Digitalizarea ROZMARING SRL: baza pentru următorul pas – AI

De la calcul tradițional la ERP și AI: povestea unei firme din Harghita

Majoritatea IMM-urilor din România încă lucrează cu Excel, telefoane și „hai că ne descurcăm”. Iar apoi se miră de ce pierd contracte, greșesc stocurile sau răspund greu clienților.

ROZMARING SRL, o firmă din comuna Mărtiniș, Harghita, a ales alt drum: un proiect de digitalizare complex, finanțat european, care include ERP, webshop, website, servere și instruirea oamenilor. Exact genul de infrastructură pe care, în 1-2 ani, poți așeza peste ea soluții de inteligență artificială și automatizări serioase.

Acest articol face parte din seria „Implementarea AI în Business: Ghid complet pentru companii din România” și folosește cazul ROZMARING ca exemplu practic:

• ce înseamnă, concret, un proiect de digitalizare;
• cum pregătește el terenul pentru AI;
• ce ar putea face, efectiv, AI-ul în pasul următor într-o astfel de firmă;
• ce pot învăța alte IMM-uri din România din acest proiect.

---

1. Ce face, de fapt, ROZMARING SRL prin acest proiect de digitalizare

Esențialul: ROZMARING SRL derulează, între 17.11.2025 – 17.11.2027, un proiect numit „Creșterea competitivității firmei SC ROZMARING SRL prin digitalizarea activității”, finanțat prin Programul Regional „Regiunea Centru” 2021–2027, Prioritatea 2 – O regiune digitală.

Obiectivul proiectului este foarte clar: creșterea competitivității și a cifrei de afaceri prin:

• digitalizarea proceselor interne;
• creșterea productivității;
• formarea profesională a 3 angajați.

Ce se cumpără concret (și de ce contează)

Proiectul are două tipuri de investiții: active necorporale (software) și active corporale (hardware).

Software (active necorporale):

• Sistem ERP – creierul digital al firmei: stocuri, comenzi, facturi, producție, rapoarte;
• Webshop și website – ieșirea profesională în online, vânzări 24/7, vizibilitate;
• Licențe server și baze de date – infrastructura pe care rulează aplicațiile;
• Licențe sistem de operare și antivirus – securitate și stabilitate pentru calculatoare;
• Licență server remote desktop – acces de la distanță la sistemele interne.

Hardware (active corporale):

• Server de date + RAID controller – pentru stocare sigură și centralizată;
• Calculatoare desktop și monitoare touch screen – pentru punctele de lucru;
• Terminale mobile și tablete – pentru operațiuni în teren, depozit, producție;
• Imprimantă mobilă de etichete/coduri de bare – trasabilitate și inventariere;
• UPS (sursă neîntreruptibilă) – protecție la întreruperi de curent.

Pe scurt, firma își construiește un sistem nervos digital complet. Fără asta, orice discuție despre AI este teorie frumoasă. Cu asta, discuția devine foarte concretă.

---

2. Etapele proiectului: cum arată o digitalizare făcută organizat

Realitatea? Digitalizarea serioasă nu înseamnă „am cumpărat un soft și vedem noi”. ROZMARING urmează un traseu care ar trebui să fie model pentru orice IMM.

2.1. Analiză și planificare

Primele activități sunt legate de planificare și audit:

• achiziție de servicii pentru elaborarea Cererii de finanțare și a Planului de digitalizare;
• audit IT inițial – radiografia sistemelor existente și a nevoilor reale.

Aici se decide ce se digitalizează, în ce ordine și cu ce obiective măsurabile: reducerea timpului de procesare a comenzilor, scăderea erorilor, creșterea numărului de comenzi online etc.

2.2. Implementare și achiziții

Apoi vin etapele de implementare tehnică:

• licitații pentru achiziția de hardware și software;
• livrarea, instalarea și punerea în funcțiune a echipamentelor și aplicațiilor;
• integrarea ERP cu webshop-ul și celelalte sisteme.

Important: proiectul separă clar punerea în funcțiune în două faze – întâi infrastructura (servere, licențe, securitate), apoi aplicațiile de business (ERP, website, webshop). Exact ordinea corectă.

2.3. Oamenii și formarea

Un punct-cheie: instruirea personalului.

Se pregătesc cel puțin 3 angajați, dar efectul real e mai mare: de obicei, aceștia devin „power users” interni, adică oamenii la care restul echipei apelează când apar întrebări.

Fără acest pas, multe proiecte de digitalizare mor frumos în sertar. Cu el, sistemele sunt folosite, datele se acumulează și, foarte important pentru discuția noastră, devin material brut pentru viitoare soluții AI.

2.4. Monitorizare, raportare, audit final

Proiectul include și:

• rapoarte de progres succesive;
• cereri de plată/rambursare;
• audit IT final – verificarea obiectivelor și a funcționării sistemelor.

Acest tip de disciplină – obiective, indicatori, audit – este același de care ai nevoie când vei introduce AI: să știi ce vrei să îmbunătățești și cum măsori dacă AI-ul chiar ajută.

---

3. De ce această digitalizare e pasul zero pentru inteligența artificială

Implementarea AI într-o firmă românească nu începe cu „hai să punem ChatGPT pe site”. Începe cu exact ce face acum ROZMARING: date curate + procese digitale clare.

3.1. ERP + webshop = sursa de adevăr pentru AI

Un ERP bine folosit și un webshop integrat generează tipul de date de care AI are nevoie:

• istoricul comenzilor;
• sezonalitatea vânzărilor;
• timpi de livrare;
• rotația stocurilor;
• comportament de cumpărare online.

Cu aceste date structurate, poți adăuga în 6–12 luni:

• modele de predicție a vânzărilor (machine learning);
• algoritmi de optimizare a stocurilor;
• recomandări de produse („clienții ca tine au cumpărat și…”);
• analiză automată a marjelor pe produse și clienți.

Fără aceste date în ERP și webshop, orice promisiune de AI rămâne doar marketing.

3.2. Server dedicat și infrastructură – condiție pentru AI on-premise

ROZMARING își ia server de date, licențe de sistem de operare server, licențe pentru baza de date, securitate și remote desktop. Asta înseamnă că, la nevoie, poate rula:

• soluții AI on-premise (de exemplu, modele de clasificare a cererilor de service sau de analiză documente);
• micro-servicii interne de automatizare (ex: generarea automată de rapoarte zilnice).

Multe companii românești ezită să folosească AI în cloud din motive de confidențialitate. A avea infrastructură proprie bine pusă la punct îți deschide alternative.

3.3. Terminale mobile, coduri de bare și AI pentru operațiuni

Terminalele mobile și imprimanta de etichete cu coduri de bare sunt aur pentru operațiuni.

Pe termen scurt, ajută la:

• inventar mai rapid;
• mai puține erori la recepție/livrare;
• trasabilitate mai bună.

Pe termen mediu, aceste date pot hrăni:

• modele AI de optimizare a rutelor interne (depozit, producție);
• detecția automată a anomaliilor (ex: pierderi, erori frecvente pe anumite fluxuri);
• asistenți interni pentru angajați: „unde găsesc produsul X?”, „ce stoc avem la Y?”.

---

4. Cum ar putea arăta concret următorul pas: AI în ROZMARING SRL

Dacă ne uităm strict la ce cumpără și implementează ROZMARING, putem desena un roadmap realist de AI pentru următorii 2–3 ani. Exact genul de plan pe care îl poate folosi orice IMM care trece acum prin digitalizare.

4.1. Anul 1–2 după digitalizare: AI „de bază”, dar cu impact mare

După ce ERP-ul, webshop-ul și website-ul funcționează stabil și oamenii îl folosesc zilnic, următoarele proiecte de AI au cel mai bun raport cost/beneficiu:

1. Chatbot inteligent pentru website și webshop

   • răspunde automat la întrebări frecvente (program, livrări, stocuri);
   • preia comenzi simple și le duce direct în ERP;
   • poate fi antrenat pe întreaga bază de cunoștințe a firmei (produse, politici interne).

2. Asistent intern pentru angajați (tip ChatGPT cu datele firmei)

   • angajații pot întreba: „arată-mi vânzările pe luna trecută pe produs”, „ce termen de plată are clientul X?”;
   • reduce timpul pierdut prin telefoane și emailuri interne.

3. Analiză automată a rapoartelor financiare și comerciale

   • AI poate genera rapoarte zilnice/săptămânale de tip „management brief”:

     „Top 10 clienți după valoare, produsele cu cea mai mare creștere, zonele cu scădere.”

4.2. Anul 2–3: AI predictiv și automatizări mai avansate

După ce datele istorice se acumulează (ideal 12–24 luni), devin posibile proiecte de tip machine learning:

• Predicții de vânzări și sezonalitate

  • modele care învață din istoricul comenzilor;
  • ajută la comenzi mai inteligente către furnizori și reducerea stocurilor blocate.

• Optimizarea stocurilor cu AI

  • recomandări automate privind cantitățile de reaprovizionare;
  • semnale de alertă pentru produse cu rotație slabă sau margine negativă.

• Recomandări de produse în webshop

  • „produse similare”, „clienții care au cumpărat X au cumpărat și Y”;
  • creșterea valorii medii a coșului fără efort suplimentar de vânzare.

• Scor de risc pentru clienți

  • pe baza istoricului de plată și a comportamentului de cumpărare;
  • ajută departamentul comercial să decidă termene de plată, limită de credit etc.

Toate acestea nu mai sunt SF în 2025. Sunt soluții accesibile, mai ales dacă infrastructura și datele există deja – iar proiectul ROZMARING exact asta construiește.

---

5. Lecții practice pentru alte IMM-uri din România

Cazul ROZMARING SRL nu e doar o știre despre „încă un proiect european”. E un mic manual de bune practici pentru orice firmă care vrea să ajungă, în 2–3 ani, la implementare reală de AI în business.

5.1. Fără fundație digitală, AI-ul e doar marketing

Oricât de spectaculos ar suna AI, fără:

• ERP (sau măcar un sistem centralizat de gestiune);
• date curate despre clienți, stocuri, vânzări;
• procese clare și digitalizate;

nu vei putea obține rezultate reale. ROZMARING investește exact în această fundație.

5.2. Plan de digitalizare + audit IT = mai puține greșeli scumpe

Mulți antreprenori sar direct la „ce soft să cumpăr?”. Abordarea corectă, pe modelul ROZMARING:

• întâi plan de digitalizare cu un consultant bun;
• apoi audit IT care vede ce există, ce lipsește și ce se poate integra;
• abia după aceea se cumpără hardware și software.

Rezultatul: mai puțin „bani aruncați pe licențe” și mai mult impact real în business.

5.3. Formarea oamenilor nu e un moft, e condiție de succes

Instruirea a doar 3 oameni poate părea puțin, dar e mult mai bine decât zero. Recomandarea mea pentru orice firmă care pornește la drum:

• formează un nucleu de utilizatori-cheie (2–5 persoane);
• dă-le timp, nu doar training formal: lasă-i să testeze, să greșească, să îmbunătățească;
• implică-i direct și în proiectele de AI ulterioare – ei știu cel mai bine unde doare.

5.4. Gândește de la început: „ce date voi avea pentru AI?”

Chiar dacă nu implementezi AI acum, pune-ți întrebarea:

• ce date voi avea peste 12 luni dacă pornesc digitalizarea acum?;
• cum le structurez astfel încât, peste 1–2 ani, să pot antrena un model AI pe ele?;
• pot separa clar datele sensibile de cele care pot fi folosite în cloud?

ROZMARING, prin serverele proprii, ERP și webshop integrat, își răspunde deja la aceste întrebări. De aceea, următorul pas – AI – va fi mult mai simplu de făcut.

---

Concluzie: digitalizarea începe azi, AI-ul vine mai repede decât crezi

Proiectul ROZMARING SRL arată ceva foarte clar: transformarea digitală și implementarea AI nu sunt două povești separate, ci etape ale aceluiași drum.

• 2025–2027: infrastructură, ERP, webshop, servere, terminale mobile, formare;
• 2027+ : chatboți, analiză automată, predicții, optimizare stocuri, asistenți interni cu AI.

Dacă firme dintr-o comună mică din Harghita pot porni pe acest drum cu fonduri europene și o abordare structurată, nu există niciun motiv real pentru care o companie din Cluj, Brașov, Iași sau București să rămână blocată în Excel și hârtii.

Dacă vrei ca AI-ul să devină, în 1–2 ani, un instrument real în compania ta, nu doar un buzzword în prezentări, întrebarea de pus azi este simplă:

Ce proiect de digitalizare îți trebuie ca să fii pregătit pentru AI, nu peste 10 ani, ci după următorul exercițiu bugetar?

Seria „Implementarea AI în Business: Ghid complet pentru companii din România” merge exact în această direcție. Următorul pas ține de tine: începe cu digitalizarea de bază și construiește, calculat, drumul spre AI.