Digital Gap in Kanzleien: Wo Österreich jetzt steht

Der digitale Graben in Österreichs Rechtsbranche

Rund 70 % der österreichischen Unternehmen sehen laut WKO-Umfragen die Digitalisierung als „sehr wichtig“, aber nur ein Teil davon setzt wirklich konsequent Projekte um. In der Rechtsbranche ist der Abstand zwischen Anspruch und Realität besonders deutlich – genau dieser „Digital Gap“ trennt die, die machen, von denen, die abwarten.

Für österreichische Rechtsanwälte, Richter und Kanzleimanager ist das längst keine theoretische Frage mehr. Wer heute noch ohne digitale Workflows, ohne strukturierte Daten und ohne Einsatz von KI im Kanzleialltag arbeitet, spürt den Druck: steigende Aktenzahlen, wachsende Kosten, Mandanten, die schnelle, digitale Kommunikation erwarten.

Die Future-Law Legal Tech Konferenz 2025 – mit Beiträgen wie jenem von Richter Stephan Klaus (OLG Wien) zum „Digital Gap“ – zeigt sehr klar: Der Abstand zwischen Vorreitern und Nachzüglern vergrößert sich. Dieser Beitrag ordnet den Status in Österreich ein und zeigt konkret, wie Kanzleien den Sprung von „nichts tun“ zu „gezielt handeln“ schaffen – insbesondere mit künstlicher Intelligenz für österreichische Rechtsanwälte.

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1. Was der „Digital Gap“ für österreichische Kanzleien bedeutet

Der „Digital Gap“ in der Rechtsbranche ist kein abstraktes Buzzword, sondern im Alltag spürbar: Manche Kanzleien arbeiten bereits mit KI-gestützter Vertragsanalyse, automatisierten Fristenkontrollen und digitalen Akten, andere drucken noch jede E‑Mail aus.

Zwei Gruppen, zwei Realitäten

In der Praxis sieht man grob zwei Lager:

• Die, die machen

  • nutzen Dokumentenmanagement, E-Akte, elektronische Signaturen
  • testen oder nutzen aktiv Legal-Tech-Tools und KI-Assistenten
  • standardisieren Prozesse (z.B. Mahnwesen, Massenverfahren, Vertragsmuster)
  • haben klare Digitalisierungsziele und Verantwortlichkeiten

• Die, die nichts tun

  • setzen weiter auf Papierakten und persönliche Unterschriften
  • behandeln Technologie als Kostenfaktor, nicht als Investition
  • verlassen sich auf individuelle „Heldentaten“ statt auf strukturierte Prozesse
  • reagieren erst, wenn Behörden, Gerichte oder Mandanten sie dazu zwingen

Die Realität: Der zweite Typ Kanzlei kann fachlich hervorragend sein – aber organisatorisch und wirtschaftlich gerät er zunehmend ins Hintertreffen.

Warum der Gap gerade jetzt größer wird

Die letzten zwei Jahre waren ein Beschleuniger:

• Digitaler Rechtsverkehr, E‑Justiz & eGovernment erhöhen den Basis-Digitalisierungsdruck.
• Mandanten (vor allem Unternehmen und Start-ups) erwarten digitale Zusammenarbeit, Transparenz, schnelle Auskunft.
• Generative KI (Chatbots, Dokument-Assistenten, Recherche-Tools) reduziert den Vorsprung traditioneller, rein erfahrungsbasierter Arbeitsweisen.

Wer jetzt nicht aktiv wird, sammelt nicht nur „Digitalisierungsrückstand“, sondern verliert mittelfristig auch Attraktivität bei Mandanten und jungen Juristen.

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2. Status quo: Wie digital ist Österreichs Rechtswesen wirklich?

Österreich steht im europäischen Vergleich weder am Ende noch an der Spitze. Der Staat ist bei elektronischem Rechtsverkehr und eGovernment ordentlich unterwegs. In vielen Gerichten und Staatsanwaltschaften laufen strukturierte Digitalisierungsprojekte – genau aus dieser Perspektive berichtet etwa ein Praktiker wie Stephan Klaus vom OLG Wien.

Bei den Kanzleien zeigt sich jedoch ein gemischtes Bild.

Drei typische Kanzleitypen in Österreich

1. Digital Leader (ca. 10–15 %)

   • Vollständige oder weitgehend digitale Aktenführung
   • Nutzung von Legal-Tech-Plattformen, E‑Signaturen, Online-Mandatsaufnahme
   • Einsatz von KI für Vertragsanalyse und Standarddokumente
   • Kennzahlenbasiertes Kanzleimanagement (Auslastung, Deckungsbeiträge, Durchlaufzeiten)

2. Solide Umsetzer (ca. 50–60 %)

   • Mischform aus Papier- und Digitalakte
   • MS Office, E‑Mail, Cloud oder Server – aber wenig integrierte Workflows
   • gelegentlicher Einsatz von KI (z.B. Textentwürfe), aber ohne klare Strategie
   • Prozesse hängen stark von Einzelpersonen ab

3. Analoge Nachzügler (ca. 25–30 %)

   • Papierdominanz, begrenzte oder fehlende digitale Struktur
   • keine systematische Digitalisierung von Wissensbeständen
   • Skepsis gegenüber Cloud, KI und Automatisierung
   • hohe Abhängigkeit von langjährigen Sekretariaten und mündlichen Abläufen

Diese Einteilung ist natürlich grob – aber sie zeigt: Der Digital Gap verläuft nicht primär entlang der Kanzleigröße, sondern entlang der Haltung.

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3. KI als Katalysator: Wo sich Kanzleien am schnellsten verbessern

Wer den Graben überbrücken will, braucht keine riesigen Mammutprojekte. Kanzleien profitieren besonders stark dort, wo KI wiederkehrende, klar strukturierte Aufgaben übernimmt.

Typische Einsatzfelder von KI für österreichische Rechtsanwälte

1. Vertragsanalyse und -erstellung

   • automatische Erkennung kritischer Klauseln
   • Vergleich mit Standardklauseln und „House Style“ der Kanzlei
   • Vorschlag alternativer Formulierungen
   • Erstellung erster Vertragsentwürfe auf Basis von Fragebögen

2. Rechtsrecherche und Zusammenfassung

   • KI-gestützte Recherche mit Fokus auf österreichische Gesetzgebung und Judikatur
   • Zusammenfassung langer Urteile oder Fachbeiträge
   • Erstellung strukturierter Memos als Ausgangsbasis für die eigene juristische Analyse

3. Prozess- und Verfahrensmanagement

   • Fristenkontrolle mit automatischen Erinnerungen
   • Strukturierung von Schriftsätzen, automatische Inhaltsverzeichnisse
   • Vorhersage typischer Verfahrensverläufe (z.B. Vergleichsquote, Dauer) auf Basis vergangener Fälle

4. Kanzleimanagement und Mandantenkommunikation

   • automatisch vorbereitete E‑Mails (z.B. Statusupdates)
   • Chatbots für einfache Standardfragen (Termin, Unterlagen, Stand der Dinge)
   • Auswertung von Zeiten, Umsätzen und Auslastung pro Mandat

Der Vorteil: Viele dieser Tools lassen sich schrittweise einführen. Eine Kanzlei muss nicht alles auf einmal umstellen, sondern kann mit einem klar definierten Anwendungsfall starten – etwa der KI-gestützten Vertragsprüfung in einem bestimmten Rechtsgebiet.

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4. Warum manche Kanzleien konsequent digitalisieren – und andere blockieren

Der technische Zugang ist selten das Problem. Fast jede Kanzlei könnte sich heute Tools für Legal Tech und KI leisten. Die Trennung in „Maker“ und „Nicht-Macher“ ist fast immer kulturell und organisatorisch bedingt.

Typische Blockaden in österreichischen Kanzleien

• „Wir haben keine Zeit“ – ein Klassiker. Gerade Kanzleien mit Überlastung würden von Prozessautomatisierung am meisten profitieren.
• „Datenschutz & Berufsgeheimnis lassen das nicht zu“ – berechtigte Sorge, aber oft zu pauschal. Mit On-Premise- oder EU‑Cloud-Lösungen, klaren Vereinbarungen und Mandanteninformation ist sehr viel möglich.
• „Unsere Mandanten wollen das nicht“ – Erfahrung zeigt: Die meisten Mandanten wollen Verlässlichkeit, Transparenz und Geschwindigkeit. Wie die Kanzlei das intern organisiert, ist ihnen zweitrangig.
• „Junge Kollegen können das ja, wir Älteren bleiben beim Bewährten“ – diese Spaltung macht die Kanzlei langfristig anfällig. Digitalisierung funktioniert nur, wenn Partner und Führung mitziehen.

Was Digital Leader anders machen

Kanzleien, die den Digital Gap hinter sich lassen, haben ein paar Gemeinsamkeiten:

• Sie definieren konkrete Ziele (z.B. „bis 30.06.2026 80 % aller Akten digital führen“).
• Sie benennen verantwortliche Personen oder sogar einen „Legal Tech-Beauftragten“.
• Sie testen in kleinen Piloten, bevor sie groß ausrollen.
• Sie dokumentieren Prozesse und geben sich Standards (Vorlagen, Benennungsregeln, Workflows).
• Sie investieren in Schulung und holen das Team früh ins Boot.

Die Erfahrung: Wer einmal gesehen hat, wie viel Zeit ein KI-Tool bei wiederkehrenden Aufgaben spart, will nur selten wieder vollständig zurück zum alten System.

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5. Konkreter Fahrplan: In 6 Schritten vom Zusehen zum Umsetzen

Viele österreichische Kanzleien stehen aktuell genau an dem Punkt, den der Vortragstitel von Stephan Klaus beschreibt: zwischen „machen“ und „nichts tun“. Der Weg in Richtung „machen“ lässt sich pragmatisch gestalten.

Schritt 1: Ausgangslage ehrlich analysieren

• Welche Akten sind noch physisch, welche digital?
• Wo entstehen täglich Wartezeiten oder Medienbrüche (Druck, Scan, manuelles Abtippen)?
• Welche Aufgaben empfinden alle im Team als „immer gleich und immer mühsam“?

Daraus entsteht eine Prioritätenliste – nicht für Technik, sondern für Probleme.

Schritt 2: Ein digitales Kernteam festlegen

• 1 Partner oder Senior-Anwalt,
• 1–2 jüngere Juristen,
• 1 erfahrene Assistenzkraft.

Dieses Team entscheidet, welche Themen zuerst angegangen werden, testet Tools und fungiert als Ansprechpartner.

Schritt 3: Einen klaren KI-Pilot definieren

Beispiele für einen sinnvollen Einstieg:

• KI-gestützte Vertragsanalyse in einem speziellen Rechtsgebiet (z.B. Mietrecht, Arbeitsrecht).
• KI-Unterstützung bei Recherche und Urteilszusammenfassungen.
• KI-Assistenz für Standardkorrespondenz mit Mandanten.

Wichtig: Ein Pilot hat klare Ziele (z.B. „20 % Zeitersparnis pro Standardvertrag“, „bessere Struktur in Memos“).

Schritt 4: Tool auswählen – aber mit Kriterien

Statt „Wir probieren mal, was es so gibt“ sollte gelten:

• Österreich/Rechtsraum DACH abgedeckt?
• Datenschutzkonform (Hosting, Verschlüsselung, Zugriffsrechte)?
• Nutzerfreundliche Oberfläche (auch für Nicht-Techies)?
• Gute Export- und Integrationsmöglichkeiten (Word, PDF, DMS)?

Schritt 5: Schulung & klare Spielregeln

• Wie werden Daten eingegeben?
• Welche Inhalte dürfen nicht in externe Systeme?
• Wer prüft KI-Ergebnisse fachlich?
• Wie dokumentieren wir Erfahrungen (was funktioniert, was nicht)?

KI ersetzt die juristische Verantwortung nicht. Sie verschiebt den Fokus: vom Tippen und Suchen hin zu Prüfen, Bewerten und Strategisieren.

Schritt 6: Messen, nachschärfen, ausrollen

Nach 3–6 Monaten Pilotbetrieb sollten Sie konkret messen:

• Wieviel Zeitaufwand pro Fall vor und nach Einführung?
• Wie ist die interne Akzeptanz?
• Welche Fehler sind aufgetreten und wie wurden sie behoben?

Aus diesen Ergebnissen entsteht die Entscheidung: beibehalten, anpassen oder ausbauen. So wird aus einem Einzelprojekt schrittweise eine Digitalisierungsstrategie für die gesamte Kanzlei.

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6. Warum jetzt handeln – und nicht „nach der nächsten Verhandlung“

Der „Digital Gap“ zwischen aktiven und passiven Kanzleien wird nicht kleiner, wenn man ihn ignoriert. Er wächst. Während einige Kanzleien bereits Erfahrungen mit KI im Kanzleimanagement, automatisierten Workflows und digitalen Wissensdatenbanken sammeln, starten andere noch nicht einmal mit der systematischen Digitalisierung ihrer Akten.

Das Risiko ist weniger, „zu viel zu digitalisieren“, sondern zu spät damit zu beginnen. Wer heute pragmatisch startet, kann Fehler noch in einem ruhigen Rahmen machen, aus ihnen lernen und intern Fähigkeiten aufbauen. Wer wartet, wird unter externen Zwängen (Mandantenanforderungen, Gerichtsstandards, Konkurrenzdruck) über Nacht handeln müssen – und das ist meist teurer und schmerzhafter.

Für alle, die den Anschluss nicht verlieren wollen, gilt:

Digitalisierung und KI sind kein Technikprojekt, sondern eine Führungsaufgabe.

Österreichische Kanzleien haben den Vorteil, dass sie auf eine lebendige Legal-Tech-Community, Veranstaltungen wie die Legal Tech Konferenz und praktische Erfahrungen aus Justiz und Verwaltung zurückgreifen können. Wer diese Angebote nutzt, wird vom „Digital Gap“ weniger getroffen – und kann KI aktiv als strategischen Vorteil einsetzen.

Die entscheidende Frage ist also nicht, ob KI und Legal Tech Einzug in österreichische Kanzleien halten, sondern wer rechtzeitig lernt, sinnvoll damit umzugehen.