Nuove regole sui fringe benefit 2025–2027, soglie esenti e calcolo dei beni autoprodotti. Focus operativo per studi, con esempi e uso dell’IA nei controlli.
Perché i fringe benefit 2025–2027 non sono “solo” un bonus
Molti studi stanno chiudendo le paghe di fine anno senza aver ancora aggiornato procedure e check sui fringe benefit. Il risultato è sempre lo stesso: rischio di superare le soglie esenti, errori di calcolo sui beni autoprodotti e contestazioni in sede di controllo.
Qui c’è una buona notizia: la riforma ha reso più semplice il calcolo del valore dei fringe benefit e, per il triennio 2025–2027, ha introdotto soglie di esenzione molto più alte. Ma sfruttare davvero queste regole richiede metodo, soprattutto per chi gestisce grandi volumi di cedolini.
Questo articolo riassume le novità normative e le traduce in procedure operative, con un focus su come intelligenza artificiale e automazioni possono aiutare commercialisti, consulenti del lavoro e revisori a gestire fringe benefit e welfare aziendale in modo sicuro e scalabile.
1. Nuove regole di computo dei fringe benefit autoprodotti
Il d.lgs. 192/2024 ha modificato l’art. 51, comma 3, TUIR per i beni e i servizi prodotti o scambiati dal datore di lavoro e concessi ai dipendenti (i classici casi: prodotti dell’azienda venduti ai dipendenti a prezzo agevolato, servizi interni, ecc.).
1.1 La regola generale del “valore normale” rimane
Per tutti i fringe benefit, continua a valere il principio base dell’art. 9 TUIR:
Il valore normale è il prezzo mediamente praticato per beni o servizi della stessa specie, in condizioni di libera concorrenza, nello stesso tempo e luogo.
Questo valore si applica:
- ai beni/servizi concessi al dipendente;
- ai beni/servizi riconosciuti al coniuge e ai familiari indicati nell’art. 12 TUIR;
- ai diritti ad ottenere beni/servizi da terzi.
1.2 Cosa cambia per i beni e servizi autoprodotti
La novità riguarda come determinare il valore dei beni e servizi che l’azienda produce o commercia direttamente.
Dal 2025:
- Regola prioritaria → si applica il prezzo medio praticato dall’azienda nello stesso stadio di commercializzazione nel momento in cui avviene la cessione o la prestazione al dipendente.
- Solo se questo non è determinabile → si guarda al costo sostenuto dal datore di lavoro per produrre o acquistare il bene/servizio.
In pratica:
- Se un’azienda retail vende al pubblico un prodotto a 100 euro e lo concede al dipendente a 40, il fringe benefit si calcola su 100 (valore normale), non sul prezzo scontato.
- Se l’azienda non ha un listino di mercato chiaro (es. prototipi interni, servizi non commercializzati), allora si utilizza il costo interno.
Questa impostazione semplifica il lavoro degli studi:
- non serve stimare valori teorici di mercato diversi dal prezzo effettivamente praticato;
- si riduce il margine di interpretazione (e di conflitto) con l’Amministrazione finanziaria;
- diventa più facile automatizzare il controllo con software gestionali e strumenti di IA.
2. Le soglie esenti: dal limite storico a quelle del triennio 2025–2027
Per gestire correttamente i fringe benefit non basta calcolare il valore: bisogna monitorare il cumulo annuo per verificare se scatta la tassazione.
2.1 Il limite ordinario di 258,23 euro
La regola base (che continua a valere come “fallback”) è nota:
- se il totale annuo dei fringe benefit per un lavoratore non supera 258,23 euro, il valore non concorre al reddito;
- se anche di poco si supera la soglia, l’intero importo diventa imponibile, non solo l’eccedenza.
Nel conteggio rientrano anche:
- i beni e servizi concessi a coniuge e familiari di cui all’art. 12 TUIR;
- i diritti di ottenere beni/servizi da terzi (voucher, convenzioni, ecc.).
Questa logica del “tutto o niente” rende indispensabile il monitoraggio continuo in corso d’anno, non solo a fine dicembre.
2.2 Deroga 2025–2027: soglie di 1.000 e 2.000 euro
Per i periodi d’imposta dal 2025 al 2027 una norma speciale (art. 1, comma 390, L. 207/2024) amplia in modo significativo il perimetro esente.
Per questi tre anni:
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fino a 1.000 euro complessivi non concorrono a formare il reddito:
- i beni ceduti e i servizi prestati ai lavoratori dipendenti;
- le somme erogate o rimborsate per:
- utenze domestiche (idrico, elettrico, gas naturale);
- canoni di locazione dell’abitazione principale;
- interessi sul mutuo dell’abitazione principale.
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fino a 2.000 euro per i lavoratori dipendenti con figli fiscalmente a carico (in senso art. 12 TUIR), anche se:
- il figlio è nato fuori dal matrimonio;
- è adottivo, affiliato o affidato.
Il beneficio di 2.000 euro:
- spetta per intero a ciascun genitore, anche con un solo figlio;
- vale anche se il genitore non fruisce delle detrazioni perché percepisce l’Assegno Unico Universale: ai fini del fringe benefit il figlio resta “a carico” secondo i limiti di reddito.
Soglie di reddito per essere considerati a carico:
- 2.840,51 euro annui (al lordo degli oneri deducibili);
- 4.000 euro se il figlio ha non più di 24 anni.
Come per il limite ordinario, anche per i tetti 1.000/2.000 euro vale la regola “tutto o niente”: se il totale annuo supera la soglia, l’intero importo diventa imponibile.
3. Adempimenti pratici per aziende, consulenti e revisori
Le novità normative funzionano solo se sono tradotte in procedure concrete. Qui entra in gioco anche l’IA, che può aiutare a trasformare regole astratte in controlli automatici.
3.1 Documentazione e comunicazioni obbligatorie
Alcuni passaggi non sono opzionali:
- Comunicazione alle RSU: l’erogazione dei fringe benefit rientranti nel regime agevolato va portata a conoscenza delle rappresentanze sindacali unitarie, se presenti.
- Autodichiarazione dei lavoratori con figli per la soglia di 2.000 euro:
- il dipendente deve dichiarare di avere diritto al limite maggiorato;
- deve indicare il codice fiscale dei figli fiscalmente a carico.
Per gli studi professionali conviene predisporre:
- un modello standard di autodichiarazione (anche digitale), conservato a fascicolo;
- un workflow di controllo: nessuna applicazione della soglia 2.000 euro senza autodichiarazione valida.
3.2 Come l’IA può aiutare a gestire soglie e controlli
Nella pratica quotidiana quello che fa la differenza non è conoscere la regola, ma non sbagliare mai sul singolo cedolino. Qui l’intelligenza artificiale diventa un alleato concreto.
Alcuni esempi applicabili negli studi che adottano soluzioni di IA per commercialisti e revisori:
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Controllo automatico del cumulo fringe benefit:
- un sistema di IA legge i movimenti del gestionale paghe;
- per ogni dipendente aggiorna in tempo reale il totale annuo di fringe benefit;
- segnala il rischio di superare le soglie 258,23 / 1.000 / 2.000 euro.
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Riconoscimento intelligente delle voci:
- con tecniche di NLP (Natural Language Processing) l’IA classifica automaticamente le voci di cedolino e le note spese come “fringe benefit rilevante” oppure “irrilevante” ai fini delle soglie;
- riduce gli errori dovuti a codifiche non omogenee tra aziende diverse.
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Verifica documentale smart:
- l’IA può leggere le autodichiarazioni dei dipendenti, le ricevute di utenze, i contratti di locazione e i piani di ammortamento del mutuo;
- controlla la presenza degli elementi minimi (codice fiscale, dati contratto, ecc.);
- segnala incongruenze o mancanze all’operatore umano.
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Check di revisione su campioni mirati:
- per la revisione legale, un modello di IA può individuare i dipendenti con maggior rischio di superamento soglia o con fringe benefit più elevati;
- il revisore concentra i test sostanzivi proprio su questi casi, aumentando l’efficacia del lavoro senza moltiplicare le ore.
La logica è chiara: il professionista mantiene il controllo tecnico-giuridico, ma delega a sistemi intelligenti la parte ripetitiva di calcolo e verifica.
4. Workflow operativo “tipo” per gli studi (con e senza IA)
Per trasformare le norme sui fringe benefit in una gestione ordinata, serve un percorso standard da applicare a tutti i clienti.
4.1 Passi minimi per chi lavora in modo tradizionale
- Mappare tutti i tipi di fringe benefit utilizzati dai clienti: buoni acquisto, auto aziendale, prodotti aziendali scontati, rimborso utenze, contributi affitto/mutuo, ecc.
- Definire il metodo di valorizzazione per ciascuna categoria, distinguendo:
- beni/servizi autoprodotti → prezzo medio nello stesso stadio di commercializzazione o, in mancanza, costo;
- altri fringe benefit → valore normale ai sensi dell’art. 9 TUIR.
- Predisporre una scheda di controllo per dipendente con:
- totale fringe benefit “classici”;
- somme per utenze/affitto/mutuo;
- verifica automatica dei limiti 258,23 – 1.000 – 2.000 euro.
- Aggiornare le istruzioni ai clienti:
- chiarire cosa rientra nel fringe benefit e cosa no;
- definire quando devono comunicare nuovi benefit (es. nuove convenzioni, nuovi piani welfare).
4.2 Come potenziare questo workflow con l’intelligenza artificiale
Chi sta già sperimentando soluzioni di IA per studi professionali può fare un passo ulteriore.
Un possibile scenario pratico:
- il gestionale paghe esporta mensilmente i dati in un data lake (anche semplice, es. database centralizzato);
- un modulo IA:
- classifica le voci come fringe benefit o no;
- calcola il valore sulla base di regole preimpostate (prezzi medi, costi, ecc.);
- aggiorna i cruscotti di controllo per studio e per cliente;
- genera alert in caso di:
- dipendente vicino alla soglia;
- incongruenze tra importi dichiarati e documenti allegati;
- mancanza di autodichiarazione figli per applicare i 2.000 euro.
Il vantaggio è duplice:
- per lo studio: meno errori manuali, meno tempo perso in controlli ripetitivi e più capacità di gestire volumi maggiori;
- per il cliente: uso più efficiente delle soglie esenti (quindi benefit più generosi) senza aumentare il rischio fiscale.
5. Ruolo dei commercialisti e dei revisori nel nuovo scenario
Le nuove regole sui fringe benefit non spostano solo numeri sul cedolino: cambiano l’equilibrio tra remunerazione monetaria e non monetaria. Le aziende stanno usando sempre di più il welfare aziendale come leva di retention, soprattutto in un contesto di inflazione e rinnovi contrattuali complessi.
Per questo, nel quadro della serie “IA per Commercialisti e Revisori Italiani”, i professionisti che fanno un salto di qualità sul tema fringe benefit hanno alcune opportunità concrete:
- Consulenza strategica: aiutare le imprese a progettare piani di fringe benefit che sfruttino al massimo le soglie 2025–2027, combinando benefit “classici” e rimborsi utenze/affitto/mutuo.
- Standardizzazione + IA: costruire modelli, check-list e regole di calcolo standard, poi affidarli a strumenti intelligenti per l’esecuzione massiva.
- Revisione smart: impostare programmi di revisione che includano test mirati sui fringe benefit, usando algoritmi di analisi dati per individuare i casi anomali.
La realtà è meno complicata di quanto sembri: le norme sono chiare, il problema è la scala. Dove ci sono centinaia o migliaia di dipendenti, solo un approccio data-driven (con IA a supporto) consente di restare precisi e veloci.
Conclusione: da obbligo complesso a servizio ad alto valore
Le novità su fringe benefit e deroghe 2025–2027 aprono due scenari possibili per gli studi:
- diventare l’ennesimo adempimento che “fa perdere tempo” a fine anno;
- trasformarsi in un servizio ad alto valore, in cui lo studio aiuta i clienti a usare in modo intelligente le nuove soglie, minimizzando il carico fiscale e mantenendo un controllo rigoroso.
Chi integra da subito procedure chiare e strumenti di intelligenza artificiale per il monitoraggio continuo, il calcolo standardizzato e i controlli di coerenza, non solo riduce il rischio di errori, ma si posiziona come partner strategico su welfare e compensation.
La domanda da porsi è semplice: il tuo studio vuole limitarsi a “fare i conti” sui fringe benefit o vuole guidare i clienti nelle scelte? Le nuove regole e le tecnologie oggi disponibili rendono la seconda strada molto più accessibile di qualche anno fa.