Der „Digital Gap“ in Österreich: Warum gerade jetzt Kanzleien mit KI aufschließen müssen

2025 ist der Punkt erreicht, an dem man es schwarz auf weiß sieht: Österreichische Unternehmen, die früh auf Digitalisierung und KI gesetzt haben, wachsen schneller, sind profitabler und finden leichter Fachkräfte. Der Rest kämpft mit übervollen Posteingängen, Zettelwirtschaft und Mandanten, die längst digitale Services erwarten.

Im Rechtsbereich ist dieser „Digital Gap“ besonders sichtbar: Es gibt Kanzleien, die mit KI-gestützter Recherche, automatisierter Dokumentenerstellung und digitalen Mandantenportalen arbeiten – und es gibt jene, die PDF-Ausdrucke lochen und abheften.

Dieser Beitrag knüpft an die Future-Law Legal Tech Konferenz 2025 und den Vortrag von Harald Leitenmüller (CTO, Microsoft Österreich) an und übersetzt das Thema „Digital Gap“ in einen praxisnahen Leitfaden für österreichische Rechtsanwälte und KMU.

1. Was der „Digital Gap“ konkret bedeutet – gerade in Österreich

Der digitale Graben in Österreich ist kein abstraktes Buzzword, sondern zeigt sich im Kanzlei- und KMU-Alltag sehr konkret.

Digital affine Kanzleien und Unternehmen:

• nutzen KI-Assistenten zur Rechtsrecherche und Zusammenfassung
• automatisieren Standardverträge und Schriftsätze
• arbeiten mit digitalen Akten, Mandantenportalen und E-Signaturen
• messen Kennzahlen wie Bearbeitungsdauer, Mandantenfeedback, Durchlaufzeiten

Digitale Nachzügler:

• suchen Urteile und Literatur manuell in mehreren Datenbanken
• diktieren oder tippen Standardtexte immer wieder neu
• schicken Dokumente per E-Mail-Anhang hin und her
• haben keinen Überblick, wo Arbeit liegen bleibt und warum

Der Kern: Beide Gruppen haben dieselben rechtlichen Probleme zu lösen, aber die erste Gruppe braucht weniger Zeit, macht weniger Fehler und kann mehr – und profitablere – Mandate annehmen.

Warum betrifft das speziell österreichische Rechtsanwälte?

Für österreichische Kanzleien kommt eine besondere Kombination zusammen:

• Hoher Formalismus im Rechtssystem → viele wiederkehrende, strukturierte Tätigkeiten, die sich hervorragend für KI und Automatisierung eignen.
• KMU-Struktur im Rechtsmarkt → die meisten Kanzleien sind klein oder mittelgroß und glauben, Digitalisierung sei „nur etwas für die Großen“.
• Mandanten werden internationaler → sie vergleichen Services nicht mehr nur mit der Kanzlei zwei Straßen weiter, sondern mit digitalen Angeboten aus dem DACH-Raum.

Wer hier weiter wartet, macht es der Konkurrenz leicht – nicht nur anderen Kanzleien, sondern auch alternativen Anbietern wie LegalTech-Start-ups.

2. Wo der Digital Gap im Kanzlei-Alltag besonders sichtbar ist

Der Unterschied zwischen „Wir machen schon etwas mit Digitalisierung“ und tatsächlichem Fortschritt zeigt sich in vier Bereichen.

2.1 Mandantenerwartungen und Kommunikation

Die Realität: Mandanten schreiben über alle Kanäle – E-Mail, WhatsApp, Telefon, manchmal noch Fax. Wer keine Struktur hat, verliert Zeit und Nerven.

Digitale Vorreiter setzen auf:

• zentrale Kommunikationsplattform oder Mandantenportal
• automatische Terminbestätigung, Erinnerungen, Fristenverwaltung
• strukturierte Erfassung von Mandantendaten über Online-Formulare

Der Effekt: Weniger Rückfragen, weniger Chaos, weniger Haftungsrisiko.

2.2 Dokumente, Verträge und Schriftsätze

Hier liegt im Rechtsbereich der größte Hebel für KI:

• KI-Tools können Standardverträge anhand von Vorlagen generieren
• Schriftsatzentwürfe können automatisch erstellt und juristisch verfeinert werden
• große Dokumentenmengen (z.B. Due Diligence) lassen sich vorsortieren und auswerten

Der Unterschied im Digital Gap:

• Wer KI nutzt, erledigt Routinearbeiten in 20–40 % der bisherigen Zeit.
• Wer weiterhin alles manuell macht, blockiert Kapazitäten für anspruchsvolle Arbeit und strategische Beratung.

2.3 Recherche und Wissen

Viele Kanzleien verbringen täglich Stunden in proprietären Datenbanken, Kommentaren und Judikatur-Archiven.

Mit KI-gestützten Recherche-Assistenten:

• lassen sich komplexe Rechtsfragen in strukturierte Antworten aufbereiten
• werden relevante Entscheidungen vorgeschlagen
• können Texte in gut verständlicher Sprache für Mandanten aufbereitet werden

Wichtig: KI ersetzt nicht die juristische Prüfung. Aber sie spart die Zeit, die bisher für Suchen, Filtern und Aufbereiten draufging.

2.4 Internes Kanzleimanagement

Hier wird Digitalisierung oft unterschätzt. Wer seine Kanzlei wirklich steuern will, braucht Daten:

• Wie lange dauern typische Mandate wirklich?
• Welche Tätigkeiten bringen Deckungsbeitrag – und welche nicht?
• Wer ist überlastet, wer unterfordert?

Kanzleien, die keine digitalen Workflows und Auswertungen nutzen, führen de facto im Blindflug. Die anderen können ihre Strategie auf Zahlen statt auf Bauchgefühl aufbauen.

3. Warum viele österreichische Kanzleien beim Thema KI zögern

Die meisten Einwände wiederholen sich – und sind in der Praxis lösbar.

3.1 „Wir dürfen wegen Datenschutz keine KI verwenden“

Dieser Satz blockiert derzeit viele Entscheidungen. Die Realität ist differenzierter:

• Es gibt KI-Lösungen, die on-premises oder in speziell abgesicherten Cloud-Umgebungen betrieben werden.
• Mandantendaten können pseudonymisiert oder nur ausschnittsweise verarbeitet werden.
• Seriöse Anbieter bieten Österreich- oder EU-Rechenzentren, Logging und Berechtigungsmanagement.

Statt „KI geht bei uns nicht“ braucht es die viel präzisere Frage:

Welche KI-Anwendung können wir unter Beachtung von DSGVO, Berufsrecht und Standesregeln einsetzen – und wie gestalten wir das organisatorisch?

Hier sind IT, Datenschutzbeauftragte und Standesvertretungen Verbündete, nicht Gegner.

3.2 „Unsere Kanzlei ist zu klein“

Gerade kleine Einheiten profitieren überproportional:

• Viele KI-Tools lassen sich mandanten- oder nutzerbasiert lizenzieren.
• Es sind keine Millioneninvestitionen nötig, sondern oft dreistellige Beträge pro Monat.
• Mit einem gut eingeführten KI-Setup kann ein kleines Team wie eine wesentlich größere Einheit wirken.

Ich habe immer wieder gesehen: Eine 5-Personen-Kanzlei mit klarem Digitalisierungsfokus kann im Output locker mit einer 15-Personen-Kanzlei mithalten, die „alles wie immer“ macht.

3.3 „Wir haben keine Zeit für so ein Projekt“

Der Klassiker. Nur: Die Zeitersparnis kommt nach dem Start, nicht davor.

Ein realistischer Ansatz für österreichische KMU und Kanzleien:

1. Mini-Projekt definieren (z.B. KI-gestützte Vertragserstellung für genau einen Vertragstyp)
2. Zeitbox setzen: maximal 4–6 Wochen von Auswahl bis produktivem Test
3. Akzeptanz testen: 2–3 Personen nutzen das Tool an echten Fällen
4. Entscheidung: ausrollen, anpassen oder verwerfen

Dieser Ansatz reduziert Risiko, schafft schnelle Erfolgserlebnisse und verhindert jahrelange „Digitalisierungsdiskussionen“ ohne Ergebnis.

4. Praktischer 5-Schritte-Plan: So schließen Sie Ihre Kanzlei an die KI-Spitze an

Wer den Digital Gap nicht nur analysieren, sondern aktiv schließen will, kann mit folgendem Vorgehen starten.

Schritt 1: Ausgangslage ehrlich bewerten

Stellen Sie sich (und Ihrem Team) ein paar harte Fragen:

• Wie viele Stunden pro Woche fließen in manuelle Recherche, Formatierung und Copy-Paste?
• Welche Tätigkeiten sind repetitiv, bringen aber wenig juristischen Mehrwert?
• Wo treten immer wieder Pannen auf (Fristen, Versionen, falsche Anhänge)?

Dokumentieren Sie das nicht nur gefühlt, sondern 2–3 Wochen lang mit Notizen oder einfacher Zeiterfassung. Daraus wird sehr schnell deutlich, wo der Hebel am größten ist.

Schritt 2: Ein konkretes KI-Szenario auswählen

Typische Einstiege für österreichische Rechtsanwälte und KMU:

• Vertrags-Generator für Standardverträge (Mietverträge, AGB, Arbeitsverträge)
• KI-Assistent für Ersteinschätzungen bei eingehenden Anfragen
• Dokumenten-Analyse bei umfangreichen Unterlagen (z.B. Due Diligence, M&A)

Wichtig: Nur ein Szenario für den Start, klar definiert. Damit vermeiden Sie, dass das Projekt in zu vielen Baustellen versandet.

Schritt 3: Governance, Datenschutz, Berufsrecht klären

Bevor Sie loslegen, klären Sie im kleinen Kreis:

• Welche Daten dürfen in welche Systeme?
• Wer überprüft KI-Ergebnisse juristisch?
• Wie dokumentieren wir Entscheidungen, wenn KI beteiligt war?

Schreiben Sie 1–2 Seiten internes KI-Regelwerk – nicht als Bremsklotz, sondern als Sicherheitsnetz.

Schritt 4: Pilotphase mit klaren Kennzahlen

Definieren Sie für 4–8 Wochen Testbetrieb:

• Wie viele Fälle werden mit KI-Unterstützung bearbeitet?
• Wie viele Minuten sparen wir im Durchschnitt pro Fall?
• Wie zufrieden sind Anwälte und Mitarbeiter mit der Lösung (z.B. Schulnotenskala)?

Schon nach dieser kurzen Phase können Sie ziemlich objektiv sagen, ob sich die Lösung rechnet und wie sie skaliert werden kann.

Schritt 5: Skalieren, schulen, nachjustieren

Wenn der Pilot überzeugt:

• weitere Anwendungsfälle definieren
• kurze Schulungssessions im Team etablieren (z.B. 1× pro Monat „KI-Update“)
• Feedback-Schleifen einbauen: Was nervt? Was hilft? Was fehlt?

Damit wird KI nicht „das Projekt von damals“, sondern Teil der laufenden Kanzleientwicklung.

5. Wie sich der Digital Gap in den nächsten 2–3 Jahren auswirken wird

Der Trend ist klar: Der Abstand zwischen digital starken und schwachen Kanzleien und KMU wird größer, nicht kleiner.

Die Folgen sind absehbar:

• Mandantenwanderung: Geschäftskunden und digital affine Privatpersonen wechseln zu jenen Anbietern, die schnell, transparent und online-fähig sind.
• Fachkräftegewinnung: Junge Juristinnen und Juristen erwarten moderne Arbeitsumgebungen. Kanzleien ohne digitale Tools wirken unattraktiv.
• Margendruck: Standardleistungen geraten preislich unter Druck. Nur wer effizient arbeitet, kann hier noch Geld verdienen.

KI in der österreichischen Industrie und im Rechtsbereich ist längst kein Experiment mehr, sondern Infrastruktur. Wer heute investiert, verschafft sich einen Vorsprung, der sich nicht in ein paar Monaten aufholen lässt.

Fazit: Jetzt handeln – nicht warten, bis der Gap zur Kluft wird

Der „Digital Gap“ in Österreich verläuft mitten durch den Rechtsmarkt: auf der einen Seite Kanzleien, die KI und Legal Tech gezielt nutzen; auf der anderen Seite jene, die hoffen, dass der Spuk vorübergeht.

Gerade für österreichische KMU-Kanzleien ist das eine enorme Chance: Mit überschaubarem Budget und klaren Pilotprojekten lässt sich in wenigen Monaten ein sichtbarer Produktivitäts- und Qualitätsgewinn erzielen.

Wenn Sie Teil dieser Entwicklung sein wollen, gilt: Starten Sie klein, aber starten Sie jetzt. Wählen Sie einen klar begrenzten KI-Anwendungsfall, schaffen Sie ein einfaches Regelwerk, testen Sie im Alltag – und bauen Sie von dort aus Schritt für Schritt Ihren Vorsprung aus.