Legal-Tech-Tools wirklich einführen: Learnings aus der Praxis

Warum Legal-Tech-Tools in Kanzleien oft scheitern – und wie es besser geht

Die meisten Kanzleien und Rechtsabteilungen in Österreich haben inzwischen mindestens ein Legal-Tech- oder KI-Tool gekauft – aber längst nicht alle nutzen es wirklich. In vielen Teams liegt die Lizenz sprichwörtlich „in der Schublade“. Die Folge: Frust, verlorenes Budget und ein wachsender Rückstand gegenüber jenen Kanzleien, die KI bereits produktiv im Einsatz haben.

Genau darum drehen sich Sessions wie der Round Table von Irene McGill (Head of Department Contracts & Projects Corporate Legal, OMV) bei der Future-Law Legal Tech Konferenz: Wie implementiert man ein Tool so, dass es im Alltag tatsächlich funktioniert? In dieser Serie „KI für österreichische Rechtsanwälte: LegalTech“ schauen wir uns heute an, welche Learnings aus solchen Erfahrungsberichten für österreichische Kanzleien und Rechtsabteilungen wirklich relevant sind – und wie Sie konkrete Fehler vermeiden.

Hier geht es nicht um bunte Produktdemos, sondern um das, was nach der Konferenz beginnt: Change, Prozesse, Menschen – und ein Stück weit auch Büro-Politik.

1. Ausgangspunkt klären: Welches Problem soll das Tool lösen?

Der wichtigste Erfolgsfaktor bei der Einführung von Legal-Tech- oder KI-Tools ist brutal simpel: Ein Tool ohne klares Problem dahinter ist fast immer zum Scheitern verurteilt.

Von „nice to have“ zu „geschäftskritisch“

Bevor Sie ein Tool auswählen, sollten Sie drei Fragen schriftlich beantworten:

1. Welches konkrete Problem lösen wir?
   Zum Beispiel: „Durchlaufzeit bei NDA-Prüfungen ist zu lang“, „Wissensmanagement ist fragmentiert“, „Fristenkontrolle ist fehleranfällig“.

2. Welche Kennzahlen wollen wir verbessern – und um wie viel?
   Beispiele:

   • Vertragsprüfung durchschnittlich von 3 Tagen auf 1 Tag senken
   • 30 % weniger Rückfragen aus dem Business
   • 40 % weniger Zeitaufwand bei Standardverträgen

3. Wer im Unternehmen spürt den Unterschied?
   Nur die Rechtsabteilung? Oder auch Vertrieb, Einkauf, HR, Management?

Tools für KI-Vertragsanalyse, KI-gestützte Rechtsrecherche oder Dokumentenautomatisierung entfalten ihren Wert erst, wenn alle Beteiligten wissen, was sich verbessern soll. In großen Unternehmen wie OMV ist das Standard – in vielen Kanzleien wird dieser Schritt aber übersprungen.

„Kein Tool der Welt macht schlechte Prozesse gut. Es macht schlechte Prozesse nur schneller sichtbar.“

2. Stakeholder richtig einbinden: Ohne Menschen kein Erfolg

Die Realität in vielen Kanzleien: Der Partner oder die Kanzleileitung kauft ein Tool, das Team erfährt davon per E-Mail – und soll ab Montag „einfach damit arbeiten“. Das funktioniert so gut wie nie.

Wer unbedingt am Tisch sitzen muss

Für eine erfolgreiche Einführung von Legal-Tech- und KI-Tools sollten mindestens diese Rollen eingebunden sein:

• Partner / Management – sorgt für Budget, Rückendeckung und Priorität
• Associates & Konzipienten – sind meist die Hauptnutzer und kennen den Alltag am besten
• Assistenz / Kanzleimanagement – sieht, wo Abläufe haken und welche Daten fehlen
• IT / Datenschutz – prüft Sicherheit, Schnittstellen und DSGVO-Konformität
• Fachabteilungen (in Unternehmensrechtsabteilungen) – z.B. Vertrieb, Einkauf, HR

Je früher diese Gruppen im Prozess sind, desto geringer wird der Widerstand später. Widerstand ist übrigens normal – Juristen sind von Natur aus skeptisch. Entscheidend ist, dass diese Skepsis ernst genommen wird.

Typische Bedenken – und wie man ihnen begegnet

• „KI nimmt uns die Arbeit weg.“
  Antwort: KI nimmt Routinetätigkeiten weg (z.B. Standardvertragsprüfung), schafft aber Raum für komplexe Beratung, Strategie und Mandantenkommunikation.

• „Das Tool macht sicher Fehler – und wir haften.“
  Antwort: Ja, KI-Tools machen Fehler. Deswegen bleiben Juristen in der Verantwortung. In der Praxis setzen sich erfolgreiche Kanzleien klare Regeln zur human-in-the-loop-Prüfung.

• „Das dauert alles nur länger, weil wir das Tool auch noch füttern müssen.“
  Antwort: Am Anfang stimmt das oft. Darum sollten Pilotprojekte klein beginnen und sichtbare Ergebnisse innerhalb von 4–8 Wochen liefern.

3. Schritt für Schritt statt Big Bang: So läuft eine saubere Implementierung

Eine erfolgreiche Einführung von KI-Tools in Kanzleien sieht erstaunlich ähnlich aus – unabhängig davon, ob es um Vertragsanalyse, Fristenmanagement oder Rechtsrecherche geht.

Phase 1: Use Case auswählen und Pilot planen

Am Anfang steht ein klar abgegrenzter Anwendungsfall:

• z.B. automatisierte Prüfung von standardisierten NDAs
• z.B. Erstentwurf von einfachen Dienstleistungsverträgen
• z.B. KI-gestützte Suche in der eigenen Wissensdatenbank

Definieren Sie vor dem Start:

• Wer ist Pilot-Team (z.B. 3–5 Personen)?
• Welche Daten werden verwendet (Vorlagen, Musterklauseln, Precedents)?
• Welche Erfolgskriterien gelten (Zeitersparnis, Qualität, Akzeptanz)?

Phase 2: Technische Implementierung & DSGVO

Gerade in Österreich sind Datenschutz und Vertraulichkeit zentrale Themen – zu Recht.

Was Sie klären müssen:

• Wo werden die Daten verarbeitet (EU-Server oder Drittland)?
• Werden Mandantendaten zur Modellverbesserung genutzt? (Ideal: nein)
• Gibt es Rollen- und Rechtekonzepte für den Zugriff?
• Wie werden Protokolle und Versionen gespeichert?

Die Rechtsabteilung – oder in einer Kanzlei: ein verantwortlicher Partner – sollte diese Fragen schriftlich dokumentieren. Das erhöht die Akzeptanz, auch bei sensiblen Mandanten.

Phase 3: Schulung – aber richtig

Ein kurzes Webinareinmal quer durch die Features reicht nicht. Was funktioniert, sind praxisnahe Sessions mit echten Fällen:

• Live-Durchgang: „So prüfen wir ein NDA mit dem KI-Tool“
• Vergleich: „So sah die Prüfung vorher aus, so sieht sie jetzt aus“
• Übung: Jeder im Team bearbeitet 1–2 Fälle im Tool

Ein Tipp aus vielen erfolgreichen Projekten: Power User ernennen. Das sind Kolleg:innen, die Spaß an Technik haben und das Team im Alltag unterstützen – ohne gleich „IT-Abteilung“ zu sein.

Phase 4: Messen, Feedback einsammeln, anpassen

Nach 4–8 Wochen sollten Sie klare Daten haben:

• Wieviel Zeit wurde pro Fall gespart? (z.B. 30–50 % bei Standardverträgen)
• Wie ist die Qualität der Vorschläge aus Sicht der Juristen? (z.B. Schulnote 1–5)
• Wie oft wurde das Tool tatsächlich verwendet?

Ohne Messung entsteht schnell das Gefühl: „Bringt eh nix“. Wer dagegen Zahlen auf den Tisch legt, kann gezielt nachschärfen – oder im Zweifel auch entscheiden, ein Tool abzudrehen, bevor noch mehr Budget versenkt wird.

4. Besondere Learnings für KI in österreichischen Kanzleien

Gerade im Kontext der Reihe „KI für österreichische Rechtsanwälte: LegalTech“ tauchen immer wieder dieselben Fragen auf. Hier die Antworten, die sich in der Praxis bewährt haben.

Wie wähle ich den ersten KI-Use-Case?

Wählen Sie einen Bereich, der folgende Kriterien erfüllt:

• Hoher Wiederholungsgrad (z.B. immer gleiche Vertragsmuster)
• Mittleres Risiko – nicht gleich bei M&A-Verträgen starten
• Gute Datenbasis (Vorlagen, Klauselbibliotheken, Precedents)
• Messbare Wirkung (Zeiteinsparung, weniger Rückfragen, weniger Fehler)

Typische Startpunkte in österreichischen Kanzleien:

• KI-gestützte Vertragsanalyse für Standardverträge
• Automatisierte Dokumentenerstellung für Standard-Schreiben
• KI-basierte Rechtsrecherche in Kombination mit klassischen Datenbanken

Wie gehe ich mit Qualitätsrisiken bei KI um?

Vier Prinzipien haben sich etabliert:

1. Keine Autopilot-Entscheidungen.
   KI darf vorschlagen, Juristen entscheiden.

2. Eindeutige Prüfprozesse.
   Klar definieren, wer KI-Ergebnisse freigibt.

3. Transparenz gegenüber Mandanten.
   Bei sensiblen Themen kann es sinnvoll sein, die Nutzung von KI offen anzusprechen – viele Mandanten begrüßen Effizienz, solange Qualität gewährleistet ist.

4. Fortlaufende Kalibrierung.
   Klauselvorschläge, Prompt-Bibliotheken und Workflows werden alle paar Wochen nachjustiert.

Wie schaffe ich Akzeptanz im Partnerkreis?

Viele Partner rechnen in Stunden und Honoraren – völlig nachvollziehbar. Es hilft, KI-Themen in deren Sprache aufzubereiten:

• Mehr skalierbare Arbeit bei gleichen Köpfen
• Bessere Margen bei Pauschalhonoraren
• Höhere Attraktivität für junge Talente, die mit modernen Tools arbeiten wollen

Schon eine einfache Beispielrechnung („Wir sparen bei 200 NDAs pro Jahr je 30 Minuten“) zeigt schnell, wie stark sich KI-Tools finanziell auswirken.

5. Konkreter Implementierungs-Plan für Ihre Kanzlei

Damit es nicht bei Theorie bleibt, hier ein pragmatischer 6-Schritte-Plan, den viele Kanzleien aktuell in Österreich fahren:

1. Bestandsaufnahme (1–2 Wochen)

   • Welche wiederkehrenden Aufgaben fressen am meisten Zeit?
   • Wo ist der Dokumentenbestand gut strukturiert?
   • Welche Mandanten wären offen für effizientere Abläufe?

2. Use Case & Tool auswählen (2–3 Wochen)

   • 1–2 Anwendungsfälle priorisieren
   • 2–3 Anbieter vergleichen
   • Datenschutz & IT-Anforderungen prüfen

3. Pilot-Team definieren (1 Woche)

   • 3–5 Personen, die den Use Case tragen
   • Einen verantwortlichen Partner benennen
   • 1–2 Power User bestimmen

4. Implementierung & Schulung (2–4 Wochen)

   • Technische Einrichtung, Rechte, Schnittstellen
   • Schulungen mit konkreten Fällen aus der Kanzlei

5. Pilotphase & Messung (4–8 Wochen)

   • Nutzung, Zeitaufwand, Qualität, Feedback tracken
   • Wöchentlich kurzer Check-in mit dem Pilot-Team

6. Entscheidung & Rollout (2–3 Wochen)

   • Ergebnis bewerten: Skalieren, nachschärfen oder stoppen?
   • Bei Erfolg: Use Case auf andere Teams ausweiten und interne Guidelines erstellen

Dieser Plan ist bewusst schlank gehalten. Ziel ist, innerhalb von rund 3 Monaten vom ersten Gespräch zur belastbaren Entscheidung zu kommen – statt in endlosen Konzeptpapieren hängenzubleiben.

Fazit: Wer heute richtig implementiert, hat 2026 einen echten Vorsprung

KI-Tools für Vertragsanalyse, Rechtsrecherche und Kanzleimanagement sind längst keine Zukunftsmusik mehr. Die spannende Frage ist nicht ob, sondern wie sie eingeführt werden. Kanzleien und Rechtsabteilungen, die wie bei großen Playern à la OMV strukturiert vorgehen, bauen sich in den nächsten 12–24 Monaten einen deutlichen Vorsprung auf.

Für österreichische Rechtsanwälte heißt das:

• Ein Tool allein bringt nichts – Prozess + Menschen + Messung entscheiden.
• Kleine, klar definierte KI-Use-Cases schlagen große, diffuse Digitalisierungsprogramme.
• Wer jetzt Erfahrungen sammelt, kann 2026 souverän entscheiden, welche KI-Lösungen wirklich Wert schaffen.

Wenn Sie intern gerade über KI im Rechtsbereich diskutieren, ist jetzt ein guter Zeitpunkt, diesen 6-Schritte-Plan auf Ihre Kanzlei oder Rechtsabteilung anzuwenden – und zumindest einen konkreten Pilot zu starten.

Denn: Die Konkurrenz probiert es garantiert schon.