XPERT-KI in jurXPERT, Outlook und Word zeigt, wie KI österreichische Kanzleien im Alltag wirklich entlastet – von E-Mails über Aktenarbeit bis zu Schriftsätzen.
Warum XPERT-KI gerade jetzt fĂĽr Kanzleien spannend ist
Österreichische Kanzleien verbringen im Schnitt 30–50 % ihrer Zeit mit Routinetätigkeiten: E-Mails sortieren, Fristen im Blick behalten, Standardtexte erstellen, Dokumente ablegen. Genau hier setzt XPERT-KI in jurXPERT, Outlook und Word an – und macht aus vielen kleinen Zeitfressern einen automatisierten Workflow.
Die Legal Tech Konferenz von FUTURE-LAW hat heuer wieder gezeigt: Wer als Rechtsanwalt in Österreich langfristig konkurrenzfähig bleiben will, kommt an praktischer KI im Kanzleialltag nicht vorbei. Kein Hype, sondern sehr konkrete Entlastung. Der Vortrag von Niklas Ullsperger (Project & Development Lead Web bei XPERT) zur Integration von XPERT-KI war dafür ein Paradebeispiel.
In diesem Beitrag aus der Serie „KI für österreichische Rechtsanwälte: LegalTech“ geht es darum, wie Sie XPERT-KI in jurXPERT, Outlook und Word sinnvoll einsetzen können – nicht theoretisch, sondern so, dass Ihre Kanzlei 2026 wirklich schneller, strukturierter und profitabler arbeitet.
Was XPERT-KI für österreichische Kanzleien konkret bringt
XPERT-KI ist kein abstraktes KI-Spielzeug, sondern ein Assistent, der direkt in bestehende Kanzlei-Tools eingebaut ist. Der Mehrwert entsteht genau dort, wo Sie ohnehin arbeiten: im Aktenverwaltungsprogramm, im E-Mail-Postfach und in Word.
Die drei Kernnutzen in der Praxis
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Weniger Routinearbeit
Standardkorrespondenz, Textbausteine, ErstentwĂĽrfe und Zusammenfassungen werden von der KI vorbereitet. -
Mehr Struktur in der Aktenarbeit
Inhalte aus E-Mails und Dokumenten können einfacher in jurXPERT-Akten überführt, verschlagwortet und wiedergefunden werden. -
Schnellere Reaktionszeiten gegenĂĽber Mandanten
Wenn Antworten schneller vorbereitet sind, sinken Bearbeitungszeiten – bei gleichbleibender Qualität.
Die Realität: Kanzleien, die KI so nutzen, berichten oft von 10–20 % Zeitersparnis pro Mandat in der laufenden Bearbeitung. Diese Zahl variiert natürlich, aber sie zeigt: Hier geht es nicht um kosmetische Verbesserungen, sondern um messbare Effekte auf Auslastung und Honorarumsatz.
XPERT-KI in jurXPERT: Intelligente Aktenarbeit statt Copy & Paste
Der wichtigste Dreh- und Angelpunkt jeder österreichischen Kanzlei ist das Kanzleimanagementsystem – in vielen Fällen jurXPERT. Genau dort entfaltet XPERT-KI ihre größte Wirkung.
Typische Anwendungsszenarien in jurXPERT
1. Automatisierte Inhaltszusammenfassungen
Lange Schriftsätze, Gutachten oder Urteile können von der KI kurz und strukturiert zusammengefasst werden:
- Kernaussagen des Dokuments
- Relevante Fristen oder Termine
- Beteiligte Parteien und Streitgegenstand
- Potenzielle To-dos fĂĽr die Kanzlei
So haben Sie innerhalb von Sekunden einen Überblick, der früher 15–30 Minuten Lesezeit gekostet hat.
2. Intelligente Aktennotizen und Vermerke
Statt jede Aktennotiz händisch zu formulieren, können Sie Stichworte eingeben und XPERT-KI erstellt einen sauberen, grammatikalisch korrekten Vermerk im Stil Ihrer Kanzlei. Ideal für:
- Telefonnotizen
- Mandantenberichte
- Kurze Zusammenfassungen nach Besprechungen
3. Bessere Suchbarkeit
Wenn Dokumente mit Hilfe der KI besser beschrieben und verschlagwortet werden, finden Sie später schneller wieder, was Sie brauchen. Gerade in großen Kanzleien reduziert das Suchzeiten spürbar.
„Kanzleien unterschätzen massiv, wie viel Zeit einfach beim Suchen von Informationen verloren geht. KI-gestützte Strukturierung ist hier der stille Produktivitätsbooster.“
Warum die Integration in jurXPERT so wichtig ist
KI-Lösungen, die außerhalb der Kanzleisoftware laufen, scheitern oft am Alltag: Dateien müssen exportiert, hochgeladen, wieder abgelegt werden. Der Workflow bricht.
XPERT-KI in jurXPERT funktioniert dagegen innerhalb der bestehenden Abläufe. Dadurch:
- bleibt die Arbeit in einem System,
- sinkt das Fehlerrisiko,
- ist die AktenfĂĽhrung sauber dokumentiert,
- und das Team kann einheitliche Standards nutzen.
Gerade für österreichische Rechtsanwälte, die stark auf Dokumentation und Revisionssicherheit achten müssen, ist das ein entscheidender Punkt.
XPERT-KI in Outlook: E-Mails, die sich (fast) von selbst erledigen
E-Mails sind für viele Anwälte der größte versteckte Zeitfresser. XPERT-KI im Zusammenspiel mit Outlook sorgt dafür, dass Eingangspost schneller sortiert, verstanden und beantwortet wird.
Wie KI das E-Mail-Postfach entlastet
1. Mandanten-E-Mails automatisch strukturieren
Lange Mandanten-Nachrichten mit angehängten PDFs, Fotos und Scans können automatisch analysiert werden. Die KI kann:
- den Sachverhalt in wenigen Sätzen zusammenfassen,
- wesentliche Fragen des Mandanten herausfiltern,
- passende Aktenvorschläge in jurXPERT anzeigen.
2. Antwortvorschläge generieren
Sie markieren eine E-Mail, wählen in Outlook den XPERT-KI-Befehl und erhalten:
- einen Antwortentwurf in juristischem, aber verständlichem Deutsch,
- optional mit Verweis auf weitere Unterlagen, die der Mandant schicken soll,
- mit höflicher, zum Kanzleistil passender Formulierung.
Sie prĂĽfen, passen an, schicken ab. Die KI ĂĽbernimmt die Vorarbeit, nicht die Verantwortung.
3. Priorisierung und Fristen-Hinweise
Wenn etwa „Berufungsfrist“, „Frist läuft am 18.01.2026 ab“ oder „dringend“ im E-Mail-Text vorkommt, kann die KI diese Informationen hervorheben, in eine Aktennotiz überführen oder zumindest klar kennzeichnen – damit nichts untergeht.
Datenschutz und Berufsgeheimnis
Die zentrale Frage vieler österreichischer Anwälte lautet: „Darf ich Mandantendaten überhaupt durch eine KI laufen lassen?“
Seriöse Kanzlei-KI wie XPERT-KI arbeitet mit:
- klar geregelten Datenverarbeitungsprozessen,
- EU-/Ă–sterreich-orientierten Datenschutzstandards,
- kontrollierbaren Einstellungen durch die Kanzlei.
Die Verantwortung bleibt aber bei der Kanzlei. Sie sollten:
- interne Richtlinien zur KI-Nutzung schriftlich festlegen,
- definieren, welche Daten verarbeitet werden dĂĽrfen,
- das Team entsprechend schulen.
Wer KI-reguliert einsetzt, kann das Berufsgeheimnis wahren und produktiver arbeiten.
XPERT-KI in Word: Vom leeren Blatt zum soliden Erstentwurf
Viele Anwälte kennen das: Der Kopf ist voll, die Zeit knapp, aber der Schriftsatz muss raus. Genau hier hilft XPERT-KI in Word – direkt dort, wo Sie schreiben.
Typische Word-Workflows mit XPERT-KI
1. Standardtexte und Bausteine generieren
Statt alte Schriftsätze zu kopieren und anzupassen, können Sie der KI z.B. Folgendes geben:
- Streitgegenstand, Verfahrensart und Gericht,
- kurze Sachverhaltsbeschreibung,
- gewünschte Sprache und Tonalität.
Daraufhin erstellt XPERT-KI einen Erstentwurf, etwa fĂĽr:
- Klagen,
- EinsprĂĽche,
- Aufforderungsschreiben,
- Mahnschreiben.
Sie verfeinern die juristische Argumentation und prüfen den Text – die mühsame Formulierung wiederkehrender Passagen übernimmt die KI.
2. Stil- und Strukturverbesserung
Gerade bei längeren Schriftsätzen wird der Text schnell unübersichtlich. XPERT-KI kann unterstützen durch:
- Vorschläge für klarere Gliederung,
- Vereinfachung überlanger Sätze,
- Umformulierung in verständlicheres Deutsch für Mandantenbriefe.
3. Zusammenfassungen fĂĽr Mandanten-Versionen
Aus einem komplexen 20-seitigen Schriftsatz kann die KI eine zweiseitige Mandanten-Zusammenfassung in Alltagssprache machen. Das erhöht Mandantenverständnis und reduziert Rückfragen.
Qualitätssicherung bleibt in der Kanzlei
Wichtig ist: KI ersetzt keine anwaltliche PrĂĽfung. Sie:
- generiert Vorschläge,
- formuliert schneller,
- strukturiert Texte.
Aber:
- rechtliche Bewertung,
- Auswahl einschlägiger Normen und Judikatur,
- taktische Ăśberlegungen im Verfahren
bleiben voll in Ihrer Verantwortung. Kanzleien, die das ihren Teams klar kommunizieren, haben weniger Berührungsängste und nutzen die Vorteile deutlich besser.
Wie Sie XPERT-KI kontrolliert in Ihrer Kanzlei einfĂĽhren
Die Einführung von KI in einer österreichischen Kanzlei ist kein IT-Projekt im luftleeren Raum, sondern eine Organisationsfrage. Technisch ist vieles schnell eingerichtet – die eigentliche Arbeit liegt im Change Management.
Schritt 1: Kleine, konkrete Use Cases definieren
Starten Sie nicht mit „Wir wollen alles mit KI machen“, sondern mit:
- zwei bis drei klaren Anwendungsfällen in jurXPERT (z.B. Aktennotizen, Dokumentzusammenfassungen),
- zwei Prozessen in Outlook (z.B. Antwortvorschläge auf Standardanfragen),
- einem wiederkehrenden Dokumenttyp in Word (z.B. Mahnschreiben).
Je konkreter, desto besser. Das senkt die HĂĽrde fĂĽr das Team.
Schritt 2: Pilotgruppe und klare Regeln
Eine kleine Pilotgruppe aus Partner, Konzipient und Kanzleimitarbeiterin ist optimal. Legen Sie fest:
- wofĂĽr XPERT-KI eingesetzt wird,
- was unbedingt manuell bleiben muss,
- wie die Nutzung dokumentiert wird (z.B. kurzer Vermerk „mit KI-Entwurf erstellt“ in der Akte).
So vermeiden Sie Wildwuchs – und haben trotzdem echte Nutzung im Alltag.
Schritt 3: Messen, verbessern, ausrollen
Nach 6–8 Wochen sollten Sie folgende Fragen beantworten können:
- Wie viel Zeit hat das Team bei bestimmten Tätigkeiten gespart?
- Wo gab es Fehler oder Missverständnisse durch KI-Nutzung?
- Welche Use Cases waren besonders hilfreich, welche ĂĽberflĂĽssig?
Auf Basis dieser Erfahrungen skalieren Sie die Nutzung auf die gesamte Kanzlei. Hier zahlt sich auch der Austausch mit anderen Kanzleien und Plattformen wie FUTURE-LAW aus – dort sehen Sie, welche Ansätze sich bereits bewähren.
Fazit: KI als stiller Partner – nicht als Risiko
XPERT-KI in jurXPERT, Outlook und Word zeigt sehr deutlich, wohin sich der österreichische Rechtsmarkt entwickelt: Weniger Klickarbeit, mehr juristische Substanz. Kanzleien, die jetzt strukturiert starten, haben in ein bis zwei Jahren einen echten Produktivitätsvorsprung.
Für die Serie „KI für österreichische Rechtsanwälte: LegalTech“ bedeutet das: Wir sind an einem Punkt, an dem KI nicht mehr theoretisch diskutiert wird, sondern unmittelbar die Wertschöpfung in der Kanzlei beeinflusst – von der Mandantenkommunikation bis zur Schriftsatzerstellung.
Wenn Sie möchten, dass Ihre Kanzlei 2026 nicht überholt, sondern als moderner Dienstleister wahrgenommen wird, lohnt sich ein klarer nächster Schritt:
- identifizieren Sie Ihre größten Zeitfresser,
- prĂĽfen Sie, wo XPERT-KI in jurXPERT, Outlook und Word ansetzen kann,
- und starten Sie mit einem ĂĽberschaubaren Pilotprojekt.
Die spannendste Frage ist nicht mehr, ob KI in österreichischen Kanzleien ankommt, sondern wie konsequent Sie sie in Ihren Alltag integrieren. Genau darüber entscheidet sich in den nächsten Jahren der Wettbewerbsvorteil im Rechtsmarkt.