Hoe digivaardigheid en AI 4 uur zorg per week teruggeven

Digitale onhandigheid kost de zorg miljoenen uren per jaar

Een zorgmedewerker die elke week 2 tot 4 uur verliest omdat digitale systemen niet meewerken. Reken dat even door voor een middelgrote organisatie met 2.000 medewerkers. Je praat dan al snel over 4.000 tot 8.000 uur per week. Dat is de capaciteit van een compleet extra team, simpelweg verdampt in inlogschermen, foutmeldingen en zoekgeraakte dossiers.

Volgens onderzoek van de Coalitie Digivaardig in de Zorg is dit geen theoretisch probleem maar dagelijkse realiteit, onder andere in de huisartsenzorg en de verpleging, verzorging en thuiszorg. Terwijl we ons druk maken over tekorten, wachtlijsten en het Integraal Zorgakkoord, lekt er ondertussen structureel tijd weg door een laag niveau van digitale vaardigheden én slecht ingerichte systemen.

In deze blog – onderdeel van de serie “AI voor Nederlandse Zorg: Innovatie in de Gezondheidszorg” – maak ik het concreet:

• waar die 2 tot 4 uur per week precies in gaan zitten,
• waarom AI alleen rendeert als de basis van digivaardigheid op orde is,
• hoe je als bestuurder, manager of projectleider binnen 6 tot 12 maanden merkbaar tijd kunt terugwinnen.

Het echte probleem: niet AI, maar basis-digivaardigheid

De kern is eenvoudig: AI kan pas waarde toevoegen als medewerkers de digitale basis onder de knie hebben.

Zorgorganisaties investeren flink in EPD’s, domotica en AI-oplossingen voor triage, planning of decision support. Maar als een verpleegkundige nog worstelt met:

• basisnavigatie in het EPD,
• het instellen van alerts,
• veilig berichten versturen,

…dan wordt elk extra systeem ervaren als nóg een last. Niet als ondersteuning.

De fout die ik veel zie: organisaties starten een “innovatieproject AI in de zorg” terwijl:

• er geen structureel programma is voor digivaardigheid,
• super users het vooral ‘erbij doen’,
• onboarding van nieuwe medewerkers nauwelijks digitale scholing bevat.

Gevolg: AI-toepassingen halen nooit de beloofde tijdwinst, medewerkers haken af, bestuurders worden sceptisch over “weer een IT-project”.

Waar gaan die 2 tot 4 uur per week precies verloren?

Medewerkers verliezen tijd door een mix van mens én systeem. Die 2 tot 4 uur per week komt grofweg uit vier categorieën.

1. Zoeken, klikken en opnieuw inloggen

De grootste tijdvreter is simpel: systemen die niet logisch werken.

Voorbeelden die in vrijwel elke organisatie terugkomen:

• Meerdere keren per dienst opnieuw inloggen omdat sessies te snel verlopen.
• 6 tot 8 klikken nodig om een simpele handeling te doen (bijvoorbeeld een wondfoto uploaden).
• Geen eenduidige plek voor informatie: labuitslagen in systeem A, brieven in systeem B, berichten in weer een ander portaal.

Een deel hiervan kun je oplossen met AI (bijvoorbeeld slimme zoekfuncties of automatische documentherkenning), maar dan moet de basis – accounts, rechten, workflow – wel kloppen.

2. Fouten herstellen en dubbele registratie

Gebrek aan digivaardigheid leidt tot fouten:

• verkeerd geselecteerde patiënt,
• medicijnen fout ingevoerd,
• registraties in het verkeerde sjabloon.

Dat moet worden hersteld, gecontroleerd en opnieuw vastgelegd. Ook hier kan AI helpen met:

• real-time foutdetectie (bijvoorbeeld: ‘deze dosering wijkt fors af van de standaard’),
• automatische controles op ontbrekende velden,
• suggesties op basis van eerdere registraties.

Maar als medewerkers niet snappen wáár AI-checks verschijnen of hoe ze waarschuwingen moeten interpreteren, beland je in frustratie in plaats van tijdwinst.

3. Ad-hoc hulp vragen aan collega’s

Iedereen kent de collega die altijd wordt geroepen bij digitale problemen.

• “Hoe print ik dit etiket ook alweer?”
• “Waar vind ik de oude labuitslagen?”
• “Mijn app werkt niet meer, wat nu?”

Die informele helpdesk is sympathiek, maar duur. Twee mensen zijn tegelijk niet met de patiënt bezig. Een simpele rekensom:

Als 60% van de medewerkers wekelijks 15 minuten hulp vraagt en 15 minuten geeft, ben je per 100 medewerkers al snel 50 uur per week kwijt aan ‘even helpen’.

Een goed opgezet digivaardigheidsprogramma en slimme in-app hulp (eventueel AI-gestuurd) kan dit drastisch reduceren.

4. Weerstand, stress en uitstelgedrag

Digitale onzekerheid geeft stress. Medewerkers gaan registraties uitstellen tot het einde van de dienst, maken dan meer fouten en hebben langer nodig. Of ze mijden digitale toepassingen (zoals beeldbellen of thuismonitoring) omdat het ‘gedoe’ oplevert.

Dit raakt direct aan:

• werkplezier,
• ervaren werkdruk,
• bereidheid om nieuwe AI-oplossingen te omarmen.

De les: digivaardigheid is óók een HR- en cultuurthema, niet alleen een IT-vraagstuk.

Waarom digivaardigheid een voorwaarde is voor succesvolle AI in de zorg

AI in de Nederlandse zorg heeft enorme potentie: van beslisondersteuning in de huisartsenzorg tot slimme planningssoftware in de VVT en voorspellende modellen in het ziekenhuis. Maar:

Zonder stevige digitale basis wordt AI ervaren als nóg een complex systeem, niet als hulp.

Er zijn drie harde voorwaarden voor succesvolle AI-adoptie:

1. Medewerkers begrijpen de digitale omgeving

Ze hoeven geen programmeur te worden, maar wél:

• basiskennis van EPD, portalen en apps,
• inzicht in wat er met data gebeurt,
• begrip van veiligheid en privacy.

Alleen dan kun je uitleggen wat AI-oplossingen doen, op basis van welke gegevens en waar de grenzen liggen. Dat is essentieel voor vertrouwen.

2. Processen zijn gestandaardiseerd

AI werkt het beste in heldere, voorspelbare processen. Als elke locatie zijn eigen werkwijze heeft, kan een algoritme weinig beginnen.

Digivaardigheid hangt daar direct mee samen:

• kun je standaard templates gebruiken;
• werk je consequent met dezelfde registratiecodes;
• is iedereen gewend aan digitale werkafspraken.

3. Gebruikerservaring is serieus genomen

Een scherpe reactie onder het Zorgvisie-artikel raakt de kern: neem gebruikersvriendelijkheid zwaar mee in de keuze van applicaties en leg vast wat je belooft in een XLA (Xperience Level Agreement).

Mijn ervaring: organisaties die UX en digivaardigheid meenemen in hun selectieprocedures, halen veel sneller rendement uit AI-toepassingen. Medewerkers accepteren een nieuw AI-ondersteund systeem wél als:

• de interface logisch is,
• de workflow aansluit op de praktijk,
• training en ondersteuning direct beschikbaar zijn.

Vijf concrete stappen om 2–4 uur per week per medewerker terug te winnen

Wie serieus met digivaardigheid aan de slag gaat, kan binnen een jaar merkbare tijdwinst realiseren. Dit is een praktische route die ik in Nederlandse instellingen goed zie werken.

1. Meet eerst: waar staat je organisatie nu?

Begin niet met een generieke training, maar met een digivaardigheidsscan:

• kort zelfassessment voor alle medewerkers;
• eenvoudige praktijktoetsen (bijvoorbeeld een standaardregistratie uitvoeren);
• analyse per functie, team en locatie.

Koppel daar concrete indicatoren aan, zoals:

• gemiddeld aantal inlogproblemen per week,
• tijd tussen consult en afgeronde registratie,
• aantal calls naar de IT-servicedesk.

Zonder nulmeting kun je geen effect aantonen – en wordt het moeilijk om blijvend budget en aandacht te krijgen.

2. Richt een structureel programma Digivaardig op

Losse trainingen werken niet. Je hebt een doorlopend programma nodig, net zoals voor BIG-herregistratie of reanimatie.

Elementen die goed werken:

• korte microlearnings (5–10 minuten) in plaats van halve dag klassikaal;
• e-learning gekoppeld aan het echte EPD of zorgportaal;
• verplichte modules in het onboardingprogramma;
• jaarlijkse ‘APK Digivaardig’ voor alle functies.

Leg de lat realistisch: niet iedereen hoeft alles te kunnen. Richt je per rol op de digitale handelingen die daar écht bij horen.

3. Maak van super users erkende digicoaches

De ‘IT-handige collega’ heeft vaak een informele rol. Formeel maken helpt enorm.

• Geef digicoaches tijd in hun taakinzet (bijvoorbeeld 4 uur per week).
• Train hen niet alleen inhoudelijk, maar ook in didactische vaardigheden.
• Laat hen meedenken in de inrichting van systemen en AI-toepassingen.

Zo ontstaat een brug tussen werkvloer, ICT en bestuur. Digicoaches zijn vaak de eersten die zien waar AI kan helpen en waar het juist extra druk geeft.

4. Integreer AI slim in het dagelijkse werk

Gebruik AI niet als ‘extra project’, maar als onderdeel van bestaande workflows. Voorbeelden:

• AI-ondersteunde tekstsuggesties in het EPD voor anamnese of overdracht;
• slimme zoekfunctie die documenten, labuitslagen en brieven in één overzicht toont;
• AI-chat in het EPD die in gewone taal vragen beantwoordt (“Waar vind ik het laatste lab?”).

Belangrijk: laat zorgmedewerkers meebeslissen over welke AI-functies worden aangezet en toets samen of het ook echt tijd oplevert.

5. Stuur op ervaring, niet alleen op uptime (XLA)

Veel ICT-contracten draaien nu op SLA’s: systemen moeten het ‘doen’. Maar een systeem dat formeel draait en in de praktijk 10 extra klikken kost, is alsnog duur.

Stap daarom over op afspraken over ervaring:

• maximale aantal klikken voor een standaardtaak;
• maximale inlogtijd;
• gebruikerstevredenheid (bijvoorbeeld >7,5 voor het EPD).

Koppel deze XLA’s aan je digitale strategie én je AI-roadmap. Als de basiservaring slecht is, stel je liever grote AI-implementaties uit totdat dit opgelost is.

Wat levert dit de Nederlandse zorg concreet op?

Als we de 2 tot 4 uur verlies per week per medewerker terugdringen naar 1 uur, gebeurt er iets interessants.

Stel:

• 500 zorgmedewerkers,
• gemiddelde ‘teruggewonnen’ tijd: 1,5 uur per week.

Dan win je 750 uur per week. Dat kun je inzetten voor:

• meer directe patiënt- en cliënttijd;
• ruimte voor scholing en ontwikkeling;
• tijd om nieuwe AI-toepassingen verantwoord in te voeren.

En dit is nog voorzichtig. In organisaties die serieus inzetten op digivaardigheid én gebruiksvriendelijke technologie, zie je vaak:

• minder werkdrukbeleving,
• lagere uitval door stress,
• hogere medewerkerstevredenheid,
• en vooral: veel minder weerstand bij de introductie van AI.

Waar te beginnen als je morgen wilt starten

Als je alleen één ding meeneemt, laat het dan dit zijn:

AI in de zorg is geen losstaand innovatiespeeltje, maar de volgende laag op een digitale basis. En die basis begint bij digivaardige zorgmedewerkers.

Concreet kun je deze week al drie stappen zetten:

1. Plan een sessie met HR, ICT en zorgprofessionals om de huidige situatie rond digivaardigheid te bespreken.
2. Kies één concreet proces (bijvoorbeeld wondzorgregistratie of triage in de huisartsenpraktijk) en breng in kaart waar digitale frictie zit.
3. Maak een kort plan voor 3–6 maanden met: nulmeting, digicoaches, eerste microlearnings en een pilot met een praktische AI-tool die direct tijd bespaart.

De zorg staat onder druk, de wintermaanden zijn traditioneel zwaar, en de arbeidsmarkt blijft krap. Juist nu is het verstandig om geen extra tijd te verliezen aan digitale onhandigheid. Er is een veel slimmere route:

Eerst digivaardig, dan AI – en dan pas echt tijd voor de zorg.