NOA Booking usa l’AI per rispondere alle chiamate, gestire prenotazioni 24/7 e ridurre fino al 70% le telefonate in studio, aumentando visite ed entrate.
NOA Booking: come l’AI taglia code e chiamate negli studi
Un dato colpisce subito: circa il 40% delle chiamate agli studi medici non va a buon fine. Significa visite perse, agenda piena solo a metà, pazienti frustrati che rinunciano o cambiano specialista.
Nel frattempo, un paziente su tre prova a chiamare fuori orario. Trova il centralino chiuso, rimanda, dimentica. Per molti studi e poliambulatori questo è il vero collo di bottiglia: non la mancanza di pazienti, ma la difficoltà a trasformare ogni richiesta in una prenotazione effettiva.
Qui entra in gioco NOA Booking, il nuovo assistente virtuale di MioDottore (gruppo Docplanner) basato su intelligenza artificiale, pensato proprio per la gestione intelligente delle prenotazioni sanitarie. In questo articolo vediamo cosa fa, come funziona e, soprattutto, che impatto concreto può avere sull’attività quotidiana di medici, cliniche e poliambulatori in Italia.
Perché la gestione delle prenotazioni è il vero “tappo” degli studi
La realtà è semplice: la maggior parte degli studi italiani è ancora dipendente dal telefono. Ma il telefono oggi è uno strumento rigido, scollegato dal resto dei processi e totalmente vincolato agli orari di apertura.
Dall’indagine citata da MioDottore emerge che:
- nel 91% dei casi sono i medici stessi a gestire le chiamate, spesso in mezzo alle visite
- quasi la metà dei professionisti viene interrotta più volte al giorno da richieste telefoniche
- circa il 40% delle chiamate totali non si trasforma in una prenotazione
Questo genera tre problemi molto concreti:
- Tempo clinico eroso: il medico si trova a fare anche il segretario, con perdita di concentrazione e di qualità nella relazione col paziente.
- Esperienza negativa per i pazienti: linee occupate, lunghi tempi di attesa, impossibilità di contattare lo studio fuori orario.
- Perdita di fatturato: visite mai prenotate, agende con buchi, follow‑up dimenticati.
Chi lavora in sanità privata o convenzionata lo vede tutti i giorni, soprattutto nelle fasce di picco (mattino presto, pausa pranzo, fine giornata) o in periodi come dicembre-gennaio, quando tra festività e chiusure diventa ancora più difficile organizzare controlli, prescrizioni e visite di follow‑up.
La domanda chiave è: come gestire la mole di richieste senza aumentare all’infinito il personale di segreteria?
Che cos’è NOA Booking e cosa fa davvero
NOA Booking è un assistente virtuale basato su intelligenza artificiale che risponde alle chiamate dei pazienti e gestisce in autonomia molte delle attività tipiche di segreteria legate alle prenotazioni.
L’obiettivo è chiaro: trasformare ogni chiamata potenzialmente utile in un appuntamento, senza costringere il medico a staccarsi dalla visita e senza lasciare il paziente in attesa.
Le funzioni chiave di NOA Booking
NOA Booking è progettato per coprire l’intero flusso di gestione delle prenotazioni:
-
Risposta automatica 24/7
- prende in carico le chiamate anche fuori orario, nei weekend e nei giorni festivi
- non esistono più “buchi neri” in cui nessuno risponde
-
Prenotazione, modifica e cancellazione appuntamenti
- il paziente può fissare una visita
- può spostare l’orario
- può cancellare l’appuntamento
-
Integrazione diretta con l’agenda MioDottore Pro
- ogni operazione viene registrata in tempo reale in agenda
- niente foglietti, niente trascrizioni manuali
-
Instradamento intelligente delle chiamate non legate alle prenotazioni
- se la richiesta riguarda referti, urgenze, informazioni particolari, NOA Booking riconosce il contesto e passa la chiamata allo staff umano
Secondo MioDottore, l’adozione di NOA Booking può ridurre fino al 70% le chiamate da gestire manualmente in studio. Questo non significa togliere lavoro alle segreterie, ma spostarle su attività a maggior valore: gestione dei pazienti complessi, accoglienza, relazioni con i caregiver, pratiche amministrative più articolate.
Come funziona nella pratica in uno studio medico
Per capire se una soluzione come NOA Booking ha senso, conviene guardarla in azione nella vita reale di uno studio o di una clinica.
Scenario tipico oggi (senza AI)
- Il paziente chiama alle 19:30 per prenotare un controllo: segreteria chiusa, nessuna risposta.
- Riprova il giorno dopo alle 9:00: linea occupata per 10 minuti, poi desiste.
- Nel frattempo il medico, durante le visite, riceve chiamate sul cellulare personale per spostamenti di appuntamenti e richieste di informazioni.
- La segreteria passa buona parte della mattinata a rispondere al telefono per spostare visite già prenotate.
Risultato: perdita di tempo, stress e diverse visite mai fissate.
Scenario con NOA Booking attivo
- Il paziente chiama alle 19:30: NOA Booking risponde, propone le fasce orarie disponibili e registra la prenotazione direttamente in agenda.
- Il giorno dopo, le linee sono più libere: la segreteria gestisce solo i casi particolari e non è sommersa da chiamate.
- Il medico viene disturbato meno: le richieste di semplice modifica vengono gestite dall’assistente virtuale.
In questo modello, lo studio ottiene tre vantaggi immediati:
- Più appuntamenti effettivamente fissati (stop al 40% di chiamate “perse”).
- Meno interruzioni durante l’attività clinica.
- Un accesso ai servizi più vicino alle abitudini digitali dei pazienti italiani, abituati a gestire tutto da smartphone, a qualsiasi ora.
MioDottore stima un incremento delle entrate fino al 10% proprio perché il professionista non perde più visite per mancate risposte o agende piene solo sulla carta.
L’ecosistema NOA: Booking, Notes e la pratica clinica quotidiana
NOA Booking non nasce da zero: si inserisce in un ecosistema già attivo di strumenti AI pensati per la sanità, a partire da NOA Notes.
NOA Notes è il servizio che crea un riepilogo strutturato delle informazioni emerse durante la visita, aiutando il medico a compilare la documentazione clinica in modo più rapido e ordinato.
I numeri raccontano molto bene l’adozione:
- 62% degli specialisti su MioDottore utilizza NOA Notes
- tra 35% e 40% dei medici di medicina generale e delle cliniche lo ha integrato nella propria pratica
- in alcune specialità (dermatologia, endocrinologia, gastroenterologia, psichiatria, psicologia) l’uso arriva all’80-90% delle visite
- a 100 giorni dall’attivazione, l’utilizzo rimane alto: oltre una visita su due viene gestita con il supporto di NOA Notes
Questo dato è molto interessante: significa che, quando l’AI porta valore concreto e toglie lavoro ripetitivo, i medici italiani non solo la provano, ma continuano a usarla.
L’arrivo di NOA Booking è quindi un passo successivo logico:
- NOA Notes libera tempo durante e dopo la visita (meno burocrazia clinica)
- NOA Booking libera tempo prima della visita (meno telefonate, meno riorganizzazione manuale dell’agenda)
Insieme, queste soluzioni vanno tutte nella stessa direzione: ridare spazio alla relazione di cura, togliendo al medico il peso di attività amministrative e ripetitive.
“La tecnologia non è un fine, ma uno strumento per ottimizzare i processi, creare tempo prezioso e rafforzare la relazione tra medico e paziente.”
– Luca Puccioni, CEO e co‑fondatore di MioDottore
Vantaggi concreti per studi, poliambulatori e pazienti
Riassumendo, cosa ci si può aspettare davvero dall’adozione di un assistente virtuale come NOA Booking in uno studio italiano?
Per i professionisti sanitari
- Meno stress da telefonate continue durante la giornata clinica
- Recupero di tempo medico (anche 30–60 minuti al giorno possono fare la differenza)
- Agenda più piena e meno buchi grazie alla riduzione delle chiamate perse
- Incremento stimato delle entrate fino al 10%, senza aumentare i prezzi o le ore di lavoro
- Immagine più professionale e moderna agli occhi dei pazienti
Per le strutture (poliambulatori, cliniche, reti di studi)
- Riduzione dei costi amministrativi: fino al 70% di chiamate gestite automaticamente
- Migliore prevedibilità dei flussi di pazienti
- Dati più strutturati su chiamate, orari di picco, tipologie di richieste
- Possibilità di ripensare i turni di segreteria in modo più efficiente
Per i pazienti
- Accesso alle prenotazioni 24/7, anche nei weekend e durante le festività
- Meno attese telefoniche e meno chiamate a vuoto
- Maggiore facilità nel modificare o cancellare gli appuntamenti
- Sensazione di un servizio più organizzato, affidabile e attento
In un contesto in cui in Italia si parla sempre di liste d’attesa, accesso alle cure e sostenibilità del sistema sanitario, lavorare sulla semplice azione di “prenotare una visita” è molto meno banale di quanto sembri. Gestire bene le agende significa ridurre sprechi, assenze, visite perse e frustrazione reciproca.
Come prepararsi all’adozione di un assistente AI per le prenotazioni
Per chi gestisce uno studio o una struttura sanitaria, introdurre NOA Booking o soluzioni simili richiede alcune scelte strategiche.
1. Chiarire flussi e regole
Prima di tutto conviene definire:
- quali prestazioni possono essere prenotate direttamente dall’AI
- quali richiedono un filtro umano (es. prime visite complesse, urgenze vere, pazienti fragili)
- le politiche di cancellazione e spostamento e come comunicarle
Più chiare sono le regole, più l’assistente virtuale lavora in modo efficace.
2. Coinvolgere la segreteria e il team
L’AI non deve essere percepita come un “sostituto”, ma come un alleato operativo.
È utile:
- formare la segreteria sul nuovo flusso di lavoro
- mostrare in che modo le chiamate filtrate dall’AI liberano tempo per attività più complesse
- raccogliere feedback nelle prime settimane per affinare impostazioni e messaggi
3. Comunicare il cambiamento ai pazienti
In Italia la relazione di fiducia col medico è forte, ed è un punto di forza da usare bene. Ha senso:
- spiegare in sala d’attesa e sul materiale informativo che l’assistente virtuale serve a garantire risposte più rapide e meno attese
- rassicurare sul fatto che per i casi delicati c’è sempre una persona in carne e ossa
Quando il paziente capisce che non sta “parlando con una macchina al posto del medico”, ma che sta semplicemente prenotando in modo più comodo, la resistenza cala rapidamente.
Perché l’AI nelle prenotazioni non è una moda ma un passaggio strutturale
Nel 2026 NOA Booking sarà operativo e, realisticamente, in pochi anni soluzioni di intelligenza artificiale per la gestione delle agende mediche diventeranno lo standard anche in Italia, come è già accaduto in altri Paesi.
Questo passaggio è coerente con una tendenza chiara:
- i pazienti vogliono gestire la salute con la stessa semplicità con cui gestiscono banca, viaggi, spesa
- i medici hanno bisogno di tornare a concentrarsi sul lavoro clinico, non sulle telefonate
- le strutture devono contenere i costi amministrativi senza sacrificare la qualità del servizio
NOA Booking si inserisce in questa traiettoria: meno micro‑task ripetitivi, più tempo dedicato all’ascolto, alla diagnosi, alla prevenzione.
Chi inizierà a sperimentare oggi queste soluzioni avrà un vantaggio competitivo chiaro nel 2026: un’organizzazione più snella, pazienti più soddisfatti e un modello operativo pronto a crescere.
Se gestisci uno studio, un ambulatorio o una clinica, può valere la pena chiedersi:
quante visite sto perdendo ogni mese solo perché nessuno ha risposto a una chiamata?
Da qui conviene partire per valutare se un assistente AI come NOA Booking possa essere l’anello mancante tra il tuo tempo, l’agenda e i bisogni reali dei pazienti.