Hoe Vivent 40% minder administratie kreeg met AI

Hoe Vivent 40% minder administratie kreeg met AI

In een gemiddelde dienst in de ouderenzorg gaat rustig één tot anderhalf uur op aan registreren, rapporteren en turven. Dat is 15 à 20% van de werktijd. Vivent liet zien dat het anders kan: 40% minder administratielast én tevredener medewerkers, dankzij een gerichte pilot waarin digitalisering en AI een hoofdrol speelden.

De druk op de Nederlandse ouderenzorg is eind 2025 hoger dan ooit. Personeelstekorten, meer complexe zorgvragen en krappe budgetten zorgen ervoor dat ieder kwartier telt. Tijd die naar formulieren gaat, gaat niet naar bewoners. Daarom wordt AI in de zorg steeds vaker ingezet om de regeldruk omlaag te brengen.

In deze blog, onderdeel van de serie AI voor Nederlandse Zorg: Innovatie in de Gezondheidszorg, neem ik je mee langs wat organisaties als Vivent anders doen, welke rol AI daar in speelt en hoe je zelf praktisch naar 20–40% minder administratie kunt toewerken.

---

De kern: van registreren naar echt zorgen

Wie de administratielast structureel wil verlagen, moet één harde keuze maken: zorgprofessionals registreren alleen nog wat direct bijdraagt aan goede en veilige zorg. De rest automatiseer je, bundel je of stop je mee.

Bij organisaties als Vivent zie je drie principes terug:

1. Minder soorten registratie – kritisch schrappen in formulieren en vinklijstjes.
2. Slimmer registreren – informatie één keer vastleggen en hergebruiken.
3. Automatisch vastleggen – AI en digitale systemen het werk laten doen.

De grootste fout die veel instellingen maken? Ze plakken een nieuw systeem bovenop oude werkwijzen. Dan krijg je dubbel werk in plaats van minder werk. De realiteit: pas als je processen herontwerpt, gaat technologie écht uren opleveren.

---

Wat Vivent anders deed: van pilot naar 40% minder administratie

We hebben geen volledige inkijk in alle stappen van Vivent, omdat het Zorgvisie‑artikel achter een inlog zit. Maar op basis van vergelijkbare projecten en de resultaten (40% minder administratie, hogere medewerkerstevredenheid) kun je vrij scherp schetsen wat hier heeft gespeeld.

1. Startpunt: analyseren waar de tijd weglekt

Elke succesvolle reductie van regeldruk begint met meten:

• Hoeveel minuten per dienst gaan naar rapportage in het ECD?
• Hoeveel verschillende formulieren vult een verzorgende/verpleegkundige in per cliënt?
• Hoeveel dubbele registraties zijn er voor kwaliteit, inspectie en financiering?

Bij meerdere ouderenzorgorganisaties blijkt uit tijdschrijfmetingen:

• 45–60 minuten per dienst voor dossiervoering en rapportage
• 15–30 minuten voor roostermails, overdrachten en interne formulieren

Dat tikt op jaarbasis op tot honderden uren per fte.

2. Oude registraties durven schrappen

De stap die bestuur en artsen vaak spannend vinden: bewust stoppen met zinloze registratie. Succesvolle pilots hanteren meestal vuistregels als:

• Geen dubbele registratie voor hetzelfde doel.
• Géén rapportage van ‘niks aan de hand’-diensten, behalve bij hoog risico.
• Cliëntenplan en dagelijkse rapportage worden maximaal geïntegreerd.

Dit vraagt lef, maar ook onderbouwing: welke eisen komen echt van IGJ, zorgkantoor of verzekeraar, en welke hebben we zelf bedacht ‘voor de zekerheid’? Mijn ervaring: 20–30% van de registraties komt uit die laatste categorie.

3. AI inzetten als meeschrijvende collega

Hier komt AI in de ouderenzorg in beeld. Concrete voorbeelden die organisaties nu al gebruiken:

• Spraak-naar-tekst in het ECD
  Medewerkers spreken hun rapportage in via smartphone of desktop. Een AI-module zet dit om in tekst, corrigeert taal en zet het in het juiste format. Resultaat: veel minder typwerk.

• Automatische samenvattingen
  AI genereert wekelijks of maandelijks een overzicht uit het dossier: beloop van ADL, gedrag, medicatie-incidenten, bijzonderheden. Handig voor MDO’s, evaluaties en contact met mantelzorgers.

• Slimme sjablonen
  Op basis van eerdere rapportages, het zorgplan en diagnoses stelt AI velden alvast voor. De zorgverlener checkt en corrigeert, in plaats van alles zelf bedenken en intikken.

Combineer je dit met minder registratielijnen, dan ontstaat de 40% waar Vivent over spreekt. AI neemt het repeterende schrijfwerk over; de professional bewaakt inhoud en nuance.

---

Concreet: welke AI‑toepassingen verlagen regeldruk nu al?

Wie vandaag wil starten, hoeft geen sciencefiction te kopen. Dit zijn praktische AI‑toepassingen die in de Nederlandse zorg al draaien.

1. Spraakgestuurde rapportage

Korte samenvatting: spraak opnemen, AI maakt er een nette rapportage van.

Voordelen:

• 30–50% kortere rapportagetijd per cliënt
• Minder RSI‑klachten en typfouten
• Meer ‘vastleggen in het moment’ in plaats van aan het einde van de dienst

Praktische tips:

• Begin met een pilot op 1 afdeling met 10–15 medewerkers.
• Stel duidelijke afspraken op over toon, lengte en inhoud van ingesproken rapportages.
• Zorg voor een veilige, NEN‑/AVG‑conforme oplossing – geen algemene consumentenapps gebruiken.

2. AI‑ondersteund elektronisch cliëntendossier (ECD)

Steeds meer ECD‑leveranciers bouwen AI‑functies in:

• automatische tekstvoorstellen voor rapportages;
• slimme alerts op basis van patroonherkenning (bijv. stijgende valrisico’s);
• genereren van evaluaties en voortgangsrapportages uit bestaande registraties.

Het effect: minder losse Excelletjes, minder knip‑ en plakwerk en minder uitzoekwerk voor MDO’s en indicatieaanvragen.

3. AI voor planning en roostering

Regeldruk is niet alleen turven, ook de administratie rond roosters en diensten is groot.

AI‑gestuurde planners houden rekening met:

• contracturen, verlofwensen en wettelijke kaders;
• benodigde competenties per dienst en per locatie;
• historische patronen (ziekteverzuim, piekmomenten in zorgvraag).

Resultaat: minder handmatig schuiven, minder wijzigingsverzoeken en een eerlijkere verdeling van onregelmatige diensten. Dat scheelt zowel teamleiders als HR flink wat uren.

4. Slimme formulieren en automatische rapportages

Met AI in ziekenhuismanagement en ouderenzorg kun je standaardrapportages laten genereren:

• kwaliteitsrapportages voor management en Raad van Toezicht;
• kwartaalrapportages voor zorgkantoor of verzekeraar;
• interne dashboards over valincidenten, medicatiefouten of cliënttevredenheid.

De zorgprofessional registreert de kern; AI maakt er de gevraagde overzichten van. Hierdoor voorkom je dat je voor elk rapport een apart registratiesysteem optuigt.

---

Valkuilen: hoe voorkom je dat AI meer werk oplevert?

Het klinkt mooi: AI die werk uit handen neemt. In de praktijk zie ik projecten vastlopen op een paar terugkerende fouten.

1. Technologie zonder eigenaarschap op de werkvloer

Als de keuze voor een AI‑oplossing alleen in de bestuurskamer of bij ICT wordt gemaakt, krijg je weerstand. Zorgprofessionals moeten mede‑eigenaar zijn:

• laat teams meebeslissen over welke formulieren geschrapt worden;
• betrek EVV’ers, verpleegkundigen en helpenden bij systeemkeuzes;
• organiseer een realistische proefperiode waarin feedback echt verwerkt wordt.

2. Onduidelijke kaders over wat wél en niet meer hoeft

Niets werkt zo demotiverend als onduidelijkheid:

“Moet ik dit nu nog in het ECD zetten of is het genoeg dat ik het heb ingesproken?”

Zorg voor:

• een kort, helder registratiestatuut per locatie of team;
• afspraken met kwaliteitsfunctionarissen, artsen en management over minimale set;
• duidelijke voorbeelden van goede en overbodige registraties.

3. Geen scholing in ‘werken met AI’

AI is geen nieuwe Word‑versie; het vraagt een andere manier van denken. Scholing hoort dus niet alleen te gaan over knopjes, maar ook over:

• omgaan met vertrouwelijkheid en AVG;
• kritisch blijven op AI‑teksten (AI kan onzin heel netjes formuleren);
• herkennen van vooroordelen in data en uitkomsten.

Wie dat stuk overslaat, krijgt óf onderbenutting (“we doen er niks mee”), óf onveilig gebruik (“we plakken gevoelige info in een gratis tool”).

---

Stappenplan: in 6 maanden naar 20–40% minder administratie

Als je nu denkt: dit willen wij ook, dan helpt een concreet stappenplan. Dit is een aanpak die in meerdere zorgorganisaties werkt.

Stap 1 – Meten is weten (maand 1)

• Meet gedurende 2–3 weken hoeveel tijd een gemiddeld team kwijt is aan administratie.
• Breng alle formulieren, lijstjes en extra Excelletjes in kaart.
• Vraag medewerkers: wat kan er morgen weg zonder dat de zorg onveiliger wordt?

Stap 2 – Schrappen en versimpelen (maand 2)

• Beslis als MT en medische staf welke registraties echt verplicht zijn.
• Schrap doublures en ‘voor de zekerheid’-lijsten.
• Bundel waar mogelijk (bijv. één incidentformulier in plaats van drie varianten).

Stap 3 – Kiezen van AI‑ondersteuning (maand 2–3)

• Bepaal: waar zit de meeste winst? Rapportage, roostering, dossiervoering?
• Selecteer 1–2 AI‑oplossingen die AVG‑proof, zorgspecifiek en schaalbaar zijn.
• Betrek minimaal drie afdelingen bij de keuze.

Stap 4 – Pilot draaien (maand 3–4)

• Start met één afdeling (bijv. PG of somatiek) met gemotiveerde kartrekkers.
• Spreek concrete doelen af: bijvoorbeeld 30% minder rapportagetijd binnen 3 maanden.
• Meet vóór en na: tijdsbesteding, medewerkerstevredenheid, ervaren kwaliteit van dossiervoering.

Stap 5 – Bijsturen en borgen (maand 4–5)

• Pas het registratiestatuut aan op basis van ervaringen.
• Leg vast welke AI‑functionaliteit ‘nieuw normaal’ wordt.
• Zorg voor korte e‑learnings of teamtrainingen.

Stap 6 – Opschalen (maand 5–6)

• Rol uit naar andere teams, maar houd ruimte voor lokale aanpassingen.
• Organiseer een centraal aanspreekpunt (bijv. een AI‑ambassadeur in de zorg).
• Blijf elk jaar meten: sla je niet weer door in nieuwe formulieren en lijstjes?

---

Waarom regeldruk verlagen zó belangrijk is voor de toekomst van de zorg

De grootste winst van 40% minder administratielast is niet het kostenplaatje, maar menselijke energie. Minder registreren betekent:

• meer tijd voor bewoners, naasten en échte aandacht;
• meer ruimte voor vakmanschap en klinisch redeneren;
• lagere werkdruk en minder uitval door stress.

In een sector waar het personeelstekort de komende jaren oploopt tot tienduizenden vacatures, is dat geen luxe maar een randvoorwaarde. AI in de Nederlandse zorg is daarom geen speeltje, maar een noodzaak om überhaupt nog voldoende zorg te kunnen bieden.

Mijn advies: gebruik het voorbeeld van organisaties als Vivent als wake‑up call. Kijk eerlijk naar je eigen formulieren, werkprocessen en systemen. Als je vandaag niets verandert, staat je organisatie over twee jaar nog steeds dagelijks uren te typen die niemand ooit leest.

Wie nu wél kiest voor slimmer registreren, ondersteund door AI, kan binnen een half jaar hetzelfde zeggen als Vivent: onze medewerkers zijn tevredener en de administratie is met zo’n 40% omlaag.

Wil je daar serieus mee aan de slag? Begin klein, meet wat je doet, en zorg dat zorgprofessionals de hoofdrol krijgen in hoe AI hun werk ondersteunt.