Cómo usar inteligencia artificial en tu agencia de viajes para vender más actividades, ganar visibilidad y mantener el toque humano que tus clientes valoran.
IA para agencias de viajes: vender más sin perder el toque humano
En muchas agencias de viajes españolas ya pasa algo curioso: el cliente llega con más pestañas abiertas en el móvil que el propio agente en su ordenador. Ha mirado vuelos, comparadores, reseñas y TikToks del destino. Y aun así cruza la puerta de la agencia. ¿Por qué? Porque sigue necesitando criterio humano y confianza.
Aquí entra la clave de este artículo y del V Evento de Formación Online para Agentes de Viajes de Hosteltur, donde Verónica de Íscar (Chief B2B Sales Officer de Civitatis) insistía en algo muy claro: la inteligencia artificial no viene a sustituir al agente, sino a hacerlo mucho más ágil y visible.
En la serie “IA para el Turismo Español: Experiencias Inteligentes”, este es quizá el eslabón más delicado: cómo usar IA en la agencia física y online sin perder esa cercanía que el cliente español tanto valora, especialmente en momentos de alta demanda como el puente de diciembre, Navidades o las ventas anticipadas de verano.
1. Qué significa realmente usar IA en una agencia de viajes
La IA para un agente de viajes no son “robots que lo hacen todo”. Es, sobre todo, automatizar tareas pesadas para liberar tiempo y dedicarlo a lo que sí marca la diferencia: escuchar, aconsejar y cerrar ventas de valor.
En la práctica, hoy un agente puede usar inteligencia artificial para:
- Generar propuestas de viaje personalizadas en minutos.
- Diseñar itinerarios diarios con actividades, horarios y tiempos de traslado.
- Redactar emails claros y profesionales a partir de cuatro notas rápidas.
- Organizar la información de proveedores y actividades (por ejemplo, el catálogo de Civitatis) para encontrar la mejor opción para cada cliente.
- Contestar dudas frecuentes con chatbots, manteniendo al equipo humano enfocado en los casos complejos.
La idea no es convertir la agencia en un call center automatizado, sino conseguir algo muy concreto: más agilidad, más ventas cruzadas y una experiencia de viaje más redonda.
“La IA no sustituye la recomendación humana, la multiplica”. Esta es la mentalidad que separa a las agencias que crecen de las que se quedan en la queja.
2. IA + factor humano: dónde está la frontera inteligente
El miedo clásico es: “si pongo IA, el cliente pensará que no le atiendo yo”. O peor aún: “el cliente ya se apaña solo con internet, no me necesita”. La realidad es justo la contraria.
Lo que debe hacer la IA (y te quita trabajo)
La inteligencia artificial funciona muy bien en tareas repetitivas y de baja carga emocional:
- Primer filtrado de preferencias: estilo de viaje, presupuesto aproximado, fechas flexibles, intereses (cultura, naturaleza, compras, esquí en España, etc.).
- Propuestas base: generar 2-3 bocetos de itinerario con actividades turísticas, visitas guiadas, excursiones y experiencias.
- Análisis rápido de opciones: comparar alternativas de actividades, horarios o tipos de excursiones sin tener que abrir 20 pestañas.
- Redacción y maquetación de la propuesta final bonita y clara, con textos explicativos profesionales.
Lo que jamás debería delegarse del todo
Aquí es donde el agente de viajes español tiene ventaja competitiva y donde Verónica de Íscar incidía con fuerza al hablar de visibilidad y confianza:
- Interpretar matices: esa pareja que dice “queremos tranquilidad” pero ya van por la cuarta escapada solo adultos en un año…
- Detectar riesgos: huelgas, conexiones ajustadas, meteorología invernal para destinos de esquí, requisitos de entrada especiales.
- Gestionar imprevistos: cancelaciones, overbooking, cambios de última hora en puente de diciembre o Navidades.
- Transmitir confianza: la frase “yo he estado en ese hotel, te cuento” sigue valiendo oro.
La frontera inteligente es clara: que la IA prepare el terreno y el agente cierre con criterio, empatía y experiencia.
3. Aplicaciones prácticas de IA en la venta de actividades turísticas
Si hay un terreno donde la IA puede disparar los ingresos de una agencia es en la venta de actividades y excursiones. Ahí Civitatis y otros proveedores B2B juegan un papel clave, y la IA es un acelerador.
a) Propuestas de itinerario en 5 minutos
Escenario real de mostrador:
Cliente: “Queremos ir a Roma 5 días en Semana Santa con dos niños. Algo de cultura, pero tampoco un maratón de museos.”
Un flujo de trabajo inteligente podría ser:
- Introduces las preferencias básicas en tu asistente de IA (fechas, ciudad, perfil familiar, ritmo moderado).
- La IA genera un borrador de itinerario diario con 2-3 actividades recomendadas por día (visita guiada al Coliseo, paseo por el Trastevere, excursión a los alrededores, etc.).
- El sistema cruza con tu inventario B2B de actividades (por ejemplo, el catálogo de Civitatis) para sugerir solo productos disponibles en esas fechas.
- Tú revisas, ajustas al gusto del cliente y añades detalles personales: “el mejor helado cerca de la Fontana di Trevi”, horarios que encajen con niños, etc.
Resultado: el cliente se va con un viaje armado y tú con una venta de actividades que aumenta el ticket medio.
b) Venta cruzada automatizada pero humana
La IA puede analizar patrones de compra y sugerir actividades con alta probabilidad de conversión:
- Quien reserva un vuelo + hotel a Nueva York suele interesarse por contrastes, subida al mirador y excursión a outlets.
- Quien compra un paquete a Canarias en invierno responde muy bien a rutas en barco, avistamiento de cetáceos o visitas a parques temáticos.
Puedes entrenar tu asistente de IA con tu histórico de ventas para que, cuando un cliente reserve un viaje, te proponga en segundos:
- 3 actividades principales.
- 2 experiencias “wow” (por ejemplo, una cena especial, un espectáculo o una actividad de aventura suave).
- 1 opción adaptada a familias o sénior (viajes del Imserso, termalismo, excursiones de baja exigencia física).
La venda sigue siendo tuya, pero la IA te sopla al oído las mejores cartas para jugar.
4. IA para ganar visibilidad y confianza como agencia
Verónica de Íscar insistía en su ponencia en dos palabras clave: visibilidad y confianza. En un entorno automatizado, o se te ve y se te percibe como experto, o eres uno más.
a) Contenidos que posicionan tu agencia en Google
Muchos agentes tienen un blog abandonado o redes sociales a medias. La IA puede ayudarte a darle vida sin convertirte en “community manager a tiempo completo”:
- Redacción de post sobre destinos tendencia para el público español (mercadillos de Navidad en Europa, mejores destinos de esquí en España, puentes festivos del año siguiente, etc.).
- Guías prácticas de viaje por tipo de cliente: familias, sénior, escapadas románticas, viajes de amigos.
- Textos optimizados para SEO con foco en búsquedas reales: “excursiones en español en París”, “qué hacer en Roma con niños”, “mejores free tours en Lisboa”.
Tú aportas el enfoque, la experiencia real y los matices. La IA se ocupa de la base del texto, estructura y primeras versiones, que tú revisas y adaptas a tu tono.
b) Respuestas rápidas y profesionales en todos los canales
Hoy un cliente puede entrarte por teléfono, email, WhatsApp, formulario web, Instagram o incluso por un chatbot integrado. La IA puede:
- Proponer borradores de respuesta inmediatos y coherentes.
- Unificar el tono y la información en todos los canales.
- Ayudarte a priorizar leads más calientes (por intención, fechas, presupuesto, urgencia).
Esto, aplicado a la campaña de Navidad o a las reservas de verano 2026, significa no dejar escapar solicitudes por simple saturación.
5. Cómo empezar en 30 días: plan práctico para una agencia española
No hace falta montar un proyecto de transformación digital de un año. En un mes puedes notar cambios reales si te marcas un plan sencillo.
Semana 1: elegir casos de uso
- Detecta 3 tareas que más tiempo te roban (ej.: maquetar presupuestos, redactar emails, montar itinerarios).
- Elige 1 herramienta de IA de texto y 1 de automatización básica que puedas usar sin equipo técnico.
Semana 2: integrar catálogo de actividades
- Organiza tu oferta de actividades (por ejemplo, la de tu proveedor B2B principal) en un formato que tu asistente de IA pueda consultar.
- Crea 3-4 prompts tipo: “diseña un itinerario de 4 días en Barcelona para familia con adolescentes con actividades culturales y de ocio”.
Semana 3: visibilidad y contenido
- Redacta con IA y revisa tú mismo 2 post para el blog o 4-6 publicaciones para redes sobre destinos clave para tu público.
- Incluye siempre llamada a la acción clara: “reserva en agencia”, “pídenos tu itinerario personalizado”, etc.
Semana 4: medición y ajuste
- Mide tiempo ahorrado por propuesta.
- Cuenta cuántas actividades vendes antes y después de usar IA en tu argumentario.
- Ajusta procesos y guarda tus mejores prompts (son tu nuevo “guion de ventas avanzado”).
Con este enfoque, la IA deja de ser una moda y se convierte en algo tangible: más productividad, mejor experiencia de cliente y más margen por viaje vendido.
6. El siguiente paso en la serie “IA para el Turismo Español”
El turismo en España está entrando en una fase donde la diferencia no será solo el precio del paquete, sino la inteligencia con la que se diseña la experiencia completa: desde el primer WhatsApp hasta la última excursión antes de volver a casa.
En esta serie sobre “IA para el Turismo Español: Experiencias Inteligentes” hemos visto ya aplicaciones en destinos, hoteles y ahora en agencias. El mensaje es coherente en todos los casos: la tecnología sola no enamora; la suma de IA y talento humano sí.
Si diriges o trabajas en una agencia de viajes, el momento es ahora. No se trata de ser el más tecnológico, sino de ser:
- El más ágil a la hora de responder.
- El más fiable al recomendar.
- El que mejor completa el viaje con actividades memorables.
Empieza con un caso de uso sencillo, mide el impacto y sigue construyendo. La próxima vez que un cliente entre con diez pestañas abiertas, que salga de tu agencia pensando: “Menos mal que he venido, esto solo no lo montaba igual”.