Österreichische Hotels zahlen hohe OTA-Provisionen. Mit KI, Segmentierung und smarter Kommunikation lassen sich in wenigen Monaten deutlich mehr Direktbuchungen erzielen.
Warum österreichische Hotels jetzt konsequent auf Direktbuchungen setzen müssen
30–40 % OTA-Provision sind im Alpenraum längst keine Ausnahme mehr. Für viele Häuser in Österreich bedeutet das: Ein voller Winter oder ein starker Sommer bringen zwar Auslastung – aber deutlich weniger Gewinn, als eigentlich möglich wäre.
Dabei passt das Timing im Dezember 2025 perfekt: Der Druck der Online-Reisebüros ist hoch, gleichzeitig stehen Hotels heute mächtige Werkzeuge zur Verfügung, die vor ein paar Jahren nur großen Ketten vorbehalten waren – vor allem KI-gestützte CRM- und Marketingplattformen. Genau hier entsteht der nächste Wettbewerbsvorteil im österreichischen Tourismus.
In dieser Ausgabe der Reihe „KI im österreichischen Tourismus: Gästeerleben der Zukunft" geht es darum, wie Hotels mit Daten, Personalisierung und Künstlicher Intelligenz in wenigen Monaten messbar mehr Direktbuchungen gewinnen – und was Sie aus drei internationalen Best Practices für Ihr Haus in Wien, Tirol, Salzburg oder an einem See im Salzkammergut ableiten können.
Kernprinzip: Weg von der OTA-Abhängigkeit, hin zur datengetriebenen Gästebeziehung
Der Hebel ist klar: Wer die Gästedaten besitzt und klug nutzt, gewinnt. OTA-Buchungen bringen kurzfristig Sichtbarkeit, aber kaum Beziehung. Direktbuchungen bringen:
- höhere Marge pro Nacht
- bessere Möglichkeiten für Upselling (z.B. Halbpension, Spa, Skipass, Late-Check-out)
- ein klares Bild über Gästetypen und Lifetime Value
- die Basis für echte Personalisierung mit KI
Die drei im Ursprungstext beschriebenen Hotels zeigen sehr deutlich:
Wenn ein Hotel personalisierte, segmentierte Kommunikation aufbaut, verschiebt sich der Buchungs-Mix in wenigen Monaten spürbar in Richtung Direktkanal – ohne Rabattschlacht.
Für österreichische Betriebe heißt das: Nicht noch eine Last-Minute-Aktion auf einer OTA, sondern eine smarte Direktbuchungs-Strategie, unterstützt von KI.
Fallbeispiele kurz erklärt – und was davon für Österreich relevant ist
1. Segmentierung statt Gießkanne: InterContinental Hayman Island
Das Resort war stark von OTAs abhängig und hat den Fokus konsequent auf Segmentierung gelegt:
- gezielte Kampagnen für Paare, Familien, Naturreisende
- Inhalte, die wirklich zur Reiseart passen
- Ergebnis: 62 % Öffnungsrate, 7,2 % Klickrate, über 220 direkt gebuchte Nächte durch eine einzige Kampagne
Übertrag auf Österreich:
Ein Wellnesshotel im Mühlviertel oder ein Familienbetrieb in Kärnten kann exakt dasselbe Prinzip anwenden:
- Winterfamilien: Paket mit Skipass, Verleih, Kinderbetreuung
- Paar-Wellnessgäste: Romantik-Upgrade, Private Spa, Late-Check-out
- Stammgäste aus Wien: Kurztrip-Wochenenden, flexible Stornobedingungen
Eine KI-gestützte Plattform kann hier automatisch Gäste-Cluster erkennen, Texte personalisieren und Versandzeitpunkte optimieren – Sie müssen nicht mehr jede Kampagne manuell bauen.
2. CRM & Automatisierung: Crown & Champa Resorts
Die Resorts haben ein modernes CRM eingeführt, das Gäste nach Resort, Interessen, Aufenthaltsdauer und Ausgaben segmentiert. Mit automatisierten Workflows wurden über 10 Monate hinweg:
- über 3 Mio. US-Dollar Direkterlös generiert
- durchschnittlich 35 % Öffnungsrate erreicht
- rund 19.000 US-Dollar Umsatz pro Kampagne erzielt
Der entscheidende Punkt: Regelmäßige, geplante Kommunikation anstatt sporadischer Newsletter.
Was das für österreichische Hotels bedeutet:
Mit einem KI-fähigen CRM können Sie:
- automatisch Pre-Arrival-Mails verschicken (Anreiseinfos, Upsells wie Skipass, Radverleih, Skikurs)
- Post-Stay-Kampagnen aktivieren (Bewertungen, Wiederbuchungsangebote, Empfehlungen)
- Cross-Selling zwischen Betrieben einer Gruppe (z.B. Stadthotel in Wien & Ferienhotel in Tirol) ausspielen
Die KI analysiert, welche Angebote bei welchem Segment am besten funktionieren, passt Betreffzeilen und Sendezeiten an und lernt mit jeder Kampagne dazu.
3. Unabhängiges Hotel mit klarer Strategie: Hotel König Albert
Ein einzelnes Hotel schafft es, durch kluge Segmentierung und ein besseres Toolset in einem Jahr über 400.000 € Direktumsatz zu generieren. Basis dafür:
- Ausbau der Datenbank von 20.000 auf 34.000 Kontakte
- gezielte Kampagnen an Spa-Gäste, Familien, regionale Gäste, ehemalige OTA-Bucher
- klare Messung von Öffnungen, Klicks und Buchungen
Für österreichische Privat- und Familienhotels ist das die wichtigste Botschaft:
Man muss kein Konzern sein, um mit KI, Daten und gutem E-Mail-Marketing hunderte Tausend Euro zusätzlicher Direktumsätze zu erzielen.
Gerade kleinere Häuser profitieren, weil jede gesparte Provision direkt in die Liquidität fließt.
Wie KI konkret hilft, OTA-Buchungen in Direktbuchungen zu verwandeln
Künstliche Intelligenz ist in diesem Kontext kein Buzzword, sondern ein ganz praktisches Werkzeug, das repetitive Aufgaben übernimmt und Muster erkennt, die ein Team an der Rezeption nie in dieser Tiefe auswerten könnte.
1. Intelligente Segmentierung auf Knopfdruck
KI-gestützte Systeme analysieren automatisch:
- Herkunftsmarkt
- Aufenthaltsdauer und Reisezeitraum
- Ausgaben für Zusatzleistungen (Spa, Restaurant, Skipass)
- Buchungskanal (OTA, Direkt, Reisebüro)
Daraus entstehen dynamische Segmente, etwa:
- „Preisbewusste Wochenendgäste aus Österreich mit hoher Spa-Affinität“
- „Deutsche Stammgäste mit mindestens drei Aufenthalten im Winter“
- „Ehemalige OTA-Bucher, die noch nie direkt gebucht haben“
Mit solchen Segmenten können Sie extrem präzise Kampagnen bauen – und vermeiden gleichzeitig, die Datenbank zu überfluten.
2. Personalisierte Inhalte statt Standardnewsletter
KI kann Textvorschläge generieren, Betreffzeilen testen und Inhalte je nach Segment variieren:
- Für Familien: Fokus auf Kinderbetreuung, Familienzimmer, Skipass-Familienpakete
- Für Paare: Ruhe, Spa, Kulinarik, Adults-Only-Zeiten im Wellnessbereich
- Für aktive Gäste: Wander- oder Bike-Tipps, geführte Touren, Sport-Events
Das Ergebnis sind Mails, die sich weniger nach Werbung und mehr nach maßgeschneiderter Empfehlung anfühlen – genau das, was Gäste heute erwarten.
3. Automatisierte Journeys entlang der gesamten Guest Journey
Statt einzelner Newsletter setzen erfolgreiche Hotels heute auf automatisierte Kampagnenserien:
- Buchungsbestätigung – Hinweis auf Vorteile des Direktbuchers (Zimmerwahl, flexible Storno, Rabatt auf Spa o.Ä.)
- Pre-Arrival (7–14 Tage vor Ankunft) – Upsell-Angebote, Anreiseinfos, digitale Gästemappe
- On-Property (während des Aufenthalts) – per E-Mail oder Messenger: Tischreservierung, Spa-Slots, Aktivitäten
- Post-Stay (2–5 Tage nach Abreise) – Bewertungsanfrage, Dank, dezente Empfehlung zur nächsten Saison
- Reaktivierung (nach 6–12 Monaten) – personalisiertes Angebot für Wiederkehrer, optimal getimt
KI hilft, die besten Zeitpunkte zu finden, die richtige Frequenz zu steuern und Gäste nicht zu überfordern.
Schritt-für-Schritt-Plan für österreichische Hotels
Wer nicht weiß, wo anfangen: Der Weg zu mehr Direktbuchungen ist kein Mammutprojekt, wenn er strukturiert angegangen wird.
Schritt 1: Datenbasis schaffen
- Alle Gästedaten aus PMS, E-Mail-Tool und ggf. Channel Manager in einer Plattform bündeln.
- Sauber zwischen OTA-Gästen und Direktbuchern unterscheiden.
- Pflichtfelder definieren: E-Mail, Herkunftsland, Reisezweck (wenn möglich), Buchungskanal.
Schritt 2: OTA-Gäste gezielt „zurückholen“
Beginnen Sie mit dem Segment, das das größte Potenzial hat: ehemalige OTA-Bucher.
Mögliche Maßnahmen:
- Dankesmail nach dem ersten Aufenthalt mit einem klaren Argument für Direktbuchung beim nächsten Mal (z.B. besseres Zimmer, kleines Willkommensgeschenk, flexiblere Storno).
- Saisonübergreifende Kampagnen: Gäste, die im Winter über OTA kamen, erhalten im Herbst ein Direktangebot für den kommenden Winter – bevor OTAs aggressiv Werbung schalten.
Entscheidend ist, nicht nur über Preis zu gehen, sondern über Erlebnis, Sicherheit und Service.
Schritt 3: Drei Kernsegmente definieren und bespielen
Statt 20 Zielgruppen lieber mit drei gut durchdachten Segmenten starten, zum Beispiel:
- Stammgäste (mind. 2 Aufenthalte)
- Familien im Winter
- Spa-Interessierte Wochenendgäste
Jedes Segment erhält:
- 1–2 klare, passende Pakete
- eine tonlich passende Ansprache
- 2–4 Kampagnen pro Jahr, verstärkt zu buchungsstarken Zeitfenstern
Schritt 4: KI-Funktionen aktiv nutzen
- Betreffzeilen automatisch testen lassen (A/B-Tests durch KI unterstützt).
- Versandzeit optimieren (z.B. je nach Öffnungsverhalten der Empfänger).
- Texte von der KI vorschlagen lassen und dann im hauseigenen Stil feinjustieren.
Wer das 3–6 Monate konsequent durchzieht, sieht in der Regel klare Verschiebungen im Channel-Mix – oft innerhalb eines Geschäftsquartals.
Was das für das Gästeerleben der Zukunft in Österreich bedeutet
Mehr Direktbuchungen sind kein Selbstzweck. Sie ermöglichen das, worum es in dieser Blogserie geht: ein besseres, persönlicheres Gästeerlebnis dank KI.
- Sie wissen, wer im Haus ist, was diese Gäste mögen und was sie bisher gebucht haben.
- Sie können Angebote ausspielen, die wirklich passen – ohne die Gäste zuzuspammen.
- Sie haben Budget, das nicht in Provisionen fließt, sondern in Qualität: Mitarbeitende, Kulinarik, Ausstattung.
Wer 2026 wettbewerbsfähig sein will, sollte 2025 nutzen, um seine Direktkanäle zu professionalisieren. Hotels, die Künstliche Intelligenz bewusst für CRM, Personalisierung und Revenue Management einsetzen, werden sich deutlicher vom „OTA-Standardprodukt“ abheben.
Am Ende geht es um eine einfache Entscheidung: Wollen Sie Ihre Gästebeziehung an Plattformen auslagern – oder sie selbst gestalten?