Digitale Inventuren mit der RIB FM App Inventory 6.0 schaffen die Datengrundlage für KI, smartes Facility Management und Baustelle 4.0 – praxisnah erklärt.
Warum digitale Inventuren 2026 Chefsache sind
Die meisten Bau- und FM-Unternehmen wissen ziemlich genau, was auf der Baustelle passiert – aber oft erstaunlich wenig darüber, was im Bestand tatsächlich steht. Möbel, Technik, Flächen, Sonderausstattungen: Vieles steckt in Excel-Listen oder nur im Kopf einzelner Mitarbeitender. Das rächt sich spätestens dann, wenn Budgets geplant, Services ausgeschrieben oder KI-Lösungen gefüttert werden sollen.
Hier setzt die neue RIB FM App Inventory 6.0 an. Sie ist direkt in RIB FM integriert und bringt das Thema Inventur dahin, wo es hingehört: auf Smartphone und Tablet. Und sie schließt eine Lücke auf dem Weg zur Baustelle 4.0 und zum datengetriebenen Facility Management.
In diesem Artikel geht es darum, warum digitale Inventuren die Basis fĂĽr jede sinnvolle KI-Strategie im Bau- und FM-Bereich sind, welche Rolle die neue App-Version spielt und wie Sie so ein System pragmatisch in Ihrem Unternehmen einfĂĽhren.
Digitale Inventur als Fundament fĂĽr KI im Bau und FM
Wer KI in der Bau- und Immobilienwirtschaft ernsthaft nutzen will, braucht vor allem eines: saubere, aktuelle Bestandsdaten. Und genau hier hakt es bei vielen Unternehmen.
Warum klassische Inventuren zu kurz greifen
Papierlisten, Excel, unstrukturierte Fotos – so laufen Inventuren in vielen Verwaltungen und FM-Abteilungen noch immer. Die Folgen:
- MedienbrĂĽche zwischen Baustelle, Objekt, Zentrale und Controlling
- hoher manueller Aufwand bei der Datenpflege
- unklare oder doppelte Bestände
- fehlende Transparenz über Standorte und Zustände
Für KI-gestützte Auswertungen – etwa zur optimalen Flächennutzung, zum Instandhaltungsbedarf oder zur Material- und Ressourcenplanung – sind diese Daten schlicht unbrauchbar.
Wie digitale Inventuren den Unterschied machen
Eine App-gestützte Inventur wie mit der RIB FM App Inventory 6.0 schafft eine durchgängige, strukturierte Datengrundlage:
- Objekte werden eindeutig identifiziert (z.B. per Barcode)
- alle Daten landen direkt im CAFM-System RIB FM
- Fotos, Standorte, Zustände und Attribute sind verknüpft
- Ă„nderungen im Objekt werden sofort fĂĽr alle sichtbar
Das Ergebnis ist nicht nur eine „schönere Inventarliste“, sondern eine Datenbasis, auf der KI-Anwendungen erstmals sinnvoll rechnen können – von Prognosen zum Sanierungsbedarf bis hin zum automatisierten Flächen-Reporting.
Was die RIB FM App Inventory 6.0 konkret kann
Die neue Version 6.0 der vollständig in RIB FM integrierten App ist keine kosmetische Aktualisierung, sondern adressiert genau die Punkte, an denen Projekte bisher stockten: Benutzerfreundlichkeit, Sicherheit und Geschwindigkeit.
Zentrale Funktionen im Ăśberblick
Die wichtigsten Neuerungen der Version 6.0 sind:
-
Vergabe von Barcodes fĂĽr Bestandsobjekte
Jedes Objekt kann eindeutig per Barcode gekennzeichnet und später wiedererkannt werden – ideal für große Liegenschaften, Kliniken, Hochschulen oder Unternehmenscampusse. -
Biometrische Authentifizierung
Login per Fingerabdruck oder Face-ID sorgt fĂĽr mehr Sicherheit bei minimalem Mehraufwand fĂĽr die Mitarbeitenden. -
Anzeige und Bearbeitung von Objektbildern
Fotos können direkt am Objekt aufgenommen, angezeigt und aktualisiert werden – wichtig für Zustandsbewertungen und Dokumentation. -
Ăśberarbeitetes Authentifizierungsverfahren
Die parallele Nutzung von App und Web-Version wird sauber abgebildet, Sessions werden sicherer und stabiler. -
Optische Optimierungen
Überarbeitete Oberfläche für bessere Bedienbarkeit, schnell erfassbare Buttons und klare Navigation. -
Erhöhte Performance
Kürzere Ladezeiten und flüssigeres Arbeiten – entscheidend, wenn Teams hunderte oder tausende Objekte erfassen.
Warum Usability ĂĽber den Projekterfolg entscheidet
Lars Hilsmann, Prokurist der RIB IMS GmbH, bringt es auf den Punkt:
„Eine hohe Usability, die es Anwenderinnen und Anwendern ermöglicht, unmittelbar mit den Inventuraufgaben zu starten, ohne umfangreiche Schulungen absolvieren zu müssen, ist für uns zentral – denn genau das entscheidet in der Praxis.“
Das klingt banal, ist aber in vielen Projekten der Knackpunkt. Wenn die App auf der Baustelle oder bei der Objektbegehung zu kompliziert ist, passiert Folgendes:
- Daten werden gar nicht oder nur halbherzig erfasst
- Mitarbeitende weichen auf „eigene Lösungen“ aus (Notizen, Fotos ohne Bezug)
- die Datenqualität bleibt hinter den Erwartungen zurück
Eine intuitive Bedienung ist deshalb kein „Nice-to-have“, sondern Voraussetzung, damit Digitalisierung und später KI im Alltag überhaupt ankommen.
Praxisbeispiel: Wie eine smarte Inventur die Kosten senkt
Theorie ist gut, Zahlen sind besser. Nehmen wir ein vereinfachtes, aber realistisches Szenario aus einem deutschen FM-Unternehmen.
Ausgangslage
- 40 Gebäude, verteilt auf mehrere Standorte
- ca. 25.000 inventarisierungspflichtige Objekte (Mobiliar, technische Anlagen, IT, Spezialausstattung)
- Inventur bislang alle 3 Jahre, weitgehend papier- und Excel-basiert
- durchschnittlich 20 Minuten Erfassungsaufwand pro Objekt ĂĽber den gesamten Prozess (Begehung, Notiz, Ăśbertrag, Nachfragen)
Das ergibt rund 8.300 Stunden reinen Inventuraufwand pro Turnus.
Umstellung auf digitale Inventur mit App
Mit einer App wie RIB FM Inventory 6.0 reduziert sich der Aufwand erfahrungsgemäß deutlich:
- Erfassung direkt am Objekt per Barcode und vordefinierten Attributen
- automatische Ăśbernahme ins CAFM-System
- Fotodokumentation ohne Medienbruch
Realistisch ist eine Reduktion des Aufwands pro Objekt auf etwa 8–10 Minuten. Unterstellen wir 9 Minuten, ergibt das:
- 25.000 Objekte x 9 Minuten = 3.750 Stunden
Allein durch die digitale Prozesskette entsteht also eine Ersparnis von rund 4.500 Arbeitsstunden pro Inventurturnus. Bei angesetzten 50 € interner Vollkostenstundensatz sind das ca. 225.000 € – ohne eingerechnet, dass die Datenqualität steigt und Folgeprozesse (Instandhaltung, Budgetplanung, Flächenmanagement) präziser werden.
Genau hier schließt sich der Kreis zur KI in der deutschen Bauindustrie: Je besser und strukturierter die Bestandsdaten, desto genauer können Algorithmen etwa prognostizieren,
- wann welche Anlage wahrscheinlich ausfällt,
- wo Flächen ineffizient genutzt sind,
- welche Gewerke bei Sanierungen zusammengelegt werden können.
Sicherheit und Compliance: Warum Authentifizierung kein Randthema ist
Wer auf mobilen Geräten sensible Gebäudedaten, Flächeninformationen oder Fotos von sicherheitsrelevanten Bereichen mit sich herumträgt, muss das Thema IT-Sicherheit ernst nehmen.
Biometrische Authentifizierung als pragmatische Lösung
Die neue biometrische Authentifizierung in der RIB FM App Inventory 6.0 löst ein typisches Spannungsfeld:
- IT-Abteilung fordert starke, komplexe Passwörter und kurze Session-Zeiten
- Praxis auf der Baustelle braucht schnellen Zugriff und möglichst wenig Hürden
Biometrie (Fingerabdruck, Gesichtserkennung) sorgt dafĂĽr, dass
- nur berechtigte Personen auf die Daten zugreifen,
- Logins auch mit Handschuhen, drauĂźen oder im hektischen Alltag praktikabel bleiben,
- Compliance-Anforderungen – etwa im Rahmen von Informationssicherheits-Managementsystemen – besser erfüllbar sind.
Parallele Nutzung von Web und App im CAFM-Prozess
Das überarbeitete Authentifizierungsverfahren für die parallele Nutzung von App und Web-Version ist für durchgängige CAFM-Prozesse entscheidend:
- Objekt wird vor Ort in der App erfasst oder angepasst
- Sachbearbeitung oder Leitung sieht die Ă„nderungen unmittelbar im Web-Client
- Freigaben, Auswertungen und Prozessketten (z.B. Ticket-Eröffnung, Budgetanpassung) können sofort anstoßen
So entsteht ein geschlossener Datenkreislauf, der nicht nur die IT zufriedenstellt, sondern vor allem die Zusammenarbeit zwischen Bauleitung, FM, Controlling und externen Dienstleistern verbessert.
Erfolgreich einfĂĽhren: So starten Bau- und FM-Unternehmen mit der App
Technik ist die eine Seite, Umsetzung die andere. Aus Projekterfahrung heraus funktioniert der Einstieg in digitale Inventuren mit Lösungen wie RIB FM App Inventory 6.0 besonders gut, wenn einige Grundregeln beachtet werden.
1. Klein anfangen, aber konsequent
- Mit einem Pilotstandort oder einem klar abgegrenzten Gebäudepaket starten
- Ein gemischtes Team aus Praxis (Hausmeister, Objektleitung), IT und Controlling bilden
- Prozesse dokumentieren und früh klären, welche Datenattribute wirklich benötigt werden
2. Barcode-Strategie durchdacht aufsetzen
Die neue Barcode-Funktion ist nur dann ein Vorteil, wenn das Konzept sauber ist:
- Welche Objekte bekommen zwingend einen Barcode, welche nicht?
- Wie wird mit getauschten oder verschobenen Objekten umgegangen?
- Wer ist fĂĽr Nachkennzeichnung verantwortlich?
Eine klare Regelung verhindert Wildwuchs und sorgt dafür, dass die Daten auch in 3–5 Jahren noch nutzbar sind.
3. Schulung pragmatisch halten
Die App ist bewusst so ausgelegt, dass keine umfangreichen Schulungen nötig sind. Trotzdem hilft es, kurze, praxisnahe Formate anzubieten:
- 60–90 Minuten Einweisung direkt im Objekt
- 1–2 Beispiel-Rundgänge mit realen Objekten
- eine kompakte „Checkliste Inventur“ als PDF oder Ausdruck
Ziel: Alle Beteiligten sollen am nächsten Tag ohne Nachfragen mit der Inventur starten können.
4. KI-Perspektive von Anfang an mitdenken
Wer heute nur „Inventur“ denkt, verschenkt Potenzial. Besser ist es, sich gleich zu fragen:
- Welche Daten braucht unsere zukĂĽnftige KI-gestĂĽtzte Instandhaltungsplanung?
- Welche Attribute helfen beim Flächen- und Arbeitsplatz-Management?
- Wo können wir später mithilfe von KI Szenarien rechnen (z.B. Umbauvarianten, Sanierungszyklen)?
So wird die Inventur nicht als lästige Pflichtübung wahrgenommen, sondern als strategisches Datenprojekt für Baustelle 4.0.
Fazit: Ohne smarte Inventur keine Baustelle 4.0
Viele reden über BIM, KI und smarte Gebäude. In der Praxis scheitert es dann daran, dass niemand genau weiß, was heute überhaupt im Bestand steht. Die neue RIB FM App Inventory 6.0 ist ein Baustein, um diese Lücke zu schließen – mit klarer Ausrichtung auf Usability, Sicherheit und durchgängige CAFM-Prozesse.
FĂĽr Bau- und FM-Unternehmen, die den Schritt zur KI in der deutschen Bauindustrie ernst meinen, lautet die einfache Wahrheit:
Erst Inventur, dann Intelligenz.
Wer jetzt beginnt, seine Bestandsdaten digital, strukturiert und mobil zu erfassen, verschafft sich 2026 einen klaren Vorsprung – bei Kosten, Transparenz und der Fähigkeit, KI wirklich produktiv zu nutzen.
Der nächste sinnvolle Schritt? Prüfen, welche Liegenschaften sich für einen schnellen Pilot eignen – und dann mit einem kleinen, motivierten Team die erste digitale Inventur mit RIB FM App Inventory durchziehen. Die Erfahrung zeigt: Nach dem ersten Projekt will niemand mehr zu Excel und Papier zurück.