Functioneel beheer in de zorg kraakt onder werkdruk en schaarste. Zo gebruik je AI en slimme organisatiekeuzes om weer grip te krijgen op continuïteit en flexibiliteit.
Waarom functioneel beheer in de zorg nu kraakt
Een gemiddeld ziekenhuis gebruikt tegenwoordig honderden applicaties. EPD, OK-planning, medicatieverificatie, beeldvormende systemen, cliëntportalen, HR- en roosterpakketten – alles hangt aan elkaar. En meestal leunt dat digitale kaartenhuis op een klein clubje functioneel beheerders.
Daar wringt het. Vacatures blijven maanden openstaan, beheerafdelingen lopen op hun tandvlees en bij elke EPD-release staat de zorgorganisatie kortstondig op scherp. Tegelijk groeit de druk: meer regionale samenwerking, gegevensuitwisseling, AI-applicaties, cliëntportalen, Wlz/Jeugdwet/Zvw-registratie… alles komt óók bij functioneel beheer terecht.
In deze blog – onderdeel van de serie “AI voor Nederlandse Zorg: Innovatie in de Gezondheidszorg” – laat ik zien hoe je weer grip krijgt op functioneel beheer. Niet alleen door slimmer te organiseren, maar ook door AI en data veel serieuzer in te zetten in je beheerproces.
We gaan langs drie hardnekkige knelpunten:
- tijdrovende werving,
- gebrek aan flexibiliteit,
- continuïteit die steeds onder druk staat.
En vooral: wat je daar in 2025 concreet aan kunt doen.
1. De drie structurele knelpunten in functioneel beheer
De kern: functioneel beheer in de zorg zit klem tussen oplopende digitale complexiteit en een schaarse arbeidsmarkt. Daardoor komen drie problemen telkens terug.
1.1 Tijdrovende en frustrerende werving
De meeste zorgorganisaties herkennen dit patroon:
- vacature functioneel beheerder staat 6–9 maanden open;
- er komen nauwelijks geschikte reacties;
- als iemand is ingewerkt, wordt die snel weggekocht door een andere organisatie.
Dat is geen incident, maar een structureel probleem. Oorzaken:
- landelijk tekort aan ICT- en zorg-ICT-professionals;
- concurrentie met commerciële IT-partijen die meer salaris en thuiswerkmogelijkheden bieden;
- onduidelijke functieprofielen (is het zorg, is het IT, is het projectmanagement?).
Gevolg: beheertaken blijven liggen, key-users moeten “maar even helpen” en ICT-projecten vertragen. Dat raakt direct patiëntveiligheid en medewerkerstevredenheid.
1.2 Gebrek aan flexibiliteit in capaciteit
Zorgvraag en ICT-belasting zijn grillig:
- EPD-release of groot upgrade-project → piekbelasting;
- fusie of regionale samenwerking → extra inrichting, koppelingen en testen;
- nieuwe AI-toepassing of medisch device → meer beheer, meer datamonitoring.
De realiteit: de formatie functioneel beheer is meestal strak ingekaderd en afgestemd op “normale” drukte. Extra handen regelen duurt lang (aanbestedingen, werving, inwerken). Af- en opschalen gaat lastig.
1.3 Continuïteit onder permanente druk
Functioneel beheer is het vangnet van de zorgprocessen. Als zij niet leveren, merk je dat direct aan de werkvloer:
- verstoringen in het EPD;
- foutieve declaratiestromen;
- onjuiste of ontbrekende rapportages voor IGJ of zorgverzekeraars;
- AI-modellen die draaien op verkeerde of onvolledige data.
Zonder solide beheer:
- nemen de risico’s op datalekken en fouten toe;
- worden zorgprofessionals cynisch over “weer een nieuw systeem”;
- stokt de hele digitaliserings- én AI-agenda.
Dit is precies waarom het whitepaper ‘Functioneel beheer in de zorg onder druk – Grip op continuïteit, flexibiliteit en werving’ zo actueel is. Maar je wilt verder dan alleen beschrijving van het probleem: je wilt handelingsperspectief.
2. Hoe AI functioneel beheer slimmer en lichter maakt
De makkelijkste winst: gebruik AI niet alleen in het primaire zorgproces, maar óók in je digitale beheersorganisatie. Daar laten veel zorginstellingen punten liggen.
2.1 AI als eerste-lijns vraagafhandelaar
Een groot deel van de meldingen bij functioneel beheer is herhaalwerk:
- wachtwoord-issues;
- simpele autorisatievragen;
- “waar vind ik…?” in het EPD of cliëntsysteem;
- statusupdates over bekende storingen.
Met een goed getrainde AI-assistent (gekoppeld aan je kennisbank, handleidingen en FAQ’s) kun je:
- 30–60% van de eenvoudige vragen automatisch beantwoorden;
- medewerkers 24/7 ondersteunen zonder extra FTE;
- tickets beter triëren: wat kan naar servicedesk, wat moet echt naar functioneel beheer, wat is voor de leverancier?
Dit scheelt uren per dag en maakt je team minder kwetsbaar bij ziekte of vertrek.
2.2 Slimmer incident- en probleembeheer met data
AI is sterk in patroonherkenning. In een zorg-ICT-omgeving kun je dat benutten om storingen én risico’s eerder te zien:
- Incidentanalyse: AI clustert meldingen en laat zien dat “EPD traagheid” vooral optreedt bij één locatie, één specialisme of na een bepaalde update.
- Trenddetectie: een stille stijging in meldingen over medicatieregels kan wijzen op een fout in een AI-beslisregel of koppeling met het apotheeksysteem.
- Root cause-analyse: door logbestanden en tickets te combineren, zie je sneller welke configuratie of koppeling structureel problemen geeft.
Zo verschuift functioneel beheer van brandjes blussen naar proactief risicomanagement.
2.3 AI voor kennisbeheer en inwerken
Een ander pijnpunt: kennis in de hoofden van een paar ervaren beheerders. Als één iemand weggaat, ben je een hele beheerketen kwijt.
Hier helpt AI op drie manieren:
- Automatische samenvattingen van changes, incidenten en releasenotes in begrijpelijke taal voor beheer én zorgprofessionals.
- Contextuele hulp: een AI-assistent in het EPD die uitlegt wat een bepaald scherm of veld doet, op basis van interne documentatie.
- Versneld inwerken: nieuwe functioneel beheerders kunnen gericht vragen stellen aan een AI die is getraind op alle handleidingen, procedures en oude tickets.
Dit maakt je organisatie minder afhankelijk van een paar sleutelfiguren en verhoogt de continuïteit.
3. Organisatorische keuzes: zo krijg je weer grip
Technologie alleen is nooit genoeg. Wie grip wil op functioneel beheer, moet een paar scherpe organisatorische keuzes maken.
3.1 Maak functioneel beheer een strategisch thema
Zolang functioneel beheer wordt gezien als “ICT-loket”, blijf je achter de feiten aanlopen. Mijn stelling: in 2025 hoort functioneel beheer thuis op de boardagenda, naast financiën en HR.
Concreet:
- geef functioneel beheer een duidelijke plek in de governance (CIO-office, digitale raad, stuurgroep AI);
- betrek beheerders vroegtijdig bij AI- en digitaliseringsprojecten (niet pas bij de livegang);
- stuur op KPI’s als:
- % incidenten door bekende oorzaken,
- doorlooptijd changes,
- medewerkerstevredenheid over digitale systemen,
- beschikbaarheid kritieke applicaties.
3.2 Werk met een flexibele schil van capaciteit
Je krijgt werving niet “even” opgelost in een krappe arbeidsmarkt. Wat wél werkt, is capaciteit modulair organiseren:
- vaste kern van eigen functioneel beheerders op kritieke domeinen (EPD, declaratie, medicatie);
- flexibele schil via gespecialiseerde zorg-ICT-partners voor:
- tijdelijke pieken (EPD-upgrade, fusie, implementatie AI-diagnosetool),
- specialistische kennis (financiële stromen, wet- en regelgeving, dataplatformen),
- avond/nachtondersteuning voor essentiële processen.
Belangrijk: leg kennisborging contractueel vast. Externe inzet mag nooit betekenen dat je intern blind wordt.
3.3 Standaardiseer waar het kan, maatwerk waar het moet
Veel druk op functioneel beheer ontstaat doordat iedere afdeling “net even anders” wil werken. Het resultaat: tientallen varianten van hetzelfde proces en een onhoudbare beheerlast.
Een volwassen zorgorganisatie:
- werkt met standaardbouwstenen voor processen, formulieren en workflows;
- gebruikt AI-gestuurde procesanalyses om te zien waar varianten echt waarde toevoegen;
- hanteert het principe: “standaard, tenzij…” – en ‘tenzij’ moet onderbouwd zijn.
Zo houd je je systemen beheersbaar én creëer je ruimte om juist op AI en innovatie te versnellen.
4. Functioneel beheer als randvoorwaarde voor verantwoorde AI
Binnen de serie “AI voor Nederlandse Zorg” gaat het vaak over diagnostische ondersteuning, triage en gepersonaliseerde behandeling. Maar één ding wordt soms onderschat: AI valt of staat met robuust functioneel beheer.
4.1 Zonder goed beheer geen betrouwbare AI
AI-toepassingen in de zorg hebben een paar harde randvoorwaarden:
- datakwaliteit: foutieve of ontbrekende registraties leiden tot onbetrouwbare AI-adviezen;
- versiebeheer: welke modelversie staat waar live, en met welke instellingen?;
- logging en uitlegbaarheid: kunnen aantonen waarom een AI-aanbeveling is gedaan;
- autorisaties: wie mag AI-adviezen zien, over welke patiënten en in welke context?
Dit zijn bij uitstek onderwerpen waar functioneel beheerders een sleutelrol in spelen. Als zij de regie niet pakken, komt de AI-implementatie vroeg of laat in de problemen.
4.2 Functioneel beheer als gesprekspartner van zorgprofessionals
AI roept vragen op bij artsen, verpleegkundigen en behandelaren:
- Wanneer mag ik afwijken van een AI-advies?
- Hoe zeker is dit model eigenlijk?
- Wat gebeurt er met de data van mijn patiënt?
Een volwassen functioneel beheerorganisatie:
- vertaalt technische beperkingen naar begrijpelijke afspraken en werkinstructies;
- borgt dat AI-toepassingen goed zijn ingebed in de bestaande zorgpaden;
- helpt bij het monitoren van gebruik, effectiviteit en ongewenste neveneffecten.
Zonder die brugfunctie blijft AI óf een speeltje van een paar enthousiastelingen, óf wordt het door de werkvloer genegeerd.
5. Vijf concrete stappen om vandaag nog te zetten
Wil je niet wachten op het volgende grote project of de volgende storing? Dit kun je als CIO, CMIO, manager ICT of zorgdirecteur deze maand nog oppakken:
-
Maak een snelscan van je functioneel beheer
Breng in kaart: aantal FTE, openstaande vacatures, grootste knelpunten, afhankelijkheid van sleutelfiguren, belangrijkste risico’s voor continuïteit. -
Begin kleinschalig met een AI-assistent voor beheer
Start met één domein (bijvoorbeeld EPD-FAQ of wachtwoordvragen) en meet hoeveel tickets je afvangt. -
Leg kennis vast vóór de kerstdrukte
Laat beheerders tiplijsten, stappenplannen en bekende valkuilen opschrijven. Gebruik AI om dit te structureren tot een levende kennisbank. -
Organiseer een sessie ‘AI & functioneel beheer’
Nodig zorg, ICT en bestuur uit. Bespreek twee dingen: waar loopt beheer op vast, en waar kan AI helpen? Dit levert vaak binnen één middag een concrete routekaart op. -
Herijk je sourcingstrategie
Kijk eerlijk: welke onderdelen van functioneel beheer wil je per se in huis houden, en waar is een flexibele, gespecialiseerde partner verstandiger? Neem expliciet AI- en datavaardigheden mee in deze afweging.
Slot: AI-succes begint bij degelijk beheer
De zorgsector zet grote stappen met AI: slimmere triage, betere diagnostiek, efficiëntere planning. Maar zonder grip op functioneel beheer blijft veel van dat potentieel liggen – of loop je juist extra risico’s op het gebied van veiligheid, continuïteit en vertrouwen van zorgprofessionals.
Wie nu investeert in een wendbare, datagedreven beheerorganisatie, legt het fundament voor verantwoorde inzet van AI in de komende jaren. Minder brandjes, meer regie, meer ruimte om écht te innoveren.
De vraag is dus niet óf je functioneel beheer opnieuw moet doordenken, maar hoe snel je dat durft te doen.