Convierte las citas sin expediente en un proceso ordenado y rentable combinando la técnica de las 3 preguntas con herramientas de IA jurídica.
Citas sin expediente: técnica humana + IA para dominarlas
La mayoría de despachos españoles pierden horas cada semana en algo tan cotidiano como las citas sin expediente: reuniones donde el cliente llega sin haber enviado nada, con un relato caótico y sin un objetivo claro. No es solo agotador; es carísimo en tiempo facturable y foco del equipo.
La buena noticia es que hay método. Y, si se combina con inteligencia artificial jurídica, el salto de eficiencia es enorme: menos minutos por reunión, mejores notas, menos errores y clientes que salen con la sensación de tener un plan, no solo un desahogo.
En este artículo, dentro de la serie “IA en el Sector Legal: Automatización Jurídica”, unimos dos piezas clave: la técnica de las 3 preguntas y el uso práctico de herramientas de IA en la preparación y cierre de esas citas.
Qué es realmente una cita sin expediente (y por qué quema tanto)
Una cita sin expediente es cualquier reunión inicial en la que el abogado apenas tiene información previa: ni documentación, ni cronología ordenada, ni, muchas veces, un encargo claro.
En la práctica, esto suele implicar:
- Relatos extensos, emocionales y desordenados.
- Dificultad para identificar el tipo de asunto (o si son varios mezclados).
- Pérdida de 20-30 minutos antes de llegar a lo jurídicamente relevante.
- Riesgo de olvidar datos clave porque las notas son incompletas.
Aquí es donde muchos despachos se equivocan:
Tratan de “construir el caso” mientras el cliente habla, en lugar de estructurar primero la conversación.
La técnica de las 3 preguntas corrige justo eso. Y si se combina con IA jurídica (para notas, resúmenes, plantillas y seguimiento), se convierte en un flujo casi industrial, pero manteniendo la parte humana que el cliente necesita.
La técnica de las 3 preguntas: el guion mínimo que todo abogado debería usar
La técnica de las 3 preguntas es un esquema simple para conducir una cita sin expediente sin perderse:
- ¿Qué pasó?
- ¿Qué necesita hoy?
- ¿Qué plazo hay?
No es teoría; es un guion operativo. Veamos cómo aplicarlo bien.
1. “¿Qué pasó?”: dejar hablar, pero escuchando con estrategia
La primera pregunta abre el relato:
“Cuéntame qué ha pasado, desde el principio, con tus palabras”.
Objetivo: entender el marco general, no cerrar el análisis jurídico.
En esta fase, lo normal es que la información sea:
- Impropia: opiniones mezcladas con hechos.
- Incompleta: datos relevantes que aún no aparecen.
- Emocional: rabia, miedo, culpa, ansiedad.
Tu rol aquí no es corregir, sino escuchar y anotar:
- Hechos clave.
- Fechas aproximadas.
- Personas implicadas.
- Hitos temporales (inicio del conflicto, comunicaciones, demandas, despidos, cambios de domicilio, etc.).
Cómo te ayuda la IA en este primer bloque
Si tienes consentimiento del cliente y medidas de confidencialidad adecuadas, puedes usar IA jurídica para:
- Transcribir automáticamente la reunión (presencial u online).
- Identificar actores, fechas y eventos a partir del audio.
- Generar una primera cronología del asunto en segundos.
Esto permite que, mientras mantienes contacto visual y empatía, no estés obsesionado con tomar notas a toda velocidad. El sistema captura, tú analizas.
2. “¿Qué necesita hoy?”: pasar de la historia al encargo
Aquí está el gran cambio mental. Después de entender el relato general, la pregunta es directa:
“Con todo esto que me has contado, ¿qué necesitas hoy de mí?”
Esta pregunta corta el bucle narrativo y te lleva a lo accionable:
- ¿Quiere presentar demanda?
- ¿Busca solo una opinión jurídica?
- ¿Necesita una negociación rápida?
- ¿Quiere revisar un contrato antes de firmar?
- ¿Está explorando opciones sin compromiso todavía?
Esta fase es crucial por tres razones:
- Define el servicio jurídico (y por tanto, el presupuesto).
- Ajusta expectativas: lo que el cliente quiere frente a lo que es viable.
- Evita malentendidos futuros: “yo creía que ya había contratado…”.
IA para concretar necesidades y propuestas
La IA puede apoyar aquí de forma muy práctica:
- Sugerir tipos de servicio habituales según palabras clave: defensa penal, reclamación civil, mediación, asesoría recurrente, etc.
- Generar un borrador de hoja de encargo adaptado al tipo de asunto.
- Proponer FAQ específicas para ese tipo de caso (honorarios, plazos medios, riesgos).
El abogado decide, matiza y aprueba. Pero el tiempo hasta tener una propuesta clara al cliente se reduce drásticamente.
3. “¿Qué plazo hay?”: gestionar la urgencia de forma realista
La tercera pregunta pone orden en el caos temporal:
“¿Qué plazos tenemos por delante? ¿Habéis recibido alguna notificación, resolución o citación con fecha límite?”
Sin esta información, cualquier recomendación jurídica es peligrosa.
Aquí buscas:
- Fechas de notificaciones administrativas o judiciales.
- Citas ya señaladas (juicios, conciliaciones, vistas previas).
- Plazos de caducidad o prescripción probables.
Si el cliente no sabe, tu tarea es detectar el riesgo y pedir de inmediato:
- Copia de la notificación.
- Referencias mínimas para poder localizar el expediente.
Cómo la IA reduce el riesgo de error por plazos
Con IA puedes ir un paso más allá:
- Escanear una notificación y obtener de forma automática:
- Tipo de procedimiento.
- Fecha de notificación.
- Plazo de contestación.
- Generar un aviso interno de riesgo si el plazo es inferior a X días.
- Crear directamente una tarea en el gestor del despacho vinculada a ese plazo.
Resultado: menos sustos, menos incendios de última hora y menos dependencia de la memoria de cada abogado.
Cómo convertir la técnica de las 3 preguntas en un flujo digital con IA
La técnica es humana. La disciplina para aplicarla siempre, no tanto. Aquí es donde entra en juego la automatización jurídica.
Paso 1: Plantilla base para todas las citas
Crea una ficha estándar en tu CRM o gestor de expedientes con estos campos fijos:
Pregunta 1 – ¿Qué pasó?→ resumen de hechos + cronología.Pregunta 2 – ¿Qué necesita hoy?→ necesidad principal + alternativas.Pregunta 3 – ¿Qué plazo hay?→ fecha límite + origen del plazo.Documentación pendiente→ lista concreta a solicitar.
Esta estructura evita que la reunión termine sin un cierre claro.
Paso 2: IA como asistente de redacción y orden
Después de la reunión, puedes usar IA para:
- Convertir tus notas caóticas en un relato cronológico claro.
- Separar hechos de opiniones del cliente.
- Extraer un listado de tareas internas para el equipo.
- Crear un resumen en lenguaje llano para enviar al cliente y confirmar que ha entendido bien.
Aquí se gana muchísimo en seguridad jurídica:
Un buen resumen escrito y enviado al cliente reduce reclamaciones posteriores porque todos comparten el mismo marco de hechos.
Paso 3: Automatizar el envío de checklists y solicitud de documentos
Una vez claras las tres respuestas, la IA puede generar automáticamente:
- Un correo/resumen al cliente con:
- Lo que ha pasado (según su relato).
- Lo que dice que necesita.
- Los plazos identificados.
- Una checklist personalizada de documentación a aportar.
Por ejemplo, en un asunto laboral:
- Contrato de trabajo.
- Nóminas de los últimos 12 meses.
- Carta de despido o comunicaciones de la empresa.
- Vida laboral.
Y en un asunto de familia:
- Libro de familia.
- Última sentencia o convenio regulador.
- Certificado de empadronamiento.
- Justificantes de ingresos y gastos.
Que el sistema genere esa lista de forma casi automática te ahorra tiempo y asegura que no olvidas nada esencial.
Beneficios concretos para el despacho: menos caos, más negocio
Aplicar la técnica de las 3 preguntas apoyada por IA no es un “extra”, es una decisión de negocio.
1. Más eficiencia por cita
Cuando la conversación está guiada y la IA hace el trabajo sucio (transcripción, orden, resumen):
- Reduces la duración media de la cita.
- Aumentas el número de reuniones que puedes asumir al día.
- Disminuyes el cansancio mental y los errores de memoria.
2. Mejora radical de la experiencia del cliente
El cliente percibe:
- Que no pierde el tiempo.
- Que entiendes su problema y le devuelves un plan claro.
- Que hay método, no improvisación.
Esto se traduce en más confianza y más conversiones en hoja de encargo.
3. Mejor gestión interna y trazabilidad
Para el despacho, el cambio es igual de potente:
- Citas iniciales homogéneas y comparables.
- Expedientes bien armados desde el minuto uno.
- Fácil rotación de asuntos entre abogados si es necesario.
Y algo clave en 2025: estar mejor preparado para integrar otras soluciones de automatización jurídica (generación de escritos, revisión de contratos, investigación legal) sobre una base de datos ordenada.
¿Por dónde empezar mañana mismo?
Si quieres que tu próxima cita sin expediente sea distinta, puedes empezar por algo muy simple:
- Define tu guion de 3 preguntas y tenlo visible en sala o en tu herramienta de videollamada.
- Configura una plantilla de acta de reunión con esos tres bloques.
- Añade una herramienta de IA jurídica capaz de:
- Transcribir reuniones.
- Ordenar hechos en cronología.
- Proponer resúmenes y checklists.
La automatización jurídica no empieza generando demandas complejas. Empieza evitando que pierdas 40 minutos en una cita que podría estar bien enfocada en 15.
Dentro de esta serie sobre IA en el Sector Legal, esta es probablemente una de las aplicaciones más sencillas y rentables: usar la inteligencia artificial para estructurar mejor la conversación con el cliente, sin perder humanidad y ganando mucha eficacia.
La pregunta ahora es sencilla: ¿vas a seguir confiando en tu memoria y en notas sueltas, o vas a convertir cada cita sin expediente en un proceso claro, repetible y apoyado por IA?