Składki ZUS w 2026 roku wzrosną do 1926,76 zł. Zobacz, jak biuro rachunkowe może wykorzystać AI, by szybciej liczyć ZUS, lepiej doradzać klientom i utrzymać marże.
Składki ZUS 2026 rosną. Czy Twoje biuro rachunkowe jest na to gotowe?
Od 01.01.2026 przedsiębiorcy zapłacą 1926,76 zł „dużego” ZUS-u miesięcznie (bez zdrowotnej). To 8,6% więcej niż w 2025 roku i prawie 95% więcej niż w 2021 roku. Dla wielu mikrofirm to równowartość „trzynastej składki” w skali roku.
Dla właścicieli biur rachunkowych to nie tylko sucha liczba. To fala pytań klientów, konieczność korekty prognoz, aktualizacji cenników, a często – emocji i frustracji po drugiej stronie biurka. W świecie Księgowości 4.0 rośnie więc presja, by działać szybciej, precyzyjniej i bardziej doradczo. Tu właśnie wchodzi AI w biurze rachunkowym.
W tym artykule podsumowuję kluczowe zmiany w składkach ZUS 2026, pokazuję ich wpływ na przedsiębiorców, a przede wszystkim – omawiam, jak biuro rachunkowe może wykorzystać AI, by obsłużyć ten temat mądrzej, taniej i z większą wartością dla klienta.
1. ZUS 2026 w liczbach – co faktycznie się zmienia?
W projekcie budżetu na 2026 rok przyjęto prognozowane przeciętne wynagrodzenie 9420 zł. To kluczowa wartość, bo podstawa „dużego ZUS-u” to 60% tego wynagrodzenia, czyli 5652 zł.
Na tej podstawie wyliczono, że standardowe składki społeczne przedsiębiorcy (bez zdrowotnej) w 2026 roku wyniosą:
- 1926,76 zł miesięcznie – tzw. „duży ZUS” (społeczne + FP/FGŚP),
- wzrost względem 2025 roku: +152,80 zł miesięcznie, czyli +1833,60 zł rocznie.
„Przedsiębiorcy zapłacą w 2026 roku w skali roku o jedną składkę więcej niż w 2025 roku.”
Do tego dochodzi składka zdrowotna, której wysokość zależy od formy opodatkowania. Po zmianach z 2022 roku:
- nie można jej odliczyć od podatku,
- jej realny koszt mocno wzrósł – z okolic 50 zł (2021 r., po odliczeniach) do kilkuset złotych miesięcznie,
- szacunki pokazują, że w 2026 roku minimalna składka zdrowotna może sięgnąć ok. 432,54 zł.
W praktyce oznacza to, że całkowite, minimalne obciążenie ZUS + zdrowotna dla wielu przedsiębiorców przekroczy 2300–2400 zł miesięcznie.
2. Mały ZUS i preferencje – co z początkującymi firmami?
Nieco inaczej wygląda sytuacja przy preferencyjnych składkach i tzw. Małym ZUS-ie.
Mały ZUS (preferencyjny) a minimalne wynagrodzenie
Podstawą do wyliczenia „małego ZUS-u” jest minimalne wynagrodzenie, które w 2026 roku ma wynieść:
- 4866 zł brutto.
Dzięki temu wzrost preferencyjnych składek ZUS nie będzie aż tak gwałtowny, jak „dużego” ZUS-u, ale…
- preferencyjne składki społeczne pozostaną niższe,
- coraz bardziej dokucza składka zdrowotna, która nie jest preferencyjna.
W efekcie nawet początkujący przedsiębiorcy odczuwają, że „mały ZUS” jest tylko częściowo mały – bo zdrowotna potrafi zjeść sporą część ich dochodu.
Skala wzrostu w 6 lat – 95% więcej
Porównanie lat 2021–2026 pokazuje, jak bardzo rośnie koszt stałego prowadzenia działalności:
- 2021: 998,37 zł „dużego” ZUS-u,
- 2026: 1926,76 zł, czyli +928,39 zł.
To wzrost o blisko 95% w 6 lat – i to bez uwzględnienia zdrowotnej.
Dla biur rachunkowych oznacza to, że klienci będą coraz bardziej:
- wrażliwi cenowo,
- zainteresowani optymalizacją formy opodatkowania,
- oczekujący jasnych, konkretnych wyliczeń „co mi się opłaca”.
To z kolei otwiera pole do nowoczesnych usług doradczych opartych na danych i AI.
3. Co ta podwyżka oznacza dla biur rachunkowych w praktyce?
Wzrost składek ZUS w 2026 roku generuje po stronie biur rachunkowych kilka typowych wyzwań:
3.1. Lawina pytań i porównań
Od przełomu roku klienci będą pytać:
- „Ile dokładnie zapłacę ZUS w 2026 roku?”
- „Czy opłaca mi się zostać na tej formie opodatkowania?”
- „Czy bardziej opłaca mi się przejść na skalę, liniowy, ryczałt?”
- „Czy nadal jest sens prowadzić działalność, czy lepiej umowa o pracę / B2B?”
Odpowiedzi będą wymagały indywidualnych symulacji, uwzględniających:
- formę opodatkowania,
- poziom dochodów/przychodów,
- koszty uzyskania przychodu,
- składkę zdrowotną liczona według nowych zasad,
- inne zobowiązania (zaliczki na PIT, VAT, ulgi).
Bez wsparcia technologicznego takie analizy są czasochłonne i łatwo o błąd.
3.2. Presja na ceny usług
Wzrost kosztów stałych (w tym ZUS) powoduje, że klienci:
- zaczynają dokładniej liczyć każdy wydatek,
- porównują oferty biur rachunkowych,
- oczekują większej wartości za tę samą lub niższą cenę.
Biuro rachunkowe, które nadal działa w 100% „analogowo”, z Excela i ręcznych kalkulacji, będzie miało trudność, by:
- utrzymać rentowność,
- jednocześnie nie podnosić cen,
- a przy tym podnieść poziom doradztwa.
To moment, w którym automatyzacja i AI przestają być „fajną nowinką”, a stają się warunkiem utrzymania konkurencyjności.
4. AI dla biur rachunkowych: jak „odczarować” ZUS 2026 dla klientów?
Seria „AI dla Polskich Biur Rachunkowych: Księgowość 4.0” pokazuje, jak narzędzia sztucznej inteligencji mogą realnie odciążyć księgowych. W przypadku składek ZUS 2026 potencjał jest wyjątkowo duży.
4.1. Automatyczne kalkulatory i symulacje dla każdego klienta
Zamiast liczyć każdemu klientowi ZUS i zdrowotną „na piechotę”, biuro może wdrożyć wewnętrzne kalkulatory oparte na AI:
- system pobiera dane z programu księgowego (przychody, koszty, forma opodatkowania),
- uwzględnia aktualne progi, podstawy wymiaru i wskaźniki (np. przeciętne wynagrodzenie 9420 zł),
- generuje symulacje składek ZUS i zdrowotnej na 2026 rok w różnych wariantach podatkowych,
- przygotowuje zestawienie „co jeśli” – np. zmiana formy opodatkowania, przejście z JDG na spółkę.
Księgowy nie traci czasu na powtarzalne wyliczenia, tylko:
- weryfikuje poprawność danych,
- omawia z klientem wyniki i rekomendacje,
- buduje rolę zaufanego doradcy, a nie „wprowadzającego dokumenty”.
4.2. Masowa, ale spersonalizowana komunikacja o ZUS 2026
Przy kilkudziesięciu czy kilkuset klientach ręczne tłumaczenie każdemu, co się zmienia, jest nierealne. Tu pomaga AI w komunikacji:
- system analizuje bazę klientów (forma opodatkowania, przychody, okres działalności, rodzaj ZUS-u),
- segmentuje ich na grupy (np. nowi przedsiębiorcy na małym ZUS, ryczałtowcy, skala, liniowcy),
- generuje spersonalizowane wiadomości e-mail lub PDF, w których:
- podaje konkretną prognozowaną wysokość ZUS 2026,
- pokazuje różnicę względem 2025,
- proponuje umówienie konsultacji, jeśli klient chce zoptymalizować obciążenia.
Takie podejście:
- oszczędza dziesiątki godzin pracy,
- buduje wizerunek nowoczesnego, proaktywnego biura,
- zwiększa sprzedaż usług doradczych (konsultacje, optymalizacja formy opodatkowania).
4.3. Asystent AI jako „pierwsza linia” dla pytań o ZUS
Biuro rachunkowe może wdrożyć chatbota AI (na stronie, w panelu klienta, nawet w komunikatorze), który:
- odpowiada na najczęstsze pytania o składki ZUS 2026, w tym:
- kwoty dla różnych form opodatkowania,
- terminy płatności,
- podstawy wymiaru,
- różnice między małym i dużym ZUS,
- tłumaczy zmiany w prostym, zrozumiałym języku,
- w razie trudniejszego pytania przekierowuje rozmowę do księgowego.
Dzięki temu:
- księgowi nie „toną” w powtarzalnych mailach i telefonach,
- klienci mają poczucie, że odpowiedź dostają 24/7, nawet w weekendy czy wieczorem,
- rośnie satysfakcja i lojalność klientów.
4.4. AI jako wsparcie w doradztwie podatkowym
AI może też wspierać bardziej zaawansowane decyzje, np. czy klientowi z konkretnym poziomem dochodów opłaca się:
- zostać na JDG z dużym ZUS-em,
- skorzystać z Małego ZUS Plus,
- przejść na ryczałt lub skalę,
- przekształcić działalność w spółkę (z o.o., komandytową itp.).
System, na podstawie danych finansowych z kilku lat i prognoz na 2026 rok, może przygotować:
- warianty efektywnego opodatkowania,
- szacunkowe obciążenia ZUS + zdrowotna + podatek w każdym scenariuszu,
- podsumowanie w formie prostego raportu dla klienta.
Księgowy dalej podejmuje ostateczną decyzję i odpowiada za rekomendację, ale AI wykonuje „ciężką” część analityczną.
5. Jak przygotować biuro rachunkowe na ZUS 2026 – konkretne kroki
Aby zamienić podwyżki składek ZUS w szansę na rozwój biura (zamiast źródło chaosu), warto już teraz zaplanować kilka działań.
5.1. Zaktualizuj procedury i wiedzę zespołu
- przygotuj wewnętrzne kompendium o ZUS 2026 (stawki, podstawy, przykłady),
- opracuj checklistę, jakie dane muszą być zebrane od klienta, by policzyć mu nowe obciążenia,
- przeszkol zespół z rozmowy z klientem „językiem korzyści”, a nie tylko „językiem przepisów”.
5.2. Wdróż minimum automatyzacji i AI
Nawet proste rozwiązania mogą zrobić różnicę:
- arkusz/kalkulator wspierany przez AI, który sam przypomina o aktualizacji stawek,
- szablony wiadomości do klientów generowane automatycznie na podstawie danych z systemu,
- chatbot zasilony wiedzą o ZUS 2026 i Twoich wewnętrznych procedurach.
5.3. Zbuduj usługę doradczą „ZUS i forma opodatkowania 2026”
Zamiast odpowiadać na pytania „przy okazji”, warto jasno nazwać i wycenić nową usługę:
- audyt obciążeń ZUS + zdrowotna + podatek na 2026 rok,
- porównanie 2–3 wariantów (skala, liniowy, ryczałt, zmiana formy prawnej),
- rekomendacja w formie raportu,
- omówienie wyników na spotkaniu lub online.
AI pomoże przygotować dane i warianty, a księgowy odpowie za interpretację i wnioski. Dzięki temu możesz oferować więcej doradztwa bez zwiększania obciążenia zespołu.
Zakończenie: ZUS 2026 jako test dla Księgowości 4.0
Wzrost składek ZUS w 2026 roku do 1926,76 zł (bez zdrowotnej) i niemal 95% podwyżki na przestrzeni sześciu lat to mocny sygnał, że prowadzenie działalności w Polsce staje się coraz droższe. Przedsiębiorcy będą szukać oszczędności, przejrzystości i konkretnych odpowiedzi – a biura rachunkowe znajdą się w centrum tych oczekiwań.
Biuro, które wykorzysta AI w księgowości do automatyzacji wyliczeń, symulacji i komunikacji, będzie w stanie:
- szybciej i dokładniej informować o zmianach ZUS 2026,
- proponować realne scenariusze optymalizacji,
- budować pozycję partnera strategicznego, a nie tylko dostawcy usługi księgowej.
W kolejnych tekstach serii „AI dla Polskich Biur Rachunkowych: Księgowość 4.0” pokażemy, jak krok po kroku wdrażać konkretne narzędzia AI w codziennej pracy księgowego. Pytanie nie brzmi już „czy”, ale „jak szybko” Twoje biuro przestawi się na ten model – zanim kolejna podwyżka ZUS znów zaskoczy Twoich klientów.