Ordinul 1140/2025 și școala digitală: de la ALOP la AI

De ce contează Ordinul 1140/2025 pentru viitorul școlii digitale

Un studiu OECD din 2024 arată că sistemele educaționale care folosesc transparent bugetul au cu până la 30% mai multe investiții în infrastructură digitală și programe moderne de învățare. România e exact în pragul unei astfel de schimbări.

Ordinul nr. 1140/2025 și obligativitatea digitalizării execuției bugetare din 01.01.2026 nu înseamnă doar „altă hârtie” pentru directori și contabili. În practică, înseamnă bani gestionați mai clar, trasee digitale pentru fiecare leu cheltuit și, foarte direct, șanse mai mari ca o școală să poată investi în laboratoare, platforme de învățare adaptivă și soluții de inteligență artificială.

În seria „AI în Educația din România: Învățare Personalizată”, această piesă de puzzle lipsea adesea din discuție: cum ajung, concret, banii până la tehnologie și AI în clase. Despre asta e articolul de față: despre cum trecerea de la Ordinul 1792/2002 la Ordinul 1140/2025, împreună cu digitalizarea ALOP și a achizițiilor publice, poate deschide ușa către școli mai eficiente, mai sigure și mai pregătite pentru învățarea personalizată.

---

1. Schimbarea de paradigmă: de la dosarul cu șină la traseu digital al banilor

Esențial, Ordinul 1140/2025 înseamnă trecerea execuției bugetare din zona hârtiei în zona fluxurilor digitale controlabile și auditate în timp real.

Ce se schimbă efectiv

Până la 31.12.2025, școlile au funcționat după Ordinul 1792/2002. Din 01.01.2026, acesta este abrogat și înlocuit complet de:

• Ordinul 1140/2025 – reglementează Angajarea, Lichidarea, Ordonanțarea și Plata (ALOP) în format modern, cu accent pe:
  • evidență digitală
  • trasabilitate completă
  • separarea clară a atribuțiilor
  • control preventiv întărit

Realitatea? E mai simplă decât pare: tot ce făceați pe hârtie – angajamente, lichidare de cheltuieli, semnături, ștampile – trebuie să poată fi urmărit acum într-un ecosistem digital coerent.

De ce contează asta pentru digitalizare și AI

Atunci când execuția bugetară e clară și automatizată:

• școala știe exact ce buget are disponibil pentru tehnologie educațională, nu doar „din ochi”
• proiectele PNRR, PNRAS sau bugetele locale pentru table interactive, laptopuri sau platforme de învățare adaptivă nu se mai blochează în hârtii
• datele financiare pot fi analizate (inclusiv cu algoritmi de AI, în viitor) pentru a vedea ce tip de investiții aduc cel mai mare impact în rezultate școlare

Dacă vrem învățare personalizată cu ajutorul AI, primul pas este să avem o administrație care nu mai arde energia echipei pe formulare repetitive.

---

2. ALOP în era digitală: coloana vertebrală a unei școli care funcționează

Orice director știe: dacă ALOP e blocat, totul e blocat. Manuale, materiale, licențe software, traininguri pentru profesori – toate depind de acest lanț.

Pe scurt, lanțul ALOP în noul context

1. Angajare – școala își asumă o obligație de plată, doar după ce verifică digital că are credite bugetare.
2. Lichidare – se verifică realitatea și exactitatea sumei datorate (produse livrate, servicii prestate, documente justificative).
3. Ordonanțare – directorul dispune plata, pe baza documentelor validate și a controlului preventiv.
4. Plată – tranzacția se finalizează, iar fluxul rămâne înregistrat digital.

Sub Ordinul 1140/2025:

• responsabilitățile sunt mai clar delimitate
• controlul preventiv se vede în sistem, nu doar „în mapa directorului”
• traseul de aprobare poate fi tradus în fluxuri digitale, nu în drumuri între birouri

Riscuri dacă ALOP rămâne „pe vechi”

Dacă o școală continuă să trateze ALOP ca înainte, apar rapid:

• întârzieri în plăți către furnizori (blocaje la achiziții)
• observații sau sancțiuni la controale
• imposibilitatea de a susține ritmul proiectelor europene sau al investițiilor în tehnologie

Pe scurt: fără un ALOP digital bine pus la punct, discuția despre AI în educație rămâne teorie frumoasă.

---

3. Strategia anuală de achiziții publice: locul unde se decid investițiile în tehnologie și AI

Planificarea achizițiilor nu e doar o cerință legală. E locul unde se decide, realist, cât spațiu are școala pentru a investi în educație digitală și învățare personalizată.

De ce Strategia de achiziții e esențială în 2026

O Strategie anuală de achiziții publice bine făcută:

• corelează bugetul cu obiectivele școlii (de exemplu: „creșterea competențelor digitale ale elevilor de gimnaziu”)
• prioritizează investițiile:
  • licențe pentru platforme educaționale
  • training pentru profesori în folosirea AI la clasă
  • infrastructură (rețea, servere, table interactive)
• reduce riscul de licitații făcute în ultimele zile, sub presiune, doar „ca să nu pierdem banii”

În contextul AI și al învățării personalizate, o strategie matură ar trebui să includă explicit:

• platforme de învățare adaptivă pentru matematică, limbi străine, științe
• soluții de monitorizare a progresului elevilor (dashboard-uri, analitice educaționale)
• instrumente de asistență AI pentru profesori (generare de fișe diferențiate, teste, feedback rapid)

Sincronizarea dintre Strategie și ALOP

Când Strategia de achiziții și Procedura ALOP sunt concepute împreună, școala funcționează „ca un ceasornic”:

• ce ai planificat în Strategie se regăsește ca angajamente bugetare clare
• referatele de necesitate și notele de fundamentare argumentează legătura cu obiectivele educaționale (de ex. reducerea analfabetismului funcțional, creșterea ratei de promovare)
• execuția bugetară confirmă că banii merg, efectiv, către ce ați promis în documente

Aici apare și legătura directă cu învățarea personalizată: dacă în strategie nu apar clar investițiile în tehnologie și AI, ele nu vor exista în realitate, indiferent câte conferințe organizăm pe tema viitorului educației.

---

4. Exemplu practic: cum poate arăta un ecosistem digital complet (cu VIVA în rol de platformă centrală)

Multe școli lucrează deja cu platforme de management organizațional. Un exemplu este Platforma VIVA, menționată în ghidul original, care și-a anunțat extinderea cu un modul dedicat Achizițiilor Publice în 2026.

Ce aduce concret un astfel de sistem

Un ecosistem digital bine gândit poate include:

• procedură operațională actualizată pentru ALOP, cu responsabilități clare pe roluri (director, contabil, secretar, responsabil achiziții)
• anexe și modele de documente gata configurate, astfel încât:
  • angajamentele bugetare să fie înregistrate corect
  • fluxul de aprobare să fie clar și urmărit pas cu pas
• modul de Achiziții Publice, în care:
  • introduci o singură dată datele din Planul anual de achiziții
  • generezi automat referate de necesitate și note de fundamentare

Asta înseamnă mai puțin timp consumat pe:

• copiat aceleași date în 4–5 documente
• verificat „la mână” dacă sumele se potrivesc
• căutat prin teancuri de hârtii la un control

Legătura cu AI și învățarea personalizată

Odată ce fluxurile financiare și de achiziții sunt digitalizate într-o platformă unică:

• datele despre cum se cheltuiesc banii pot fi analizate (în viitor, inclusiv cu AI) pentru a vedea:
  • câți bani merg spre „hârtie și toner” vs. câți merg spre „platforme digitale și formări”
  • ce investiții au impact în rezultatele elevilor (corelat cu datele din catalogul electronic)
• se pot construi tablouri de bord în care directorul vede:
  • investiții în tehnologie / elev
  • cost mediu per licență de învățare adaptivă
  • corelații între investițiile în AI și progresul la Evaluare Națională sau Bac

Aici AI nu mai e un cuvânt „fancy”, ci devine instrument de management strategic.

---

5. Cum poate aborda realist o școală tranziția către Ordinul 1140/2025

Directorii și contabilii nu au nevoie să devină juriști sau programatori. Au nevoie de pași clari, într-un calendar realist.

Pas cu pas, între decembrie 2025 și primul trimestru din 2026

1. Informare serioasă, nu „pe zvonuri”

   • lectura Ordinului 1140/2025
   • discutarea principalelor schimbări în consiliul de administrație

2. Aprobarea unei proceduri interne ALOP actualizate

   • definirea rolurilor și responsabilităților
   • includerea fluxurilor digitale (semnătură electronică, arhivare electronică)

3. Corelarea Strategiei anuale de achiziții cu obiectivele educaționale

   • includerea explicită a investițiilor în:
     • educație digitală
     • platforme de învățare adaptivă
     • soluții AI pentru monitorizarea și personalizarea învățării

4. Alegerea unei platforme de management (gen VIVA) și configurarea fluxurilor

   • integrarea Planului anual de achiziții
   • configurarea automată a documentelor (referate, note de fundamentare, dispoziții de plată)

5. Formarea echipei

   • mini-training intern: director + contabil + secretar + responsabil achiziții
   • clarificarea: „cine apasă ce buton și când”

Ce greșeli văd cel mai des

Din experiența școlilor care au trecut deja prin digitalizări similare:

• tratarea Ordinului 1140/2025 ca pe „încă un document” și nu ca pe o șansă de resetare a modului de lucru
• amânarea Strategiei de achiziții „pe ultima sută de metri” – ceea ce duce la planuri copy–paste, fără loc pentru AI și tehnologie modernă
• subestimarea impactului pe termen lung: un flux digital bine gândit acum poate funcționa ani la rând cu mici ajustări

---

6. De la bugete digitale la învățare personalizată asistată de AI

Legătura dintre execuția bugetară și învățarea personalizată poate părea, la prima vedere, teoretică. Nu e.

Fără administrație sănătoasă, AI rămâne doar un slide în PowerPoint

Ca o școală să ajungă într-un punct în care elevii:

• lucrează pe platforme care adaptează exercițiile la nivelul lor
• primesc feedback instant, generat cu ajutorul AI
• sunt monitorizați pe termen lung, astfel încât profesorii să știe cine are nevoie de sprijin suplimentar și unde

… e nevoie de trei lucruri concrete:

1. Buget previzibil – știu câți bani pot pune pe tehnologie anul acesta, nu doar când „mai vine ceva de la primărie”.
2. Achiziții rapide și corecte – pot cumpăra legal și eficient licențele, echipamentele și trainingurile necesare.
3. Date curate – financiare, administrative și educaționale – pentru ca sistemele AI să aibă cu ce lucra.

Ordinul 1140/2025, procedurile ALOP digitalizate și Strategia anuală de achiziții publice fac exact asta: creează infrastructura invizibilă fără de care școala inteligentă și învățarea personalizată nu au cum să existe.

De ce merită efortul, chiar dacă pare „încă o schimbare”

• directorul câștigă timp și claritate: mai puțin timp pe hârtii, mai mult timp pe decizii strategice legate de calitatea educației
• profesorii simt, în sfârșit, că digitalizarea nu înseamnă doar rapoarte în plus, ci și instrumente reale la clasă
• elevii ajung să învețe într-un mediu în care tehnologia și AI nu sunt „premii ocazionale”, ci parte firească din procesul de învățare

---

Gând de final: digitalizarea bugetului e primul pas către școala cu adevărat inteligentă

Ordinul 1140/2025 nu e o simplă modificare de normă. E trecerea de la o cultură a „dosarului cu șină” la o cultură a datelor, trasabilității și planificării strategice. Exact mediul în care inteligența artificială și învățarea personalizată pot prinde rădăcini serioase în școlile din România.

Dacă ești director, contabil sau membru al echipei de conducere, merită să vezi tranziția către noul ordin și către digitalizarea ALOP nu ca pe o povară, ci ca pe momentul zero în care poți redesena, lucid, cum funcționează școala ta: de la cum intră banii, până la cum ajung să susțină fiecare elev.

Următorul pas logic? Să folosiți această bază administrativă robustă pentru a introduce, pas cu pas, platforme de învățare adaptivă, soluții AI pentru monitorizarea progresului și instrumente care fac învățarea cu adevărat personalizată.

Schimbarea nu începe în laboratorul de informatică. Începe în modul în care decidem, planificăm și urmărim cum se cheltuiește fiecare leu pentru educație.