Comment Rossel automatise 100 000 factures/an avec un duo ERP + IA, et ce que les médias français et leurs experts-comptables peuvent en tirer dès maintenant.
Rossel traite près de 100 000 factures fournisseurs par an entre la France et la Belgique. Pendant longtemps, une telle volumétrie signifiait saisies manuelles, relances internes et pertes de temps côté compta.
Aujourd’hui, le groupe de presse a basculé sur un duo ERP Sage X3 + Sage Youdoc qui automatise la dématérialisation, la reconnaissance des données et le circuit de validation. Ce choix d’interopérabilité intéresse directement les éditeurs et régies médias français… et leurs experts-comptables, à l’heure où la facture électronique devient obligatoire d’ici 2026.
Voici pourquoi l’approche de Rossel est pertinente, comment elle fonctionne concrètement, et comment vous pouvez vous en inspirer pour vos propres flux de factures dans les médias et la communication.
1. Pourquoi la dématérialisation des factures est devenue stratégique dans les médias
Pour un groupe média, les factures fournisseurs ne sont pas un simple sujet administratif. Elles conditionnent la marge par titre, la visibilité sur le coût des contenus, des impressions, de la tech pub, mais aussi la capacité à investir vite.
Dans un environnement oĂą :
- les revenus publicitaires sont volatils,
- les investissements tech (adtech, martech, IA Ă©ditoriale) explosent,
- et la réglementation française sur la facture électronique obligatoire se précise,
continuer à gérer des factures papier ou PDF par mail comme il y a 15 ans n’a plus de sens.
Ce que Rossel a compris très tôt :
« Parmi nos leviers de centralisation, Sage X3 occupe une place importante. C’est le cœur de notre système d’information financière. »
Delphine Heureux, IT Domain Manager, Rossel
Autrement dit : si le cœur financier est solide et bien connecté, tout le reste de la transformation numérique (publicité programmatique, IA de recommandation de contenus, pilotage des coûts rédactionnels) devient plus simple.
Pour les experts-comptables de groupes médias français, c’est une vraie opportunité : industrialiser la facture électronique, fiabiliser les données et se repositionner sur l’analyse et le pilotage, plutôt que sur la ressaisie.
2. L’architecture Rossel : un ERP au centre, des briques spécialisées autour
L’organisation cible de Rossel repose sur un principe clair : centralisation des fonctions support, liberté éditoriale en local.
Un ERP financier comme colonne vertébrale
Rossel a déployé Sage X3 comme ERP financier central. Autour, plus de 15 applications métiers génèrent des factures ou des données financières :
- gestion des abonnements et du lectorat ;
- régie publicitaire et campagnes digitales ;
- ventes print, web et radio/TV ;
- outils RH et achats.
Toutes ces briques alimentent Sage X3 via un ETL (Extract, Transform, Load) qui consolide les flux. RĂ©sultat :
- une vision homogène des flux financiers,
- des rapprochements automatiques plus fiables,
- une base solide pour l’analyse de rentabilité par marque média.
Où intervient la dématérialisation dans ce schéma
La dématérialisation des factures fournisseurs s’est greffée logiquement à ce socle :
- Sage Youdoc capture, reconnaît et enrichit les factures (PDF aujourd’hui, formats structurés demain) ;
- un connecteur certifié fait circuler automatiquement les données vers Sage X3 ;
- le workflow de validation est géré dans l’ERP, avec accès direct au PDF archivé.
La clé, ici, ce n’est pas l’outil isolé. C’est l’interopérabilité : chaque brique fait ce qu’elle sait faire de mieux, mais les données circulent sans friction.
Pour un groupe média français qui a déjà un ERP ou un logiciel comptable, c’est une bonne nouvelle : pas besoin de tout refaire. Il faut plutôt ajouter une brique de dématérialisation qui parle nativement avec l’existant.
3. 100 000 factures dématérialisées par an : comment ça fonctionne au quotidien
Rossel ne s’est pas contenté d’installer un logiciel. Le groupe a revu le parcours complet d’une facture, depuis l’envoi fournisseur jusqu’au lettrage en compta.
3.1. Entrée des factures : une adresse unique par pôle
Les fournisseurs sont invités à envoyer leurs factures PDF à une adresse mail unique par pôle de facturation. C’est une étape simple mais structurante :
- moins de pertes de documents ;
- un flux plus lisible pour les Ă©quipes comptables ;
- un point d’entrée clair pour automatiser.
Un robot scanne en continu ces boîtes mails génériques :
- analyse de l’objet et du corps du mail ;
- détection des pièces jointes ;
- classement automatique vers Sage Youdoc.
Dans la perspective de l’e-facturation 2026, ce dispositif est déjà une bonne base : il suffira de faire évoluer les flux vers les plateformes de dématérialisation et de routing, tout en conservant le socle de reconnaissance et de validation.
3.2. Reconnaissance des données : le cœur de la valeur
Dès que la facture arrive dans Sage Youdoc, la solution remplit automatiquement les champs clés :
- numéro de TVA et numéro SIRET ;
- nom du fournisseur ;
- montants HT et TTC ;
- autres champs nécessaires au rapprochement.
« Quand la facture arrive dans Sage Youdoc, les champs sont renseignés. Dès que la facture est pré-validée, elle est envoyée en rapprochement sur l’ERP. »
Clémence Adolphi, Responsable Comptable Fournisseurs, Rossel
La reconnaissance n’est pas figée :
- si un nouveau fournisseur apparaît ou si une facture est mal lue, un utilisateur corrige ;
- l’outil apprend de ses erreurs et reconnaît mieux les prochaines factures.
On n’est pas sur de l’IA-marketing, mais sur une IA très opérationnelle, parfaitement adaptée à un contexte médias : beaucoup de fournisseurs, des formats variés, des volumes importants.
3.3. Intégration dans l’ERP et workflow de validation
Une fois la facture pré-validée dans Youdoc :
- Un connecteur bidirectionnel envoie les données dans Sage X3 ;
- La facture est rapprochée de la commande ou de la réception ;
- Un workflow d’approbation gère les validations par les opérationnels.
L’intégrateur de Rossel a développé un écran spécifique dans l’ERP :
- l’approbateur visualise la facture PDF sans quitter Sage X3 ;
- il valide, rejette ou demande une correction ;
- la traçabilité des décisions est complète.
En pratique, pour une direction financière de média, ça veut dire :
- moins d’allers-retours mails avec les équipes rédaction, marketing ou diffusion ;
- un suivi clair des retards de validation ;
- des clôtures mensuelles accélérées.
4. Les bénéfices concrets pour la fonction finance et l’expert-comptable
La dématérialisation des factures n’est pas qu’un projet IT. C’est un vrai moteur de transformation pour la fonction finance et, par extension, pour le cabinet d’expertise comptable qui accompagne un groupe média.
4.1. Productivité et fiabilité des données
Pour Rossel, dématérialiser près de 100 000 factures par an apporte des gains très tangibles :
- réduction massive du temps de saisie manuelle ;
- moins d’erreurs de frappe ou d’imputation ;
- meilleure qualité des données pour les analyses par titre, par régie, par canal.
La finance ne passe plus ses journées à taper des montants TTC. Elle peut :
- suivre plus finement les coûts de production des contenus ;
- comparer les coûts technologiques entre éditeurs ou plateformes ;
- sécuriser les marges sur les contrats publicitaires.
Pour l’expert-comptable, c’est un changement de posture :
- moins de temps passé à « nettoyer » les factures ;
- plus de temps pour analyser les dérives de coûts, simuler des scénarios ou travailler sur des tableaux de bord partagés avec la direction générale.
4.2. Traçabilité, conformité et e-facturation 2026
L’archivage intelligent est l’autre pilier du projet Rossel : chaque facture est indexée, historisée, traçable.
Conséquences immédiates :
- réponses rapides en cas de contrôle (TVA, délais de paiement, audits internes) ;
- capacité à prouver qui a validé quoi et quand ;
- meilleure maîtrise des risques de fraude.
Dans le contexte français, avec l’obligation de facture électronique qui arrive :
- disposer dès maintenant d’une solution de dématérialisation interopérable avec l’ERP offre une longueur d’avance ;
- il suffira de connecter l’écosystème aux futures plateformes de dématérialisation partenaires ou PDP.
C’est exactement le type de sujet sur lequel un expert-comptable peut prendre le lead :
- cadrer les besoins ;
- sécuriser l’architecture ;
- accompagner la mise en conformité ;
- former les équipes clients aux nouveaux réflexes.
5. Ce que les médias français peuvent retenir du cas Rossel
Le cas Rossel n’est pas un modèle lointain réservé à un géant belge. C’est un schéma très réutilisable pour les groupes médias et les agences de communication français.
5.1. Les principes Ă reprendre
Quelques principes simples ressortent :
-
Mettre la finance au centre du SI
Un ERP ou un socle comptable solide, bien connecté aux outils métiers, change tout. -
Choisir une brique de dématérialisation interopérable
Un connecteur certifié entre la GED / démat factures et l’ERP évite les projets sur-mesure interminables. -
Automatiser d’abord la reconnaissance, puis le workflow
Sans bonne reconnaissance des données, le workflow sera lent et conflictuel. -
Former une petite équipe clé
Chez Rossel, une quinzaine d’utilisateurs réguliers portent le dispositif, corrigent les cas particuliers, pilotent la qualité. -
Penser tout de suite “facture électronique obligatoire”
Le flux actuel PDF+mail peut servir de tremplin vers l’e-facturation structurée.
5.2. Comment l’IA élargit le sujet au-delà des factures
Dans cette série « L’IA dans les Médias et la Communication en France », on parle souvent de :
- recommandation de contenus ;
- personnalisation Ă©ditoriale ;
- optimisation des campagnes publicitaires ;
- analyse d’audience.
Le cas Rossel rappelle une réalité parfois oubliée :
Sans données financières fiables et automatisées, toute stratégie IA dans les médias reste bancale.
Les mêmes principes qu’on applique aux factures peuvent ensuite s’étendre à :
- la prévision budgétaire des rédactions ;
- le pilotage des coûts de diffusion multi-canal ;
- l’analyse IA des ratios de rentabilité par format (podcast, vidéo, print).
Pour un expert-comptable positionné sur le secteur médias, c’est une porte d’entrée idéale pour proposer :
- des diagnostics de maturité dématérialisation / IA finance ;
- des feuilles de route intégrant facture électronique, automatisation et reporting ;
- un accompagnement continu sur la performance financière des titres.
6. Et maintenant, que faire si vous ĂŞtes Ă©diteur ou expert-comptable ?
La réalité est simple : ce que Rossel a mis en place sera la norme dans les groupes médias d’ici quelques années. Entre la facture électronique obligatoire, la pression sur les coûts et la montée en puissance de l’IA de gestion, rester sur des processus manuels n’est plus soutenable.
Si vous ĂŞtes :
- Ă©diteur, groupe de presse, radio, TV, pure player : commencez par cartographier vos flux de factures, vos outils (ERP, compta, achats) et les points de friction ;
- expert-comptable : proposez à vos clients médias un atelier dédié « facture électronique + IA finance », avec un focus très concret sur la dématérialisation interopérable.
La bonne nouvelle, c’est que la démarche n’a pas besoin d’être brutale. Rossel a installé et branché sa nouvelle solution en deux mois, preuve qu’un projet bien cadré peut aller vite.
La question n’est plus si vous devez automatiser la dématérialisation des factures, mais comment vous allez l’intégrer à votre stratégie IA et à votre architecture financière. Les groupes qui prennent ce virage maintenant auront une longueur d’avance sur la maîtrise de leurs coûts… et donc sur leur capacité à financer l’innovation éditoriale.