Como digitalizar o conflito de interesses num escritório

Por que o conflito de interesses é hoje um risco digital

Um dos motivos mais frequentes de processos disciplinares contra advogados continua a ser o conflito de interesses. E não estamos a falar apenas dos grandes litígios empresariais. Basta um divórcio mal triado, uma sucessão complexa ou um litígio laboral para o nome do escritório ir parar às redes sociais e, pior, à Ordem.

Hoje, em 2025, a maioria dos escritórios em Portugal já usa software de gestão ou pelo menos folhas de cálculo. Mas quando se pergunta: “Como é que fazem o conflito de interesses?”, a resposta continua muitas vezes a ser: “Pelo nome lembro-me logo” ou “Vejo rapidamente no Excel”.

Aqui está o problema: a memória falha, os ficheiros perdem‑se, as sociedades cresceram, os advogados mudam de escritório com muito mais frequência e os dados espalharam-se por e‑mails, pastas partilhadas e WhatsApp. A boa notícia? A própria tecnologia — em particular a IA para escritórios de advogados — já resolve grande parte disto, se for bem implementada.

Neste artigo da série “IA para Escritórios de Advogados em Portugal”, vou mostrar:

• o que deve ser, na prática, um bom conflict check;
• os erros mais comuns que vejo em escritórios portugueses;
• como criar um procedimento sólido e defensável;
• e como usar software e inteligência artificial para tornar o processo rápido, consistente e auditável.

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O que é, na prática, um bom conflict check

Um conflict check eficaz é um procedimento estruturado que responde a uma pergunta simples: este novo cliente ou assunto entra em conflito com clientes atuais, antigos ou com os interesses do próprio advogado ou do escritório?

Na realidade portuguesa, isto cruza‑se com:

• dever de independência;
• sigilo profissional;
• lealdade ao cliente;
• proibição de patrocínio de partes com interesses conflituantes no mesmo assunto ou em assuntos conexos.

Um sistema de conflito de interesses minimamente sério deve:

1. Centralizar dados de clientes, partes adversas, contrapartes contratuais, garantes, administradores, testemunhas relevantes, etc.
2. Pesquisar de forma abrangente: nomes completos, variantes, alcunhas, firmas anteriores, NIF, datas de nascimento, empresas do grupo, etc.
3. Registar a pesquisa: quando foi feita, por quem, com que termos de pesquisa e qual a decisão tomada.
4. Ser repetível e auditável: o procedimento é sempre o mesmo, independentemente de quem atende o telefone.

A partir daqui, a IA entra para tornar este processo muito menos pesado e muito mais fiável, sobretudo em escritórios que recebem dezenas ou centenas de contactos por mês.

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Tipos de conflitos mais frequentes num escritório português

O conceito parece óbvio, mas os problemas surgem nos detalhes. Alguns exemplos típicos adaptados à realidade portuguesa:

• Patrocinar clientes com interesses opostos no mesmo processo ou em processos conexos:

  • dois sócios em litígio societário;
  • ex‑cônjuges em divórcio e, mais tarde, um deles no inventário;
  • condutor e seguradora em ação de responsabilidade civil, quando o escritório já trabalha regularmente para a companhia.

• Limitação da independência do advogado por interesses próprios ou do escritório:

  • participação no capital de uma empresa cliente e, ao mesmo tempo, assessoramento em operações onde o advogado tem interesse direto;
  • bónus ou esquemas de success fee que distorcem o aconselhamento.

• Uso ou risco de uso de informação confidencial de clientes anteriores em benefício de um novo cliente.

• Transações comerciais com clientes (empréstimos, investimentos conjuntos, aquisição de participações) sem adequada salvaguarda e informação.

• Pagamentos por terceiros (por exemplo, um grupo económico que paga os honorários de vários administradores ou trabalhadores) sem garantir:

  • consentimento informado do cliente;
  • independência de juízo;
  • proteção do sigilo.

Quase todos estes casos têm um ponto em comum: podiam ter sido detetados logo no primeiro contacto, se o escritório tivesse uma base de dados bem organizada e um procedimento automatizado de pesquisa.

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Os erros mais comuns nos conflitos de interesses

1. Confiar na memória

Este é o clássico: “Eu lembro‑me de quem patrocinei”. Pode funcionar quando se tem 20 clientes ativos. Mas com 2 000 contactos ao longo de 10 anos, é simplesmente impossível.

Risco real: um potencial cliente telefona em 07/12/2025, o advogado atende, ouve meia história, aceita a consulta… e só depois se apercebe de que já tinha representado a outra parte num contrato há 4 anos. Nessa altura, já ouviu informação sensível e já criou expectativas no novo cliente.

2. Folhas de Excel mal mantidas

Muitos escritórios ainda usam um ficheiro Excel com colunas tipo:

• Nome
• Morada
• Assunto

Depois usam CTRL+F e esperam o melhor. Os problemas:

• ficheiros duplicados e versões desatualizadas;
• erros ortográficos que impedem a pesquisa (João vs. Joao, Gonçalves vs. Goncalves);
• não registo de partes adversas, garantes, empresas do grupo, etc.;
• falta de histórico de pesquisas (não há prova de que o conflito foi verificado).

3. Dados espalhados por vários sistemas

Outro cenário frequente em Portugal:

• contactos no e‑mail;
• fichas em Word em pastas partilhadas;
• base de dados no software de gestão;
• leads comerciais num CRM básico ou num formulário do site;
• mensagens de WhatsApp com informação crítica.

Sem um sistema centralizado, nenhum conflict check é realmente fiável. É aqui que a combinação de software de gestão de escritórios de advogados com IA começa a fazer verdadeira diferença.

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Como criar um procedimento de conflict check sólido

A base de tudo é ter procedimento escrito, simples e obrigatório para todos — advogados, associates, estagiários e equipa administrativa.

1. Definir que dados são obrigatórios

Sempre que entra um novo contacto (telefone, e‑mail, formulário online ou referência interna), devem ser recolhidos, no mínimo:

Para pessoas singulares:

• nome completo conforme documento de identificação;
• outros nomes usados (apelidos de solteiro, nomes comerciais, alcunhas relevantes);
• data de nascimento;
• NIF (quando possível desde logo);
• morada principal.

Para pessoas coletivas:

• firma registada completa;
• NIPC;
• marca/nome comercial com que o mercado conhece a empresa;
• membros dos órgãos sociais relevantes (gerentes, administradores);
• entidades do mesmo grupo quando relevantes.

Estes campos devem estar estruturados num sistema de gestão (não num documento de texto solto).

2. Quando fazer o conflict check

Regra prática que funciona bem em escritórios portugueses:

• Antes de marcar a reunião de consultoria, sempre que possível.
• Se for necessário falar de imediato com o advogado (urgência, prazo de caducidade ou prescrição a terminar), a equipa deve recolher os dados mínimos e lançar logo a pesquisa.

O que deve ficar registado:

• data e hora da pesquisa;
• quem efetuou a pesquisa;
• termos utilizados (nomes, NIF, variantes);
• resultado e decisão (sem conflito / conflito ultrapassável com consentimento / conflito intransponível).

3. Como decidir quando há potencial conflito

Nem tudo o que aparece como “match” significa impedimento absoluto. Um procedimento inteligente distingue entre:

• Coincidência irrelevante (homónimos sem qualquer ligação): registar e seguir.
• Conflito gerível com consentimento informado: explicar por escrito às partes o risco, aconselhar que obtenham parecer independente e recolher consentimento claro.
• Conflito intransponível: emitir carta de não patrocínio, mencionar prazos relevantes (por exemplo, fim do prazo de prescrição) e não receber mais informação sensível.

A IA pode ajudar aqui sugerindo classificações de risco com base em padrões anteriores, mas a decisão final tem de ser sempre de um advogado.

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Onde entra a IA neste processo

A IA para escritórios de advogados em Portugal não serve apenas para justificar relatórios futuristas. Tem usos muito concretos no conflict check.

1. Pesquisa inteligente de nomes e entidades

Um motor de IA bem treinado consegue:

• detetar variantes ortográficas (João vs. Joao, Luís vs. Luis);
• reconhecer entidades relacionadas (empresa‑mãe, subsidiárias, co‑réus frequentes);
• cruzar dados dispersos (nomes encontrados em documentos, e‑mails, atas de reunião) e associá‑los automaticamente a um contacto existente.

Na prática, isto reduz muito o risco de “falhas humanas” típicas das pesquisas manuais.

2. Extração automática de partes a partir de documentos

Quando um escritório recebe:

• uma petição inicial;
• um contrato de várias dezenas de páginas;
• uma ata de assembleia geral;

um modelo de IA pode identificar automaticamente:

• partes contratantes;
• representantes legais;
• garantes, avalistas, fiadores;
• entidades do mesmo grupo.

E, de seguida, enviar estes nomes para o sistema de conflict check, sem que ninguém tenha de os digitar à mão.

3. Sugestões de risco e apoio à decisão

Com o tempo, o sistema aprende padrões:

• áreas de maior sinistralidade disciplinar (familiares, laboral, societário);
• tipos de relações mais sensíveis (ex‑cônjuges, administradores vs. sociedade, sócios em litígio);
• combinações que normalmente exigem consentimento escrito.

Com isto, a IA pode:

• atribuir uma pontuação de risco de conflito a cada novo assunto;
• sugerir ao advogado se vale a pena avançar para pedido de consentimento ou se é preferível recusar desde logo.

Não substitui o juízo profissional, mas reduz o trabalho repetitivo e alerta para situações que, em contexto de pressão, passariam despercebidas.

4. Registo automático e trilho de auditoria

Um ponto que muitos escritórios ignoram: não basta verificar conflitos, é crucial provar que o fizeram.

Um sistema moderno apoiado por IA:

• regista automaticamente cada pesquisa;
• guarda os termos usados e os resultados visíveis na altura;
• associa o log ao dossiê digital do processo.

Se houver um procedimento disciplinar ou reclamação, o escritório consegue demonstrar que atuou com diligência.

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Passos práticos para um escritório em Portugal em 2025

Se o seu escritório ainda está numa mistura de e‑mails, Excel e memória, aqui vai um plano realista que tenho visto funcionar:

1. Escolher uma ferramenta central de gestão de escritório de advogados (ou reforçar a que já usa) que permita:

   • base de dados única de contactos e entidades;
   • registo de partes adversas e terceiros relevantes;
   • logs de pesquisas e decisões.

2. Normalizar a recolha de dados de entrada:

   • criar um formulário interno (ou online) com campos obrigatórios;
   • treinar a receção/secretariado para nunca marcar reuniões sem preencher esses campos.

3. Definir o procedimento de conflict check por escrito:

   • quem pesquisa;
   • quando se pesquisa;
   • como se regista a decisão;
   • o que fazer em caso de conflito provável.

4. Introduzir IA de forma faseada:

   • começar por pesquisa avançada de nomes e entidades;
   • depois passar à extração automática de partes a partir de documentos;
   • por fim, avaliar módulos de análise de risco e relatórios automáticos.

5. Rever o sistema a cada 6 ou 12 meses:

   • quantos conflitos foram detetados?
   • houve “sustos” que não apareceram nas pesquisas?
   • o que pode ser automatizado a seguir?

Este tipo de revisão continua não é teórica: melhora a segurança ética do escritório e, ao mesmo tempo, otimiza o funil de leads — menos consultas marcadas para casos que não podem ser aceites.

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Porque é que isto interessa para a estratégia do seu escritório

Fazer conflict checks robustos não é apenas cumprir regras. É gestão de risco, gestão de reputação e, em última análise, gestão de negócio.

Num mercado português cada vez mais competitivo, onde os clientes comparam experiências online, um conflito de interesses mal gerido pode destruir anos de construção de marca. A boa notícia é que a mesma onda tecnológica que trouxe a IA para a pesquisa jurídica, análise de contratos e automação de tarefas administrativas também já resolve o problema dos conflitos de forma muito mais profissional.

Se o seu escritório quer realmente tirar partido da IA para escritórios de advogados em Portugal, este é um dos melhores pontos de partida: transformar um processo crítico, mas repetitivo, num fluxo sistemático, rápido e bem documentado.

O próximo passo? Olhar para o seu procedimento atual de conflito de interesses com espírito crítico: se amanhã tivesse de o explicar à Ordem, ficaria confortável? Se a resposta for “não sei bem”, está na altura de redesenhar o processo e trazer a tecnologia — incluindo IA — para o centro da solução.