Functioneel beheer in de zorg staat onder hoogspanning. Lees hoe je met slimme organisatie, flexibiliteit en AI wél grip krijgt op continuïteit en capaciteit.
Waarom functioneel beheer nu onder hoogspanning staat
Een EPD dat tijdens de avonddienst vastloopt, een AI-triagetool die “even” niet synchroniseert, of medewerkers die drie verschillende systemen nodig hebben om één opname te registreren. Vrijwel elke zorgorganisatie herkent dit inmiddels. En opvallend vaak blijkt hetzelfde knelpunt onder de motorkap te zitten: functioneel beheer dat structureel overbelast is.
De druk op digitale zorg is in 2025 groter dan ooit. Passende zorg, IZA-afspraken, regionale samenwerking, AI-toepassingen, datagedreven sturen: alles leunt op stabiele, goed ingerichte informatiesystemen. Wie de digitale basis niet op orde heeft, loopt direct risico op wachttijden, fouten in dossiervoering en gefrustreerde zorgprofessionals.
In de whitepaper ‘Functioneel beheer in de zorg onder druk – Grip op continuïteit, flexibiliteit en werving’ worden drie pijnpunten scherp neergezet: tijdrovende werving, gebrek aan flexibiliteit en continuïteitsrisico’s. In dit artikel ga ik een stap verder: hoe kun je als zorgorganisatie juist nu, met krappe budgetten en personeelstekorten, wél grip krijgen op functioneel beheer – en hoe speelt AI daarin een praktische rol?
De kern van het probleem: drie structurele knelpunten
Functioneel beheer is in de praktijk vaak een “brandweerdienst”. De agenda van vandaag wordt bepaald door de verstoring van gisteren. Dat is geen onwil, maar een gevolg van drie structurele problemen.
1. Werving van functioneel beheerders: traag en duur
Veel zorgorganisaties zijn maanden bezig om een goede functioneel beheerder te vinden. Ondertussen:
- stapelen meldingen zich op;
- nemen key-users taken over waar ze geen tijd voor hebben;
- lopen projecten (EPD-upgrade, AI-implementatie, nieuwe koppelingen) vertraging op.
En als iemand eenmaal ingewerkt is, is de verleiding groot om die persoon overal voor in te zetten: van procesanalyse tot testen, projectleiding én key-userondersteuning. Resultaat: hoge afhankelijkheid van een paar mensen en een groot risico bij uitval.
2. Gebrek aan flexibiliteit in capaciteit
Zorgvraag is grillig. Migratie naar een nieuw EPD, implementatie van AI voor beeldinterpretatie of een regionaal samenwerkingsportaal: de werkdruk op functioneel beheer piekt in golven. Toch zijn de meeste teams ingericht alsof de vraag altijd gelijk is.
Dat leidt tot twee ongezonde scenario’s:
- Overcapaciteit in rustige perioden: dure FTE’s die onvoldoende worden benut.
- Onderbezetting in drukke perioden: wachtrijen, uitloop van projecten, meer storingen.
Een flexibele schil ontbreekt vaak, of is alleen extern beschikbaar tegen hoge tarieven – zonder kennis van de zorgprocessen.
3. Continuïteit onder druk: één zieke collega en alles wankelt
Veel organisaties leunen op een klein team of zelfs één “superbeheerdersfiguur” voor kritieke applicaties zoals EPD, planning/roostering of AI-beslisondersteuning. Dat is ronduit kwetsbaar.
Continuïteit staat onder druk door:
- onvoldoende documentatie en overdraagbare werkwijzen;
- kennis in hoofden in plaats van systemen;
- ontbreken van scenario’s voor uitval, migratie of cyberincidenten.
Eén plotseling vertrek of langdurige ziekte kan letterlijk de continuïteit van zorgprocessen raken.
Hoe AI de rol van functioneel beheer verandert (en verlicht)
De serie “AI voor Nederlandse Zorg” gaat vaak over diagnostiek en behandelkeuzes. Maar eerlijk gezegd zie ik minstens zo veel potentie in de “saaie” achterkant: AI voor beheer, processen en werkdrukverlaging.
AI neemt het werk van de functioneel beheerder niet over, maar verandert wél de manier waarop je het team inricht.
Concreet: drie AI-toepassingen voor functioneel beheer
-
Slimme ticketanalyse en -routing
AI kan meldingen automatisch classificeren, prioriteren en toewijzen op basis van historie en inhoud. Dat scheelt uitzoekwerk, verkort doorlooptijden en voorkomt dat alles op de meest ervaren beheerder terechtkomt. -
Proactieve monitoring van zorgapplicaties
Door logbestanden, gebruikspatronen en foutmeldingen te analyseren, kan AI voorspellen waar storingen of prestatieproblemen dreigen. Functioneel beheer gaat daarmee van reactief blussen naar proactief risico’s beperken. -
AI-assistent voor key-users en eindgebruikers
Denk aan een contextgevoelige helpfunctie: verpleegkundigen en artsen stellen in gewone taal een vraag (“Hoe leg ik een reanimatiebesluit vast?”) en krijgen direct het juiste stappenplan voor hún EPD-versie. Functioneel beheerders hoeven minder ‘how to’-vragen te beantwoorden en kunnen zich richten op procesverbetering.
De rode lijn: AI maakt functioneel beheer slimmer, schaalbaarder en minder persoonsafhankelijk. Maar dat werkt alleen als je de basis op orde hebt.
Naar grip op functioneel beheer: van brandweer naar regiecentrum
Grip krijgen op functioneel beheer betekent dat je als organisatie bewust regie voert op drie assen: capaciteit, processen en kennis. Hieronder een aanpak die ik in zorginstellingen het meest effectief zie werken.
1. Richt een duidelijke regierol in
Zonder iemand die het totaalplaatje overziet, blijft functioneel beheer versnipperd.
- Benoem een coördinator functioneel beheer of product owner voor de belangrijkste applicatiedomeinen (EPD, planning, portalen, AI-tools).
- Laat die persoon niet verdrinken in operationele tickets, maar richt zich op:
- prioritering van changes;
- afstemming met medisch en verpleegkundig leiderschap;
- architectuur en samenhang tussen systemen.
De realiteit? Veel organisaties hebben deze rol impliciet bij een senior beheerder gelegd. Dat is vragen om overbelasting én continuïteitsrisico.
2. Maak een capaciteitsmodel (en houd op met nattevingerwerk)
Grip begint bij cijfers. Ook als die in het begin nog ruw zijn.
Beantwoord minimaal:
- Hoeveel meldingen komen per maand binnen per applicatie?
- Hoeveel tijd kost gemiddeld een incident, wijziging of release?
- Welke periodes kennen structurele pieken (jaarwissel, contractrondes, audits, nieuwe AI-uitrol)?
Zodra dit beeld er is, kun je:
- structurele onder- of overcapaciteit zichtbaar maken;
- een flexibele schil organiseren voor piekperiodes (interne flexpool, detavast, managed services);
- businesscases onderbouwen voor investering in AI-tools die tickets verminderen of doorlooptijd verkorten.
3. Standaardiseer processen vóór je automatiseert
Veel organisaties zetten tooling in (ITSM-pakketten, chatbot, AIOps) op een landschap dat procesmatig nog rommelig is. Dan automatiseer je vooral ruis.
Zorg eerst voor basisafspraken rond:
- classificatie en prioritering van incidenten;
- change- en releasemanagement (wie besluit wat, wanneer en hoe);
- documentatie van instellingen, koppelingen en uitzonderingen.
Pas als deze basis staat, haalt AI echt waarde uit de data die het analyseert.
Flexibiliteit organiseren zonder continuïteit te verliezen
De whitepaper benoemt het al: zorgorganisaties zoeken naar manieren om op en af te schalen, zonder de regie kwijt te raken. Een paar praktische opties.
Optie 1: Interne flexpool voor functioneel beheer
Een interne flexpool zie je nu vooral bij zorgprofessionals, maar hetzelfde principe werkt voor functioneel beheer.
- Bouw een kleine pool van breed inzetbare beheerders die op meerdere applicaties basistaken kunnen uitvoeren.
- Gebruik hen voor:
- piekbelasting bij grote releases of AI-implementaties;
- vervanging bij ziekte of verlof;
- ondersteuning bij projecten (testen, gebruikersacceptatie, handleidingen).
Voordeel: kennis blijft in huis en is minder afhankelijk van één persoon of extern bureau.
Optie 2: Hybride model met managed services
Niet elke beheeractiviteit hoeft in huis. Voor veel organisaties werkt een hybride model goed:
- externe partij verzorgt 1e- en deels 2e-lijns functioneel beheer volgens duidelijke SLA’s;
- intern team richt zich op procesoptimalisatie, gebruikersbetrokkenheid en medisch-inhoudelijke afstemming.
Cruciaal is dat jij als organisatie regiehouder blijft:
- heldere KPI’s (beschikbaarheid, responsetijden, doorlooptijden);
- gezamenlijke roadmap voor ontwikkelingen, inclusief AI-projecten;
- afspraken over kennisoverdracht en documentatie.
Optie 3: Opleiding en doorgroei van eigen mensen
Ik ben groot voorstander van omscholing vanuit de zorg naar functioneel beheer. Verpleegkundigen, doktersassistenten en paramedici kennen de werkvloer en spreken de taal. Met gerichte scholing kunnen zij uitgroeien tot zeer sterke functioneel beheerders, zeker op domeinspecifieke AI-toepassingen.
Voordelen:
- betere aansluiting tussen IT en werkvloer;
- hogere acceptatie van nieuwe digitale en AI-oplossingen;
- aantrekkelijk loopbaanperspectief voor zorgprofessionals die fysiek minder willen of kunnen werken.
Continuïteit borgen: van kwetsbare held naar robuust systeem
Continuïteit is geen kwestie van “een goede beheerder hebben”, maar van een veerkrachtig systeem bouwen.
Drie praktische stappen die je morgen kunt zetten
-
Maak een kritieke-applicatiekaart
Breng in kaart welke systemen bedrijfskritisch zijn (EPD, OK-planning, AI-beslisondersteuning, medicatie, lab, regionale uitwisseling) en wie daar kennis van heeft. Eén naam = rood signaal. -
Leg kennis structureel vast
Niet in losse Word-bestanden of mapjes, maar in een centrale, doorzoekbare omgeving:- functionele ontwerpen;
- configuratie-instellingen;
- testscenario’s;
- bekende issues en workarounds.
Dit is ook een goudmijn voor AI-assistenten die beheerders en gebruikers ondersteunen.
-
Oefen scenario’s voor uitval
Net zoals je een BHV-oefening doet, kun je ook een “beheeruitval-oefening” doen:- Wat als de primaire EPD-beheerder 6 weken uitvalt?
- Wat als een AI-module tijdelijk moet worden uitgeschakeld door een foutieve update?
- Wie pakt wat op, met welke informatie en binnen welke tijd?
Wie deze scenario’s vooraf doorloopt, komt er negen van de tien keer achter dat kleine ingrepen (extra autorisatie, aanvullende documentatie, kort inwerktraject) enorme continuïteitswinst opleveren.
Functioneel beheer als sleutel tot succesvolle AI in de zorg
Veel AI-projecten in de Nederlandse zorg stranden niet op de techniek, maar op organisatie en beheer. Geen duidelijke eigenaar, geen tijd voor beheer, geen doorvertaling naar processen.
Daarom ben ik ervan overtuigd: wie serieus werk wil maken van AI in de zorg, moet beginnen bij functioneel beheer.
- Een goed ingericht functioneel beheerteam kan realistisch aangeven wat een AI-project betekent voor processen, beheerlast en gebruikers.
- AI kan op zijn beurt het werk van functioneel beheerders verlichten en voorspelbaarder maken.
- Continuïteit, flexibiliteit en slimme werving zijn geen losse thema’s, maar versterkende onderdelen van dezelfde puzzel.
Wil je als zorgorganisatie in 2026 niet wéér verrast worden door uitval, personeelstekort of falende digitale zorg, dan is nu het moment om die puzzel te leggen.
Denk eens eerlijk na: is functioneel beheer bij jullie een brandweerkorps of al een regiecentrum? En wat heb je nodig om die volgende stap te zetten – mensen, processen, of vooral meer durf om het anders te organiseren?