80 % der Projektdaten im Bau bleiben ungenutzt. Wie KI-gestütztes Projektdatenmanagement aus Dark Data einen echten Wettbewerbsvorteil macht – praxisnah erklärt.
KI-gestĂĽtztes Projektdatenmanagement: Vom Datenfriedhof zum Wettbewerbsvorteil
80 % der Projektdaten in der Bau- und Immobilienbranche werden nie wieder genutzt. Sie liegen in Planarchiven, E-Mail-Postfächern, Projekträumen und Fileservern – kosten Geld, aber liefern keinen Mehrwert. Genau hier entscheidet sich, welche Bauunternehmen 2026 vorne mitspielen und wer weiter mit Excel-Listen hinterherläuft.
Die neue Technologiepartnerschaft zwischen ALLPLAN und dem KI-Start-up elevait ist ein gutes Beispiel dafür, wie KI in der Bauindustrie konkret aussehen kann – jenseits von Marketingfolien. Sie zeigt sehr deutlich, wie aus „Dark Data“ verwertbares Wissen wird und wie sich das direkt auf Termine, Kosten und Qualität auf der Baustelle auswirkt.
In dieser Ausgabe der Reihe „KI in der deutschen Bauindustrie: Baustelle 4.0“ schauen wir uns an:
- warum Projektdaten heute zum größten ungenutzten Vermögenswert vieler Bauunternehmen gehören,
- wie KI-gestĂĽtztes Projektdatenmanagement funktioniert,
- was die Kooperation ALLPLAN x elevait praktisch bedeutet – gerade auch für Bauunternehmen im DACH-Raum,
- und welche ersten Schritte Sie jetzt setzen sollten, wenn Sie Ihre „digitale Baustelle“ ernst meinen.
1. Dark Data im Bau: Das unterschätzte Produktivitätsproblem
Der Kern des Problems ist klar: Die Baupraxis erzeugt riesige Datenmengen, nutzt aber nur einen Bruchteil davon.
Typische Quellen in Bau- und Infrastrukturprojekten:
- Modelle und Pläne (2D/3D/BIM)
- Verträge, Nachträge, Nachtragsprüfungen
- Angebote, LV, Kalkulationsstände
- Lieferscheine, Rechnungen, AufmaĂźe
- Protokolle, Mängelberichte, Fotodokumentation
Schätzungen wie die von ALLPLAN und elevait liegen bei rund 80 % Dark Data – also Daten, die zwar gespeichert, aber faktisch nie ausgewertet werden. Die Folgen spüren alle, die mit Projekten zu tun haben:
- Zeitverlust: Stundenlanges Suchen nach „dem einen Planstand von vor zwei Jahren“.
- Fehlerquellen: Arbeiten mit veralteten Plänen oder falschen Vertragstexten.
- Kostenrisiken: Nachträge schlecht begründet, weil Belege schwer auffindbar sind.
- Wissensverlust: Erfahrung aus alten Projekten verschwindet, wenn Mitarbeitende das Unternehmen verlassen.
Gerade im Kontext von Baustelle 4.0 ist das ein Widerspruch: Auf der Baustelle werden DrohnenflĂĽge, Laserscans und mobile Apps eingesetzt, im BĂĽro werden dann aber PDF-Ordner durchsucht wie vor 15 Jahren.
Die Realität: Viele Unternehmen sind nicht an fehlender Digitalisierung gescheitert, sondern an der fehlenden Nutzbarkeit ihrer Daten.
2. Wie KI Projektdaten nutzbar macht
Der Schlüssel liegt nicht darin, „noch mehr Daten zu erzeugen“, sondern vorhandene Daten endlich vernünftig zu erschließen. Genau hier setzt ein KI-gestütztes Projektdatenmanagement an.
Intelligente Suche statt Dateichaos
Das Herzstück von Lösungen wie der von elevait ist eine unternehmensweite, KI-basierte Suche über alle relevanten Projektdaten hinweg:
- Die KI liest Pläne, Verträge, Rechnungen, Protokolle und E-Mails inhaltlich.
- Dokumente werden automatisch klassifiziert (z.B. „Bauvertrag“, „Nachtrag“, „Bewehrungsplan“, „Lieferschein“).
- Metadaten wie Projekt, Gewerk, Bauherr, Zeitraum oder Versionen werden erkannt und zugeordnet.
Statt über kryptische Dateinamen und verschachtelte Ordner zu gehen, können Projektbeteiligte dann mit natürlichen Begriffen suchen:
„Alle Nachträge GU-Projekt XY zur TGA, eingereicht Q3 2023“
oder
„Bewehrungspläne Tiefgarage, letzte freigegebene Version“
Das spart nicht nur Zeit, sondern reduziert auch das Risiko, mit falschen oder alten Daten zu arbeiten.
Prozessautomatisierung für Routinetätigkeiten
Neben der Suche ĂĽbernimmt KI auch wiederkehrende Aufgaben im Projektdatenmanagement, zum Beispiel:
- automatisches Auslesen von Rechnungs- und Lieferscheindaten
- Zuordnung zu Projekten, Gewerken, Kostenstellen
- Vorschläge für Prüf- und Freigabe-Workflows
- Erkennen von fehlenden Unterlagen im Prozess (z.B. fehlende Leistungsnachweise)
Die Aussage aus der Kooperation ALLPLAN x elevait trifft den Punkt: Repetitive Tätigkeiten werden reduziert, die Qualität der Prozesse steigt. Genau das ist ein wesentlicher Baustein für eine produktive Baustelle 4.0.
3. Die Rolle von ALLPLAN x elevait in der digitalen Baustelle
Was macht die Partnerschaft zwischen ALLPLAN und elevait fĂĽr Bauunternehmen so interessant? Sie verbindet BIM-Kompetenz mit KI-Expertise im Projektdatenmanagement.
BIM-Daten + Projektdokumente = vollständiges Bild
ALLPLAN steht fĂĽr BIM-gestĂĽtzte Planung im Hoch- und Infrastrukturbau. Dort entstehen:
- Modelle, Pläne und Auswertungen
- Mengen- und Kostendaten
- Koordinations- und Kollisionsberichte
Mit der Integration von KI-Lösungen wie denen von elevait entsteht die Chance, diese strukturierten BIM-Daten mit eher unstrukturierten Dokumenten zu verknüpfen:
- Modellstand und Vertragsstand werden gemeinsam durchsuchbar.
- Ă„nderungsdokumentationen lassen sich mit Planversionen verbinden.
- Lessons Learned können projektübergreifend sichtbar gemacht werden.
FĂĽr Bauleiter:innen, Projektsteuerer und Bauherren entsteht damit ein deutlich klareres Bild ĂĽber:
- Wo stehen wir im Projekt wirklich?
- Welche Risiken sind vertraglich und technisch noch offen?
- Welche Erfahrungen aus frĂĽheren Projekten helfen uns konkret?
Ein Beispiel aus der Praxis
Nehmen wir ein typisches Szenario aus der deutschen Baupraxis:
Ein Generalunternehmer arbeitet an einem großen Wohnbauprojekt. Im Laufe der Ausführung gibt es mehrere Planänderungen an der Fassade. Monate später steht eine Diskussion über Mehrkosten im Raum.
Ohne KI-gestĂĽtztes Projektdatenmanagement bedeutet das:
- Manuelle Suche nach alten E-Mails, Protokollen, Planständen
- Unklarheit, welche Version wann freigegeben wurde
- MĂĽhseliges Zusammensuchen von Belegen fĂĽr den Bauherrn
Mit einer Plattform, wie sie durch ALLPLAN x elevait ermöglicht wird:
- Die KI findet alle relevanten Dokumente zum Bauteil „Fassade“ und der betroffenen Achse.
- Es ist transparent, welche Planversion zu welchem Datum freigegeben wurde.
- Nachträge lassen sich eindeutig den zugrundeliegenden Änderungen zuordnen.
Das Ergebnis: schnellere Klärung, bessere Argumentationsbasis, weniger Streit – und damit ganz konkret: gesparte Zeit, geringere Rechtskosten, planbarere Cashflows.
4. Nutzen fĂĽr Bauherren, Planer und Bauunternehmen
KI-gestütztes Projektdatenmanagement ist kein „Nice to have“, sondern ein Hebel für harte Kennzahlen. Die Mehrwerte unterscheiden sich je nach Rolle.
FĂĽr Bauunternehmen und Generalunternehmer
- Produktivitätsgewinn: Weniger Suchzeiten, schnellere Dokumentation.
- Risikominimierung: Klarere Nachweisführung bei Nachträgen und Mängeln.
- Transparenz: Bessere Übersicht über Projektstände und offene Punkte.
FĂĽr PlanungsbĂĽros und Ingenieure
- Wissensmanagement: Zugriff auf Details früherer Projekte (z.B. statische Sonderlösungen, Detailausbildungen).
- Qualitätssicherung: Schnellere Kontrolle, ob aktuelle Planung auf richtigen Vorgaben basiert.
- Effizientere Zusammenarbeit: Klare, zentral auffindbare Informationsbasis fĂĽr alle Beteiligten.
Für öffentliche Auftraggeber und Projektentwickler
- Langfristige Nutzbarkeit der Daten: Wichtige bei Bestandsmanagement und Folgeprojekten.
- Nachvollziehbarkeit: Wer hat was wann beschlossen und warum?
- Vergleichbarkeit: Auswertungen ĂĽber mehrere Projekte hinweg (Kosten, Termine, Nachtragsquoten).
Wer die Vision „Baustelle 4.0“ ernst nimmt, kommt an diesem Thema nicht mehr vorbei. Ohne strukturiertes, KI-gestütztes Projektdatenmanagement bleibt viel Potenzial in BIM- und Digitalisierungsinitiativen ungenutzt.
5. So starten Sie mit KI im Projektdatenmanagement
Der Einstieg muss nicht gleich ein Mega-Projekt sein. Viel wichtiger ist ein klarer, pragmatischer Fahrplan.
Schritt 1: Datenlandkarte erstellen
- Wo liegen heute Ihre relevanten Projektdaten? (Server, DMS, Cloud, E-Mail)
- Wer arbeitet wie damit? (Planer, Bauleiter:innen, Einkauf, Controlling)
- Wo entstehen heute die größten Such- und Abstimmungsverluste?
Eine grobe, aber ehrliche Bestandsaufnahme reicht oft, um die ersten Hebel zu erkennen.
Schritt 2: Use Cases priorisieren
Typische schnelle Einstiegsfälle in der Baupraxis sind z.B.:
- Rechnungs- und Lieferscheinverarbeitung
- Nachtragsmanagement
- Plan- und Dokumentenrecherche ĂĽber mehrere Projekte
Wählen Sie 1–2 Bereiche, in denen Sie innerhalb von 3–6 Monaten sichtbare Effekte erzielen können. Das schafft Akzeptanz im Unternehmen und gibt Orientierung für weitere Schritte.
Schritt 3: Integration mit bestehenden BIM- und Projektsystemen
Gerade fĂĽr ALLPLAN-Anwender:innen lohnt es sich zu prĂĽfen:
- Wie lassen sich Plan- und Modelldaten mit Dokumenten und Vorgängen verknüpfen?
- Welche Schnittstellen zu vorhandenen Projektplattformen und ERP-Systemen gibt es?
Zielbild: Nutzer:innen merken möglichst wenig von „IT-Komplexität“ – sie arbeiten in ihrer gewohnten Umgebung und profitieren im Hintergrund von KI.
Schritt 4: Governance, Rechte und Datenschutz klären
Gerade in Deutschland ist das Thema Datenschutz und Datensouveränität zentral:
- Wer darf welche Dokumente sehen?
- Welche Projekte und Daten werden fĂĽr KI-Prozesse verwendet?
- Wie werden sensible Daten (z.B. personenbezogene Informationen) behandelt?
Ein sauber definiertes Berechtigungskonzept ist Voraussetzung, damit KI-Lösungen zuverlässig und rechtssicher eingesetzt werden können.
6. Warum jetzt der richtige Zeitpunkt ist
Die Partnerschaft ALLPLAN x elevait zeigt sehr deutlich, wohin die Reise in der deutschsprachigen Bauindustrie geht:
BIM, KI und digitales Projektdatenmanagement wachsen zusammen – zu einer durchgängigen digitalen Wertschöpfungskette vom Entwurf bis zum Betrieb.
Für Unternehmen, die heute mit klaren Use Cases starten, ergeben sich in den nächsten Jahren handfeste Vorteile:
- Sie planen und steuern Projekte mit höherer Datenqualität.
- Sie nutzen Erfahrungswissen projektĂĽbergreifend, statt es in Ordnern zu verlieren.
- Sie sind attraktiver für Fachkräfte, die moderne Arbeitsweisen erwarten.
Wer hingegen abwartet, riskiert, dass BIM-Modelle, Projekträume und Dokumentenmanagement weiter isolierte Silos bleiben. Dann wird viel Geld in „Digitalisierung“ gesteckt, ohne dass sich die Produktivität auf der Baustelle spürbar verbessert.
Die gute Nachricht: Der Einstieg ist überschaubar – der Nutzen ist skalierbar. Wer heute seine Projektdaten vom „Datenfriedhof“ zur Wissensquelle entwickelt, legt die Basis für echte Baustelle 4.0.
Lust auf den nächsten Schritt?
Wenn Sie gerade prĂĽfen, wie KI in Ihrem Unternehmen konkret Mehrwert stiften kann, starten Sie mit einer einfachen Frage:
„Wo verlieren wir heute im Projektalltag am meisten Zeit mit Suchen, Nacharbeiten und Doppelarbeit?“
Genau dort setzt KI-gestütztes Projektdatenmanagement an – und die Kooperationen wie ALLPLAN x elevait liefern dafür inzwischen sehr konkrete Bausteine.