Beschaffungsrecht ist wie gemacht für KI. Erfahren Sie, wie österreichische Kanzleien heute schon Legal Tech im Beschaffungsprozess pragmatisch einsetzen können.
Beschaffungsrecht mit KI: So starten Kanzleien jetzt
Öffentliche Auftraggeber in Österreich geben jedes Jahr Milliarden aus – und trotzdem laufen viele Beschaffungsprozesse noch mit Word-Vorlagen, Excel-Listen und Mail-Pingpong. Währenddessen diskutiert halb Europa über KI, aber in vielen Vergabestellen und Kanzleien passiert: fast nichts.
Genau hier setzt der Vortrag von Peter Lohberger, Leiter der Rechtsabteilung der Wiener Wohnen Hausbetreuung GmbH, auf der Future-Law Legal Tech Konferenz an: „Beschaffung: Just Do it – Legal Tech und KI im Beschaffungsprozess“. Der Titel bringt es auf den Punkt: weniger PowerPoint, mehr Umsetzung.
Dieser Beitrag gehört zur Serie „KI für österreichische Rechtsanwälte: LegalTech“ und zeigt, wie Sie als Kanzlei oder Inhouse-Jurist:in KI konkret im Beschaffungsrecht nutzen können – von der Ausschreibungsvorbereitung bis zur Vertragsverwaltung.
Warum gerade das Beschaffungsrecht von KI profitiert
Beschaffungsrecht ist wie gemacht für Legal Tech und KI: massenhaft Dokumente, hohe Standardisierung, strenge Fristen und formale Anforderungen. Wo Menschen mühsam kontrollieren müssen, kann Software systematisch und konsistent prüfen.
Drei Eigenschaften machen das Vergaberecht besonders KI-geeignet:
- Wiederkehrende Strukturen – Bekanntmachungen, Ausschreibungsunterlagen, Teilnahme- und Angebotsunterlagen folgen klaren Mustern.
- Regelbasierte Entscheidungen – viele Fragen sind binär: fristgerecht/verspätet, vollständig/unvollständig, formgerecht/nicht formgerecht.
- Hohe Dokumentenmenge – bei großen Rahmenverträgen oder Bauvergaben entstehen tausende Seiten, die sich inhaltlich stark überschneiden.
Für österreichische Kanzleien bedeutet das: Wer KI im Beschaffungsprozess beherrscht, kann schneller, günstiger und gleichzeitig rechtssicherer arbeiten. Und zwar nicht irgendwann, sondern heute – 09.12.2025.
Wo KI im Beschaffungsprozess konkret ansetzt
Die wichtigste Frage lautet nicht „Welche Tools sind die spannendsten?“, sondern: An welchen Stellen im Beschaffungsprozess bringt KI sofort messbaren Nutzen?
1. Bedarfserhebung und Marktanalyse
Am Anfang steht die Frage: Was sollen wir überhaupt beschaffen? Hier unterstützt KI vor allem durch Struktur und Geschwindigkeit.
Typische Einsatzfelder:
- Zusammenfassung von Bedarfsanforderungen aus verschiedenen Abteilungen
- Erstellung erster Entwürfe für Leistungsbeschreibungen
- Analyse von Markt- und Preisinformationen
- Vergleich bestehender Rahmenverträge
Beispiel: Eine Stadtgemeinde plant die Beschaffung von E-Müllfahrzeugen. Eine KI kann:
- ähnliche Ausschreibungen aus den letzten Jahren auswerten,
- technische Mindestanforderungen strukturieren,
- typische Zuschlagskriterien vorschlagen.
Die Juristin entscheidet weiterhin, ob diese Kriterien vergaberechtlich zulässig und sachgerecht sind – aber sie startet nicht mehr bei null.
2. Erstellung der Ausschreibungsunterlagen
Hier liegt das größte Potenzial. Dokumentenautomatisierung kombiniert mit KI spart Zeit und reduziert Fehler.
Was heute schon Standard sein sollte:
- Automatisierte Generierung von Vergabeunterlagen auf Basis von Vorlagen
- KI-gestützte Prüfung auf Widersprüche (z. B. Fristen, Begriffe, Kriterien)
- Konsistenzcheck zwischen Leistungsverzeichnis, Teilnahmebedingungen und Vertragsentwurf
Eine Kanzlei, die regelmäßig Auftraggeber berät, kann:
- ihre Standardklauseln in ein Dokumentenautomations-Tool einpflegen,
- KI nutzen, um auf Basis einer Projektbeschreibung passende Module vorzuschlagen,
- automatisch prüfen lassen, ob alle Pflichtangaben vorhanden sind.
Die Erfahrung aus der Praxis: Schon bei der zweiten oder dritten Ausschreibung mit so einem Setup sinkt der Zeitaufwand um 30–50 %, die Fehlerquote im Vergleich zur „Copy-Paste-Methode“ deutlich.
3. Angebotsprüfung und Eignungskontrolle
Bei großen Vergaben müssen oft Dutzende Angebote auf Vollständigkeit, Formfehler und Eignung geprüft werden. Genau diese erste Prüfschicht ist wie gemacht für KI.
KI kann:
- Angebote auf fehlende Dokumente scannen,
- formale Anforderungen gegen eine Checkliste abgleichen,
- Angebotsbestandteile mit den Anforderungen der Ausschreibung matchen,
- die Ergebnisse in einer übersichtlichen Matrix aufbereiten.
Die Rechtsabteilung oder Kanzlei sieht danach nicht mehr 25 komplette Angebote, sondern eine strukturierte Übersicht:
- Bieter A: 1 möglicher Formfehler, 2 Rückfragen
- Bieter B: vollständig, keine Auffälligkeiten
- Bieter C: fehlende Eignungsnachweise in Position X
Die Entscheidung über den Angebotsausschluss trifft selbstverständlich weiterhin der Mensch – aber die Vorarbeit ist wesentlich effizienter.
4. Vertragsprüfung und -verhandlung
Viele Auftraggeber arbeiten mit Standardvertragsmustern. Bieter bringen häufig ihre eigenen AGB oder Vertragsentwürfe mit. Hier spielt KI-gestützte Vertragsanalyse ihre Stärken aus.
Einsatzmöglichkeiten für österreichische Rechtsanwält:innen:
- Vergleich fremder Vertragsentwürfe mit hausinternen Standardklauseln
- automatische Hervorhebung kritischer Klauseln (Haftung, Pönalen, Gewährleistung)
- Vorschlag alternativer Formulierungen
Für Inhouse-Jurist:innen wie bei Wiener Wohnen heißt das: Weniger Zeit mit „rote-PDFs-basteln“, mehr Zeit für die strategische Frage, welches Risiko der Auftraggeber tatsächlich tragen will.
5. Vertragsmanagement und Monitoring
Beschaffung endet nicht mit dem Zuschlag. Viele Rechtsabteilungen kämpfen mit:
- verstreuten Vertragsablagen
- unklaren Fristen (Kündigung, Verlängerungsoptionen)
- fehlender Transparenz bei Leistungsstörungen
KI-basierte Systeme können:
- Verträge automatisiert auslesen,
- Fristen und Meilensteine in ein zentrales System übertragen,
- Abweichungen bei Leistungs- oder Preisvereinbarungen markieren.
Gerade für große öffentliche Wohnbauunternehmen oder Landesbetriebe mit hunderten Dienstleistungsverträgen ist das ein echter Hebel.
„Just Do it“: Wie Kanzleien den ersten KI-Schritt setzen
Viele österreichische Kanzleien sind überzeugt, dass KI für Beschaffungsrecht irgendwann wichtig wird – und unterschätzen, wie viel heute schon geht. Die Haltung von Praktikern wie Peter Lohberger ist deutlich pragmatischer: klein anfangen, aber wirklich starten.
Schritt 1: Einen klaren Use Case wählen
Statt „Wir brauchen KI“ hilft die Frage: Wo verlieren wir aktuell am meisten Zeit?
Typische Kandidaten:
- immer gleiche Standardausschreibungen (z. B. Reinigungsleistungen, IT-Services)
- wiederkehrende Angebotsprüfungen nach dem gleichen Schema
- mühsame Vertragszusammenfassungen für Mandanten
Eine gute Faustregel: Beginnen Sie mit einem Prozess,
- den Sie mindestens 10‑mal pro Jahr durchführen,
- der stark dokumentengetrieben ist,
- bei dem Fehler vor allem Zeit und Nerven, aber nicht sofort Millionen kosten.
Schritt 2: Tools nutzen, die Sie heute schon haben könnten
Viele Kanzleien und Rechtsabteilungen bezahlen bereits für Systeme, die KI-Funktionalitäten mitbringen – sie werden nur nicht genutzt:
- Dokumentenmanagement mit Volltextsuche und Tagging
- Office-Plugins für Vertragsanalyse
- Mandantenportale mit automatisierten Checklisten
Ich habe in mehreren Kanzleien gesehen: Der größte Produktivitätsschub kommt am Anfang nicht von „magischen“ neuen Tools, sondern davon, vorhandene Software konsequent auszuschöpfen.
Schritt 3: Juristische Qualität sichern
KI im Beschaffungsprozess funktioniert nur, wenn juristische Qualität nicht auf der Strecke bleibt. Drei einfache Mechanismen helfen:
- Vier-Augen-Prinzip: KI liefert Entwürfe und Analysen, die Entscheidung trifft immer ein:e Jurist:in.
- Dokumentierte Standards: Klare Policies, welche Klauseln, Kriterien und Formulierungen Kanzlei-Standard sind.
- Schulung: Nicht nur technisch, sondern auch rechtlich – etwa zum Umgang mit Bias, Datenschutz und Mandatsgeheimnis.
Gerade im öffentlichen Bereich spielt auch die Nachvollziehbarkeit eine Rolle: Entscheidungen müssen begründet werden können. Gute KI-Setups unterstützen genau das, indem sie Arbeitsschritte dokumentieren.
Häufige Einwände – und wie die Praxis darauf antwortet
Wer mit KI im Beschaffungsrecht beginnt, hört oft die gleichen Sätze. Viele davon sind verständlich, aber bei genauerem Hinsehen weniger stichhaltig.
„Wir sind öffentlich, das geht bei uns nicht.“
Doch, es geht – nur nicht mit beliebigen Consumer-Tools. Sensible Dokumente gehören in gehostete, datenschutzkonforme Lösungen, idealerweise mit Datenhaltung in der EU. Genau daran arbeiten derzeit viele Legal-Tech-Anbieter und auch einige österreichische Player.
„Die Vergabekammer akzeptiert das nie.“
Die Vergabekontrollinstanzen interessieren sich nicht für Ihr Tool-Set, sondern für:
- Transparenz,
- Gleichbehandlung,
- Nachvollziehbarkeit.
Wenn KI hilft, Prozesse konsistenter zu machen und Ermessensspielräume besser zu dokumentieren, stärkt sie diese Prinzipien sogar.
„Unsere Anwält:innen haben keine Zeit für so ein Projekt.“
Das ist meistens ein Symptom dafür, dass niemand das Thema verantwortlich treibt. Erfolgreiche Kanzleien ernennen
- eine:n Partner:in als Sponsor,
- eine:n projektverantwortliche:n Associate oder Legal Operations Manager
und geben diesem Team zwei klare Ziele: einen Pilotprozess auswählen und innerhalb von 3–6 Monaten messbare Verbesserungen erzielen.
Was österreichische Rechtsanwälte jetzt konkret tun sollten
Der Markt für KI im Beschaffungsrecht ist 2025 noch nicht gesättigt – im Gegenteil. Öffentliche Auftraggeber suchen aktiv nach Beratung, die digital denkt und juristisch sattelfest bleibt.
Wenn Sie als österreichische Kanzlei in diesem Feld sichtbar sein wollen, sind drei Schritte sinnvoll:
- Profil schärfen: Auf der eigenen Website klar zeigen, dass Vergaberecht + Legal Tech ein Beratungsschwerpunkt ist.
- Use Cases veröffentlichen: Ohne Mandantennamen, aber mit konkreten Beispielen, wie KI Ihre Arbeit effizienter und transparenter macht.
- Kooperationen aufbauen: Mit Legal-Tech-Plattformen, Fachhochschulen oder Inhouse-Abteilungen, die bereits vorangehen – wie etwa große städtische Unternehmen.
Die Realität: Mandanten interessieren sich weniger dafür, welches KI-Tool Sie verwenden, sondern ob Sie ihre Probleme schneller, verlässlicher und nachvollziehbar lösen.
Fazit: „Just Do it“ als Strategie für KI im Beschaffungsrecht
Beschaffungsrecht ist ein ideales Feld, um KI in der anwaltlichen Praxis pragmatisch einzuführen. Von der Bedarfserhebung über die Ausschreibung bis zum Vertragsmanagement gibt es zahlreiche Prozesse, die sich standardisieren und teilautomatisieren lassen – ohne die juristische Beurteilung aus der Hand zu geben.
Wer die Haltung von Praktikern wie Peter Lohberger übernimmt – weniger Diskussionsrunden, mehr Pilotprojekte – verschafft sich 2025 einen echten Vorsprung im Markt für Vergaberechtsberatung.
Wenn Sie KI in Ihrer Kanzlei sinnvoll einsetzen wollen, ist der Beschaffungsprozess einer der besten Startpunkte. Die Frage ist nicht mehr, ob KI in österreichischen Rechtsabteilungen und Kanzleien ankommt, sondern: Wann möchten Sie damit anfangen – und in welcher Rolle?