Cicero laat zien hoe spraakgestuurd rapporteren tot 30% tijd bespaart, werkplezier verhoogt en de basis legt voor verdere AI-toepassingen in de Nederlandse zorg.
Minder typen, meer tijd voor zorg: wat Cicero laat zien
Thuiszorgmedewerkers bij Cicero Zorggroep besparen tot 30 procent tijd op rapportages sinds ze spraakgestuurd werken. Niet aan het eind van de dag, maar direct tijdens of na het zorgmoment. Dat is geen gimmick, dat is structureel meer tijd voor cliënten in een sector waar iedere minuut telt.
Deze ontwikkeling past perfect in de serie âAI voor Nederlandse Zorg: Innovatie in de Gezondheidszorgâ. Spraakgestuurd rapporteren is namelijk meer dan âpraten in plaats van typenâ. Het is een concrete, volwassen AI-toepassing die werkdruk verlaagt, dossiervoering verbetert en de basis legt voor verdere innovatie.
In deze blog neem ik je mee in wat Cicero doet, waarom het werkt, welke valkuilen er zijn Ă©n hoe je dit praktisch kunt oppakken in je eigen organisatie.
Wat is spraakgestuurd rapporteren in de zorg nou echt?
Spraakgestuurd rapporteren in de zorg betekent dat zorgmedewerkers hun zorgverslag mondeling inspreken, waarna AI-technologie dit omzet in gestructureerde tekst in het ECD of EPD. Vaak gebeurt dat via een app op smartphone of tablet.
De kern:
- De zorgverlener spreekt in eigen woorden
- AI herkent spraak, medische termen en context
- De tekst verschijnt meteen in het cliëntdossier
- Vaak wordt die tekst nog kort gecontroleerd en verzonden
Bij organisaties als Cicero wordt dit niet als âextraatjeâ aangeboden, maar de standaard werkwijze, zowel in de thuiszorg (extramuraal) als intramuraal.
Waarom dat belangrijk is: zolang spraak alleen âeen leuke optieâ is, blijven veel medewerkers vasthouden aan typen. Pas als de norm verandert, krijg je echte tijdswinst, betere dossiervoering en meer data-kwaliteit voor toekomstige AI-toepassingen.
Waarom spraakgestuurd rapporteren precies nu zo relevant is
De context in de Nederlandse ouderenzorg is helder:
- Dubbele vergrijzing: meer ouderen met complexe zorgvragen
- Structurele personeelstekorten: de instroom houdt de uitstroom niet bij
- Hoge administratieve druk: registratielast blijft een top-3 frustratie
De realiteit: we krijgen er geen handen bij, maar de zorgvraag stijgt wel. Dan moet je dus twee dingen doen:
- Onnodig werk weghalen
- Noodzakelijk werk slimmer organiseren
Spraakgestuurd rapporteren raakt precies punt 2: rapporteren moet, juridisch Ă©n professioneel. Maar de manier waarop kan veel slimmer.
Bij Cicero zie je dat vooral in de thuiszorg terug:
Medewerkers spreken hun rapportage direct tijdens of vlak na het zorgmoment in, in plaats van aan het eind van de dienst of zelfs na thuiskomst.
Dat heeft drie directe effecten:
- Minder tijdverlies: tot 30% minder tijd kwijt aan rapporteren
- Betere kwaliteit: details zijn vers, dus de rapportage is concreter
- Minder mentale ballast: geen âadministratiebergâ meer aan het eind van de dag
In AI-termen: dit is een laagdrempelige, veilige instap in werken met AI in de zorg. Geen ingewikkelde voorspellende modellen, maar een herkenbare, praktische toepassing.
De concrete voordelen voor zorgteams en cliënten
1. Meer werkplezier, minder frustratie
De meeste zorgprofessionals zijn niet de zorg in gegaan om achter een scherm te zitten. Spraakgestuurd rapporteren verschuift de balans weer richting het contact met de cliënt.
Typische reacties die ik vaak hoor uit pilots:
- âIk voel me minder opgejaagd aan het eind van de dienst.â
- âIk kan mân rapportage gewoon inspreken bij de cliĂ«nt aan tafel.â
- âIk hoef âs avonds thuis niet meer in te loggen om alles bij te werken.â
Werkplezier is niet vaag of soft: in een krappe arbeidsmarkt is het een keiharde factor in behoud van personeel.
2. Betere en completere dossiervoering
Doordat zorgmedewerkers direct na het zorgmoment rapporteren, zijn observaties:
- Gedetailleerder (âmevrouw at 50% van de maaltijd, moeite met stevig vleesâ)
- Context-rijker (âzoon was aanwezig, gesprek over mogelijke verhuizingâ)
- Consistenter (minder vergeten momenten, minder âkomt nogâ)
Dat helpt:
- Artsen en behandelaren bij hun besluitvorming
- Multidisciplinaire overleggen
- ContinuĂŻteit bij wisselingen in het team
- Verantwoording richting inspectie en financiers
3. Veiligere zorg door actuele informatie
Als de rapportage real-time of vrijwel direct in het dossier komt, zien collegaâs bij de volgende cliĂ«ntcontacten meteen de laatste stand van zaken. Dat verkleint risicoâs bij:
- Medicatiewijzigingen
- Plotselinge achteruitgang
- Onbegrepen gedrag
Voor AI-toepassingen in de toekomst is dit goud: hogere datakwaliteit maakt betrouwbare beslisondersteuning mogelijk.
Van pilot naar standaard: wat Cicero slim aanpakt
Cicero presenteert spraakgestuurd rapporteren als âspringplank voor andere innovatiesâ. Dat klinkt mooi, maar er zit een heel concreet stappenplan achter dat je als organisatie kunt kopiĂ«ren.
1. Begin waar de winst het grootst is: thuiszorg
In de thuiszorg is de reistijd hoog, de werkdruk voelbaar en de neiging om rapportages uit te stellen groot. Geen wonder dat daar ook bij Cicero de grootste tijdswinst wordt ervaren.
Een verstandige volgorde is:
- Start met een duidelijke pilotlocatie of -team in de thuiszorg
- Meet baselines: tijd voor rapportage, ervaren werkdruk, kwaliteit van dossiers
- Introduceer spraakgestuurd rapporteren als nieuwe standaard, niet als experiment
- Schaal op naar andere teams en vervolgens intramuraal
2. Medewerkers vanaf dag Ă©Ă©n betrekken
AI in de zorg strandt vaak niet op de techniek, maar op adoptie.
Wat wél werkt:
- Super users: een paar enthousiaste collegaâs die vooroplopen en collegaâs helpen
- Ontwerpsessies: medewerkers laten meedenken over workflows en instructies
- Eerlijke communicatie: ook benoemen wat nog niet perfect is
Zorgprofessionals accepteren veel als ze het gevoel hebben dat het hĂșn werkinstrument is, niet een ICT-speeltje dat âvan bovenafâ wordt opgelegd.
3. Opleiding, training en support
Een spraak-app installeren is niet genoeg. Zorg voor:
- Korte, praktijkgerichte trainingen (max 1 uur)
- Heldere afspraken: wanneer spreek je in, wanneer tik je nog?
- Snelle helpdesk of aanspreekpunt bij problemen
Mijn ervaring: als iemand binnen 48 uur na de eerste frustratie niet geholpen wordt, haakt die vaak definitief af. Support is dus geen extraatje, maar cruciaal voor succes.
Veelgehoorde zorgen: hoe ga je ermee om?
Bij ieder AI-project in de zorg komen dezelfde bezwaren terug. Dat is gezond, want het gaat over privacy, kwaliteit en vakmanschap. Maar ze zijn goed te adresseren.
âHerkenning is niet foutloos, dan moet ik alsnog corrigerenâ
Klopt: spraakherkenning haalt zelden 100%. Maar de vraag is: is het totaal sneller Ă©n beter?
Handig is om:
- Medewerkers te leren kort en duidelijk te spreken
- Veelgebruikte termen en afkortingen in te stellen
- Een simpele workflow in te bouwen: inspreken â snel scannen â verzenden
In de praktijk zijn mensen na een week oefening vaak al sneller dan met typen.
âHoe zit het met privacy en AVG?â
Een terechte zorg. Organisaties moeten hier keihard op sturen:
- Gebruik alleen aanbieders die data opslaan Ă©n verwerken binnen de EU
- Sluit verwerkersovereenkomsten af
- Schakel privacy officers en FG vroegtijdig in
- Bespreek met OR en cliëntenraad hoe de technologie wordt ingezet
Spraakgestuurd rapporteren valt binnen hetzelfde juridisch kader als elk ander ECD-systeem. Het verschil is de invoermethode, niet de gevoeligheid van de informatie.
âVervangt AI straks het professionele oordeel?â
Nee. Spraakgestuurd rapporteren ondersteunt het vakmanschap â het neemt geen beslissingen.
De zorgprofessional:
- Bepaalt wat relevant is om te rapporteren
- Controleert de tekst
- Draagt de professionele verantwoordelijkheid
Als je dit helder communiceert, haal je veel koudwatervrees weg.
Spraak als opstap naar bredere AI in de zorg
Hier komt de link met de bredere serie âAI voor Nederlandse Zorg: Innovatie in de Gezondheidszorgâ goed in beeld. Spraakgestuurd rapporteren is namelijk een ideale eerste trede op de AI-ladder.
Zodra spraak standaard is en data rijker en actueler wordt, ontstaan logische vervolgstappen:
- Slimme samenvattingen: AI die lange rapportages omzet in bondige overzichten voor artsen of MDO
- Signaalfuncties: systemen die patronen herkennen, bijvoorbeeld structurele afname in eetlust of mobiliteit
- Beslisondersteuning: suggesties voor interventies op basis van eerdere, vergelijkbare casussen
Belangrijk: je hoeft niet vandaag al daar te zijn. Maar zonder goede, actuele, gestructureerde data kom je daar nooit. Spraakgestuurd rapporteren helpt precies dĂĄt op orde te krijgen.
Praktische roadmap voor jouw organisatie
Wil je zelf aan de slag met spraakgestuurd rapporteren? Dit is een werkbare aanpak die ik vaak zie werken bij zorgorganisaties:
-
Formuleer een scherpe doelstelling
Bijvoorbeeld: âBinnen 12 maanden rapporteert 70% van de thuiszorgmedewerkers primair via spraak, met minimaal 20% tijdsbesparing op verslaglegging.â -
Kies een pilotteam met draagvlak
Niet het meest kritische team, maar een groep die wĂl experimenteren Ă©n invloed heeft in de organisatie. -
Betrek ICT, privacy en OR vanaf de start
Dan voorkom je vertraging en wantrouwen verderop. -
Meet voor en na
- Gemiddelde tijd per cliënt voor rapportage
- Ervaren werkdruk (korte vragenlijst)
- Volledigheid en actualiteit van dossiers
-
Zorg voor duidelijke werkafspraken
- Wanneer wordt er ingesproken?
- Waar? (bij cliënt, op de gang, in de auto)
- Hoe ga je om met correcties?
-
Communiceer successen Ă©n knelpunten open
Deel concrete voorbeelden (âteam X wint 25 minuten per dienstâ) en neem klachten serieus. -
Maak de stap naar âstandaardâ bewust
Op een gegeven moment moet spraakgestuurd rapporteren van âmagâ naar âzo doen we het hierâ. Dat vraagt bestuurlijke rugdekking.
Waarom je dit in 2026 niet meer kunt uitstellen
De Nederlandse zorg staat de komende jaren voor harde keuzes. Het nieuwe kabinet zal blijven hameren op arbeidsproductiviteit, passende zorg en inzet van technologie. Organisaties die nu nog twijfelen over relatief laagdrempelige AI-toepassingen, lopen straks achter de feiten aan.
Spraakgestuurd rapporteren, zoals bij Cicero Zorggroep, laat zien dat je met beheersbare technologie drie dingen tegelijk kunt bereiken:
- Meer tijd bij de cliënt
- Minder administratieve druk en hoger werkplezier
- Betere dossiervoering Ă©n datakwaliteit als basis voor toekomstige AI
Wie serieus werk wil maken van AI in de Nederlandse zorg, doet er goed aan hier te beginnen: dicht bij het primaire proces, met tastbare winst voor zorgmedewerkers.
De vraag is dus niet of deze ontwikkeling eraan komt, maar: wil je als organisatie vooroplopen, meelopen of ingehaald worden?