AI hotellitarkvara UX: õppetunnid roommasterilt

Enamik hotellide tehnoloogiaprojekte kukub läbi mitte sellepärast, et funktsioone oleks vähe, vaid sellepärast, et inimesed ei kasuta neid. Kui vastuvõtutöötaja peab check-in’i jaoks klikkima 12 korda, otsima „õiget“ vaadet ja samal ajal vastama telefonile, siis pole vahet, kui võimas su PMS tegelikult on. UX (kasutajakogemus) otsustab, kas süsteem toob raha juurde või tekitab vaikse sabotaaži.

Just seetõttu on tähelepanuväärne, et roommaster pälvis 2025. aastal SoftwareSuggesti User Experience Excellence Award’i. Jah, see on auhind tarkvarakataloogilt ja põhineb muu hulgas kasutajate hinnangutel ja ligipääsetavusel. Aga signaal on selge: hotellitarkvara UX on muutunud konkurentsieeliseks.

Eesti turismi- ja hotelliettevõtetele (eriti väikestele ja sõltumatutele) on see teema 2025. aasta lõpus eriti valus ja samas võimalusterohke: hooajaline nõudlus, tööjõupuudus ja rahvusvahelised külalised suruvad protsessid pingesse. AI aitab, kuid ainult siis, kui see on pakendatud nii, et meeskond saab selle päriselt tööle panna.

Mida roommasteri tunnustus päriselt tähendab?

Vastus otse: see tunnustus rõhutab, et hotellitarkvara puhul loeb „kui kiiresti inimene saab töö tehtud“, mitte „kui palju menüüvalikuid olemas on“.

SoftwareSuggest hindab tooteid kasutajakogemuse vaates tavaliselt selliste telgede järgi nagu: kasutajate verifitseeritud tagasiside, funktsioonide leitavus, liidese loogika ja üldine rahulolu. roommasteri puhul toodi esile intuitiivne disain, lihtne navigeerimine ja hotellinduse töövoogudega sobivus.

roommaster positsioneerib end „modernse, pilvepõhise, kõik-ühes“ lahendusena, kus on koos:

• broneeringud ja kanalihaldus
• maksed
• „revenue intelligence“
• külalissuhtlus ja -kaasamine

Auhinna mõte Eesti kontekstis pole see, et „kõik peaksid nüüd roommasteri ostma“. Õigem järeldus: UX-iga võidetakse aeg, ja aeg on hotellis kõige kallim ressurss.

UX kui operatiivne KPI (mitte disainiteema)

Kui UX-i käsitleda disainiprojektina, jääb see sageli „ilusaks kõrvalasjaks“. Kui käsitleda UX-i KPI-na, muutub fookus praktiliseks:

• mitu klikki kulub check-in’iks?
• mitu sekundit kulub arve parandamiseks?
• kui kiiresti uus töötaja süsteemi ära õpib?
• mitu päringut peab juhtkond tegema, et aru saada ADR/RevPAR trendist?

Minu kogemus B2B SaaS turunduses ütleb üsna otse: kui toode on lihtne, on ka müük lihtsam. Sest demod lähevad sujuvalt, kliendid hakkavad varem väärtust nägema ja churn langeb.

Miks AI hotellinduses kukub tihti UX-i taha

Vastus otse: AI ei ebaõnnestu mudeli pärast, vaid selle pärast, et töövoog ei kanna.

Hotellinduse AI-lahendused lubavad palju: automaatvastused, dünaamiline hinnastus, prognoosid, upsell, personaliseeritud pakkumised. Probleem on, et hotellis on töö killustatud ja katkestusterohke. UX peab AI „maandama“ reaalse tegevuse tasemele.

Siin on 4 levinud kohta, kus AI ja UX kokku põrkavad:

1. AI on „eraldi ekraanil“. Kui soovitus elab eraldi moodulis, mida keegi ei avagi, siis on see lihtsalt lisakulu.
2. Puudub selgitus. „Soovitame tõsta hinda 8%“ ei tööta, kui töötaja ei näe põhjust (nõudlus, konkurents, sündmused).
3. Liiga palju valikuid. AI pakub 14 varianti, päriselus on vaja 1–2 kindlat järgmist sammu.
4. Vale hetk. Kui süsteem pommitab soovitustega check-in’i ajal, tekitab see vastumeelsust.

roommasteri sõnum „vähem klikke, päris töövood“ on siin täpselt õige suund. AI väärtus realiseerub siis, kui see lühendab otsustamise ja tegutsemise vahemaad.

Eesti eripära: rahvusvahelised külalised + väike tiim

Eesti majutusäris on tavaline, et:

• teenindatakse mitmes keeles (EST/ENG/FIN/LV/DE)
• sama inimene teeb korraga vastuvõttu, müüki ja vahel ka turundust
• hooajalisus (suvi, jõulud-aastavahetus, koolivaheajad) lööb koormuse üles

Siin muutub UX eriti kriitiliseks: kui süsteem on keeruline, maksad sa selle kinni palgakuluga või kaotatud müügiga.

Kuidas UX seostub LEADS-eesmärgiga (ja miks turundus peaks hoolima)

Vastus otse: kui toote UX on tugev, saab turundus teha usutavamaid lubadusi ja müügitoru liigub kiiremini.

See postitus on osa sarjast „Tehisintellekt idufirmade ja SaaS-ettevõtete turunduses“, seega räägime korraks otse turunduse vaates. roommasteri tüüpi tunnustus on turunduses kuld, sest see pakub kolmanda osapoole usaldussignaali.

Aga oluline detail: usaldussignaal toimib ainult siis, kui teie sisu ja müügimaterjalid tõlgivad selle kliendi keelde.

Mida Eesti hotelliomanik päriselt tahab kuulda

„User experience excellence“ on tore. Kuid lead’i tekitab pigem selline sõnum:

• „Uus töötaja saab broneeringud ja arved selgeks 2–3 päevaga, mitte 2 nädalaga.“
• „Check-in’i töövoog on tehtud nii, et tipptunnil ei teki järjekorda.“
• „Sama süsteem haldab kanaleid, makseid ja külalassuhtlust, nii et info ei lähe lahku.“

Need on UX-ist tuletatud, aga ärilised lubadused.

Sisuturunduse nipp: UX kui „tõendatav“ sisuformaat

Kui tahad LEADS-e, siis UX teemal töötab eriti hästi sisu, mis on konkreetne:

• 60-sekundiline video: „Check-in 6 kliki ja 20 sekundiga“
• ekraanipildid „enne/pärast“ töövoo tasemel
• mini-case: „Kuidas vähendasime vigaseid arveid 30% tänu selgele maksevoole“

Sa ei pea väitma „me oleme parimad“. Näita, kuidas töö käib.

Praktiline kontrollnimekiri: mida Eestis PMS/AI tööriista valides testida

Vastus otse: testige töövooge, mitte funktsioonide nimekirja.

Soovitan võtta 90 minuti „päriselu test“ ja teha see koos inimesega, kes päriselt vahetuses töötab.

1) 7 kriitilist töövoogu, mis peavad olema kiired

1. Broneeringu loomine (telefonist) + makse link
2. Check-in + dokumendi info + võtme väljastus
3. Toa vahetus / varane saabumine
4. Arve jagamine (firma + eraisik) ja parandamine
5. Tagasimakse / tühistus / no-show
6. Channel manageri konflikt (overbooking risk)
7. Päevalõpu raport: tulu, makseviisid, käive, käibemaks

Kui 2–3 neist on kohmakad, on kogu „AI ja automatiseerimise“ jutt sisuliselt null.

2) AI funktsioonide puhul küsi neid 5 küsimust

• Kus AI tulemus kuvatakse (millises ekraanis ja millal)?
• Mis on „järgmine samm“ ühe kliki kaugusel?
• Kas soovitus on selgitatud (miks see otsus)?
• Kas saab seada piiranguid (nt hinnapõrand, kanalireeglid)?
• Mis juhtub, kui AI eksib (kuidas inimene parandab)?

3) Mitmekeelsus ja rahvusvaheline külaline

Eesti turismis on reaalne väärtus, kui süsteem toetab:

• mitmekeelseid automatiseeritud sõnumeid (enne saabumist, saabumispäeval, pärast)
• mallide haldust ilma IT-tiimi abita
• külalise eelistuste talletamist nii, et see ei riku andmekaitse põhimõtteid

Siin on UX jälle keskmes: kui mallide loomine on piinarikas, ei hakka keegi neid kasutama.

roommaster kui case study: mida tasub üle võtta ka siis, kui toodet ei vali

Vastus otse: võtke üle „vähem klikke + päris töövood + kõik-ühes loogika“ mõtteviis.

roommasteri tunnustus annab 3 universaalset õppetundi Eesti hotellidele ja ka Eesti SaaS-ettevõtetele, kes hotellindusele müüvad:

1. Koonda killustatud töö üheks vooks. Kui broneeringud, maksed ja kanalid elavad eri kohtades, tekib vigu ja topelttööd.
2. Disaini tipptunni jaoks. Töövoog peab töötama siis, kui lobby on inimesi täis.
3. Mõõda kasutamist, mitte ainult ostu. Kui funktsiooni ei kasutata 30 päeva jooksul, siis see sisuliselt ei eksisteeri.

Selle kõrval tasub meeles pidada: auhind ei tähenda, et kõik on perfektne. Aga see on tugev indikaator, et toode on ehitatud kasutaja, mitte ainult arendustiimi loogika järgi.

Järgmised sammud Eesti majutusettevõttele

Kui 2026. aasta plaanides on AI, automatiseerimine või uus PMS, siis tee üks otsus kohe: vali UX-i järgi. Mitte selle järgi, kellel on „kõige rohkem funktsioone“ või „kõige parem hinnakiri“.

Konkreetsed sammud, mis annavad tulemuse juba jaanuaris:

1. Pane kirja 7 kriitilist töövoogu ja mõõda, kui kaua need praegu võtavad.
2. Vali 2–3 tööriista demosse, aga lase demot teha päris vahetuse inimese stsenaariumide järgi.
3. Ehita üks mitmekeelne automaatne külalissõnumite jada (enne saabumist → saabumispäev → pärast) ja vaata, mis juhtub tühistamiste ja upsell’iga.

Kui roommasteri UX-auhind midagi tõestab, siis seda: hotellis võidab tarkvara, mis teeb töö lihtsamaks, mitte „nutikamaks paberil“.

Mis oleks sinu majutusettevõttes üks tööetapp, mille sa tahaksid 2026 alguseks 30% kiiremaks teha—check-in, hinnastamine või külalassuhtlus?