Facture électronique TPE : 7 étapes pour gagner du cash

La dématérialisation des factures n’est plus un sujet lointain : la facture électronique va s’imposer à toutes les entreprises, TPE comprises, dès 2026. La DGFiP chiffre le gain potentiel à 4,5 milliards d’euros par an pour les TPE/PME. Autrement dit : pour une petite structure, quelques jours de trésorerie gagnés à chaque facture peuvent faire la différence entre tension de caisse et marge de manœuvre.

Voici le truc à comprendre : la facture électronique n’est pas qu’une obligation fiscale. Bien préparée, c’est un levier très concret pour encaisser plus vite, réduire les erreurs et automatiser une partie de votre gestion. À l’inverse, la subir au dernier moment, c’est prendre le risque d’un chantier précipité, d’erreurs de TVA et de blocages de factures.

Dans cet article, on voit comment une TPE peut aborder la facture électronique en 7 étapes simples, en s’appuyant sur son expert-comptable et sur des outils déjà prêts pour la réforme.

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1. Pourquoi la facture électronique est une bonne nouvelle pour une TPE

La facture électronique améliore directement la trésorerie d’une TPE car elle réduit les coûts, sécurise les envois et accélère les paiements.

Trois effets très concrets pour une petite entreprise :

• Moins de coûts administratifs : plus d’impression, d’affranchissement, d’archivage papier. Une e-facture coûte plusieurs fois moins cher à émettre et à recevoir qu’une facture papier ou PDF « classique ».
• Des factures horodatées et traçables : l’envoi est daté, la réception par le client aussi. Fini le « je n’ai pas reçu votre facture ». Vous savez qui a reçu quoi, et quand.
• Des déclarations de TVA préremplies : les données de facturation alimentent automatiquement l’administration. Moins de saisies manuelles, moins de risques d’erreur, moins de temps passé à la compta.

La DGFiP rappelle que les gains de compétitivité sont liés à 4 points : baisse du coût de traitement, simplification des workflows, réduction des délais de paiement, et simplification des obligations TVA.

Pour une TPE, cela se traduit très simplement : moins de paperasse, plus de visibilité sur les encaissements, et un risque fiscal réduit.

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2. Les 5 grands changements à anticiper dès maintenant

La réforme de la facture électronique repose sur quelques changements structurants, mais clairs. Les connaître tôt permet de préparer son organisation sans stress.

2.1. De nouveaux formats de facture obligatoires

Les factures devront respecter un format structuré ou hybride, parmi :

• Factur-X (PDF + fichier structuré intégré, très adapté aux TPE)
• UNCEFACT-CII
• UBL

Concrètement, cela veut dire que le simple PDF envoyé par e-mail ne suffira plus. Il faudra un fichier contenant les données en format lisible par les systèmes d’information (ERP, logiciels comptables, plateformes agréées…)

2.2. De nouveaux champs obligatoires sur chaque facture

Pour qu’une facture électronique soit valide et acceptée, certains champs deviennent obligatoires et contrôlés automatiquement :

• identification précise du vendeur et de l’acheteur
• SIREN / SIRET
• adresse de facturation
• taux et montants de TVA détaillés
• date d’exigibilité, échéance de paiement, conditions de règlement

Là où une facture papier pouvait parfois « passer » avec une information manquante, une e-facture incomplète pourra être rejetée par la plateforme. D’où l’importance de fiabiliser vos données dès maintenant.

2.3. De nouveaux circuits de circulation des factures

Les factures ne passeront plus directement par e-mail ou courrier, mais via :

• une plateforme publique (type Portail Public de Facturation), et/ou
• des plateformes agréées (anciennement PDP – Plateformes de Dématérialisation Partenaires)

Ces plateformes transmettent, reçoivent et suivent les factures entre clients et fournisseurs. Elles jouent aussi un rôle clé dans la remontée d’informations à l’administration fiscale.

2.4. Le e-invoicing : transmission et suivi des factures B2B

Le e-invoicing concerne toutes les factures électroniques B2B domestiques. Votre logiciel de facturation envoie la facture au format structuré vers votre plateforme, qui la transmet ensuite à celle de votre client ou au portail public.

Vous gagnez :

• une meilleure traçabilité (envoi, réception, statut de la facture)
• un suivi des statuts de paiement plus fiable

2.5. Le e-reporting : flux pour la TVA sur B2C et international

Le e-reporting complète le dispositif :

• ventes B2C
• ventes B2B internationales
• encaissements de prestations de services

Les données nécessaires au préremplissage de la déclaration de TVA sont envoyées à l’administration via les plateformes. Moins de ressaisies, mais plus d’exigence sur la qualité des données.

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3. Le rôle clé de l’expert-comptable et de votre éditeur de logiciels

Une TPE n’a ni le temps ni les ressources pour se transformer en spécialiste de la DGFiP. La bonne nouvelle, c’est que vous n’avez pas à porter seul le sujet.

3.1. Pourquoi s’appuyer sur son expert-comptable

Votre expert-comptable est au cœur de la réforme :

• il connaît vos flux de facturation et de trésorerie
• il maîtrise les règles de TVA et les impacts fiscaux
• il suit l’actualité réglementaire pour le compte de plusieurs dizaines de clients

En pratique, un cabinet bien préparé peut :

• vous aider à cartographier vos flux : qui facture qui, comment, via quels outils
• vérifier la conformité de vos modèles de factures
• paramétrer avec vous les taux de TVA et les clés de répartition
• vous conseiller sur le choix de la plateforme et l’organisation interne

Honnêtement, une TPE qui embarque son cabinet tôt dans la démarche gagne des mois de préparation et évite des erreurs coûteuses.

3.2. La confiance dans votre éditeur : un levier pour anticiper

D’après une enquête menée en 2023, près de la moitié des clients d’un grand éditeur pratiquent déjà une forme de facture électronique (Chorus Pro, EDI, PDF signé, etc.).

Cela change tout pour une TPE :

• vous ne partez pas de zéro
• votre logiciel de facturation ou de gestion commerciale va intégrer les nouveaux formats et les flux e-invoicing / e-reporting
• vous bénéficiez d’une plateforme agréée déjà connectée à vos outils

C’est ce qui explique que 38 % des TPE concernées déclarent vouloir être prêtes avant l’obligation légale. Elles savent qu’en anticipant, elles profiteront plus vite des gains de trésorerie et d’automatisation.

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4. Facture électronique TPE : les 7 étapes concrètes pour être prêt

Voici un plan de route pragmatique pour une TPE française en 2025–2026.

Étape 1 – Faire l’état des lieux de vos factures

Commencez par cartographier simplement :

• combien de factures émises par mois (B2B / B2C) ?
• combien de factures reçues fournisseurs ?
• quels formats utilisez-vous aujourd’hui (papier, PDF, Chorus Pro, EDI…) ?
• quels logiciels interviennent (facturation, gestion commerciale, compta, caisse, CRM…) ?

En une réunion d’1 heure avec votre expert-comptable, ce diagnostic est faisable. Il va guider toutes les étapes suivantes.

Étape 2 – Nettoyer et fiabiliser les données clients et fournisseurs

Sans données fiables, la facture électronique devient un cauchemar. Il faut nettoyer votre base :

• SIREN/SIRET systématiquement renseignés
• adresses postales et e-mails de facturation à jour
• numéros de TVA intracommunautaire
• conditions de règlement et modes de paiement enregistrés

Astuce : lancez ce travail en fin d’année ou pendant une période plus calme. C’est souvent le « chantier n°1 » pour une transition fluide.

Étape 3 – Vérifier et adapter vos modèles de factures

Avec votre cabinet ou votre éditeur :

• contrôlez que tous les champs obligatoires seront bien présents
• homogénéisez la numérotation des factures (pas de doublons, pas de ruptures)
• supprimez les mentions « exotiques » qui créent des litiges

L’objectif : zéro rejet de facture par la plateforme pour un motif de non-conformité.

Étape 4 – Choisir (et déclarer) votre plateforme agréée

Votre plateforme agréée joue le rôle de tour de contrôle de vos e-factures :

• elle reçoit vos factures de votre logiciel
• les convertit si besoin au bon format (Factur-X, UBL…)
• les transmet au portail public ou à la plateforme de votre client
• renvoie à votre logiciel les statuts de la facture

Si vous utilisez déjà une solution de gestion intégrant une plateforme agréée, profitez-en :

• pas de surcoût caché
• pas d’interfaces complexes à maintenir
• un seul interlocuteur pour la gestion et la conformité

Une fois la plateforme choisie, déclarez-la officiellement pour que l’administration sache par quel canal passent vos factures.

Étape 5 – Paramétrer le e-invoicing et le e-reporting

Avec l’aide de votre éditeur ou de votre intégrateur, configurez :

• les règles d’émission des factures B2B via la plateforme (e-invoicing)
• les flux de remontée de données TVA pour les ventes B2C, internationales et les encaissements de services (e-reporting)

L’idée est que tout ce qui peut être automatisé le soit :

• export automatique des données
• envoi planifié
• contrôles de cohérence avant dépôt

Étape 6 – Tester sur un échantillon de clients et fournisseurs

N’attendez pas le passage à l’obligation pour tester. Choisissez :

• 3 à 5 clients pilotes (dont un gros, un moyen, un petit)
• quelques fournisseurs clés déjà ouverts à la facture électronique

Puis :

• émettez vos premières e-factures
• vérifiez la bonne réception et les statuts
• ajustez les paramétrages (données, formats, délais, relances)

Cette phase pilote permet de sécuriser votre process et de rassurer vos équipes.

Étape 7 – Former votre équipe et mettre à jour vos procédures

Dernier point, souvent négligé : la dimension humaine.

Prenez le temps de :

• former les personnes qui émettent les factures (assistanat, ADV, dirigeant)
• expliquer les nouveaux statuts de facture (émise, rejetée, acceptée, en litige…)
• ajuster vos procédures de relance clients à partir des données de la plateforme

Une TPE qui explique le « pourquoi » et le « comment » à son équipe réduit les résistances et gagne en efficacité dès les premiers mois.

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5. Facture électronique et IA : une opportunité pour les experts-comptables

Pour les experts-comptables, la facture électronique associée à des plateformes enrichies à l’IA ouvre un nouveau champ de services.

Ce que l’IA apporte concrètement dans ce contexte :

• reconnaissance intelligente des pièces et contrôle de cohérence (montants, TVA, échéances)
• détection d’anomalies (factures en doublon, incohérences avec les commandes, risques de fraude)
• pilotage de trésorerie prévisionnelle basé sur les dates réelles d’émission, d’échéance et de paiement

Un cabinet qui maîtrise ces outils peut proposer à ses clients TPE :

• des tableaux de bord de trésorerie mis à jour en quasi temps réel
• une réduction sensible des retards de paiement grâce à des scénarios de relance plus fins
• un accompagnement stratégique : optimiser les délais de règlement, négocier mieux avec les fournisseurs, sécuriser la croissance

Pour le dirigeant de TPE, cela se traduit par une relation plus « business » avec son expert-comptable, et pas seulement une relation de conformité.

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6. Prendre de l’avance en 2025 pour être serein en 2026

La réforme de la facture électronique va arriver, que l’on soit prêt ou non. La vraie question pour une TPE française, en cette fin d’année 2025, c’est : voulez-vous la subir, ou en profiter ?

En commençant dès maintenant par :

• clarifier vos flux
• nettoyer vos données
• déclarer une plateforme agréée intégrée à votre logiciel
• embarquer votre expert-comptable

…vous transformez une contrainte réglementaire en levier de trésorerie, de productivité et de fiabilité comptable.

La facture électronique n’est pas un « projet informatique » de plus. C’est un changement de façon de travailler avec vos clients, vos fournisseurs et votre cabinet. Ceux qui prennent une longueur d’avance en 2025 auront, dès 2026, un avantage très concret : plus de cash, moins de stress, plus de temps pour le business.