RIB FM App Inventory 6.0 macht Inventuren mobil, barcodebasiert und CAFM-integriert – und schafft damit die Datengrundlage für echte Baustelle-4.0- und KI-Szenarien.
Warum digitale Inventur jetzt Chefsache ist
20–30% der FM-Daten in deutschen Unternehmen sind veraltet oder unvollständig. Das klingt abstrakt – spürbar wird es, wenn plötzlich falsche Inventarwerte im Jahresabschluss stehen, Werkzeuge „verschwunden“ sind oder beim Audit niemand erklären kann, wo welche Anlage tatsächlich steht.
Genau hier setzt die neue RIB FM App Inventory 6.0 an. Sie verbindet mobile Inventur, Objektaufnahme und Standortprüfung mit einem CAFM-System, das bereits in vielen Organisationen etabliert ist. Und sie passt perfekt in das Bild der „Baustelle 4.0“: weniger Zettelwirtschaft, mehr vernetzte Daten, ein deutlich höherer Automatisierungsgrad.
In diesem Beitrag schauen wir uns an, was die neue Version konkret kann, wie sie sich in digitale FM- und Bauprozesse einfügt – und weshalb vor allem Projektleiter, FM-Leiter und Bauherren jetzt ernsthaft über mobile Inventur-Workflows nachdenken sollten.
Was die RIB FM App Inventory 6.0 praktisch ermöglicht
Die Kurzfassung: Die App macht aus einer Inventur mit Klemmbrett, Excel und Fotosammlung einen durchgängigen digitalen Prozess – von der Erfassung vor Ort bis zur Nutzung der Daten im CAFM.
Zentrale Funktionen der Version 6.0
Die neue Version bringt mehrere Funktionen, die im Alltag entscheidend sind:
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Vergabe und Nutzung von Barcodes für Bestandsobjekte
Jedes Objekt – vom Bürostuhl bis zur technischen Anlage – kann eindeutig per Barcode (oder QR-Code) identifiziert werden. Das reduziert Verwechslungen, vereinfacht Nachinventuren und beschleunigt jede Kontrolle vor Ort. -
Biometrische Authentifizierung
Zugang per Fingerabdruck oder Gesichtserkennung (je nach Endgerät) erhöht die Sicherheit, ohne Logins unnötig zu verkomplizieren. Gerade bei sensiblen FM-Daten ein klarer Pluspunkt. -
Anzeige und Bearbeitung von Objektbildern
Nutzer können vor Ort Fotos aufnehmen, vorhandene Bilder prüfen und aktualisieren – direkt am Objekt. So bleibt der visuelle Zustand dokumentiert, was bei Schäden, Umbauten oder Gewährleistungsthemen enorm hilft. -
Überarbeitetes Authentifizierungsverfahren für parallele App- und Web-Nutzung
Wer am Desktop mit der Web-Version von RIB FM arbeitet und parallel auf dem Tablet erfasst, profitiert von abgestimmten Sessions und weniger Login-Reibung. -
Optische Optimierungen und höhere Performance
Eine modernere Oberfläche, klarere Icons, bessere Lesbarkeit und spürbar schnellere Reaktionszeiten machen die App für den Alltag auf der Baustelle oder im Bestand brauchbar – auch für weniger technikaffine Nutzer.
Diese Funktionen wirken auf den ersten Blick unspektakulär, sind aber genau die Stellschrauben, an denen digitale Inventur-Projekte in der Praxis gewinnen oder scheitern.
Warum das für Baustelle 4.0 und KI-Projekte so wichtig ist
KI im Bauwesen braucht zuverlässige Daten. Ohne saubere Bestands- und Inventurdaten verpuffen viele KI-Anwendungsfälle – von vorausschauender Wartung (Predictive Maintenance) bis zur Optimierung von Flächennutzung und Materialströmen.
Saubere Daten: Voraussetzung für „smarte“ Entscheidungen
Wenn ein CAFM-System wie RIB FM mit aktuellen, strukturierten Inventurdaten aus der App versorgt wird, lassen sich weitere Baustelle-4.0-Szenarien aufsetzen:
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KI-gestützte Wartungsprognosen
Nur wenn jedes Objekt eindeutig identifiziert und mit Standort, Alter, Wartungshistorie und Zustand verknüpft ist, kann eine KI seriös berechnen, wann ein Ausfall wahrscheinlich wird. -
Bessere Ressourcenauslastung im Bau und Betrieb
Auswertungen zeigen, welche Geräte, Räume oder Fahrzeuge kaum genutzt werden. Darauf lassen sich Verlagerung, Vermietung oder Verkauf aufbauen. Eine Inventur-App liefert hierfür die soliden Grunddaten. -
Sicherheits- und Compliance-Themen
In FM-Audits (zum Beispiel nach ISO 41001 oder bei Brandschutzprüfungen) zählt belegbare Dokumentation. Eindeutige Objekterfassung mit Bildern, Barcode und Standortangabe reduziert Rückfragen und Diskussionen.
Kurz gesagt: Ohne digitale Inventur ist KI im Facility Management ein Luftschloss. Die RIB FM App Inventory 6.0 schließt genau diese Lücke – direkt in der Praxis, auf der Fläche, mit mobilen Geräten.
Praxisnah: So sieht ein typischer Workflow mit der App aus
Theorie ist nett – spannend wird es, wenn man den Alltag durchspielt. Nehmen wir ein Beispiel aus einem typischen deutschen Portfolio-Verantwortungsbereich: mehrere Büro- und Verwaltungsgebäude, teils Neubau, teils Bestand.
Schritt 1: Objekte aus RIB FM bereitstellen
Die FM-Abteilung definiert im CAFM-System, welche Objektgruppen inventarisiert oder überprüft werden sollen – etwa:
- Arbeitsplätze und Büromöbel
- IT-Equipment
- TGA-Anlagen (Lüftung, Heizung, Kälte)
- Sicherheitstechnik (Brandmelder, Löscheinrichtungen, Zutrittskontrolle)
Diese Objekte werden der App zugeordnet und für die mobilen Teams bereitgestellt.
Schritt 2: Mobile Inventur mit Barcode und Fotos
Die Teams gehen mit Smartphone oder Tablet durchs Gebäude:
- Barcode am Objekt scannen oder neu vergeben
- Standort prüfen bzw. korrigieren (Gebäude, Ebene, Raum)
- Zustand und weitere Attribute erfassen (z.B. „in Betrieb“, „defekt“, „zur Aussonderung“)
- Aktuelles Foto aufnehmen oder vorhandene Bilder aktualisieren
Alles wird direkt in die Datenstruktur von RIB FM geschrieben – keine Medienbrüche, keine nachträgliche Dateneingabe im Büro.
Schritt 3: Datenqualität sichern und auswerten
Im CAFM-System lassen sich anschließend:
- Dubletten erkennen und bereinigen
- Fehlende Pflichtfelder identifizieren
- Bestände nach Kostenstellen, Standorten oder Verantwortlichen auswerten
Auf dieser Basis können dann KI-Auswertungen, Dashboards oder Berichte für Geschäftsführung, Controlling oder Bauherren erstellt werden.
Sicherheit und Usability: Warum beides zusammengehört
Viele FM- und Bau-IT-Projekte scheitern nicht an der Technik, sondern an der Akzeptanz. Wenn die App kompliziert ist, Passwörter ständig ablaufen oder Logins mitten im Gebäude ohne Empfang scheitern, legen die Teams das Gerät einfach zur Seite.
Die Aussagen von RIB IMS zur hohen Usability sind daher mehr als Marketing. Sie adressieren reale Schmerzpunkte.
Biometrie als Türöffner
Die biometrische Authentifizierung löst ein klassisches Konfliktfeld:
- IT will starke Passwörter und kurze Session-Zeiten.
- Nutzer wollen möglichst selten etwas eintippen und „einfach loslegen“.
Mit Fingerabdruck oder Gesichtserkennung auf iOS- oder Android-Geräten lässt sich dieser Widerspruch aufheben:
- Sicherer Zugang zur App und zu FM-Daten
- Schnelles Entsperren bei wiederholten, kurzen Einsätzen über den Tag verteilt
Gerade bei häufig wechselnden Einsatzorten – von Technikzentrale zu Technikzentrale, von Ebene zu Ebene – ist das ein echter Produktivitätsgewinn.
Überarbeitetes Authentifizierungsverfahren
In vielen Unternehmen und öffentlichen Einrichtungen gelten strenge Vorgaben, etwa Single Sign-on, zentrale Benutzerverwaltung oder Mehr-Faktor-Authentifizierung.
Die überarbeitete Authentifizierung der App – inklusive paralleler Nutzung von mobiler App und Weboberfläche – passt besser in solche Enterprise-Umgebungen. Das macht Rollouts in größeren Organisationen unkomplizierter und senkt internen Abstimmungsaufwand mit IT-Sicherheitsteams.
Wo Facility Manager jetzt konkret ansetzen sollten
Wer seine CAFM- und KI-Strategie ernst nimmt, sollte die neue RIB FM App Inventory 6.0 nicht nur als Update sehen, sondern als Anlass, Inventurprozesse grundsätzlich zu modernisieren.
1. Status-Check: Wie läuft Inventur heute?
Ein kurzer, ehrlicher Blick auf den Ist-Zustand hilft:
- Werden noch Excel-Listen oder Papierformulare genutzt?
- Wie alt sind die letzten vollständigen Bestandsdaten?
- Wie viel Zeit vergeht von der Erfassung vor Ort bis zur Verfügbarkeit im System?
- Wie oft gibt es Konflikte mit Controlling oder Revision wegen widersprüchlicher Daten?
Je mehr Fragezeichen auftauchen, desto dringender ist der Umstieg auf einen durchgängigen digitalen Prozess.
2. Pilotprojekt mit klarer Zielgröße
Statt das gesamte Portfolio in einem Rutsch zu digitalisieren, hat sich ein Pilotprojekt bewährt, zum Beispiel:
- ein Gebäudekomplex oder ein Standort
- eine definierte Objektgruppe (z.B. nur TGA-Anlagen oder nur Arbeitsplätze)
Für den Piloten sollten Sie klare Ziele definieren, etwa:
- Zeitaufwand pro Objekt um 30% reduzieren
- Datenlücken im Bestand auf unter 5% drücken
- Nacharbeit im Büro fast vollständig vermeiden
Mit der mobilen App plus integriertem RIB FM lässt sich der Effekt erfahrungsgemäß gut messen.
3. Perspektivisch: KI-Szenarien vorbereiten
Sobald die Stammdaten verlässlich sind, öffnen sich weitere Schritte in Richtung KI in der deutschen Bauindustrie:
- Einsatz von Algorithmen zur Erkennung von Anomalien in Wartungszyklen
- intelligente Flächenanalysen für Umzugsszenarien oder New-Work-Konzepte
- automatisierte Priorisierung von Instandhaltungsmaßnahmen nach Risiko und Kosten
Die App Inventory 6.0 ist damit kein KI-Tool im engeren Sinn, aber ein entscheidender Baustein für jede ernsthafte KI-Roadmap im Facility Management und im Betrieb komplexer Bauprojekte.
Fazit: Digitale Inventur als Fundament für Baustelle 4.0
Wer im Rahmen der Serie „KI in der deutschen Bauindustrie: Baustelle 4.0“ nur an Drohnen, Robotik oder spektakuläre BIM-Visualisierungen denkt, übersieht einen entscheidenden Punkt: Ohne robuste, saubere Bestandsdaten funktionieren diese Szenarien nicht.
Die RIB FM App Inventory 6.0 adressiert genau diese Grundlage: eindeutige Objekterfassung per Barcode, direkte CAFM-Integration, sichere und komfortable Authentifizierung, nutzerfreundliche Oberfläche. Für Bauunternehmen, Betreiber, Kommunen und Dienstleister im Facility Management ist das ein sehr konkreter Hebel, um endlich von Insellösungen und Zettelsammlungen auf durchgängige digitale Prozesse umzusteigen.
Wer jetzt handelt, schafft nicht nur Ordnung im Inventar, sondern bereitet sein Unternehmen auf den nächsten Schritt vor: KI-gestützte Entscheidungen entlang des gesamten Gebäudelebenszyklus – von der Baustelle bis zum Betrieb.