Wie MANZ-Noxtua als digitaler Arbeitsplatz mit agentischer KI österreichische Kanzleien entlastet – von der Mandatsanlage bis zur Aktenarchivierung.
Wo juristische Arbeit wirklich fließt
Der durchschnittliche österreichische Rechtsanwalt verbringt laut verschiedenen Kanzleiumfragen rund 40–50 % der Arbeitszeit nicht mit Rechtsberatung, sondern mit Organisation: E-Mails sortieren, Fristen managen, Dokumente suchen, Versionen vergleichen, Mandatsakten pflegen. Genau hier verliert die Kanzlei Marge – nicht im Honorar, sondern in der Struktur.
Hier setzt ein Ansatz an, der auf der Future-Law Legal Tech Konferenz 2025 im Vortrag von Nils Feuerhelm (VP Legal Operations, Noxtua) im Fokus steht: MANZ-Noxtua als digitaler Arbeitsplatz für durchgängige Mandatsprozesse – mit Struktur, die entlastet und agentischer KI-Technologie, die verbindet.
Für die Serie „KI für österreichische Rechtsanwälte: LegalTech“ ist das ein ideales Beispiel: Es geht nicht um nette Gadgets, sondern um ein System, in dem juristische Arbeit tatsächlich fließt – von der Erstkontaktaufnahme bis zur Archivierung des Mandats.
Was ein „digitaler Arbeitsplatz“ für Kanzleien wirklich leisten muss
Ein digitaler Arbeitsplatz für Juristinnen und Juristen ist dann sinnvoll, wenn er drei Dinge gleichzeitig schafft:
- Mandatsprozesse durchgängig abbilden (ohne Medienbrüche)
- Arbeitslast reduzieren, statt neue To-dos zu erzeugen
- KI intelligent einbetten, statt nur ein Chatfenster anzukleben
Von der Mandatsanbahnung bis zum Honorar – in einem Fluss
Ein durchgängiger Mandatsprozess umfasst typischerweise:
- Mandatsanfrage und Konfliktcheck
- Mandatsanlage und Dokumentenerstellung
- Fristen- und Aufgabenmanagement
- Kommunikation mit Mandanten, Gerichten, Behörden, Gegenparteien
- Wissens- und Dokumentenmanagement
- Controlling, Abrechnung und Nachkalkulation
In vielen österreichischen Kanzleien springen diese Schritte noch zwischen:
- Outlook / E-Mail
- Word-Vorlagenordnern
- Excel-Listen für Fristen
- Netzlaufwerken („G:\Mandanten\2025…“)
- Fachverlagsdatenbanken
Die Folge: Suchaufwand, Doppelablagen, verpasste Synergien, höheres Haftungsrisiko.
Ein System wie MANZ-Noxtua zielt genau auf diesen Bruch: Es bündelt die juristische Arbeit in einem digitalen Arbeitsplatz, in dem Akte, Kommunikation, Deadlines, Dokumente und Recherche logisch zusammengehören – und KI diese Zusammenhänge aktiv mitdenkt.
Struktur, die entlastet – statt zusätzlicher Bürokratie
Die meisten Kanzleien wünschen sich „mehr Struktur“, fürchten aber gleichzeitig „noch ein Tool“. Der Trick besteht darin, Struktur unsichtbar zu machen.
Wie gute Struktur im Kanzleialltag aussieht
Ein entlastendes System erkennt man daran, dass es Juristen erlaubt, weiter in juristischen Einheiten zu denken, nicht in IT-Objekten.
Konkret heißt das:
- Sie arbeiten im Mandat, nicht im Ordner.
- Sie sehen Fristen im Kontext der Causa, nicht in generischen To-do-Listen.
- Sie öffnen Dokumente aus der Akte, nicht aus „Letzte Dateien“.
- Sie starten KI-Analysen direkt aus dem Dokument – ohne Export, ohne Copy & Paste.
Statt zusätzlicher Bürokratie entsteht ein klarer Arbeitsfluss:
Mandat auswählen → relevante Dokumente und Kommunikation im Überblick → konkrete nächste Schritte → KI-Unterstützung dort, wo wiederkehrende Denkarbeit anfällt.
Typische Entlastungsszenarien
Ein strukturierter, KI-gestützter Arbeitsplatz kann etwa folgende Situationen spürbar vereinfachen:
- Fristenkontrolle: Neue Beschlüsse werden automatisch erfasst, Fristen berechnet, in der Akte sichtbar und mit der zentralen Fristenliste synchronisiert.
- Dokumentenversionen: Das System weiß, welche Version aktuell ist, zeigt Unterschiede und vermeidet doppelte Bearbeitung.
- Wissenswiederverwendung: Argumentationsbausteine aus früheren Verfahren werden im passenden Kontext vorgeschlagen.
Für Partner bedeutet das: Weniger Kontrollaufwand, geringeres Haftungsrisiko, sauberere Margen. Für Konzipienten: Mehr Zeit für Materienrecht und Strategie, weniger Copy-Paste-Marathons.
Was macht „agentische KI-Technologie“ im Rechtsbereich so besonders?
Agentische KI geht einen Schritt weiter als klassische generative KI. Statt nur Text zu erzeugen, agiert sie wie ein digitaler Assistent, der Aufgaben über mehrere Schritte hinweg selbstständig bearbeitet – innerhalb definierter Grenzen und mit klarer Kontrolle durch den Anwalt.
Von der Antwortmaschine zum aktiven Assistenten
Der Unterschied lässt sich gut an einem einfachen Beispiel erklären:
- Klassische KI: „Fasse dieses Urteil zusammen“ → Sie erhalten eine Zusammenfassung.
- Agentische KI: „Bereite die Argumentationslinie für unsere Berufung im Akt XY vor“ →
- sucht relevante Dokumente im Mandat,
- extrahiert die Kernargumente aus erster Instanz,
- analysiert die Entscheidungsgründe,
- schlägt eine Struktur samt möglichen Argumentationslinien vor,
- markiert Textstellen, die Sie selbst prüfen sollten.
Natürlich bleibt die endgültige Entscheidung immer beim Rechtsanwalt. Aber der Weg dorthin wird deutlich kürzer.
Typische Anwendungsszenarien in österreichischen Kanzleien
Agentische KI in einem System wie MANZ-Noxtua kann u. a. folgende Aufgaben übernehmen:
- Dokumenten-Routing: Neue Eingänge automatisch dem richtigen Mandat und Thema zuordnen.
- Intelligente Aktenübersicht: Relevante Schriftsätze, E-Mails und Notizen für eine bestimmte Fragestellung bündeln.
- Automatisierte Aktennotizen: Aus Besprechungsprotokollen, E-Mails und Telefonnotizen sinnvolle Zusammenfassungen erzeugen.
- Vertragsanalyse: Risiko- und Klauselchecks im Lichte definierter Kanzleistandards.
- Mandantenkommunikation: Entwürfe für Status-Updates, die auf den tatsächlichen Verfahrensstand in der Akte Bezug nehmen.
Der entscheidende Punkt: Die KI agiert nicht isoliert, sondern im Kontext des Mandats – mit Zugriff auf Akte, Struktur und Workflows.
MANZ-Noxtua: Wenn Verlag, Kanzlei und KI zusammenspielen
MANZ ist für österreichische Rechtsanwälte seit Jahrzehnten die zentrale Wissensquelle. Noxtua bringt die Perspektive der Legal Operations und der Workflow-Optimierung. Zusammen entsteht ein Ökosystem, das für den deutschsprachigen Rechtsmarkt – speziell Österreich – spannend ist.
Fachwissen trifft digitale Prozesslandschaft
Ein KI-gestützter Arbeitsplatz wie MANZ-Noxtua kann zwei Welten zusammenführen, die bisher getrennt waren:
- Fachverlagsinhalte (Kommentare, Judikatur, Formulare)
- Kanzleiinterne Mandatsarbeit (Akten, Schriftsätze, Fristen, Kommunikation)
Wenn beides im selben System zusammengedacht wird, ergeben sich klare Vorteile:
- KI kann Mandatsdokumente und Fachliteratur gemeinsam auswerten.
- Argumente aus Kommentaren lassen sich direkt in Schriftsätze übertragen.
- Die Kanzlei baut eine eigene Wissensschicht über den Verlagsinhalten auf – maßgeschneidert für ihre Linie.
Warum das gerade jetzt relevant ist
Ende 2025 ist KI im Rechtsbereich in Österreich kein Experiment mehr, sondern ein Wettbewerbsfaktor. Mandanten – von der Privatperson bis zum Konzern – erwarten:
- schnellere Rückmeldungen,
- transparente Kosten,
- nachvollziehbare Qualität.
Kanzleien, die ihre Mandatsprozesse mit digitalen Arbeitsplätzen und agentischer KI organisieren, können:
- Fixhonorare besser kalkulieren,
- Standardmandate profitabel abwickeln,
- Komplexmandate datenbasiert steuern.
Wer hier 2025–2027 sauber aufsetzt, legt die Basis für die nächsten zehn Jahre Kanzleientwicklung.
Wie österreichische Kanzleien Schritt für Schritt in einen KI-gestützten Arbeitsplatz einsteigen
Der Umstieg auf einen digitalen Arbeitsplatz mit KI-Unterstützung ist kein „Big Bang“, sondern ein Projekt, das in Phasen sinnvoller ist. Ich habe in vielen Gesprächen gesehen: Die Kanzleien, die klein, konkret und konsequent starten, sind langfristig erfolgreicher.
Phase 1: Transparenz schaffen
Vor jeder Technologie steht die Bestandsaufnahme:
- Welche Mandatstypen bearbeiten wir am häufigsten?
- Wo entstehen die meisten Medienbrüche (E-Mail, Papier, Netzlaufwerk)?
- Welche Prozesse sind wiederkehrend (Inkasso, Mietrecht, Arbeitsrecht, Standardverträge)?
Hier reicht oft ein Workshop-Nachmittag mit Partnern und Senior Associates. Ziel: 2–3 Kernprozesse identifizieren, die sich für eine digitale, KI-gestützte Abbildung eignen.
Phase 2: Digitaler Arbeitsplatz für ausgewählte Mandate
Dann kommt die kontrollierte Pilotierung:
- Einen Mandatstyp (z. B. Arbeitnehmerkündigung, Immobilienkauf, Standard-GmbH-Vertrag) auswählen
- Kompletten Arbeitsfluss im System wie MANZ-Noxtua abbilden
- Klare Erfolgskriterien definieren:
- Wie viel Zeit spart das Team pro Mandat?
- Wie verändert sich die Fehlerquote (Fristen, Versionen)?
- Wie zufrieden sind Mandanten mit Kommunikation und Transparenz?
Wichtig: In dieser Phase sollten Partner sichtbar mitziehen. Wenn die Kanzleiführung weiter im E-Mail-Postfach arbeitet, wird der Rest der Kanzlei nicht ernsthaft umsteigen.
Phase 3: Agentische KI gezielt einsetzen
Erst wenn der digitale Arbeitsplatz im Alltag ankommt, lohnt sich der systematische Einsatz agentischer KI – sonst automatisiert man nur Chaos.
Sinnvolle Einstiege:
- KI-Zusammenfassungen von Aktenständen vor Besprechungen
- Vertragschecks nach vordefinierten Kanzleipolicies
- Entwürfe für Standard-Schreiben (Mahnschreiben, einfache Stellungnahmen)
Jede Automatisierung sollte ein klar messbares Ziel haben: Minutenersparnis, geringere Nacharbeit, weniger Rückfragen.
Worauf Sie bei KI-gestützten Arbeitsplätzen achten sollten
Wer als österreichische Kanzlei in KI und digitale Mandatsprozesse investiert, sollte ein paar Grundsätze nicht aus den Augen verlieren.
1. Datenschutz und Berufsrecht zuerst
- Wo werden Daten verarbeitet (Serverstandort, Rechtsordnung)?
- Wie sind Mandantengeheimnisse geschützt?
- Welche Zugriffskonzepte gibt es (Rollen, Rechte, Logging)?
Gerade bei agentischer KI muss klar sein:
Die KI darf nur dort handeln, wo sie handeln darf – und alles muss lückenlos nachvollziehbar bleiben.
2. Steuerbarkeit und Transparenz der KI
Ein KI-Agent in der Kanzlei ist kein Selbstzweck. Wichtig ist:
- Kann ich als Rechtsanwalt jeden Schritt nachvollziehen?
- Kann ich definieren, was der Agent darf und was nicht?
- Werden Quellen und Dokumente klar ausgewiesen?
Nur dann lässt sich das Ergebnis verantworten – gegenüber Mandanten, Gerichten und der eigenen Berufsethik.
3. Integration in die bestehende Arbeitsweise
Die beste KI bringt wenig, wenn sie außerhalb des Alltags lebt. Achten Sie darauf, dass:
- Outlook / E-Mails sauber angebunden sind,
- Word-Dokumente aus dem System heraus erstellt und gespeichert werden,
- Fristen zentral geführt, aber im Mandat sichtbar sind.
Der digitale Arbeitsplatz sollte sich an Ihre Kanzlei anpassen – nicht umgekehrt.
Fazit: Agentische KI als stiller Partner der Kanzlei
Der Vortrag von Nils Feuerhelm auf der Future-Law Legal Tech Konferenz 2025 bringt es auf den Punkt: „Wo juristische Arbeit fließt“ ist kein Marketing-Slogan, sondern eine strategische Entscheidung. Wer Mandatsprozesse in einem digitalen Arbeitsplatz bündelt und agentische KI sinnvoll einsetzt, verschiebt den Schwerpunkt der Arbeit zurück dahin, wo Kanzleien ihr Geld verdienen: in die juristische Qualität und die strategische Beratung.
Für unsere Serie „KI für österreichische Rechtsanwälte: LegalTech“ heißt das: Der nächste logische Schritt besteht darin, KI nicht mehr isoliert für Vertragsanalyse oder Rechtsrecherche zu nutzen, sondern als integrierten Assistenten im gesamten Mandatsprozess.
Wenn Sie 2026 mit einer Kanzlei arbeiten wollen, in der Arbeit fließt statt stockt, lohnt es sich, jetzt mit einem Pilotprojekt zu starten – klein, fokussiert und mit einem System, das Struktur schafft und KI genau dort einsetzt, wo sie Sie wirklich entlastet.