Federal HR 2.0 di AS jadi contoh bagaimana sistem HR tunggal boleh memacu AI dan transformasi digital sektor awam. Apa pelajaran untuk kerajaan Malaysia?
Federal HR 2.0: Pelajaran Penting Untuk Digitalisasi HR Sektor Awam Malaysia
Pada 10/12/2025, kerajaan persekutuan Amerika Syarikat mengumumkan rancangan membangunkan satu platform teknologi tunggal untuk mengurus semua data sumber manusia kerajaan persekutuan menjelang 2028. Langkah ini melibatkan lebih kurang 2 juta penjawat awam dan menggantikan pelbagai sistem HR yang berpecah-pecah.
Ini kedengaran sangat jauh dari Putrajaya, tapi realitinya: inilah cermin masa depan HR sektor awam Malaysia jika kita serius dengan Rangka Tindakan Ekonomi Digital Malaysia (MyDIGITAL) dan aspirasi kerajaan digital.
Rencana ini mengupas:
- Apa itu inisiatif Federal HR 2.0 di AS dan kenapa ia penting
- Bagaimana konsep yang sama boleh diterjemah kepada konteks kerajaan Malaysia
- Di mana peranan AI dalam masa depan HR sektor awam
- Langkah praktikal untuk kementerian/agensi yang mahu mula bergerak ke arah HR digital bersepadu
Apa Sebenarnya Federal HR 2.0 Dan Kenapa Ia Besar Kesan?
Federal HR 2.0 ialah rancangan kerajaan persekutuan AS untuk:
Menggabungkan semua data pengurusan sumber manusia kerajaan persekutuan ke dalam satu platform teknologi komersial moden, menjelang tahun fiskal 2028.
Hari ini, banyak agensi persekutuan AS menggunakan sistem HR yang berbeza – ada yang lama, ada yang tidak saling berhubung, ada yang mahal untuk diselenggara. Dalam memo bersama, Pengarah OMB Russ Vought dan Pengarah OPM Scott Kupor menyatakan kerajaan telah "membelanjakan terlalu banyak untuk sistem teras pengurusan modal insan yang bertindan dan lapuk".
Rancangan baru mereka merangkumi:
- Satu sistem rekod tunggal untuk semua data kakitangan
- Fungsi teras HR seperti:
- pemprosesan tindakan personel
- rekod pekerja
- pengurusan jawatan
- self-service pekerja dan pengurus
- analitik dan papan pemuka
- kehadiran dan waktu kerja
- pembelajaran & latihan
- Integrasi dengan:
- gaji
- faedah (benefits)
- pengambilan bakat
- pengurusan prestasi
- persaraan
Rancangan peralihan mereka juga jelas bertahap:
- 2026–2026: Kumpulan pertama agensi (contohnya Agriculture, DHS, HHS, Interior, VA, DOT, EPA, OPM) – meliputi kira-kira 900,000 pekerja
- 2027: Baki agensi – kira-kira 1.1 juta pekerja
- Kontrak 10 tahun indefinite delivery/indefinite quantity dengan satu vendor teknologi utama
Satu perkara penting dalam memo: semua agensi diarahkan memberhentikan sementara projek pembelian atau pemodenan sistem HCM masing-masing, kecuali jika diluluskan secara khusus oleh OMB dan OPM. Ini bagi mengelakkan duit dibazirkan pada sistem yang nanti akan digantikan juga.
Kenapa Model HR Bersepadu Penting Untuk Kerajaan Malaysia
Kalau kita jujur, landskap HR sektor awam Malaysia pun ada masalah yang hampir sama:
- Sistem HR berasingan antara kementerian, jabatan dan GLC
- Data tidak sentiasa konsisten (contoh: rekod perkhidmatan, kompetensi, latihan)
- Proses HR masih banyak bergantung pada borang manual dan dokumen fizikal
- Analitik tenaga kerja sukar dibuat secara menyeluruh kerana data terpencar
Inilah punca kenapa banyak inisiatif dasar tenaga kerja sektor awam lambat atau sukar dipantau keberkesanannya.
Rangka Tindakan Ekonomi Digital Malaysia jelas menyasarkan:
- Kerajaan berpacukan data (data-driven)
- Automasi proses perkhidmatan awam
- Penggunaan AI untuk membuat keputusan lebih pantas dan tepat
Semua itu sukar dicapai jika data HR masih berada dalam puluhan sistem berbeza yang tak "bercakap" antara satu sama lain.
Tiga sebab HR bersepadu perlu jadi agenda utama:
-
Ketelusan & tadbir urus tenaga kerja
Satu sistem HR kerajaan membolehkan kerajaan melihat gambaran sebenar:- berapa ramai pegawai dengan kemahiran digital kritikal
- di mana "bottleneck" kekosongan jawatan
- corak persaraan lima tahun akan datang
-
Kelajuan & kualiti perkhidmatan dalaman
Proses seperti permohonan cuti, tuntutan, pertukaran, kenaikan pangkat dan pembelajaran boleh jadi lebih cepat dan telus jika semuanya dalam satu platform self-service. -
Asas kukuh untuk AI & automasi
AI tak boleh bantu apa-apa kalau data asas tak bersih, tak standard dan tak boleh diakses. Sistem HR bersepadu ialah batu asas untuk:- predictive analytics (contoh: ramal kadar keluar masuk staf)
- cadangan laluan kerjaya (career pathing) bersandarkan data
- padanan calon–jawatan secara automatik
Di Mana Peranan AI Dalam HR Kerajaan Bersepadu
Inisiatif Federal HR 2.0 sendiri menekankan analitik dan papan pemuka. Dalam konteks Malaysia dan siri "AI dalam Kerajaan & Sektor Awam", sebenarnya potensi yang lebih besar datang daripada lapisan AI yang dibina di atas platform HR digital ini.
Berikut beberapa kes penggunaan yang sangat praktikal:
1. Perancangan tenaga kerja berasaskan ramalan
Dengan data HR bersatu, AI boleh:
- meramal bilangan pegawai yang bakal bersara mengikut skim dan gred
- mengesan risiko kekurangan kemahiran kritikal (contoh: sains data, keselamatan siber)
- mencadangkan strategi pengambilan atau reskilling sebelum krisis berlaku
"Bukannya tunggu pegawai pakar siber letak jawatan baru hendak fikir pengganti."
2. Padanan bakat ke jawatan secara lebih pintar
AI boleh membantu mengenal pasti calon terbaik dalam kalangan penjawat awam sedia ada untuk sesuatu jawatan berdasarkan:
- rekod prestasi
- pengalaman lepas
- kursus dan pensijilan yang dihadiri
- kemahiran yang diisytihar
Ini menyokong agenda mobiliti dalaman dalam perkhidmatan awam tanpa bergantung kepada rangkaian peribadi atau "siapa yang kenal siapa".
3. Pengalaman penjawat awam yang lebih baik
Dengan satu sistem HR digital, kerajaan boleh menambah:
- pembantu maya (chatbot) untuk soalan HR asas (cuti, gaji, faedah) 24/7
- portal self-service untuk menyemak rekod, muat naik dokumen, kemaskini maklumat
- cadangan kursus yang diperibadikan berdasarkan jurang kemahiran
Kesan langsung: kurang masa beratur di kaunter, kurang panggilan telefon, kurang e-mel berulang.
4. Pengurusan prestasi yang lebih objektif
AI tak patut menggantikan penilaian manusia, tapi ia boleh:
- menyatukan data prestasi daripada sistem berbeza (projek, KPI, latihan)
- memaparkan pola – contohnya pegawai yang konsisten melepasi sasaran
- memberi amaran awal jika ada unit yang prestasinya merosot secara sistematik
Yang penting: reka bentuk algoritma kena telus dan beretika supaya tidak mengukuhkan bias sedia ada.
Apa Malaysia Boleh Belajar Daripada Strategi AS
Kerajaan AS tak sekadar mengumumkan "kita akan bina sistem baru". Mereka menetapkan beberapa prinsip strategik yang sebenarnya sangat relevan untuk Malaysia.
1. Pusatkan platform, bukan kawal semua butiran
Federal HR 2.0 ialah satu platform teras. Agensi masih boleh ada sistem tambahan khusus, tetapi semua kembali kepada:
- satu rekod induk data pekerja
- satu sumber kebenaran (single source of truth)
Malaysia patut mengelak daripada:
- 20 kementerian, 20 sistem HR teras berbeza
- format data yang tak standard antara agensi
Sebaliknya, bina platform HR kerajaan bersepadu yang:
- mengikut piawaian data bersama
- ada API jelas untuk sambungan dengan sistem lain (contoh e-GL, latihan, kehadiran)
2. Hentikan pelaburan selari yang membazir
Langkah OMB/OPM mengarahkan agensi hentikan pembelian sistem HCM baru buat sementara ialah isyarat jelas:
"Kalau kita nak satu sistem kerajaan, kita tak boleh biar semua orang beli sistem masing-masing dalam masa yang sama."
Di Malaysia, ini bermakna:
- Kementerian Kewangan, JPA dan MAMPU perlu menyelaras dasar ICT/HR
- Projek HR baru di peringkat agensi sepatutnya merujuk kepada pelan besar kerajaan
3. Rancang peralihan secara bertahap dan realistik
Model AS:
- kumpulan agensi pertama lebih kurang 900,000 pekerja
- kumpulan kedua 1.1 juta pekerja
- garis masa terperinci: perjanjian antara agensi, ujian platform, migrasi data, latihan, wind-down sistem lama
Malaysia juga perlu:
- pilot dengan beberapa kementerian utama dulu (contoh: KKM, MOE, MOF)
- tetapkan playbook migrasi data (pembersihan data, standardisasi, pengujian)
- rancang latihan besar-besaran untuk pegawai HR dan pengguna akhir
4. Bentuk badan penasihat dan pasukan projek bersepadu
Federal HR 2.0 disokong oleh:
- Lembaga Penasihat Federal HR 2.0
- pasukan projek bersepadu antara agensi
- wakil khusus di agensi CFO Act sebagai pemilik isu integrasi dan migrasi
Di sini, setara dengan itu mungkin:
- National HR Digital Council dipengerusikan JPA dengan ahli dari MAMPU, MOF, MOE, KKM dan wakil negeri
- pasukan projek rentas kementerian yang fokus kepada standard data, keselamatan, reka bentuk pengalaman pengguna dan etika AI
Langkah Praktikal Untuk Kementerian & Agensi Di Malaysia
Kalau anda berada di JPA, MAMPU, kementerian atau agensi yang serius dengan transformasi HR digital, berikut langkah yang boleh diambil sebelum wujud pun platform tunggal kebangsaan.
1. Audit sistem dan data HR sedia ada
Kenal pasti:
- berapa banyak sistem berkaitan HR yang digunakan (gaji, cuti, latihan, prestasi, kehadiran)
- di mana data berganda atau bercanggah
- format data apa yang digunakan (contoh: kod jawatan, lokasi, skim)
Ini memudahkan migrasi nanti dan mempercepatkan integrasi AI pada masa hadapan.
2. Standardkan definisi dan kamus data HR
Tanpa standard, AI cuma akan percepatkan kekeliruan.
Cari persetujuan bersama tentang perkara asas seperti:
- definisi "pegawai aktif", "kontrak", "sementara"
- kod jawatan yang seragam di seluruh kerajaan
- struktur data kompetensi dan kemahiran
3. Mulakan self-service dan digitalisasi proses yang paling kerap
Pilih beberapa proses HR yang paling banyak menyita masa, contohnya:
- permohonan cuti
- kemaskini maklumat peribadi
- permohonan kursus/latihan
Digitalisasikan proses itu dengan prinsip berikut:
- mudah diguna di telefon pintar
- jejak status permohonan yang telus
- integrasi sekurang-kurangnya dengan pangkalan data HR utama agensi
4. Bangunkan garis panduan etika AI untuk HR
Sebelum AI digunakan secara meluas dalam:
- penapisan calon
- pemarkahan prestasi
- cadangan kenaikan pangkat
Kerajaan perlu ada garis panduan jelas mengenai:
- bagaimana algoritma dinilai dan diaudit
- bagaimana mengurus bias
- hak pegawai untuk memahami keputusan yang menjejaskan kerjaya mereka
Ini akan mengelakkan "backlash" kemudian hari bila AI mula dipersoalkan.
5. Bentuk talent pool pakar data & AI dalam HR kerajaan
Transformasi sebegini tak boleh hanya diserahkan kepada vendor.
Kerajaan perlu:
- melatih pegawai HR yang faham data dan AI asas
- mewujudkan peranan baru seperti HR data analyst dan people analytics lead
- menggabungkan pakar teknikal (ICT, data, AI) dengan pegawai HR berpengalaman dalam satu pasukan
HR Digital Bersepadu: Asas Sebenar Kerajaan Berpacukan AI
Rangka Tindakan Ekonomi Digital Malaysia bercakap banyak tentang bandar pintar, AI dalam keselamatan, automasi perkhidmatan kaunter dan sebagainya. Semua itu bergantung kepada satu perkara yang agak membosankan tetapi kritikal: bagaimana kerajaan mengurus datanya sendiri, bermula dengan data manusia di dalam organisasi.
Inisiatif Federal HR 2.0 di AS menunjukkan satu model berani:
- satu platform HR kerajaan
- kontrak jangka panjang yang serius
- peralihan bertahap dengan tadbir urus yang jelas
Malaysia tak perlu menyalin bulat-bulat, tetapi kita patut belajar cara mereka:
- menyelaraskan polisi antara kementerian
- berhenti membiarkan setiap agensi "berdikari" dalam sistem HR teras
- melihat HR bukan sekadar urusan pentadbiran, tetapi sebagai aset strategik data & AI.
Kalau kerajaan mahu AI betul-betul memberi impak kepada sektor awam, HR digital bersepadu bukan lagi pilihan, ia prasyarat.
Soalannya sekarang: adakah kementerian dan agensi kita bersedia untuk berhenti membina silo baru dan mula berfikir sebagai satu ekosistem HR kerajaan?