Die Verbraucherschlichtung Austria digitalisiert ihren Beschwerdeprozess. Was Anwält:innen daraus für Kanzleimanagement, LegalTech und KI-Einsatz lernen können.
Warum dieses neue Schlichtungstool für Anwälte relevant ist
Mehr als 60 % aller Verbraucherbeschwerden in Österreich betreffen wiederkehrende Muster: fehlerhafte Rechnungen, Lieferverzug, Stornogebühren, Abo-Fallen. Genau hier setzt die Verbraucherschlichtung Austria an – und jetzt auch eine neue, vollständig digitalisierte Fallbearbeitung durch CIIT Software.
Für österreichische Rechtsanwält:innen ist das keine Randnotiz, sondern ein Signal: Schlichtung, Mandantenkommunikation und Fallmanagement wandern konsequent in digitale, teilweise KI-unterstützte Workflows. Wer heute noch mit Word-Vorlagen, Outlook-Ordnern und Excel-Listen arbeitet, verspielt Effizienz, Qualität – und mittelfristig Wettbewerbsfähigkeit.
In diesem Beitrag geht es darum, was hinter der neuen Lösung der Verbraucherschlichtung Austria steckt, welche Funktionen im Kern stehen – und wie Sie als Anwält:in genau dieselben Prinzipien (inkl. KI) in Ihrer Kanzlei nutzen können.
Was CIIT Software für die Verbraucherschlichtung Austria gebaut hat
Kern der Lösung ist ein Fallbearbeitungstool, das den gesamten Beschwerdeprozess digital abbildet – von der Einbringung der Beschwerde bis zur Erledigung.
Drei Rollen, drei Portale – ein gemeinsamer Datenkern
Die Software unterscheidet klar zwischen den Verfahrensparteien:
- Antragsteller:in (Konsument:in)
- Antragsgegner:in (Unternehmen)
- Schlichtungsstelle
Alle arbeiten über eigene, rollenbasierte Portale auf demselben Datenbestand. Das ist aus anwaltlicher Sicht interessant, weil hier ein Prinzip sichtbar wird, das auch für Kanzleisoftware gilt:
Ein sauber modellierter Rollen- und Rechtezugang ist die halbe Miete für effiziente, sichere digitale Verfahren.
Für Anwält:innen bedeutet das: Wer seine Mandanten regelmäßig vor Schlichtungsstellen oder Ombudsstellen vertritt, kann sich auf klar strukturierte, digitale Fallakten einstellen – mit deutlich weniger Medienbrüchen als bei E-Mail-Pingpong.
Intuitives Dashboard statt E-Mail-Chaos
Die Schlichtungsstelle erhält ein Dashboard, das auf einen Blick zeigt:
- alle laufenden Verfahren,
- Fristen und To-dos,
- Nachrichtenverläufe,
- Detailansichten der Akten.
Übertragen auf eine Kanzlei: Genau so sollte Ihr digitales Kanzleimanagement aussehen. Kein Suchen nach „letzter Version final_final2.docx“, sondern ein strukturierter Überblick:
- Welche Fristen laufen diese Woche aus?
- Welche Schriftsätze sind in Prüfung?
- Wo warten Sie noch auf Rückmeldung des Mandanten?
Wer bereits mit LegalTech- oder KI-gestützten Kanzleilösungen arbeitet, kennt diesen Effekt: Die sichtbare Struktur reduziert Fehlerrisiken, Nachfragen im Team und die gefühlte Überlastung deutlich.
Prozessunterstützende Funktionen – der eigentliche Hebel
Spannend an der CIIT-Lösung sind vor allem die eingebauten Prozessfunktionen, die Sie so oder ähnlich auch in der Kanzlei nutzen können:
- Fristensetzung und -kontrolle: automatisierte Fristen, Erinnerungen, Eskalationslogik.
- Genehmigungsprozesse: z.B. Vier-Augen-Prinzip, Freigaben durch Vorgesetzte.
- Vertretungsregelungen: klare Zuordnung bei Urlaub, Krankheit, Karenz.
- Textvorlagen: standardisierte, rechtssichere Schreiben mit Platzhaltern.
Diese Funktionen sind bei der Verbraucherschlichtung Austria exakt auf deren Arbeitsabläufe zugeschnitten – und genau darin steckt die Lektion für Kanzleien:
Produktive LegalTech-Lösungen sind nie „One size fits all“, sie bilden Ihre tatsächlichen Workflows ab.
Was Kanzleien aus diesem Projekt konkret lernen können
Die Schlichtungsstelle hat im Grunde genau dasselbe Problem wie viele Kanzleien: zu viele Fälle, zu wenig Zeit, hohe Qualitätsansprüche. Die technischen Antworten ähneln sich.
1. Digitale Abläufe statt Papier- oder PDF-Verwaltung
Ob Verbraucherschlichtung oder Zivilverfahren – in beiden Fällen laufen standardisierte Schritte ab:
- Eingang des Antrags / Mandats
- Prüfung der Zuständigkeit
- Informationsanforderung
- Stellungnahmen der Gegenseite
- Vergleichsversuch oder Entscheidung
Wer diese Schritte digital als Workflow abbildet, kann
- Durchlaufzeiten verkürzen,
- Fehlerquellen reduzieren,
- Transparenz für alle Beteiligten herstellen.
Für Kanzleien heißt das: Ein modernes Kanzleimanagement-System sollte Ihre typischen Verfahrensketten (z.B. arbeitsrechtliche Kündigung, Schadenersatz, Gewährleistung) als wiederkehrende Abläufe abbilden – inklusive Checklisten, Vorlagen und automatischen Erinnerungen.
2. Vorlagen, Bausteine – und KI zur Textgenerierung
Die Verbraucherschlichtung Austria nutzt Textvorlagen, um konsistente und rechtssichere Schreiben zu erstellen. Das ist der Klassiker. Der Schritt weiter – und das Bindeglied zu unserer Serie „KI für österreichische Rechtsanwälte“ – lautet:
- Vorlagen und Bausteine beibehalten,
- aber KI-gestützt variieren, individualisieren und prüfen lassen.
Konkrete Einsatzszenarien für Kanzleien:
- Erstellung eines ersten Entwurfs für ein Aufforderungsschreiben auf Basis eines strukturierten Fragebogens.
- KI-gestützte Anpassung von Vergleichsvorschlägen und Begründungen.
- Stil- und Konsistenzprüfung („klingt das wie unsere Kanzlei?“).
Wichtig: Die rechtliche Verantwortung bleibt immer bei Ihnen. KI ist hier Assistenz, nicht Entscheidungsinstanz.
3. Rollen- und Rechtekonzepte anwaltlich nutzen
Das dreigeteilte Rollenmodell (Antragsteller:in, Antragsgegner:in, Schlichtungsstelle) ist ein gutes Muster für Kanzleien:
- Interne Rollen: Partner, angestellte Anwält:innen, Konzipient:innen, Assistenz.
- Externe Rollen: Mandanten, Gegenparteien, Sachverständige, Korrespondenzanwälte.
Ein sauberes Rechtekonzept erlaubt es zum Beispiel:
- Mandanten über ein Mandantenportal Aktenstände und Termine einsehen zu lassen,
- Dokumente sicher bidirektional auszutauschen,
- bestimmte interne Notizen extern völlig unsichtbar zu halten.
Technisch ist das längst Standard – die Hürde liegt meist im Kanzleialltag, also in Prozessen und Gewohnheiten.
Wo KI konkret ins Spiel kommt – über das aktuelle Projekt hinaus
Die CIIT-Lösung für die Verbraucherschlichtung Austria ist vor allem ein Fallbearbeitungstool. KI wird darin (öffentlich) noch nicht groß gespielt. Trotzdem zeigt das Projekt, wo KI in der nächsten Ausbaustufe fast zwangsläufig auftauchen wird.
KI-Anwendungsfälle rund um Schlichtungs- und Ombudsstellen
Für Schlichtungsstellen, Ombudsstellen und Aufsichtsbehörden sind naheliegende KI-Funktionen:
- Automatische Kategorisierung von Beschwerden (Thema, Branche, Rechtsgebiet).
- Vorstrukturierung von Sachverhalten: Extraktion von Parteien, Beträgen, Daten, Fristen aus Freitext.
- Textzusammenfassungen langer Beschwerdeverläufe.
- Statistikauswertungen: Welche Problemfelder nehmen zu? Welche Unternehmen sind besonders häufig betroffen?
Genau dieselben KI-Funktionen sind für Kanzleien hochinteressant:
- automatische Verschlagwortung neuer Mandate,
- KI-gestützte Erfassung von Fristen aus Entscheidungen oder Beschlüssen,
- Zusammenfassungen von 200-seitigen Akten oder E-Mail-Verläufen.
Rechtliche Rahmenbedingungen: AI Act, DSGVO, Berufsrecht
Ab 2026 wird der EU AI Act schrittweise wirksam. Für österreichische Rechtsanwält:innen bedeutet das:
- KI-Systeme im Rechtsbereich sind in der Regel „High-Risk“ – es braucht Dokumentation, Risikoanalyse, Monitoring.
- DSGVO bleibt selbstverständlich anwendbar: Mandatsgeheimnis und Datenminimierung sind nicht verhandelbar.
- Kanzleien sollten frühzeitig Policy-Dokumente erstellen: Welche Arten von Daten dürfen in welche KI-Systeme eingespielt werden?
Wer jetzt – wie die Verbraucherschlichtung Austria organisatorisch – seine Prozesse klar definiert, tut sich mit einer späteren KI-Integration deutlich leichter.
Praxisleitfaden: So übertragen Sie die Learnings auf Ihre Kanzlei
Damit aus der Branchenmeldung ein echter Mehrwert für Ihre Kanzlei wird, hier ein kompakter Fahrplan.
Schritt 1: Bestehende Prozesse ehrlich anschauen
Starten Sie mit 2–3 Verfahrenstypen, die in Ihrer Kanzlei besonders häufig vorkommen, z.B.:
- arbeitsrechtliche Kündigungen,
- Gewährleistungsfälle,
- Verkehrsunfälle.
Dokumentieren Sie den Ist-Ablauf:
- Welche Schritte werden immer wieder durchlaufen?
- Wo entstehen Verzögerungen?
- Wo passieren die meisten Fehler oder Missverständnisse im Team?
Schritt 2: Standardisieren und digitalisieren
Übertragen Sie diese Abläufe in ein Kanzleimanagement- oder Workflow-Tool:
- definierte Status (z.B. „Mandatsprüfung“, „Schriftsatzentwurf“, „Gerichtstermin“, „Abschluss“),
- Fristenlogik und Erinnerungen,
- verantwortliche Personen pro Schritt.
Ergänzen Sie Textbausteine und Dokumentvorlagen, so wie es die Verbraucherschlichtung mit CIIT getan hat. Ziel: 80 % des Ablaufs sind standardisiert, 20 % sind individuelle anwaltliche Arbeit.
Schritt 3: Punktuell KI einsetzen
Wenn der digitale Grundrahmen steht, können Sie gezielt KI-Tools einbinden, etwa für:
- Erstentwürfe von Schreiben auf Basis Ihrer Bausteine,
- Zusammenfassungen langer Dokumente,
- Vorschläge für Gliederungen von Schriftsätzen.
Wichtig ist eine klare interne Regeln:
- sensible Daten pseudonymisieren, wo möglich,
- Ergebnisse immer anwaltlich prüfen,
- nachvollziehbar dokumentieren, ob und wie KI im Einzelfall eingesetzt wurde.
Schritt 4: Kontinuierlich nachschärfen
Digitalisierung und KI-Einsatz sind kein One-Shot-Projekt, sondern ein laufender Verbesserungsprozess. So machen es auch Institutionen wie die Verbraucherschlichtung Austria, die seit Juni 2025 mit CIIT Software kooperiert und den Livegang für Oktober 2025 geplant hat.
Warum sich der Blick auf Schlichtungsstellen für Anwälte lohnt
Schlichtungsstellen wie die Verbraucherschlichtung Austria, die Agentur für Passagier- und Fahrgastrechte (APF) oder das ÖIAT zeigen, wie strukturierte, digitale Verfahren im Massenbereich funktionieren können. Für Kanzleien ist das gleich in mehrfacher Hinsicht spannend:
- Viele Mandate betreffen genau diese Bereiche (Reise, Telekommunikation, Konsumentenschutz).
- Digitale Schlichtungsverfahren verkürzen oft die Verfahrensdauer – und damit auch den Beratungsbedarf.
- Wer die Abläufe und Tools kennt, kann Mandanten besser durch den Prozess führen.
Im Rahmen unserer Serie „KI für österreichische Rechtsanwälte: LegalTech“ ist dieses Projekt ein gutes Beispiel dafür, wie sich klassische Organisationsdigitalisierung und KI-Perspektiven ergänzen:
- Erst Struktur, Workflows und Vorlagen,
- dann KI-gestützte Automatisierung dort, wo sie sinnvoll ist.
Nächste Schritte für Ihre Kanzlei
Wenn die Verbraucherschlichtung Austria ihren Beschwerdeprozess digitalisiert, ist das ein deutliches Zeichen: Rechtliche Verfahren werden datengetriebener, transparenter und softwaregestützt. Anwält:innen, die diese Entwicklung aktiv aufgreifen, profitieren gleich doppelt – durch effizientere Kanzleiprozesse und durch ein modernes Leistungsangebot gegenüber ihren Mandanten.
Mein Rat: Wählen Sie noch im Dezember einen konkreten Anwendungsfall in Ihrer Kanzlei und setzen Sie die ersten drei Schritte um – Prozess aufschreiben, digital abbilden, Vorlagen schärfen. KI kommt dann nicht als Fremdkörper dazu, sondern als natürliche Erweiterung Ihrer bereits geordneten Arbeitsweise.
Wer die digitale Struktur im Griff hat, kann sich wieder stärker auf das konzentrieren, was keine Software ersetzen kann: strategische Rechtsberatung, Verhandlungsgeschick und menschliches Fingerspitzengefühl.