Comment Rossel dématérialise 100 000 factures/an avec Sage X3 et Youdoc, et ce que les DAF et experts-comptables peuvent en tirer pour la facture électronique 2026.
Pourquoi l’interopérabilité devient vitale pour la facture électronique
Rossel traite près de 100 000 factures fournisseurs par an entre la France et la Belgique. Sans dématérialisation ni interopérabilité entre les outils, ce volume paralyserait littéralement la fonction finance. Le groupe de presse a donc branché Sage Youdoc sur son ERP Sage X3 pour industrialiser son processus factures : reconnaissance automatique des données, archivage intelligent, workflow d’approbation.
Ce retour d’expérience est précieux pour les directions financières et experts-comptables français, à quelques mois de la généralisation de la facture électronique. Il montre surtout une chose : la réussite ne repose pas seulement sur l’outil, mais sur la capacité à connecter intelligemment ERP, GED, robotisation et IA.
Dans cet article, on va voir comment Rossel a structuré sa dématérialisation des factures, ce que l’interopérabilité change concrètement pour les équipes finance, et comment un cabinet ou une DAF peut s’en inspirer pour préparer 2026 sereinement.
1. Un ERP au centre : la condition pour une dématérialisation efficace
Pour dématérialiser les factures à grande échelle, Rossel a commencé par mettre l’ERP au centre de son système d’information financier.
Le groupe s’appuie sur Sage X3 comme cœur de gestion :
- plus de 15 applications métiers (abonnements, publicité, ventes…) génèrent des flux de facturation,
- un ETL orchestre les échanges de données vers l’ERP,
- les fonctions support (finance, informatique, achats) sont fortement centralisées alors que les rédactions et les activités commerciales sont plus décentralisées.
« Sage X3 occupe une place importante. C’est le cœur de notre système d’information financière. »
Delphine Heureux, IT Domain Manager chez Rossel
Ce que cela change pour la dématérialisation
Quand l’ERP est réellement le référentiel financier unique, la dématérialisation des factures n’est plus un projet isolé, mais un maillon d’une chaîne intégrée :
- les données de factures alimentent directement la comptabilité, les achats, la trésorerie ;
- les règles de contrôle (fournisseurs, commandes, budgets) sont gérées au même endroit ;
- les indicateurs financiers (délai moyen de paiement, encours fournisseurs, litiges) deviennent fiables.
Sans cette centralisation, un projet de dématérialisation finit souvent en « usine à fichiers PDF » : les factures sont numérisées, mais restent mal intégrées aux processus et aux contrôles.
Pour un cabinet d’expertise comptable français, la logique est la même : choisir un socle de production fiable, ouvert, et y connecter les briques de facture électronique (PDP, PPF, outils de GED, portails clients…).
2. Dématérialiser 100 000 factures : un projet technique… et surtout stratégique
Rossel utilisait déjà la dématérialisation des factures depuis plusieurs années. En 2023, le groupe doit remplacer sa solution et opte pour Sage Youdoc comme nouvelle brique de dématérialisation des factures fournisseurs.
Point clé : le projet ne se résume pas à changer d’outil. Il vise à garantir la continuité de traitement de 100 000 factures/an, sans rupture pour les équipes, et à se préparer aux futures obligations de e-facturation.
Un déploiement rapide grâce à l’interopérabilité
Rossel avait besoin d’un outil opérationnel rapidement. Résultat :
- 2 mois pour installer Sage Youdoc et le plugger intégralement sur Sage X3 ;
- un connecteur certifié assure les échanges de données bidirectionnels entre la GED et l’ERP ;
- l’éditeur de Youdoc s’implique directement au démarrage.
Ce court délai montre l’intérêt d’une solution nativement interfacée à l’ERP, plutôt qu’un développement spécifique lourd à maintenir.
Pour une PME ou un cabinet, c’est un enseignement fort :
- privilégier des solutions de dématérialisation de factures interopérables avec les logiciels comptables et de gestion déjà en place ;
- réduire au maximum les développements sur-mesure au profit de connecteurs standardisés et certifiés ;
- exiger un calendrier de mise en œuvre réaliste, avec une vraie co-pilotage entre éditeur, intégrateur et équipe métier.
3. Un processus de facture entièrement dématérialisé et tracé
Chez Rossel, l’usage de Sage Youdoc est profondément ancré dans le quotidien de la fonction finance. Le processus est clair, structuré et largement automatisé.
3.1 De la réception du mail à la pré-validation
-
Réception des factures
Les fournisseurs envoient leurs factures PDF vers des boîtes mail dédiées par pôle de facturation. -
Analyse automatique des mails
Un robot scanne en continu la boîte générique (par exemple pour Rossel Belgique) :- analyse de l’objet,
- analyse du corps du mail,
- analyse des pièces jointes.
L’objectif est d’identifier automatiquement l’entité facturée et de router le document.
-
Reconnaissance des données par Sage Youdoc
Dès que la facture est intégrée dans la solution, les principaux champs sont automatiquement alimentés :- numéro de TVA et numéro SIRET,
- nom du fournisseur,
- montants HT et TTC,
- références utiles pour le rapprochement.
« Quand la facture arrive dans Sage Youdoc, les champs sont renseignés… Dès que la facture est pré-validée, elle est envoyée en rapprochement sur l’ERP. »
Clémence Adolphi, Responsable Comptable Fournisseurs chez Rossel
- Pré-validation dans Youdoc
Après contrôle rapide, la facture pré-validée part en rapprochement automatique dans Sage X3.
3.2 Rapprochement, validation et archivage intelligent
Une fois les données reconnues, le connecteur bidirectionnel entre Sage X3 et Sage Youdoc prend le relais :
- reconnaissance des tiers grâce à la base fournisseurs de l’ERP ;
- rapprochement factures / commandes automatisé ;
- injection des écritures dans la comptabilité ;
- workflow d’approbation directement dans l’ERP.
L’intégrateur Aberdeen a même développé un écran spécifique dans Sage X3, permettant à l’approbateur de voir le PDF de la facture stocké dans Youdoc sans quitter l’ERP.
Côté archivage, les factures sont indexées, historisées et tracées :
- accès rapide à tout document, même plusieurs années après ;
- vision claire du parcours de validation ;
- support solide en cas de contrôle fiscal ou d’audit.
Pour un cabinet d’expertise comptable, cette logique est particulièrement intéressante :
- capacité à retrouver en quelques secondes toutes les pièces justificatives d’un dossier client ;
- diminution du temps passé à gérer les relances de documents manquants ;
- facilitation des missions de révision, d’audit et de conseil.
4. La reconnaissance automatique : le vrai levier de productivité
Dans la dématérialisation des factures, la reconnaissance des données est souvent le point qui fait la différence entre un projet qui délivre un gain net et un projet qui se contente de déplacer la charge de travail.
Chez Rossel, la reconnaissance automatique dans Sage Youdoc est au cœur du dispositif :
- plus la solution lit correctement les factures, moins il y a de ressaisies ;
- plus le taux de reconnaissance augmente, plus le coût par facture traitée diminue ;
- la qualité des données injectées dans l’ERP s’améliore, ce qui fiabilise la comptabilité.
Une IA qui apprend des particularités fournisseurs
Quand une facture ne peut pas être interprétée correctement (nouveau fournisseur, modèle de facture atypique…), un des 15 utilisateurs réguliers intervient manuellement. Cette correction sert ensuite d’exemple d’apprentissage :
- la facture suivante du même fournisseur sera mieux reconnue ;
- les exceptions deviennent peu à peu des cas standards.
On est typiquement dans un fonctionnement IA + humain, parfaitement adapté à la réalité de la facturation fournisseurs, très hétérogène d’une entreprise à l’autre.
Pour les experts-comptables, cette approche est transposable :
- au début, accepter un mix automatisation + validation manuelle ;
- corriger, paramétrer, entraîner les modèles sur les fournisseurs phares de vos clients ;
- viser progressivement un taux de reconnaissance supérieur à 85-90 % pour que le ROI devienne évident.
5. Préparer la facture électronique 2026 : ce que l’exemple Rossel montre aux experts-comptables
La mise en place généralisée de la facture électronique B2B en France à partir de 2026 change la donne pour tous : entreprises, DAF, mais aussi cabinets d’expertise comptable. L’exemple de Rossel illustre trois principes clés pour aborder cette transition sans stress.
5.1 Penser interopérabilité avant de penser « portail »
On parle beaucoup de plateformes (PPF, PDP, OD…) mais le véritable sujet, c’est : comment ces plateformes vont s’intégrer à vos outils de production.
L’approche de Rossel est claire :
- un ERP au centre ;
- une GED spécialisée pour les flux documentaires ;
- des connecteurs certifiés pour assurer les échanges de données ;
- des robots et de l’IA pour absorber le volume.
Pour un cabinet, la logique est similaire :
- s’assurer que vos outils de production comptable et de facturation sont prêts à dialoguer avec les futures plateformes ;
- éviter les « silos techniques » qui duplicent les saisies et les contrôles.
5.2 Industrialiser sans perdre la maîtrise financière
La crainte de nombreuses directions financières comme de nombreux experts-comptables : perdre la main sur la qualité des données une fois l’automatisation enclenchée.
L’exemple Rossel montre qu’on peut :
- automatiser la génération, la reconnaissance et le rapprochement des factures ;
- garder la validation finale dans l’ERP, dans un workflow maîtrisé ;
- bénéficier d’un archivage intelligent qui renforce la traçabilité.
C’est exactement ce que les cabinets recherchent : automatiser la charge « mécanique » pour se concentrer sur l’analyse, la prévision et le conseil.
5.3 Transformer la dématérialisation en offre de conseil
Les experts-comptables ont un rôle naturel à jouer auprès de leurs clients :
- aider à cartographier les flux de facturation (achat, vente, interco, international) ;
- recommander une architecture outillée cohérente (ERP, facturation, GED, PDP…) ;
- accompagner la mise en place des workflows d’approbation et de contrôle interne ;
- exploiter les données fiabilisées pour monter en gamme sur les missions :
- pilotage de trésorerie,
- reporting en temps quasi réel,
- conseils sur l’optimisation du BFR.
La dématérialisation des factures, bien pensée, devient une opportunité commerciale pour les cabinets, pas seulement une contrainte réglementaire.
Conclusion : faire de la facture électronique un avantage compétitif
L’expérience de Rossel montre que dématérialiser 100 000 factures par an sans perdre le contrôle est réaliste, à condition de :
- placer l’ERP au cœur du système d’information ;
- choisir une solution de dématérialisation interopérable (ici Sage Youdoc) plutôt qu’un outil isolé ;
- structurer un processus bout en bout : réception, reconnaissance, rapprochement, validation, archivage ;
- combiner IA et intervention humaine pour fiabiliser progressivement la reconnaissance des données.
Pour les directions financières et les experts-comptables français, la facture électronique 2026 peut devenir un accélérateur : moins de saisies, plus de pilotage, plus de conseil. À condition de préparer maintenant l’architecture, les connecteurs, les rôles et les règles de contrôle.
La question n’est plus « faut-il dématérialiser ? », mais comment tirer parti de l’interopérabilité pour en faire un véritable levier de performance et de conseil. Ceux qui auront structuré leurs flux comme Rossel seront prêts — et en avance.