La IA ya está ayudando a agencias de viajes en España a vender más actividades, ahorrar tiempo y ganar confianza, sin perder el trato humano que las hace únicas.
IA para agencias de viajes: más ventas sin perder el trato humano
A estas alturas de 2025, cualquier agente de viajes en España ha oído hablar de inteligencia artificial. Pero una cosa es oír hablar y otra muy distinta es ver cómo la IA te ayuda a vender más escapadas de Navidad, a gestionar mejor el Puente de Diciembre o a ahorrar horas en presupuestos repetitivos.
La realidad es clara: las agencias que están usando IA ya atienden más rápido, personalizan mejor y cierran más ventas, sobre todo en actividades y experiencias en destino. Y lo están haciendo sin renunciar a su mejor arma: el trato humano y la confianza que generan con sus clientes.
En el V Evento de Formación Online para Agentes de Viaje de Hosteltur, Verónica de Íscar, Chief B2B Sales Officer de Civitatis, defendía justamente esta idea: IA sí, pero siempre combinada con el criterio del agente. A partir de esa premisa, en este artículo vamos un paso más allá: pasamos de la teoría a lo práctico.
Verás cómo aplicar la inteligencia artificial en tu agencia de viajes, qué tareas automatizar, cómo ganar visibilidad y cómo mantener (o incluso reforzar) el toque humano que te diferencia frente a las reservas directas online.
1. IA en agencias de viajes: qué aporta de verdad
La IA aporta valor a un agente de viajes cuando reduce tiempo en tareas repetitivas y te libera horas para asesorar mejor, fidelizar y vender productos de mayor margen, como actividades y excursiones.
Beneficios directos para una agencia española
Los usos más claros hoy son:
- Respuesta más rápida a peticiones complejas (por ejemplo, un viaje de Navidad a Laponia con niños o un combinado Roma–Nápoles en Semana Santa).
- Mejor argumentario de venta para actividades, excursiones y experiencias, con descripciones claras y adaptadas al perfil de cada cliente.
- Ahorro de tiempo en textos: emails, presupuestos, mensajes de WhatsApp, posts para redes sociales, pequeñas descripciones web…
- Análisis de grandes volúmenes de producto (como el catálogo de actividades de un proveedor tipo Civitatis) para seleccionar lo que más encaja según preferencias del cliente.
Esta combinación genera un efecto muy potente: más agilidad de respuesta + más personalización + sensación de asesoramiento experto.
Una agencia que domina la IA no es la que responde como un robot, sino la que responde en minutos con propuestas que parecen hechas a medida.
2. Casos prácticos: cómo usar IA en la venta de actividades
La venta de actividades y experiencias es, hoy, uno de los terrenos donde la IA ofrece más retorno para un agente de viajes español.
2.1. Crear propuestas de itinerario en minutos
Ejemplo realista: llega una consulta para un viaje a Lisboa en el Puente de Diciembre, familia con dos adolescentes, presupuesto medio y ganas de combinar cultura con algo diferente.
Con IA puedes:
- Generar un borrador de itinerario de 3–4 días con actividades variadas (free tour, excursión a Sintra, experiencia gastronómica, crucero por el Tajo…).
- Pedir que te lo adapte a:
- Perfil familiar.
- Ritmo tranquilo.
- Fechas concretas (incluyendo posibles días de huelga o festivos locales que hayas identificado tú mismo).
- Cruzar ese borrador con tu proveedor de actividades (por ejemplo, el catálogo B2B de Civitatis) y elegir las que mejor margen y reputación tengan.
En 10–15 minutos puedes tener una propuesta muy completa que antes te habría llevado casi una hora.
2.2. Descripciones comerciales que sí venden
Muchos agentes copian y pegan descripciones estándar de actividades. El problema es que:
- No hablan el idioma del cliente.
- No destacan lo que realmente importa a ese perfil.
- No refuerzan el papel de la agencia.
Con IA puedes tomar la descripción técnica de una excursión y pedir:
- «Redáctalo en un tono cercano, para una pareja de 50 años que viaja en invierno.»
- «Destaca por qué esta actividad es ideal para familias que van a esquiar a Andorra pero quieren algo diferente una tarde.»
Luego revisas, ajustas detalles y lo adaptas a tu estilo. La IA hace el borrador; tú pones el criterio, la ética y el conocimiento del destino.
2.3. Argumentos para upselling y cross-selling
La venta de actividades es perfecta para incrementar el valor del dossier: city tours, entradas, traslados, experiencias gastronómicas, actividades de nieve, termalismo, etc.
Puedes usar IA para:
- Obtener listas de propuestas complementarias para un viaje concreto (por ejemplo, actividades de Navidad en Berlín, mercados, patinaje sobre hielo, visitas guiadas nocturnas…).
- Preparar guiones de venta rápidos para el mostrador o para llamadas de seguimiento:
- “Si te ha gustado esta excursión, normalmente nuestros clientes añaden también…”
- “Para el primer día recomendamos algo suave, como…”
La clave: el agente elige qué ofrecer y cómo, pero se apoya en la IA para no empezar nunca de cero.
3. Mantener el toque humano en un mundo de automatización
La preocupación es legítima: “Si uso IA, ¿no pareceré menos humano?” La experiencia muestra justo lo contrario. La IA cubre la parte rutinaria; el humano brilla en la parte emocional y estratégica.
3.1. Qué nunca debe delegar un agente en la IA
Hay áreas donde el toque humano es irrenunciable:
- Escuchar miedos y dudas: un chatbot no va a detectar igual el temor a volar, la desconfianza política hacia un destino o el miedo a huelgas.
- Toma de decisiones críticas: recomendar o no un destino ante inestabilidad, conflictos, fenómenos climáticos o problemas sanitarios.
- Gestión de incidencias: cancelaciones, overbookings, huelgas, retrasos… aquí el cliente agradece una voz humana que se implique.
- Negociación y empatía: ajustar fechas, cambios con proveedores, gestos comerciales para fidelizar.
La IA puede ayudar a redactar un email difícil, pero quien asume la responsabilidad y la relación eres tú.
3.2. Cómo usar la IA sin perder tu personalidad
Algunos trucos sencillos:
- Define tu tono de agencia (formal, cercano, más premium, más juvenil) y úsalo siempre como instrucción al crear textos con IA.
- Añade siempre un toque propio: una frase, un consejo práctico, una nota personal sobre el destino.
- Revisa expresiones poco naturales y adáptalas a un español peninsular actual.
- No tengas miedo de decir “esto no me gusta” y rehacer el texto. La IA es un asistente, no un jefe.
La diferencia entre un mensaje robótico y uno profesional está en esos 2–3 minutos de revisión humana.
4. IA para ganar visibilidad y confianza como agencia
La presentación de Verónica de Íscar iba directa al punto: IA, visibilidad y confianza van de la mano. No se trata solo de vender mejor, sino de que los viajeros te encuentren y te perciban como opción segura frente a la reserva directa online.
4.1. Contenidos que te posicionan en Google
Muchas agencias quieren aparecer cuando alguien busca “agencia de viajes en [tu ciudad]” o “viajes Imserso 2025–2026 en [provincia]”, pero no tienen tiempo ni recursos para generar contenido.
La IA puede:
- Crear borradores de artículos de blog sobre:
- Puentes y festivos (Puente de Diciembre, Semana Santa, verano escolar…).
- Destinos urbanos de moda (Madrid, Barcelona, Sevilla, Málaga, Valencia...).
- Programas específicos: Imserso, termalismo, esquí, grandes viajes.
- Proponer títulos y descripciones más atractivas para tu web.
- Ayudarte a estructurar páginas de destino con secciones claras (qué ver, mejor época, tipos de viaje, actividades recomendadas).
Tú decides los temas, marcas las prioridades y revisas la información. La IA solo acelera.
4.2. Presencia más cuidada en redes sociales
En campañas como Navidad, FITUR o verano, las redes sociales son un escaparate crítico.
Con IA puedes:
- Generar calendarios de contenidos para un mes completo, adaptados a tu público local.
- Redactar textos base para:
- Anunciar nuevas rutas o acuerdos con turoperadores.
- Destacar ofertas en paquetes con actividades.
- Explicar consejos prácticos (documentación, seguros, requisitos de entrada…).
- Pedir variaciones adaptadas a distintos canales: un texto más largo para Facebook, más directo para Instagram, más profesional para LinkedIn.
De nuevo, el último filtro lo pones tú, cuidando que todo suene coherente con la personalidad de tu agencia.
4.3. Reforzar la confianza del cliente
La IA también ayuda a reforzar la percepción de profesionalidad:
- Presupuestos mejor presentados, con estructura clara y textos pulidos.
- Respuestas rápidas fuera de horario, mediante asistentes que filtran y preparan la información para que al día siguiente tú continúes la conversación.
- Argumentarios para resolver objeciones habituales: “Lo he visto más barato en internet”, “no estoy seguro por las huelgas”, “no sé si este destino es seguro ahora mismo”…
El resultado es sencillo: el cliente percibe eficacia y claridad. Y eso se traduce en confianza.
5. Cómo empezar con IA en tu agencia en menos de 30 días
No hace falta una gran inversión tecnológica. En un mes puedes tener una base sólida de uso de IA en tu día a día.
Semana 1: elegir herramientas y fijar reglas
- Decide qué herramientas vas a usar (chatbots generalistas, asistentes integrados en tus proveedores B2B, etc.).
- Define qué sí y qué no harás con IA (por ejemplo: nunca tomar decisiones sobre seguridad del destino solo con IA, siempre revisar textos antes de enviarlos al cliente).
- Elabora una pequeña guía interna de tono y estilo de la agencia.
Semana 2: empezar con tareas internas
- Usar IA para mejorar emails tipo, textos web y argumentarios de venta.
- Crear plantillas de propuestas de viaje y de venta de actividades.
- Probar la generación de descripciones adaptadas a diferentes perfiles de cliente.
Semana 3: aplicar a la venta de actividades
- Escoger 3–5 destinos clave de tu agencia (por ejemplo, Canarias, Andalucía, capitales europeas, Caribe, nieve en España) y preparar paquetes de actividades recomendadas con ayuda de IA.
- Crear textos comerciales listos para usar en presupuestos y correos.
Semana 4: visibilidad y automatización ligera
- Generar 2–3 artículos de blog enfocados a búsquedas típicas de tu zona.
- Planificar una semana de publicaciones en redes sociales.
- Valorar pequeños flujos automatizados (por ejemplo, mensajes de seguimiento tras enviar un presupuesto, redactados con IA y revisados por ti).
Si cada semana dedicas unas pocas horas, en un mes tendrás procesos más ágiles, propuestas más completas y una imagen más cuidada, justo a tiempo para campañas fuertes como Navidades, FITUR o verano.
Conclusión: la IA multiplica al buen agente, no lo reemplaza
La inteligencia artificial para agencias de viajes no viene a competir con el agente, viene a hacer su trabajo más rentable y más sostenible en un entorno donde el cliente quiere respuestas rápidas, información fiable y experiencias memorables.
Quien combina bien la IA con el toque humano:
- Atiende más consultas sin perder calidad.
- Vende más actividades y experiencias con mejor margen.
- Refuerza su rol como asesor de confianza frente a la reserva directa online.
El siguiente paso está en tus manos: elige una sola área (presupuestos, actividades, redes, contenidos web) y aplica IA en las próximas dos semanas. Cuando veas el tiempo que ahorras y la reacción de tus clientes, la pregunta ya no será “¿debo usar IA?”, sino “¿por qué no empecé antes?”.