Ordinul 1140/2025, buget digital și AI în școli

De ce felul în care cheltuie școala banii decide cât AI ajunge la clasă

Un director de școală dintr-un oraș mic mi-a spus recent așa: „Nu mă sperie catalogul electronic, mă sperie Excel-ul de la contabilitate și controalele pe achiziții”. Aici e miezul problemei. Nu lipsa tehnologiei în clase blochează școlile, ci birocrația din spate.

Ordinul 1140/2025 și digitalizarea execuției bugetare par, la prima vedere, teme contabile. În realitate, ele decid dacă în următorii ani vom avea bani și spațiu mental pentru AI în educație, învățare personalizată și platforme moderne sau vom rămâne blocați în „dosarul cu șină”.

În acest articol, pun cap la cap trei lucruri care merg împreună:

• schimbarea legislativă majoră (de la Ordinul 1792/2002 la 1140/2025),
• digitalizarea execuției bugetare și a achizițiilor publice în școli,
• cum toate acestea creează cadrul pentru platforme AI și management școlar inteligent.

1. Ce aduce nou Ordinul 1140/2025 pentru școli

Ordinul 1792/2002 iese din scenă pe 01.01.2026, după mai bine de două decenii. Îl înlocuiește Ordinul 1140/2025, gândit pentru o administrație publică digitală.

Esentialul pentru învățământul preuniversitar:

• accent pe fluxuri digitale, nu pe hârtii fizice;
• clarificarea detaliată a etapelor de ALOP (Angajare, Lichidare, Ordonanțare, Plată);
• separarea mai riguroasă a atribuțiilor și a controlului preventiv;
• bazare pe semnătură electronică și trasabilitate digitală.

Cu alte cuvinte, noul ordin forțează trecerea de la „mapa roșie plimbată între birouri” la fluxuri electronice, monitorizabile în timp real. Asta nu e doar o schimbare de formă, ci una de mentalitate: datele financiare devin structurate, căutabile și analizabile – condiția de bază pentru orice fel de automatizare sau AI în administrarea școlii.

ALOP, coloana vertebrală a execuției bugetare

Fără un ALOP corect, orice proiect digital sau de AI rămâne pe hârtie. Etapele sunt aceleași, dar modul de lucru se schimbă:

1. Angajare – școala își asumă o obligație de plată.
   • În noul cadru, disponibilitatea creditelor bugetare trebuie certificată digital, nu „după caiet”.
2. Lichidare – verificarea realității și exactității sumei datorate.
   • Aici contează enorm calitatea documentelor scanate, atașate și indexate corect.
3. Ordonanțare – decizia de plată a conducătorului unității.
   • Se poate urmări cine, când, ce a aprobat, din câteva click-uri.
4. Plată – transferul efectiv al banilor.
   • Poate fi corelat direct cu linia bugetară și cu strategia de achiziții.

Ordinul 1140/2025 cere, implicit, sisteme digitale care să știe să mapeze aceste etape. Aici intră în scenă platforme precum VIVA și, pe termen scurt și mediu, module inteligente bazate pe AI.

2. De la „noian de hârtii” la platforme digitale: ce schimbă VIVA

Multe școli se uită cu teamă la noile reglementări: „Cine are timp să rescrie toate procedurile?”. Realitatea e că, dacă fiecare director și contabil lucrează singur, riscul de erori și interpretări diferite explodează.

Platforma VIVA vine cu două tipuri de ajutor clare:

• Pachet gratuit de documente esențiale pentru Ordinul 1140/2025:

  • procedură operațională actualizată pentru întocmirea ALOP;
  • anexe care explică diferențiat rolurile (director, contabil, secretar, responsabil achiziții);
  • draft de Strategie anuală de achiziții publice.

• Platformă digitală de management școlar care deja face câteva lucruri extrem de utile:

  • meniu Legislație – directorii nu mai caută ore întregi acte normative;
  • automatizarea adeverințelor – mai puțină muncă repetitivă pentru secretariat;
  • editarea documentelor direct în platformă;
  • modul dedicat pentru directori, cu repere clare în funcție de perioada anului.

Aceste funcționalități pun bazele unui ecosistem unde AI poate fi adăugat firesc:

• dacă toate procedurile sunt standardizate,
• dacă datele sunt curate și structurate,
• dacă fluxurile sunt clare,

atunci un modul AI poate sugera, verifica, prioritiza sau chiar genera automat documente, fără să „inventeze” procese inexistente.

Achiziții publice digitale – modulul care contează în 2026

Din 2026, VIVA introduce un meniu dedicat Achizițiilor Publice, fără costuri suplimentare pentru școlile care folosesc platforma. Ce înseamnă asta practic:

• integrarea Planului anual de achiziții publice;
• generarea automată a referatelor de necesitate;
• generarea automată a notelor de fundamentare;
• corelarea automată cu planificarea bugetară deja introdusă în platformă.

Aici se vede legătura directă cu AI și învățarea personalizată:

• dacă școala vrea să cumpere platforme adaptive de învățare, licențe de AI educațional, table inteligente, totul trece prin achiziții publice;
• un modul digital bine configurat reduce riscul de erori de procedură (cele pentru care se dau, de obicei, avertismente și amenzi);
• timpul câștigat pe fluxurile administrative poate fi mutat către analiza de nevoi reale ale elevilor: de câte licențe avem nevoie, ce tip de platformă AI se potrivește profilului școlii, cum măsurăm impactul.

3. Strategia anuală de achiziții publice – piesa lipsă din puzzle

Execuția bugetară (ALOP) nu funcționează corect dacă școala nu are o strategie clară de achiziții. În educație, haosul achizițiilor se vede ușor:

• proiecte PNRR începute cu entuziasm și blocate pe procedură;
• licențe software nefolosite pentru că nimeni nu a planificat formarea profesorilor;
• echipamente IT cumpărate, dar fără conectivitate sau mentenanță.

Un draft de Strategie anuală de achiziții, cum oferă pachetul VIVA, ajută exact aici:

• conectează viziunea pedagogică a școlii cu bugetul;
• obligă echipa de conducere să-și pună întrebări concrete:
  • vrem să mergem spre învățare personalizată?
  • ce platforme AI de învățare sau evaluare automată ne trebuie?
  • ce formări pentru profesori includem în pachet?
• aliniază achizițiile curente (consumabile, servicii) cu investițiile în tehnologie educațională.

Dacă strategia anuală de achiziții e făcută serios, nu doar „ca să fie”, atunci:

• nu mai cumpărăm tablete doar pentru poze, ci în funcție de profilul elevilor și nevoile reale;
• putem planifica pilotarea unor platforme AI pe un eșantion de clase, înainte de a extinde la nivelul întregii școli;
• putem argumenta mult mai credibil în fața autorității locale sau a finanțatorilor că investițiile în AI și digitalizare vin cu un plan clar de utilizare.

4. Cum pregătește digitalizarea bugetară terenul pentru AI în școala românească

Realitatea e simplă: AI are nevoie de date bune. Fără date:

• nu poți avea recomandări inteligente;
• nu poți personaliza învățarea;
• nu poți urmări eficiența cheltuielilor.

Digitalizarea execuției bugetare și a achizițiilor publice creează exact această bază de date:

• școala știe clar câți bani merg pe manuale, câți pe training, câți pe licențe software;
• poate urmări în timp ce proiecte de tehnologie educațională au impact și care nu;
• poate decide, pe cifre, dacă merită extins un proiect-pilot de AI în învățare personalizată.

Exemple concrete de unde poate interveni AI

Odată ce fluxurile sunt digitale, nu e deloc exagerat să vedem, în 1-2 ani, funcționalități de tip:

• asistent AI pentru director:

  • oferă remindere pentru etape ALOP neînchise;
  • semnalează cheltuieli atipice față de anul anterior;
  • propune drafturi de documente (referate, note de fundamentare) pe baza istoricului școlii.

• analiză predictivă pentru buget:

  • estimează costurile recurente pentru licențe de platforme educaționale;
  • sugerează scenarii de buget dacă școala decide să extindă utilizarea unei platforme AI pentru toți elevii.

• corelare între rezultate școlare și investiții:

  • la nivel de rețea de școli sau inspectorat, AI poate identifica zone unde investițiile în digital nu produc încă efecte asupra rezultatelor elevilor;
  • asta permite intervenții țintite: mai mult training, alt tip de resursă, alt model de organizare.

Dar pentru toate acestea, primul pas e mai puțin spectaculos și foarte concret: proceduri clare, date structurate, fluxuri digitale funcționale.

5. Pași practici pentru directori și echipe manageriale în iarna 2025–2026

Dacă ești director, contabil sau responsabil de achiziții, perioada decembrie–ianuarie e momentul decisiv. Iată un plan realist pe care l-am văzut funcționând în școli care au luat în serios digitalizarea:

1. Recapitulare legislativă internă

   • Organizează o ședință scurtă de informare cu directorii adjuncți, contabilul, secretariatul și responsabilul de achiziții.
   • Clarifică esențialul din Ordinul 1140/2025 și ce dispare din 1792/2002.

2. Adoptarea unei proceduri unice de ALOP la nivelul școlii

   • Folosește un model validat (de exemplu, pachetul gratuit oferit de o platformă precum VIVA), nu rescrie totul de la zero.
   • Stabiliți clar „cine ce face” și „în ce ordine”, pe un flux vizual, nu doar în pagini de text.

3. Digitalizarea efectivă a fluxurilor

   • Decideți ce intra obligatoriu în platformă: ALOP, achiziții, documente de bază.
   • Eliminați practic dublurile (nu are sens să completați aceeași informație în 3 locuri).

4. Construirea Strategiei anuale de achiziții publice gândindu-vă la AI

   • Includeți în strategie, explicit, obiective legate de educație digitală și AI:
     • platforme de învățare adaptivă;
     • instrumente de evaluare automată;
     • module de analiză a progresului elevilor;
     • formări pentru profesori în utilizarea AI în mod etic.

5. Comunicare transparentă în școală

   • Explicați profesorilor de ce vă „bateți” cu procedurile și cu digitalizarea bugetară:
   • pentru ca ei să câștige, în 1–2 ani, mai puțină birocrație și mai mult sprijin digital la clasă.

De ce această schimbare contează pentru AI și învățarea personalizată

Seria „AI în Educația din România: Învățare Personalizată” vorbește, de obicei, despre algoritmi, platforme adaptive, instrumente pentru profesori. Dar adevărul este că fără o administrație digitalizată și previzibilă, AI rămâne doar un subiect de conferință.

Ordinul 1140/2025, Strategia anuală de achiziții și platformele ca VIVA nu sunt doar detalii tehnice. Ele sunt infrastructura invizibilă care va decide dacă:

• școlile pot bugeta și cumpăra, la timp, soluții de AI educațional;
• directorii au timp să gândească proiecte pentru învățare personalizată, nu doar să stingă incendii birocratice;
• resursele sunt folosite transparent și eficient, astfel încât părinții și comunitatea să aibă încredere.

Dacă ești în conducerea unei școli, întrebarea reală pentru următoarele luni nu este „Punem sau nu AI în școală?”. Întrebarea e: „Ne punem la punct execuția bugetară și achizițiile digitale, ca să putem susține serios AI în următorii 3 ani?”

Cei care răspund „da” și fac pașii concreți acum vor fi școlile care, peste puțin timp, nu doar că vor vorbi despre învățare personalizată, ci o vor și oferi, zi de zi, fiecărui elev.