Telematik & KI: So senken Flotten Kosten und Chaos

Telematik & KI: So senken Handwerks‑Flotten Kosten und Chaos

Stau auf der Südosttangente, ein Monteur steht im falschen Bezirk, der Kunde in Linz wartet seit 45 Minuten und fragt schon zum dritten Mal nach dem „aktuellen Status“. Wer im Handwerk oder in der Logistik für den Fuhrpark verantwortlich ist, kennt solche Tage nur zu gut.

Hier kommt ein nüchterner Fakt: In vielen Handwerksbetrieben liegen 10–20 % der direkten Fahrzeugkosten in unnötigen Leerfahrten, Umwegen und schlechtem Tourenplan. Genau hier setzt moderne Telematik mit KI-gestützter Ortung an – und macht aus Bauchgefühl ein datenbasiertes System.

In unserer Serie „KI in der österreichischen Logistik: Supply Chain Excellence“ geht es heute darum, wie Telematik-Systeme mit künstlicher Intelligenz speziell im Handwerk und in der regionalen Logistik Zeit, Geld und Nerven sparen – und was Sie beim Thema Datenschutz unbedingt sauber regeln müssen.

---

Was moderne Telematik heute wirklich kann

Telematik im Fuhrpark bedeutet längst mehr als nur „GPS-Punkt auf der Karte“. In Verbindung mit KI wird das System zum Steuerungsinstrument für die gesamte Flotte – vom Ein-Mann-Betrieb mit drei Kastenwägen bis zur österreichweiten Serviceflotte.

Zentrale Funktionen im Überblick

Ein zeitgemässes Telematik-System bietet typischerweise:

• Echtzeit-Ortung aller Fahrzeuge
• Historische Routenverläufe mit Fahrtenbuch-Funktion
• Automatische Tourenplanung und Routenoptimierung mit KI
• Auswertung von Fahrstil und Verbrauch (Eco-Driving)
• Wartungs- und Service-Reminder je nach km-Stand / Motorstunden
• Zeiterfassung und Einsatzdokumentation für Fahrer und Teams

Die KI-Schicht setzt genau dort an, wo früher viel Handarbeit nötig war:

• Routen werden aus Vergangenheitsdaten gelernt und automatisch verbessert.
• Stoßzeiten, typische Staus, enge Gassen in Wiener Gründerzeitvierteln oder Baustellenumfahrungen fließen in die Berechnung ein.
• Aus den Mustern erkennt die Software, wo Fahrzeuge regelmässig Leerkilometer fahren oder zu lange am falschen Ort stehen.

Eine gute Faustregel: Alles, was Sie bisher regelmäßig im Kopf oder in Excel nachjustieren mussten, kann KI-gestützte Telematik heute oft automatisch erledigen.

---

Konkrete Einsparungen: Wo Zeit und Geld tatsächlich verschwinden

Die zentrale Frage jedes Unternehmers lautet: „Zahlt sich das aus?“ – und zwar nicht theoretisch, sondern auf der Jahresabrechnung.

1. Weniger Leerkilometer, bessere Routen

Wenn Monteure oder Fahrer ihre Routen selbst „nach Gefühl“ planen, entstehen:

• Umwege, weil spontane Zwischenstopps schlecht eingeplant sind
• Doppelfahrten, weil Material oder Werkzeug vergessen wurde
• unnötige Fahrten quer durch die Stadt statt gebündelter Bezirks-Touren

Mit KI-gestützter Routenoptimierung lassen sich laut vielen Praxisberichten:

• 5–15 % der gefahrenen Kilometer einsparen
• die Fahrzeiten pro Auftrag um 10–20 % reduzieren

Für einen Handwerksbetrieb mit z. B. 10 Fahrzeugen à 25.000 km/Jahr heißt das realistisch:

• ~15.000–25.000 km weniger pro Jahr
• Einsparungen bei Treibstoff, Verschleiß, Service – schnell im mittleren vierstelligen Bereich pro Jahr

2. Produktivere Arbeitszeit statt Sucherei und Telefonkette

Ohne Telematik passiert oft Folgendes:

• Die Disposition ruft Fahrer an: „Wo bist du gerade?“
• Kundenservice ruft zurück: „Wann ist der Monteur in Baden?“
• Der Fahrer sucht beim Kunden noch die Adresse oder den Parkplatz.

Mit Telematik:

• Die Zentrale sieht live, wo welches Fahrzeug ist.
• Aufträge werden dem nächstgelegenen geeigneten Fahrzeug zugewiesen.
• Anfahrtszeiten und ETA sind transparent – für Dispo und Kunden.

Das reduziert

• Telefonaufwand in der Zentrale
• Wartezeiten beim Kunden
• Stress bei Fahrern, weil sie nicht dauernd angerufen werden

3. Wartung, Schäden, Verschleiß im Griff

Viele Betriebe fahren Wartung „nach Gefühl“ oder fix nach Kalender. Telematik erlaubt Wartung zustandsbasiert zu planen:

• Servicehinweise nach km-Stand / Motorstunden
• Warnungen bei stark abweichendem Kraftstoffverbrauch
• Hinweise auf hartes Bremsen oder Beschleunigen (Verschleiß, Unfallgefahr)

Das Ergebnis:

• Weniger ungeplante Ausfälle
• Bessere Planbarkeit der Werkstatttermine
• Längere Nutzungsdauer der Fahrzeuge

Gerade in Zeiten hoher Neuwagenpreise in Österreich ist jedes zusätzliche Nutzungsjahr ein massiver Hebel.

---

Datenschutz & Arbeitsrecht: Was Sie sauber regeln müssen

Ohne klare Regeln zum Datenschutz wird Telematik schnell zum Minenfeld. GPS-Ortung betrifft Mitarbeiterdaten, und zwar sehr direkt. Wer das ignoriert, riskiert Ärger mit Belegschaft, Betriebsrat und Behörden.

Grundprinzip: So wenig wie nötig, so transparent wie möglich

Wer KI-gestützte Telematik im Betrieb nutzen will, sollte sich an vier Grundsätzen orientieren:

1. Zweck klar definieren
   Zum Beispiel: Einsatzplanung, Routenoptimierung, Fahrtenbuch fürs Finanzamt, Diebstahlschutz.

2. Rechtsgrundlage sichern
   Je nach Konstellation: Einwilligung, Betriebsvereinbarung, berechtigtes Interesse. In vielen Fällen empfiehlt sich eine schriftliche Betriebsvereinbarung.

3. Transparenz gegenüber Mitarbeitern

   • Was wird genau erfasst (Ort, Zeit, Fahrstil, Kilometer)?
   • Wer kann die Daten sehen (Geschäftsführung, Dispo, Lohnbüro)?
   • Wie lange werden Daten gespeichert?

4. Privatnutzung klar regeln
   Wenn Dienstwagen auch privat genutzt werden dürfen, braucht es:

   • Deaktivierung der Ortung außerhalb der Arbeitszeiten oder
   • einen „Privat“-Modus, bei dem keine Routen im Detail gespeichert werden.

Typische Fehler, die Sie vermeiden sollten

• Dauerüberwachung: Fahrzeugortung 24/7 ohne echten Grund
• Verwendung der Daten für Zwecke, die nie kommuniziert wurden, z. B. Leistungsdruck oder heimliche Überwachung
• Fehlen einer klaren Löschfrist (z. B. automatische Löschung detaillierter Routen nach 3–6 Monaten)

Hier zeigt sich: Telematik und KI sind nicht das Problem – fehlende Regeln sind es. Wer von Anfang an sauber kommuniziert, bekommt meist auch Zustimmung aus dem Team, weil die Vorteile im Alltag spürbar sind.

---

Praxisnah: So führen Sie KI-gestützte Telematik Schritt für Schritt ein

Viele Handwerksbetriebe in Österreich haben Respekt vor der Einführung, weil es „wieder ein IT-Projekt“ ist. Die Realität? Mit einem strukturierten Vorgehen bleibt der Aufwand überschaubar – und der Nutzen kommt schnell.

Schritt 1: Ziele definieren – konkret, nicht abstrakt

Statt „Digitalisierung des Fuhrparks“ besser:

• „Wir wollen 10 % Kilometer pro Auftrag senken.“
• „Wir wollen exakte Ankunftszeiten für Kunden zusagen können.“
• „Wir wollen das Fahrtenbuch automatisieren und Finanzamt-sicher machen.“

Diese Ziele bestimmen, welche Funktionen Sie brauchen – und welche nicht.

Schritt 2: System auswählen – passend zum Betrieb

Wichtige Kriterien bei der Auswahl:

• Hardware: Festeinbau im Fahrzeug oder OBD-Stecker / App-Lösung?
• Integration: Schnittstellen zu Tourenplanung, ERP, Zeiterfassung
• Datenschutzfunktionen: Privatmodus, Rollenrechte, Löschkonzepte
• Benutzerfreundlichkeit: Klare Kartenansicht, einfache Berichte, mobile App

Für kleinere Handwerksbetriebe reicht oft eine schlanke Lösung, die Ortung, Fahrtenbuch und einfache Berichte abdeckt. Größere Logistik- oder Serviceflotten profitieren von tief integrierten KI-Routenoptimierern.

Schritt 3: Mitarbeiter einbinden statt überfahren

Telematik wird schnell als „Kontrollwerkzeug“ wahrgenommen. Dagegen helfen drei Dinge:

• Frühzeitig erklären, warum das System kommt (Planbarkeit, weniger Stress, bessere Kundenkommunikation).
• Beispieldaten zeigen: Wie sieht eine Fahrt im System aus? Wer kann sie sehen?
• Klare Zusage: Keine Nutzung zur „Minutenkontrolle“ oder Mikromanagement.

Meine Erfahrung: Wenn Mitarbeiter merken, dass sie weniger chaotische Umplanungen, klarere Touren und weniger Telefonterror aus der Zentrale haben, drehen viele ihre Meinung deutlich ins Positive.

Schritt 4: Klein starten, schnell lernen

Statt gleich die gesamte Flotte umzurüsten, empfiehlt sich:

• 2–5 Fahrzeuge als Pilot auswählen
• 2–3 Monate testen
• Kennzahlen vergleichen: km/Tag, Aufträge/Tag, Pünktlichkeit, Reklamationen

Anschließend lässt sich sehr nüchtern entscheiden, ob und wie breit ausgerollt wird.

---

Einordnung in die Supply Chain: Warum Telematik mehr ist als „nur Fuhrpark“

In unserer Serie „KI in der österreichischen Logistik: Supply Chain Excellence“ tauchen immer wieder drei Hebel auf: Transparenz, Prognose, Optimierung.

Telematik mit KI zahlt auf alle drei ein:

• Transparenz: Echtzeit-Sicht auf Fahrzeuge, Ankunftszeiten, Auslastung
• Prognose: KI lernt aus historischen Touren, Stauzeiten, saisonalen Mustern (etwa Wintereinsätze im Gebirge, Bausaison im Sommer)
• Optimierung: Lenkzeiten, Tourreihenfolge, Lagerstandorte und Materialbereitstellung werden besser aufeinander abgestimmt

Gerade in der Kombination mit anderen KI-Anwendungen entsteht zusätzlicher Nutzen:

• Nachfrageprognose + Telematik:
  Material wird passend zur erwarteten Auftragslage in den richtigen Niederlassungen oder Micro-Hubs bereitgestellt. Fahrzeuge fahren weniger ins Zentrallager.

• Lageroptimierung + Tourenplanung:
  Wenn klar ist, welche Regionen wann wie stark ausgelastet sind, lassen sich Lager und Touren so planen, dass die letzte Meile kürzer und planbarer wird.

Die Realität ist: Viele Betriebe in Österreich nutzen Telematik aktuell noch als „bessere Fahrzeugortung“. Wer den Schritt in Richtung KI-unterstütztes Flotten- und Supply-Chain-Management geht, hebt Reserven, die sonst ungenutzt bleiben.

---

Fazit: Wer seine Flotte kennt, beherrscht seine Kosten

Telematik mit KI-gestützter Ortung bringt Handwerk und Logistik nicht nur bessere Kartenansichten, sondern konkrete finanzielle Effekte: weniger Kilometer, geringere Betriebskosten, planbarere Einsätze und zufriedenere Kunden.

Wer jetzt in Österreich seine Supply Chain und den Fuhrpark digital aufstellt, schafft sich in den nächsten Jahren einen echten Wettbewerbsvorteil – gerade in Branchen, in denen Fachkräfte knapp und Kunden anspruchsvoll sind.

Mein Rat: Starten Sie klein, aber bewusst. Definieren Sie ein klares Ziel (z. B. 10 % weniger Kilometer pro Auftrag), wählen Sie ein System mit sauberem Datenschutzkonzept, binden Sie Ihre Mitarbeiter ein – und nutzen Sie Telematik nicht nur, um zu sehen, wo Fahrzeuge gerade sind, sondern um Ihren gesamten Ablauf vom Lager bis zum Kunden schrittweise zu verbessern.

Die nächsten Beiträge dieser Serie zeigen, wie KI in Lagerverwaltung und Nachfrageprognose zusammenspielt – und wie sich das mit einem smart gesteuerten Fuhrpark zu einer schlagkräftigen, datenbasierten Supply Chain verbinden lässt.