Wie KI österreichische KMU wirklich effizienter macht

Künstliche Intelligenz als Effizienzmotor für österreichische KMU

„Weniger Menschen müssen mehr leisten“ – dieser Satz von Mario Luef aus der Veranstaltung „KI in der Praxis“ trifft den Nerv vieler österreichischer Unternehmen. Der Arbeitsmarkt ist angespannt, Fachkräfte fehlen, gleichzeitig steigen die Anforderungen von Mandanten und Kunden. Wer heute ein KMU führt – ob Industrie, Handel, Tourismus oder Anwaltskanzlei – kommt an künstlicher Intelligenz (KI) nicht mehr vorbei.

Die gute Nachricht: KI ist längst kein Elitenwerkzeug der Großkonzerne mehr. Lösungen, die früher Millionen gekostet haben, sind heute als Service buchbar – oft zu Lizenzpreisen, die locker ins KMU-Budget passen. Die Herausforderung liegt nicht mehr in der Technik, sondern in der Frage, wie man KI sinnvoll, rechtssicher und effizient im eigenen Betrieb einführt.

Dieser Beitrag aus unserer Serie „KI in der österreichischen Industrie: Leitfaden für KMU“ zeigt anhand der WKÖ/RTR-Veranstaltung „KI in der Praxis“, wie Unternehmen KI konkret einsetzen, worauf sie rechtlich achten müssen und wie eine realistische Roadmap für den Einstieg aussieht – besonders spannend für österreichische Rechtsanwälte und beratende Berufe.

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1. Warum KI für österreichische KMU jetzt zur Pflichtaufgabe wird

KI ist für KMU kein „Nice-to-have“ mehr, sondern wird zur Antwort auf drei harte Trends:

1. Fachkräftemangel: Weniger verfügbare Mitarbeiter, mehr Arbeit.
2. Kostendruck: Steigende Löhne, Energiepreise, Mieten.
3. Regulatorik & Haftungsrisiken: KI-Verordnung (KI-VO) der EU, DSGVO, Urheberrecht.

Die Sprecher der Veranstaltung „KI in der Praxis“ haben es sehr klar formuliert:

„KI darf kein Elitenwerkzeug für Großkonzerne bleiben – sie muss so einfach und zugänglich sein wie ein Smartphone.“ (Eric Weisz, Circly)

Für österreichische KMU – inklusive Kanzleien – bedeutet das:

• Wer KI sinnvoll nutzt, steigert Produktivität pro Kopf.
• Wer es ignoriert, wird teurer, langsamer und weniger attraktiv für Kunden.

Praxisbeispiele aus Österreich – was heute schon läuft

Aus den Panels der WKÖ/RTR-Veranstaltung lassen sich typische Anwendungsfelder herauslesen, die gerade für KMU interessant sind:

• Headhunting & Recruiting: KI-gestütztes Durchsuchen von Profilen, automatisierte Vorqualifizierung von Bewerbern, Entwürfe für Stellenanzeigen.
• Vertragsgestaltung & Dokumentenerstellung: Vorentwürfe von Verträgen, Standardklauseln, strukturierte Auswertung umfangreicher Unterlagen.
• Info-Hotlines & Kundensupport: KI-Chatbots und Voicebots im Theaterbetrieb, Tourismus, Handel oder in Kanzleien für Erstinformationen.
• Absatzprognosen im Handel: Bessere Forecasts, weniger Verderb, weniger Out-of-Stock – wie bei Circly.
• Call-Center- und Service-Plattformen: KI-Agenten nehmen Anrufe entgegen, klassifizieren sie, beantworten Standardanliegen oder leiten weiter (ONDEWO).

Für österreichische Rechtsanwälte und Legal-Tech-affine Kanzleien lassen sich diese Use Cases nahezu 1:1 übertragen – von der Erstkontakt-Hotline bis zur KI-gestützten Aktenanalyse.

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2. Rechtssicher mit KI arbeiten: KI-VO, DSGVO und Vertrauen

Der spannendste Teil für die Rechtsbranche: KI in Unternehmen ist nicht nur eine technische, sondern eine rechtliche Management-Aufgabe. Genau darum drehte sich ein Schwerpunkt der Veranstaltung „KI in der Praxis“ – mit Fokus auf dem Zusammenspiel von KI-Verordnung (EU KI-VO) und DSGVO.

Klaus M. Steinmaurer (RTR GmbH) hat den Kern gut auf den Punkt gebracht:

„Smarte Regulierung kann, mit einer angemessenen KI-Policy richtig eingesetzt, für Unternehmen sehr nützlich sein. Denn Kompetenz schafft Vertrauen.“

Was bedeutet das konkret für Unternehmen?

1. KI-VO und abgestufte Regulierung
Die EU-KI-Verordnung arbeitet mit Risikoklassen. Für KMU und Kanzleien wichtig:

• Viele typische Business-Anwendungen (z.B. Text-Tools, interne Assistenzsysteme) liegen außerhalb des Hochrisikobereichs.
• Hochrisiko-KI (z.B. in Personalentscheidungen, Kreditvergabe, kritischer Infrastruktur) hat strenge Anforderungen – hier braucht es zwingend Beratung.

2. DSGVO bleibt die Messlatte für Datenverarbeitung
Wer KI benutzt, verarbeitet Daten – oft personenbezogene. Also gilt:

• Rechtsgrundlage prüfen (Einwilligung, Vertrag, berechtigtes Interesse etc.).
• Datenminimierung: nur das in Tools eingeben, was wirklich nötig ist.
• Geheimnisschutz: Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse dürfen nicht unkontrolliert in fremden KI-Diensten landen.

3. KI-Policy im Unternehmen
Ohne klare Spielregeln endet KI in Wildwuchs. Eine sinnvolle KI-Policy sollte mindestens regeln:

• Welche KI-Tools sind freigegeben, welche verboten?
• Welche Daten dürfen Mitarbeiter überhaupt in KI-Systeme eingeben?
• Wie werden Ausgaben von KI (z.B. Vertragsentwürfe) kontrolliert und freigegeben?
• Wie werden Logs, Versionen und Dokumentation geführt (Stichwort Nachvollziehbarkeit)?

Gerade für österreichische Rechtsanwälte liegt hier eine enorme Chance: Wer seine eigenen Kanzlei-Prozesse mit KI optimiert und gleichzeitig Mandanten beim rechtssicheren KI-Einsatz berät, positioniert sich klar als LegalTech-Partner der Wirtschaft.

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3. Von der Idee zur Umsetzung: So gehen KMU KI systematisch an

Viele Betriebe probieren KI „nebenbei“ aus – ein Chatbot hier, ein Prompt dort. Das wirkt am Anfang spannend, verpufft aber oft wirkungslos. Dominik Wörz (alpLytics) hat deshalb einen pragmatischen Ansatz skizziert, der sich hervorragend als Standard-Vorgehen für KMU eignet.

Schritt 1: Datenstrategie klären – ohne Daten keine sinnvolle KI

Der Startpunkt ist immer die Frage: Welche Daten haben wir, in welcher Qualität, und was wollen wir damit erreichen? Dazu gehören u.a.:

• Kundendaten (CRM, E-Mails, Supporttickets)
• Dokumente (Verträge, Gutachten, Angebote, Protokolle)
• Betriebsdaten (Zeiten, Auslastung, Umsätze, Fehlzeiten)

Für Kanzleien: Akten, Schriftsätze, interne Wissensdatenbank, Vorlagen.

Es lohnt sich, zunächst 1–2 Kernbereiche zu definieren, in denen Daten halbwegs strukturiert vorliegen – etwa:

• „Eingangsanfragen & Erstberatung“
• „Standardverträge und AGB“

Schritt 2: KI-Roadmap mit klaren Use Cases

Statt „Wir machen halt was mit KI“ braucht es eine Roadmap mit konkret beschriebenen Use Cases. Zum Beispiel:

1. KI-Assistent für Erstkontakt

   • Ziel: 30 % weniger manueller Aufwand bei einfachen Erstanfragen.
   • Nutzen: schnellere Reaktion, bessere Mandantenerfahrung.

2. KI-gestützte Dokumentenanalyse

   • Ziel: 40 % Zeitersparnis beim Durcharbeiten umfangreicher Verträge.
   • Nutzen: Juristen konzentrieren sich stärker auf Bewertung statt auf Suchen.

1. Absatz- oder Kapazitätsprognose (z.B. für eine Industrie- oder Tourismusbetrieb)
   • Ziel: geringere Leerstände, weniger Überbuchungen, weniger Ausschuss.

Jeder Use Case sollte klar messbare Ziele (Zeit, Kosten, Qualität) haben. Sonst lässt sich später schwer beurteilen, ob sich das Projekt gelohnt hat.

Schritt 3: Feedbackschleifen und laufende Optimierung

KI ist kein klassisches „Installieren & Fertig“-Projekt. Erfolgreiche Unternehmen planen Feedbackschleifen ein:

• Mitarbeiter geben strukturiert Rückmeldung: Was funktioniert, was nicht?
• Eingaben und Ausgaben werden stichprobenartig geprüft.
• Modelle, Prompts und Workflows werden laufend angepasst.

Der große Vorteil: Viele KI-Lösungen sind iterativ. Man kann klein starten, erste Ergebnisse sehen und dann ausbauen – ohne gleich ein Mammutprojekt zu starten.

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4. Konkrete Einsatzszenarien – von Handel bis Kanzlei

Damit KI nicht abstrakt bleibt, hier einige greifbare Beispiele aus dem österreichischen Kontext – inklusive Übertrag auf Rechtsanwälte und beratende KMU.

Handel & Produktion: Bessere Planung, weniger Verschwendung

Eric Weisz (Circly) zeigt, wie KI Absatzprognosen im Handel massiv verbessert:

• Historische Verkaufszahlen + Wetter + Feiertage + Aktionen = präzisere Forecasts.
• Ergebnis: weniger Überbestände, weniger Müll, höhere Margen.

Übertrag auf andere Branchen:

• Tourismus: Auslastungsprognosen für Hotels, Personaleinsatz in der Hochsaison.
• Produktion: Bedarf an Rohstoffen und Schichten planen.

Dienstleistung & Call-Center: KI-Agenten im Kundenkontakt

Andreas S. Rath (ONDEWO) arbeitet seit Jahren an Call-Center-KI:

• Chat-, Voice- und Phonebots, die Anfragen entgegennehmen und klassifizieren.
• Komplexe Fälle werden an Menschen übergeben, Standardfälle automatisiert beantwortet.

Für Kanzleien und beratende KMU könnte das heißen:

• Mandanten-Hotline: KI nimmt erste Infos auf, priorisiert, ordnet zu.
• FAQ-Bot auf der Website: beantwortet Standardfragen zu Kosten, Fristen, Unterlagen.

Raths zugespitztes Fazit ist bewusst provokant:

„Wer jetzt kein Team von KI-Agenten engagiert, verliert.“

Übertrieben? Vielleicht. Aber die Tendenz stimmt: Wer die Erstkontakte automatisiert und trotzdem qualitativ hochwertig abwickelt, gewinnt Zeit für komplexe Mandate.

Medien & Wissensarbeit: Trusted AI statt Black Box

Die APA baut ein Portfolio an „Trusted-AI“-Lösungen: KI-gestützte Recherche, Zusammenfassungen, Content-Vorschläge – aber eben mit Fokus auf Nachvollziehbarkeit und Qualität.

Das ist ein wichtiges Signal für alle, die mit sensiblen Informationen arbeiten:

• Erklärbare KI (Explainable AI) schafft Vertrauen, weil Ergebnisse nachvollziehbar sind.
• Unternehmen können intern besser begründen, warum eine Entscheidung so getroffen wurde.

Für die Rechtsbranche ist das zentral: Wo Richter, Behörden oder Aufsichtsorgane Entscheidungen prüfen, sind „Black Box“-Antworten ein Risiko. Hier haben erklärbare KI-Module einen enormen Vorteil.

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5. KI-Einführung in der Praxis: Fahrplan speziell für Kanzleien und beratende KMU

Für die Kampagne „KI für österreichische Rechtsanwälte: LegalTech“ lohnt sich ein eigener, klarer Fahrplan. Aus meiner Erfahrung funktioniert für Kanzleien und beratende Dienstleister folgendes Vorgehen am besten:

Schritt 1: Quick-Check – Wo verpufft heute Zeit?

In einem halbtägigen internen Workshop werden folgende Fragen beantwortet:

• Wofür geben wir die meiste Arbeitszeit aus, die nicht direkt abrechenbar ist?
• Wo verlieren wir Zeit durch Suchen, Kopieren, Formatieren, Nachfragen?
• Welche Tätigkeiten sind stark standardisiert (z.B. Mahnschreiben, Standardverträge, Aktennotizen)?

Meist landen ganz oben:

• E-Mails & Erstkontakt mit Mandanten
• Standard-Schreiben & Vorlagen
• Dokumentensuche & Wissensmanagement

Schritt 2: Zwei Pilot-Use-Cases definieren

Statt „alles auf einmal“: zwei realistische Pilotprojekte für 3–6 Monate.

Typische Beispiele:

1. KI-Assistent für Dokumente

   • Alte und neue Schriftsätze, Verträge und Gutachten werden strukturiert abgelegt.
   • KI hilft beim Finden ähnlicher Fälle, Formulierungen und Argumentationen.

2. Mandanten-Intake-Bot

   • Auf der Website oder per E-Mail-Formular.
   • Fragt strukturiert die wichtigsten Infos ab (Fristen, Gegner, Aktenzeichen etc.).
   • Übergibt alles sauber aufbereitet ans Kanzleiteam.

Schritt 3: Rechtliche Leitplanken und Verträge

Bevor die Technik live geht, braucht es:

• KI-Policy für Mitarbeiter (Datenschutz, Geheimnisschutz, Umgang mit KI-Ausgaben).
• Anpassung von Datenschutzhinweisen und ggf. Mandatsvereinbarungen.
• Verträge mit KI-Dienstleistern: Auftragsverarbeitung, Speicherort, Subunternehmer, Löschkonzepte.

Hier schlägt die Stunde der auf IT- und Datenschutzrecht spezialisierten Anwälte – intern wie extern.

Schritt 4: Schulung & Kultur

Der beste KI-Assistent bringt nichts, wenn ihn niemand vernünftig nutzt. Erfolgreiche Kanzleien:

• schulen konkret am eigenen Material, nicht in abstrakten PowerPoint-Sessions,
• definieren Do’s & Don’ts (z.B. keine sensiblen Daten in externe Public-Tools),
• etablieren einen kurzen Feedback-Prozess, um Prompts und Workflows zu verbessern.

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6. Nächste Schritte: Vom Experiment zum Effizienzmotor

Die Veranstaltung „KI in der Praxis“ zeigt klar: Österreichische Unternehmen – und ganz besonders KMU – stehen nicht mehr am Start, sondern mitten im KI-Einstieg. Die Beispiele reichen vom Handel über Call-Center bis zur Medienbranche. Gerade die rechtlichen Diskussionen rund um KI-VO, DSGVO und Geheimnisschutz machen deutlich: Wer heute beginnt, strukturiert vorzugehen, ist seinen Mitbewerbern 2026/2027 deutlich voraus.

Für Rechtsanwälte und beratende KMU bedeutet das:

• Einsatz im eigenen Betrieb: interne Effizienz steigern, bessere Servicequalität bieten.
• Beratung nach außen: Mandanten beim rechtssicheren Einsatz von KI begleiten.

Wer beides kombiniert, wird zu einem der zentralen Ansprechpartner, wenn es um KI in der österreichischen Industrie geht.

Wenn Sie also gerade überlegen, wie Sie KI in Ihrem Unternehmen oder Ihrer Kanzlei einsetzen können, lautet der pragmatischste nächste Schritt:

1. Einen halben Tag blocken.
2. Zwei Use Cases definieren, die messbar Zeit sparen.
3. Einen Partner suchen, der sowohl Technik als auch Recht versteht.

Die Realität? KI wird nicht alle Probleme lösen – aber sie ist der effizienteste Hebel, den KMU aktuell haben. Die Frage ist weniger, ob Sie damit starten, sondern wie strukturiert Sie es angehen.