Ryczałt 2024/2025: szansa i wyzwanie dla biur rachunkowych w erze AI

Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych jeszcze nigdy nie był tak popularny. Za 2024 rok rozliczyło się w ten sposób ponad 2,09 mln podatników, a liczba ryczałtowców wzrosła o kolejne 112 tys. rok do roku. Dla polskich biur rachunkowych oznacza to coś więcej niż tylko zmianę struktury klientów – to konkretna okazja, by zbudować przewagę konkurencyjną, zwłaszcza z wykorzystaniem AI i automatyzacji księgowości.

W ramach serii „AI dla Polskich Biur Rachunkowych: Księgowość 4.0” przyglądamy się dziś, jak rosnąca popularność ryczałtu wpływa na codzienną pracę księgowych i doradców podatkowych. Pokażę, dla kogo ryczałt jest realnie opłacalny, jakie stawki dominują w praktyce oraz jak biuro rachunkowe może wykorzystać narzędzia AI do skalowania obsługi tysięcy prostych, ale masowych rozliczeń.

1. Ryczałt – kto korzysta i dlaczego to ważne dla biur rachunkowych

Ryczałt ewidencjonowany to jedna z najprostszych form opodatkowania działalności w Polsce. Podatek płaci się od przychodu, bez ustalania kosztów uzyskania przychodu, przy zastosowaniu odpowiednich stawek. W teorii brzmi prosto. W praktyce – przy rosnącej liczbie stawek i wyjątków – coraz częściej wymaga wsparcia księgowego.

Struktura ryczałtowców po rozliczeniach za 2024 rok

Z dostępnych danych wynika, że za 2024 rok ryczałtem rozliczyli się głównie:

• przedsiębiorcy z pozarolniczą działalnością gospodarczą – ponad 1 mln zeznań (ok. 48,7% wszystkich rozliczeń),
• podatnicy rozliczający wyłącznie najem prywatny – również ponad 1 mln (ok. 51,3%),
• marginalnie: osoby łączące najem prywatny ze sprzedażą przetworzonych produktów roślinnych i zwierzęcych.

Wśród przedsiębiorców dominują szczególnie:

• programiści i szeroko pojęte usługi IT,
• branża budowlana,
• lekarze i zawody medyczne,
• architekci i branża kreatywna,
• osoby wynajmujące mieszkania na dużą skalę.

Dla biura rachunkowego to jasny sygnał: klient ryczałtowy to dziś często specjalista o wysokich dochodach, oczekujący:

• prostych, przewidywalnych rozliczeń,
• wsparcia w wyborze właściwej stawki,
• informacji o ulgach i optymalizacji,
• wygodnej, zdalnej obsługi (on-line, 24/7).

To dokładnie ta grupa, dla której rozwiązania AI w księgowości – automatyczne księgowania, przypomnienia o zaliczkach, inteligentne podpowiedzi stawek – mogą być kluczową wartością dodaną.

2. Kluczowe stawki ryczałtu i typowi klienci biura rachunkowego

Stawki ryczałtu są zróżnicowane w zależności od rodzaju działalności. W rozliczeniach za 2024 rok wyraźnie dominowały cztery główne stawki, które powinien „znać na pamięć” każdy nowoczesny księgowy.

5,5% – produkcja i budowlanka

• Dla kogo? działalność wytwórcza, roboty budowlane, przewóz ładunków taborem powyżej 2 ton.
• Udział w strukturze przychodów ryczałtowców: ok. 28,58%, a po wyłączeniu najmu prywatnego – aż 32,22%.

To kluczowa stawka dla firm budowlanych i produkcyjnych, które coraz częściej przechodzą z zasad ogólnych na ryczałt, szukając uproszczenia i przewidywalności.

8,5% – najem prywatny i część działalności usługowej

• Dla kogo? m.in. najem prywatny oraz część usług (np. niektóre usługi edukacyjne).
• Udział w strukturze: łącznie 28,44% przychodów, z czego 18,04% to działalność gospodarcza, a 10,40% – najem prywatny.

Najem prywatny jest już „na stałe przywiązany” do ryczałtu – dla biura rachunkowego to ogromny rynek na proste, zautomatyzowane rozliczenia, idealne do obsługi przez systemy AI.

12% – programiści i branża IT

• Dla kogo? przede wszystkim programiści i szeroko rozumiane usługi IT.
• Udział w strukturze: ok. 10,4% wszystkich przychodów ryczałtowych, a wśród przedsiębiorców – 11,73%.

To grupa klientów, która:

• jest bardzo świadoma podatkowo,
• oczekuje cyfrowej obsługi,
• chętnie korzysta z automatyzacji i integracji (np. połączenia z narzędziami do fakturowania, CRM, SaaS).

Dla biura rachunkowego to naturalni odbiorcy usług w modelu Księgowość 4.0 – zdalnie, w aplikacji, z AI jako „pierwszą linią wsparcia”.

14% – lekarze, architekci i specjaliści

• Dla kogo? m.in. lekarze, dentyści, architekci i inne wysoko wyspecjalizowane usługi.
• Udział w strukturze: ok. 11,41% przychodów w całym ryczałcie, a po wyłączeniu najmu – 12,87%.

To klienci z wysokimi przychodami, niewielką ilością dokumentów, ale dużą wrażliwością na błędy i ryzyko podatkowe. Tu świetnie sprawdzają się systemy AI weryfikujące poprawność stawek i limitów oraz przypominające o terminach płatności.

3. Dlaczego ryczałt tak zyskuje – i jak AI może to wykorzystać

Popularność ryczałtu nie wynika wyłącznie z mody. To efekt połączenia kilku czynników: zmian przepisów, wzrostu przychodów w niektórych branżach oraz… nieprzewidywalności składki zdrowotnej na innych formach opodatkowania.

Przewidywalność obciążeń – kluczowy argument

Jak podkreślają doradcy podatkowi, składka zdrowotna na ryczałcie jest rozliczana w trzech progach przychodowych:

• do 60 000 zł rocznie,
• od 60 000 zł do 300 000 zł,
• powyżej 300 000 zł.

Dodatkowo podatnik może odliczyć 50% zapłaconej składki zdrowotnej od przychodu, obok standardowych odliczeń składek społecznych ZUS. To sprawia, że roczne obciążenia można relatywnie łatwo zaplanować.

Na skali podatkowej i podatku liniowym składka zdrowotna jest liczona od dochodu (odpowiednio 9% i 4,9%), co przy wysokiej marży i zmiennych kosztach bywa trudniejsze do przewidzenia. To jeden z powodów, dla których specjaliści – zwłaszcza z IT czy medycyny – migrują na ryczałt.

Jak biuro rachunkowe może zautomatyzować ryczałt

W kontekście Księgowości 4.0 i wykorzystania AI, ryczałt jest wręcz idealnym polem do automatyzacji, bo opiera się na prostym wzorze:

przychód – odliczenia = podstawa opodatkowania × stawka ryczałtu

AI może tu realnie odciążyć księgowych, m.in. poprzez:

• automatyczne rozpoznawanie przychodów z faktur sprzedażowych i paragonów,
• przypisanie odpowiedniej stawki ryczałtu na podstawie opisu usługi i kodu PKWiU,
• symulacje podatkowe – ile wyniesie zaliczka w danym miesiącu, jak zmieni się składka zdrowotna po przekroczeniu progów,
• alerty o zbliżaniu się do wyższego progu przychodowego (i tym samym wyższej składki zdrowotnej),
• przygotowywanie projektów deklaracji rocznych, wymagających jedynie końcowej akceptacji księgowego.

Biuro rachunkowe, które wdroży takie rozwiązania, może:

• obsłużyć znacznie większą liczbę klientów ryczałtowych bez zwiększania zatrudnienia,
• oferować klientom pulpit on-line z podglądem podatku i składek w czasie zbliżonym do rzeczywistego,
• skupić pracę doradców na trudniejszych zagadnieniach (zmiana formy opodatkowania, optymalizacja, interpretacje).

4. Ulgi i odliczenia na ryczałcie – gdzie księgowy nadal jest niezbędny

Choć ryczałt kojarzy się z prostotą, nie oznacza to, że podatnik po prostu „płaci procent od wszystkiego”. Podstawą opodatkowania jest przychód pomniejszony o określone odliczenia. I tu zaczyna się przestrzeń na realne doradztwo.

Najważniejsze odliczenia na ryczałcie

W rozliczeniach za 2024 rok podatnicy korzystali m.in. z:

• składek społecznych ZUS – z tej możliwości skorzystało ok. 624 tys. osób (łącznie ok. 6,7 mld zł odliczeń),
• 50% składki zdrowotnej – 814,8 tys. podatników (ok. 3,3 mld zł),
• darowizn – 25,9 tys. podatników (ok. 55,6 mln zł),
• wpłat na IKZE – 24,1 tys. podatników (ok. 255,1 mln zł),
• ulgi na internet – 14,3 tys. podatników (ok. 9,2 mln zł).

Na pierwszy rzut oka to tylko liczby. Dla księgowego są to jednak czytelne wskazówki:

• ogromna część podatników nie wykorzystuje w pełni dostępnych ulg,
• wielu przedsiębiorców nie łączy ryczałtu z planowaniem emerytalnym (IKZE),
• podatnicy często nie wiedzą, jak prawidłowo rozliczyć darowizny.

Jak AI może pomóc w doradztwie, a nie tylko w księgowaniu

W Księgowości 4.0 narzędzia AI mogą:

• analizować historię rozliczeń klienta i podpowiadać niewykorzystane ulgi (np. sugerować IKZE przy wysokich przychodach),
• wskazywać, jak zmieni się obciążenie podatkowe po skorzystaniu z konkretnej ulgi,
• generować dla klienta proste rekomendacje w języku zrozumiałym dla laika (np. „Wpłata X zł na IKZE obniży Twój ryczałt o około Y zł”).

Rola księgowego przesuwa się więc z „ręcznego przepisywania liczb” do weryfikacji rekomendacji AI i indywidualnego doradztwa – czyli tego, za co klienci są skłonni płacić więcej.

5. Ryczałt jako fundament modelu biznesowego biura rachunkowego 4.0

Łączny przychód opodatkowany ryczałtem za 2024 rok wyniósł ok. 317,5 mld zł, a należny podatek – 25,83 mld zł. Tendencja jest wyraźna: rok do roku rośnie zarówno skala przychodów, jak i liczba podatników na tej formie opodatkowania.

Co to oznacza strategicznie dla biura rachunkowego?

1. Ryczałt nie jest już „niszą” – to jeden z głównych filarów rynku usług księgowych dla JDG i wynajmu prywatnego.
2. Marża na pojedynczym kliencie jest niska, ale liczba klientów potencjalnie bardzo duża.
3. Bez automatyzacji i AI obsługa takiej masy drobnych, powtarzalnych zleceń staje się nieopłacalna.

Biuro rachunkowe, które zbuduje skalowalny proces obsługi ryczałtu (automatyczne księgowania, samoobsługowy panel klienta, chatbot z podstawowymi odpowiedziami) może:

• bezpiecznie oferować niższą cenę na pakiet ryczałtowy,
• zarabiać na dodatkowych usługach doradczych (zmiany formy opodatkowania, interpretacje, planowanie podatkowe),
• budować bazę lojalnych klientów – programistów, lekarzy, wynajmujących – którzy z czasem rosną, zakładają spółki, inwestują i potrzebują bardziej zaawansowanej obsługi.

Przykładowy model „Ryczałt + AI” w praktyce biura

• Klient zakłada konto on-line, wybiera pakiet „ryczałt”.
• System AI na podstawie krótkiego wywiadu i kodów PKD/PKWiU proponuje właściwą stawkę ryczałtu (zatwierdzaną przez księgowego).
• Klient wystawia faktury w aplikacji lub integruje dotychczasowy system sprzedażowy.
• AI automatycznie klasyfikuje przychody, wylicza miesięczne zaliczki i prognozuje składkę zdrowotną.
• Księgowy raz w miesiącu sprawdza alerty, nietypowe transakcje i zatwierdza wyliczenia.
• Na koniec roku system generuje projekt zeznania rocznego, który księgowy finalnie weryfikuje i wysyła.

Efekt: biuro ma czas na pracę koncepcyjną, a klient otrzymuje poczucie, że „księgowość dzieje się sama”, pozostając jednak pod okiem specjalisty.

Podsumowanie: ryczałt jako motor Księgowości 4.0

Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych stał się w ostatnich latach jedną z najważniejszych form opodatkowania dla polskich przedsiębiorców i wynajmujących. Prosta konstrukcja podatku, przewidywalna składka zdrowotna oraz możliwość korzystania z ulg sprawiają, że coraz więcej podatników przenosi się właśnie na tę formę rozliczeń.

Dla biur rachunkowych to zarówno wyzwanie, jak i ogromna szansa. Tradycyjny, ręczny model obsługi nie udźwignie masowej skali ryczałtu. Ale w podejściu „AI dla Polskich Biur Rachunkowych: Księgowość 4.0” ryczałt staje się wręcz idealnym poligonem do wdrożenia automatyzacji, sztucznej inteligencji i zdalnej obsługi klientów.

Jeśli Twoje biuro rachunkowe chce rosnąć w latach 2025–2026, warto zadać sobie kilka pytań:
czy masz już skalowalny proces obsługi ryczałtowców, czy AI wspiera Twoich księgowych w klasyfikacji przychodów i wyliczaniu zaliczek, czy oferujesz klientom realne doradztwo podatkowe, a nie tylko przepisywanie danych? Odpowiedź na te pytania może zdecydować, czy rosnąca popularność ryczałtu będzie dla Ciebie tylko kolejną zmianą w przepisach, czy kluczowym motorem rozwoju biura w erze Księgowości 4.0.