E-Rechnungen sicher nutzen: Warum Steuerberater KI brauchen

Die meisten Kanzleien feiern ZUGFeRD, XRechnung & Co. als Effizienzgewinn. Weniger Papier, schnellere Verarbeitung, bessere Automatisierung – passt perfekt zur digitalen Kanzlei. Gleichzeitig warnen Sicherheitsexperten zunehmend davor, dass genau diese elektronischen Rechnungen zum Einfallstor für Angriffe werden.

Für österreichische Steuerberater ist das eine heikle Kombination: Pflicht zur Digitalisierung auf der einen Seite, steigender Druck durch Cyberangriffe auf der anderen. Und mittendrin: sensible Finanz- und Mandantendaten.

In diesem Beitrag geht es darum, wie elektronische Rechnungen tatsächlich zum Sicherheitsrisiko werden – und wie Sie mit KI-gestützter Rechnungsprüfung und durchdachten Prozessen Ihre Kanzlei schützen, ohne auf Automatisierung zu verzichten.

---

1. Warum elektronische Rechnungen ein reales Sicherheitsrisiko sind

Elektronische Rechnungen sind nicht gefährlich, weil das Format böse ist – sondern weil Angreifer gelernt haben, digitale Standards geschickt auszunutzen.

Was ZUGFeRD, XRechnung & Co. ausmacht

Für den Alltag in der Kanzlei sind vor allem drei Punkte relevant:

• Strukturierte Daten (XML, JSON etc.) statt nur PDF-Bild
• Standardisierte Felder für Beträge, Steuersätze, IBAN, UID, Leistungszeitraum
• Verpflichtende Nutzung im öffentlichen Bereich (z.B. XRechnung in Deutschland, E-Rechnungspflichten in AT)

Genau diese Standardisierung ist für Angreifer attraktiv: Sie wissen, wo welche Informationen stehen und können automatisiert tausende gefälschte E-Rechnungen erzeugen und versenden.

Typische Angriffsszenarien über E-Rechnungen

In der Praxis sehen wir vor allem drei Muster:

1. Gefälschte Rechnungen mit echter Optik
   Logo des Lieferanten, korrekter Ansprechpartner, plausibler Betrag – aber manipulierte Bankverbindung.

2. Manipulierte XML-Daten bei sonst „echtem“ PDF
   Das angehängte PDF wirkt korrekt, doch die im Hintergrund eingebetteten strukturierten Daten weichen ab. Wird die Rechnung automatisiert verbucht, zählt die Maschine – nicht das Auge.

3. Malware in oder über den Rechnungsprozess
   Links auf „Rechnungsportale“, fehlerhafte „Nachlieferungen“ per E-Mail oder ZIP-Anhänge: der Einstiegspunkt für Ransomware oder Datendiebstahl.

Für eine moderne, digitalisierte Kanzlei ist das deshalb brisant, weil immer mehr Schritte ohne menschliche Kontrolle laufen – genau das Ziel der Digitalisierung. Wenn dabei ein einziger Angreifer durchrutscht, landet sein Datensatz direkt im Herz der Finanzprozesse.

---

2. Wo die digitale Kanzlei besonders verwundbar ist

Die schwächste Stelle im Prozess ist meist nicht die Buchhaltungssoftware, sondern die Schnittstelle zwischen Mensch, E-Mail und System.

Risikopunkte im Rechnungsworkflow

Ein typischer digitaler Rechnungsprozess in einer österreichischen Kanzlei sieht so aus:

1. Mandant erhält Rechnung (Mail, Portal, Upload)
2. Mandant leitet sie an die Kanzlei weiter (Mail, Mandantenportal)
3. Beleg wird automatisiert eingelesen (OCR, E-Rechnungsschnittstelle)
4. System erzeugt Buchungsvorschlag oder bucht direkt
5. Daten fließen in Auswertungen, UVA, Jahresabschluss

An mindestens drei Stellen entstehen Angriffsflächen:

• Eingangskanal: Phishing-Mails, gefälschte Rechnungsabsender
• Automatisches Einlesen: System vertraut strukturierten Daten zu stark
• Freigabeprozesse: Freigabe „aus Gewohnheit“, weil alles digital „sauber“ wirkt

Je weiter Ihre Automatisierung in der Buchführung fortgeschritten ist, desto wichtiger wird eine zusätzliche Schutzschicht, die Muster und Auffälligkeiten erkennt. Und genau hier spielt KI ihre Stärken aus.

---

3. Wie KI E-Rechnungen sicherer macht – konkrete Einsatzfelder

KI ist kein „Zauberschild“, aber in der Kombination aus Statistik, Mustererkennung und Erfahrungswissen unglaublich hilfreich. Vor allem, weil das Angriffsvolumen steigt und Menschen wiederkehrende Kontrollen schlicht nicht in der nötigen Tiefe leisten können.

3.1 Anomalieerkennung in Rechnungsdaten

Eine spezialisierte KI kann jede eingehende Rechnung mit dem bisherigen Verhalten des Mandanten vergleichen:

• Stimmt der übliche Lieferant zum Projekt oder zur Kostenstelle?
• Liegt der Betrag im normalen Rahmen (z.B. +/– 20 % der letzten 12 Monate)?
• Ist die IBAN bekannt und historisch belegt?
• Passen Leistungszeitraum, Menge und Preisstruktur zu früheren Vorgängen?

Die KI markiert Auffälligkeiten automatisch, z.B.:

„Rechnung über 18.700 EUR von Lieferant A – bisherige Rechnungen lagen zwischen 800 und 2.300 EUR. Neue IBAN, bislang unbekannt.“

In einer digital arbeitenden Steuerkanzlei kann das direkt im Belegprüfungs-Workflow auftauchen und der Sachbearbeiter entscheidet: freigeben, zurück an Mandanten, oder genauer prüfen.

3.2 Cross-Check zwischen PDF und strukturierten Daten

Gerade bei ZUGFeRD & XRechnung ist die Abweichung zwischen sichtbarem PDF und eingebetteter Struktur ein realistisches Risiko.

KI-gestützte Prüfungen können automatisch:

• Beträge, Steuer, Bankverbindung aus dem PDF auslesen
• die entsprechenden Felder im XML vergleichen
• bei Unterschieden blockieren oder auf „manuelle Prüfung“ setzen

Damit verhindern Sie, dass eine gut gemachte PDF-Rechnung Vertrauen erzeugt, während im Hintergrund manipulierte Daten unbemerkt verbucht werden.

3.3 Dokumentenklassifikation & Spam-Filter speziell für Rechnungen

Standard-Spamfilter erkennen viele Angriffe, aber nicht die feinen Unterschiede zwischen echter und gefälschter Rechnung. Eine KI, die auf Ihre Mandantenbasis trainiert ist, kann deutlich mehr:

• Rechnungen bekannten Lieferanten korrekt zuordnen
• „Rechnungen“ von nie gesehenen Absendern anders einstufen
• typische Phishing-Texte und drängende Zahlungsaufforderungen markieren

Gerade kleinere Kanzleien profitieren davon, weil niemand täglich Stunden in die Sichtung von Eingangsrechnungen investieren kann.

3.4 Kombination mit KI im Marketing & Vertrieb

Wer seine Kanzlei konsequent digitalisiert, nutzt KI nicht nur im Rechnungswesen, sondern auch im Marketing und Vertrieb:

• Automatisierte Lead-Qualifizierung: Welche Anfragen passen wirklich zur digitalen Kanzlei?
• Scoring von Interessenten anhand Branchenrisiko, Digitalisierungsgrad, Zahlungszuverlässigkeit
• Prüfen von Onboarding-Daten neuer Mandanten (UID, Firmenbuch, Risikohinweise)

Sicherheit im Rechnungsprozess ist damit Teil einer größeren KI-Strategie: Sie entscheiden datenbasiert, mit welchen Mandanten Sie arbeiten, wie Sie Prozesse gestalten und wo Sie mehr oder weniger Automatisierung zulassen.

---

4. Praxisleitfaden: So machen Sie Ihre E-Rechnungsprozesse sicherer

Die Realität ist: Sie müssen nicht alles auf einmal umkrempeln. Aber Sie sollten strukturiert vorgehen. Hier ein pragmatischer Fahrplan speziell für österreichische Steuerberater.

Schritt 1: Prozesslandkarte erstellen

Skizzieren Sie, wie E-Rechnungen heute laufen – ehrlich, nicht idealisiert:

• Wie kommen Belege in die Kanzlei? (Mail, Portal, WhatsApp-Screenshots …)
• Welche Software liest sie ein und wie werden Daten weiterverarbeitet?
• Wo findet noch menschliche Kontrolle statt – und wie dokumentiert?

Markieren Sie dann konsequent:

• Punkte mit vollautomatischer Verbuchung
• Stellen, an denen Bankdaten ins Spiel kommen
• Übergänge zwischen Systemen (Portal → DMS → Buchhaltungssoftware)

Schritt 2: Mindest-Sicherheitsregeln definieren

Bevor Sie KI einsetzen, brauchen Sie klare Spielregeln:

• Neue IBAN in einer Rechnung?
  → Immer manuelle Freigabe durch Kanzlei oder Mandant.

• Rechnung > bestimmter Betrag (z.B. 10.000 EUR)?
  → Zusätzlich zweite Person prüft.

• Rechnungen von neuen Lieferanten?
  → Erst nach Verifikation (UID, öffentliches Firmenprofil, Rückfrage beim Mandanten) freigeben.

Diese Regeln können später technisch in Workflows und KI-Modelle übersetzt werden.

Schritt 3: KI-Module gezielt auswählen

Statt eine „KI-Komplettlösung“ blind einzukaufen, sollten Sie konkret schauen:

• Bietet Ihre bestehende Buchhaltungs- oder DMS-Software Anomalieerkennung für E-Rechnungen?
• Gibt es Add-ons, die PDF/XML-Abgleich automatisiert durchführen?
• Können Sie E-Mail-Eingänge über einen KI-basierten Filter für Rechnungen laufen lassen?

Achten Sie auf:

• Transparenz der KI-Entscheidungen (warum ist eine Rechnung auffällig?)
• Integration in Ihre bestehenden Abläufe (kein Tool, das daneben liegt und niemand nutzt)
• Datenschutz unter österreichischen/europäischen Vorgaben

Schritt 4: Mandanten aktiv einbinden

Eine digitale Kanzlei funktioniert nur, wenn die Mandanten mitziehen. Kommunizieren Sie klar:

• welche Arten von Rechnungen akzeptiert werden (z.B. keine ZIP-Anhänge, keine Screenshots)
• welche Prüfpflicht beim Mandanten bleibt (z.B. Bankdaten prüfen, Rückfragen bei ungewöhnlichen Beträgen)
• wie KI in der Kanzlei genutzt wird, um Sicherheit und Qualität zu erhöhen

Viele Mandanten sehen KI bisher nur in Marketing und Vertrieb. Wenn Sie zeigen, dass KI ganz konkret ihre Zahlungsrisiken senkt, steigt die Akzeptanz deutlich.

Schritt 5: Monitoring & kontinuierliches Lernen

Eine gute KI im Rechnungsprozess wird mit der Zeit besser – wenn Sie sie füttern:

• Markieren Sie manuell bestätigte Betrugsversuche
• Korrigieren Sie Fehlalarme konsequent
• Nutzen Sie die gewonnenen Insights auch für Beratungsgespräche („Ihr Einkauf ist stark angestiegen, hier drohen Liquiditätsengpässe“)

So wird aus dem Sicherheitstool gleichzeitig ein Analyseinstrument für Beratung und Vertrieb Ihrer Kanzlei.

---

5. Was das für die digitale Kanzlei-Strategie bedeutet

Sichere E-Rechnungen sind kein IT-Detail, sondern ein strategischer Punkt in der Positionierung Ihrer Kanzlei als digitaler Partner.

Wer als Steuerberater in Österreich mit „digitaler Kanzlei“, „Automatisierung“ und „KI im Rechnungswesen“ wirbt, muss zwei Dinge liefern:

1. Effizienz: weniger manuelle Arbeit, schnellere Prozesse, bessere Auswertungen.
2. Sicherheit: Schutz vor Betrug, Datenabfluss und falschen Zahlungen.

Die Realität ist: Nur mit KI bekommen Sie beides zugleich hin. Ohne KI werden Sie entweder unnötig viel manuell prüfen oder zu viel blind durchwinken.

Für Marketing & Vertrieb Ihrer Kanzlei ist das eine starke Botschaft:

„Wir arbeiten mit KI-gestützten Prüfmechanismen, um Ihre Buchhaltung nicht nur digital, sondern auch sicher zu machen.“

Das ist ein echter Mehrwert gegenüber Kanzleien, die nur „Belege digital einsammeln“ und ansonsten wie 2010 arbeiten.

---

Fazit: E-Rechnungen nutzen – aber nur mit KI-Sicherheitsgurt

Elektronische Rechnungen wie ZUGFeRD und XRechnung bringen Struktur in Finanzprozesse, öffnen aber auch neue Angriffspfade. Für österreichische Steuerberater, die ihre Kanzlei konsequent digitalisieren, ist das Risiko real – und wächst mit jeder zusätzlichen Automatisierung.

Der klügere Weg ist nicht, E-Rechnungen zu meiden, sondern KI gezielt als Sicherheitsgurt einzubauen: Anomalieerkennung, Abgleich von PDF und XML, intelligente Eingangskanäle und klar definierte Freigaberegeln.

Wenn Sie Ihre nächsten Digitalisierungsschritte planen, stellen Sie sich eine einfache Frage:

„Wo automatisiere ich bereits – und wo sorgt KI heute oder morgen dafür, dass diese Automatisierung nicht zum Sicherheitsrisiko wird?“

Wer das konsequent denkt, baut nicht nur sichere Rechnungsprozesse, sondern eine wirklich zukunftsfähige, KI-gestützte digitale Kanzlei, die Mandanten im Jahr 2026 erwarten.