dùng máy tính, mà là đổi tư duy
Chuyển đổi số cấp xã không dừng ở việc biết dùng phần mềm một cửa hay cài Zalo để nhận phản ánh của dân. Lớp tập huấn của Bộ KH&CN đang hướng tới 4 lớp năng lực sâu hơn:
- Hiểu bức tranh chung về khoa học, công nghệ và đổi mới sáng tạo – để không sợ cái mới, dám thử giải pháp mới.
- Nắm rõ quy trình nghiệp vụ số – xử lý hồ sơ trên hệ thống thay vì “xong rồi mới nhập máy”.
- Biết sử dụng dữ liệu – đọc được báo cáo, phát hiện vấn đề, không làm cho có.
- Nhận diện cơ hội ứng dụng AI và công nghệ số vào từng đầu việc nhỏ ở xã.
Thực tế, cán bộ xã không cần trở thành lập trình viên. Họ cần trở thành “người dùng thông minh” của các nền tảng số, hiểu mình đang có gì, cần gì và phải yêu cầu ra sao.
2. Bốn nhóm nội dung tập huấn cấp xã cần nắm vững
Cốt lõi của một chương trình tập huấn hữu ích là: học xong làm được thêm việc mới, hoặc làm việc cũ nhanh và chuẩn hơn. Với cấp xã, tôi cho rằng có bốn nhóm nội dung bắt buộc phải có.
2.1. Kiến thức nền về khoa học, công nghệ và đổi mới sáng tạo
Phần này trả lời câu hỏi: “Công nghệ giúp xã mình được gì, chứ không phải giúp ai đó ở Hà Nội?”.
Một số chủ đề nên được giải thích bằng ví dụ rất đời thường:
- IoT (cảm biến, camera, thiết bị kết nối) giúp:
- Giám sát mực nước kênh mương, cảnh báo ngập
- Theo dõi rác thải tại các điểm tập kết
- Công nghệ sinh học trong nông nghiệp địa phương:
- Giống cây trồng mới, phân bón sinh học
- Mô hình nuôi trồng thông minh quy mô hộ gia đình
- Đổi mới sáng tạo ở cấp xã:
- Tổ chức lại quy trình giải quyết thủ tục để dân không phải chờ lâu
- Hỗ trợ hợp tác xã tìm đầu ra online cho nông sản
Đổi mới sáng tạo ở cấp xã không phải là xây “thung lũng silicon thu nhỏ”, mà là sửa một quy trình, giảm một tờ giấy, bớt cho dân một lần đi lại.
2.2. Nghiệp vụ chuyển đổi số trong quản lý nhà nước
Đây là chỗ nhiều nơi đang lúng túng nhất. Bộ KH&CN và các bộ, ngành liên quan thường hướng dẫn các nội dung như:
- Quy trình xử lý hồ sơ trên hệ thống một cửa điện tử:
- Tiếp nhận – số hóa – xử lý – phê duyệt – trả kết quả online
- Theo dõi trạng thái hồ sơ và nhắc việc tự động
- Ký số và lưu trữ điện tử:
- Khi nào bắt buộc ký số, khi nào vẫn cần bản giấy
- Cách quản lý chứng thư số, tránh lộ thông tin
- Thanh toán không dùng tiền mặt trong dịch vụ công:
- Thu phí, lệ phí qua ngân hàng, ví điện tử
- Quy trình đối soát, báo cáo
Nếu tập huấn chỉ dừng ở chiếu slide, đọc văn bản thì… không ai làm được gì thêm. Cách hiệu quả hơn là:
- Cho học viên thực hành trực tiếp trên hệ thống mô phỏng
- Làm case study: xử lý trọn vẹn một hồ sơ thực tế từ tiếp nhận tới trả kết quả
- Chỉ rõ 5–7 lỗi phổ biến mà xã hay mắc và cách tránh
2.3. Kỹ năng dữ liệu và báo cáo số
Một xã có thể chỉ có vài nghìn dân, nhưng dữ liệu họ tạo ra mỗi năm rất lớn: hộ tịch, an sinh xã hội, đất đai, an ninh trật tự, phản ánh kiến nghị… Nếu biết khai thác, xã sẽ quản lý chủ động hơn rất nhiều.
Cán bộ cấp xã cần được hướng dẫn những việc rất cụ thể:
- Cách lọc danh sách đối tượng cần hỗ trợ (người cao tuổi, hộ nghèo, trẻ em bỏ học) từ hệ thống
- Cách lập báo cáo tự động, hạn chế gõ lại số liệu
- Cách đối chiếu dữ liệu giữa các hệ thống (dân cư – hộ nghèo – bảo hiểm…)
Đây là nền tảng để tiến lên ra quyết định dựa trên dữ liệu (data-driven), chứ không chỉ dựa trên “kinh nghiệm nhiều năm”.
2.4. Nhận diện và ứng dụng AI trong công việc cấp xã
AI không phải chuyện xa vời với cấp xã. Năm 2025, đã có khá nhiều công cụ AI miễn phí hoặc chi phí thấp hỗ trợ công việc hành chính.
Một số ứng dụng rất thực tế:
- Soạn thảo và chuẩn hóa văn bản: dùng AI để gợi ý nội dung, kiểm tra chính tả, câu chữ, giúp văn bản rõ ràng và thống nhất hơn.
- Tóm tắt văn bản, báo cáo dài: tiết kiệm thời gian đọc, nhất là với văn bản cấp trên gửi xuống.
- Hỗ trợ trả lời câu hỏi thường gặp của người dân: tạo bộ câu hỏi – trả lời mẫu, tích hợp vào chatbot trên website xã hoặc tài khoản mạng xã hội.
- Phân tích ý kiến người dân trên mạng xã hội: nhận diện chủ đề nóng, phản ánh bức xúc để chính quyền xử lý sớm.
Điều quan trọng là cán bộ xã được tập huấn cả mặt lợi và rủi ro:
- Không đưa dữ liệu nhạy cảm (danh sách hộ nghèo, thông tin cá nhân) vào công cụ AI công khai
- Kiểm tra lại kết quả AI gợi ý, không “copy – dán” mù quáng
- Hiểu rõ trách nhiệm pháp lý: AI chỉ hỗ trợ, quyết định vẫn là của cán bộ ký tên, đóng dấu
3. Lộ trình 90 ngày để một xã bắt đầu chuyển đổi số thực chất
Nhiều địa phương than “không biết bắt đầu từ đâu”. Dưới đây là một lộ trình 90 ngày gọn, thực tế, hoàn toàn phù hợp với bối cảnh cấp xã.
3.1. 30 ngày đầu: Chuẩn hóa và số hóa những việc đang làm
Mục tiêu: không phát sinh thêm việc mới, chỉ làm việc cũ bằng cách thông minh hơn.
Các bước cụ thể:
- Rà soát 5–7 thủ tục hành chính phát sinh nhiều nhất ở xã (ví dụ: khai sinh, xác nhận cư trú, chứng thực…) và thống nhất quy trình chuẩn.
- Số hóa toàn bộ hồ sơ tiếp nhận mới trên hệ thống một cửa. Nguyên tắc: “Không có hồ sơ nào mới mà không có bản điện tử đi kèm”.
- Tập thói quen ký số đối với văn bản nội bộ và một số văn bản gửi lên trên.
- Lập nhóm Zalo/Viber nội bộ chỉ để xử lý việc công, không lẫn với nhóm chuyện riêng, để chia sẻ nhanh hướng dẫn sử dụng hệ thống, lỗi thường gặp.
3.2. 30 ngày tiếp: Mở rộng sang dịch vụ công trực tuyến và dữ liệu
Mục tiêu: để người dân bắt đầu “cảm” được chuyển đổi số.
Công việc đề xuất:
- Chọn 2–3 dịch vụ công trực tuyến dễ dùng nhất, hướng dẫn người dân thực hiện từ xa (qua điện thoại, tại bộ phận một cửa, thông qua đoàn thể).
- Thiết lập quy trình nhắn tin thông báo trạng thái hồ sơ cho người dân (qua SMS/Zalo nếu hệ thống hỗ trợ).
- Bắt đầu trích xuất một số báo cáo tự động từ hệ thống để thay thế báo cáo excel trước đây.
- Xây dựng bản đồ số đơn giản các điểm rác, điểm có nguy cơ ngập, hộ dân ở vùng rủi ro, dùng miễn phí từ các nền tảng bản đồ sẵn có.
3.3. 30 ngày cuối: Thử nghiệm giải pháp AI và sáng kiến địa phương
Mục tiêu: không chạy theo phong trào, mà thử những giải pháp AI thật sự tiết kiệm thời gian.
Gợi ý một vài việc nên làm:
- Chọn một cán bộ “hạt nhân số” (thường là cán bộ văn phòng – thống kê hoặc văn hóa – xã hội) được tập huấn sâu hơn về AI, hỗ trợ lại anh em.
- Thử dùng công cụ AI để soạn thảo 3 loại văn bản hay dùng nhất (thông báo, giấy mời, báo cáo nhanh), sau đó chỉnh sửa cho phù hợp.
- Xây dựng bộ câu hỏi – trả lời chuẩn cho 10 câu hỏi người dân hay hỏi nhất (sổ hộ khẩu, tạm trú, hỗ trợ hộ nghèo…), có thể kết hợp chatbot.
- Tổ chức một buổi lấy ý kiến người dân và doanh nghiệp nhỏ về những thay đổi trong 2 tháng qua, ghi nhận phản hồi để chỉnh.
Nếu làm đều tay 90 ngày như trên, một xã bình thường có thể:
- 100% hồ sơ mới có bản điện tử
- 30–50% văn bản nội bộ được ký số
- Tối thiểu 20–30% hồ sơ dùng dịch vụ công trực tuyến ở một số thủ tục
- Giảm được 20–40% thời gian xử lý một số thủ tục phổ biến
Con số không phải tuyệt đối, nhưng đủ cho thấy hiệu quả rất đo được, không phải chuyện khẩu hiệu.
4. Những sai lầm thường gặp khi triển khai tập huấn chuyển đổi số cấp xã
Hầu như nơi nào cũng gặp vài lỗi giống nhau. Nhận ra sớm sẽ đỡ mất vài năm loay hoay.
4.1. Chỉ học cho đủ… chứng chỉ
Nhiều khóa tập huấn biến thành “nghe cho hết buổi để lấy giấy xác nhận”. Hệ quả:
- Học viên không được thực hành
- Không có bài tập gắn với công việc thật
- Xong lớp, mọi thứ… đâu lại vào đấy
Giải pháp tốt nhất tôi từng thấy là: gắn chỉ tiêu chuyển đổi số vào đánh giá cuối năm của tập thể và cá nhân. Học xong phải có sản phẩm:
- Một quy trình được số hóa
- Một mẫu báo cáo mới trích xuất tự động
- Một nhóm thủ tục được đưa lên trực tuyến và có người dân sử dụng
4.2. Giao hết cho “một bạn rành máy tính lo hết”
Cách này rất phổ biến ở xã: có một bạn văn phòng trẻ, biết Word, Excel tốt, thế là mọi việc công nghệ dồn hết về bạn đó. Kết quả:
- Người này quá tải, làm thay chứ không phải hỗ trợ
- Các bộ phận khác không nâng được năng lực số
Cách lành mạnh hơn:
- Mỗi bộ phận (tư pháp – hộ tịch, địa chính, văn hóa – xã hội…) phải có ít nhất một người rành quy trình trên hệ thống.
- Bạn “hạt nhân số” chỉ đóng vai trò huấn luyện nội bộ và giải đáp thắc mắc khó.
4.3. Không nói tiếng “người dùng cuối”
Tài liệu tập huấn hay dùng quá nhiều thuật ngữ, ví dụ: kiến trúc tổng thể, nền tảng số, tích hợp chia sẻ dữ liệu, v.v. Nếu không dịch sang “ngôn ngữ đời thường”, cán bộ xã rất khó áp dụng.
Một mẹo nhỏ: mọi khái niệm đều phải trả lời được câu hỏi: “Nó giúp xã mình làm nhanh hơn, chính xác hơn, minh bạch hơn ở chỗ nào?” Nếu không trả lời được, bỏ qua.
5. Gợi ý cho địa phương: Biến tập huấn thành chương trình chuyển đổi số thật sự
Để tận dụng tối đa các chương trình tập huấn của Bộ KH&CN, địa phương có thể chủ động thêm vài bước sau.
5.1. Chuẩn bị trước khi đi tập huấn
- Rà soát hiện trạng số của xã/phường: đang dùng những hệ thống gì, khó khăn ở đâu.
- Chọn trước 3–5 đầu việc muốn cải thiện sau khóa học (ví dụ: tăng tỷ lệ dịch vụ công trực tuyến, giảm tồn đọng hồ sơ, chuẩn hóa ký số…).
- Cử đúng người, hạn chế cử người “thay” chỉ vì rảnh.
5.2. Sau tập huấn: phải có “cam kết hành động” 90 ngày
- Họp nội bộ, mỗi người tham gia tập huấn trình bày lại 3 điều mới học và đề xuất 1 việc có thể áp dụng ngay.
- UBND xã/phường ký một kế hoạch chuyển đổi số 90 ngày với mục tiêu rõ ràng, có chỉ số đo lường.
- Định kỳ hàng tháng, báo cáo tiến độ cho cấp trên hoặc phòng chuyên môn phụ trách chuyển đổi số.
5.3. Kết nối với doanh nghiệp công nghệ địa phương
Không ít doanh nghiệp công nghệ vừa và nhỏ ở tỉnh, thành rất sẵn lòng hỗ trợ:
- Hướng dẫn sử dụng các công cụ AI miễn phí/chi phí thấp
- Tư vấn tối ưu quy trình trên nền tảng tỉnh đã triển khai
- Đồng hành làm thí điểm ở một xã, sau đó nhân rộng
Cấp xã không nên mua sắm hệ thống riêng lẻ phức tạp. Thay vào đó, nên khai thác tối đa nền tảng có sẵn của tỉnh, của Nhà nước, kết hợp hỗ trợ kỹ thuật từ doanh nghiệp.
Kết lời: Cấp xã nắm vững chuyển đổi số thì nông thôn mới thật sự “lên đời”
Chương trình tập huấn về khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số do Bộ KH&CN tổ chức cho cấp xã không chỉ là một khóa học nghiệp vụ. Nếu địa phương biết tận dụng, đây là cơ hội vàng để nâng mặt bằng năng lực số, đưa chuyển đổi số đi vào từng thủ tục nhỏ, từng cuộc họp thôn xóm.
Từ nay đến hết năm 2026, địa phương nào biến được kiến thức tập huấn thành lộ trình 90 ngày, 180 ngày, 1 năm rõ ràng, với chỉ số đo lường cụ thể, địa phương đó sẽ thấy kết quả rất rõ: người dân hài lòng hơn, cán bộ đỡ quá tải hơn, số liệu quản lý minh bạch hơn.
Nếu bạn đang ở vị trí lãnh đạo hoặc cán bộ nòng cốt ở xã/phường, câu hỏi đáng suy nghĩ nhất lúc này là: “Trong 90 ngày tới, xã mình sẽ thay đổi được điều gì cụ thể nhờ chuyển đổi số?” Trả lời được câu hỏi đó, mọi buổi tập huấn sẽ trở nên có giá trị thật sự.